KOMUNIKASI BISNIS LEWAT SURAT

Makalah

disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu: Baiq Ari Yusrini, MM

oleh: Kelompok 7

Anggota:

1. Rasti Astia Ningsih

NIM 200502086
2. Indy Hanum Pratiwi
NIM 200502079
3. Intan Aulia
NIM 200502074
4. Eki Septiani Putri
NIM 200502085
5. Muhammad Sya’ban
NIM 200502082

JURUSAN PERBANKAN SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM (FEBI)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM

MATARAM

2023
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji syukur tiada henti-hentinya peneliti

haturkan kehadirat Allah SWT yang maha pemberi petunjuk, anugrah dan nikmat

yang diberikan-nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan makalah mengenai

“KOMUNIKASI BISNIS LEWAT SURAT” dengan tepat waktu.

Peneliti juga mengucapkan banyak-banyak terimakasih kepada Dosen

Pengampu Ibu Baiq Ari Yusrini, MM selaku dosen mata kuliah Komunikasi

Bisnis yang sudah memberikan kepercayaan kepada peneliti untuk menyelesaikan

makalah ini. Peneliti sangat berharap makalah ini dapat bermanfaat untuk peneliti

dan semua orang dalam hal menunjang proses belajar mengajar terutama yang

berkaitan Komunikasi Bisnis Lewat Surat ini. Peneliti pun menyadari bahwa di

dalam makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh

sebab itu, Peneliti mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan makalah yang

akan peneliti buat di masa yang mendatang, mengingat tiada sesuatu yang

sempurna tanpa adanya saran yang membangun.

Mataram, 30 Maret 2023

Peneliti,

Kelompok 7

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

KATA PENGANTAR .................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

A. Latar Belakang ................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................ 2

C. Tujuan .............................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN .............................................................................. 3

A. Pengertian Kombis Melalui Surat .................................................. 3

B. Fungsi Surat Bisnis .......................................................................... 3

C. Macam-Macam Surat Bisnis ........................................................... 5

D. Penyusunan Pesan Bisnis ................................................................ 8

E. Pengertian Direct Request .............................................................. 13

F. Pengorganisasian Direct Request ................................................... 14

G. Permintaan Informasi Rutin ........................................................... 17

H. Menulis Direct Request Untuk Pengaduan .................................... 18

I. Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi ....................................... 20

J. Permintaan Kredit .......................................................................... 21

iii
 BAB III PENUTUP ............................................................................... 24

Kesimpulan ..................................................................................... 24

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 25

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat bisnis adalah surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi

tertulis untuk beragam tujuan bisnis dan juga dunia kerja, dari mulai

kesepakatan, undangan, pernyataan, informasi, dan lain sebagainya. Surat

ini umumnya dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan oleh perusahaan lain,

investor, atau pada klien dan para pemilik kepentingan di dalam perusahaan.

Surat bisnis ini juga bisa digunakan oleh setiap individu untuk kebutuhan

korespondensi dan menampilkan profesionalitas di dalam dunia bisnis

maupun dunia kerja, sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Berdasarkan laman The Business Communication, salah satu manfaat

yang bisa diberikan dari surat ini adalah mempererat hubungan dengan

perusahaan lain atau pada para pemilik kepentingan bisnis, seperti klien atau

investor. Dengan adanya surat ini juga Anda bisa menjaga hubungan yang

baik dengan pelanggan. Walaupun surat bisnis ini memang bisa dibuat

dengan email, namun masih banyak perusahaan yang membuatnya di atas

kertas untuk beberapa hal yang penting, seperti surat pernyataan, verifikasi,

referensi, dan masih banyak lagi. 1

1
Natalia, “Surat Bisnis: Pengertian dan 6 Bagian Penting yang Ada di Dalamnya”, dalam
https://accurate.id/bisnis-ukm/pengertian-surat-bisnis/, diakses tanggal 23 Maret 2023.

1
B. Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian Kombis Melalui Surat?

2. Apa Fungsi Surat Bisnis?

3. Apa saja Macam-Macam Surat Bisnis?

4. Bagaimana Penyusunan Pesan Bisnis?

5. Apa Pengertian Direct Request?

6. Bagaimana Pengorganisasian Direct Request?

7. Bagaimana Permintaan Informasi Rutin?

8. Bagaimana Menulis Direct Request Untuk Pengaduan?

9. Bagaimana Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi?

10. Bagaimana Permintaan Kredit?

C. Tujuan

1. Untuk mengetahui Pengertian Kombis Melalui Surat

2. Untuk mengetahui Fungsi Surat Bisnis

3. Untuk mengetahui Macam-Macam Surat Bisnis

4. Untuk mengetahui Penyusunan Pesan Bisnis

5. Untuk mengetahui Pengertian Direct Request

6. Untuk mengetahui Pengorganisasian Direct Request

7. Untuk mengetahui Permintaan Informasi Rutin

8. Untuk mengetahui Menulis Direct Request Untuk Pengaduan

9. Untuk mengetahui Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi

10. Untuk mengetahui Permintaan Kredit

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Kombis Melalui Surat

Komunikasi bisnis melalui surat adalah proses berbagi informasi antara

orang di dalam dan di luar bisnis secara tidak langsung karena antara pihak

yang berkomunikasi tidak saling bertatapan (bertemu) melainkan melalui

perantara media surat dengan tujuan untuk meningkatkan praktik bisnis dan

mengurangi kesalahan.

Walaupun perkembangan teknologi komunikasi dan informasi demikian

pesat, komunikasi melalui surat-menyurat dalam dunia bisnis masih

memegang peranan penting. Komunikasi melalui surat biasanya berkaitan

dengan pengiriman pesan kepada pelanggan, supplier maupun mitra bisnis

yang lain. Contoh : surat penagihan, surat konfirmasi utang/piutang, surat

penawaran, surat undangan dan sebagainya. 2

B. Fungsi Surat Bisnis

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam

kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa

pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat

bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim

2
Kadek Sephia, “Komunikasi melalui surat”, dalam
https://kadeksephia.blogspot.com/2018/01/komunikasi-melalui-surat.html, diakses tanggal 17
Januari 2018.

3
 surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam

penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah

dipahami serta jelas.

2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,

buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis,

misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran

produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan,

surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).

3. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja,

surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat

bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat

melakukan pengecekan atas berbagai kegiatan bisnis yang telah

dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk

memprediksi kegiatan bisnis masa depan.

4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika

dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai

kegiatan yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya. 3

5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat

kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis

tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis

dalam dunia bisnis.

3
Anugerah Dino, “Fungsi Surat Bisnis/Niaga”, dalam
https://www.anugerahdino.com/2014/12/fungsi-surat-
bisnisniaga.html#:~:text=Surat%20bisnis%20berfungsi%20sebagai%20wakil%20atau%20duta%2
0bagi,pesan-pesan%20bisnis%20dari%20pengirim%20pesan%20kepada%20pihak%20lain,
diakses tanggal 2023.

4
 6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi

kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan

dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

7. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat

bisnis dapat digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan

perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain

baik perorangan maupun instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan

perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.

Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi

lisan, antara lain dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi

karena perngirim pesan dapat mempersiapkannnya dengan sebaik-baiknya

dan sejelas-jelasnya. Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis

memungkinkan pembaca dapat membacanya berulang-ulang, sehingga apa

yang disampaikan dala surat tersebut dapat dipahami sebaik-baiknya.

Kelebihan lain yang tidak kalah pentingnnya adalah penyampaian pesan-

pesan bisnis dengan surat lebih ekonomis bila dibandingkan dengan

penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf. 4

C. Macam-Macam Surat Bisnis

Melansir dari Target Study, pada dasarnya, surat bisnis terbagi menjadi

dua bagian, yaitu formal dan informal.

4
Ibid.

5
 1. Formal

Jenis surat yang satu ini biasanya memang ditujukan untuk

keperluan atau korespondensi yang bersifat formal. Sebagai contoh, saat

kamu ingin membuat perjanjian dengan investor, klien, atau perusahaan

lain.

Selain itu, surat bisnis formal juga biasanya digunakan saat

meminta laporan penjualan atau bahkan menyelesaikan perselisihan. Jika

merujuk kepada hal-hal di atas atau hal yang serupa, sebaiknya kamu

harus membuat suratnya dengan formal, mulai dari bahasa, kop surat, dan

lain-lain.

2. Informal

Kebalikan dari surat formal, informal justru adalah jenis surat

bisnis yang terlihat kasual dan tidak terlalu kaku. Biasanya, jenis surat ini

dapat digunakan untuk meminta referensi kerja, penilaian karyawan,

ucapan terima kasih, dan lain-lain.

Meski begitu, kamu tetap harus memperhatikan gaya bahasa

beserta bagian-bagian di dalam suratnya. Bahkan, surat informal juga

biasanya dapat dikirimkan melalui email. 5

5
Maulana Adieb, "Ingin Terlihat Profesional? Yuk, Pelajari Surat Bisnis dan Bagian-bagian
di Dalamnya”, dalam https://glints.com/id/lowongan/surat-bisnis/#.ZCXHKsrP3IU, diakses
tanggal 10 Maret 2023.

6
 Sedangkan dirangkum dari masoemuniversity.ac.id dan buku

Korespondensi Bisnis Indonesia karya Juni Ahyar, berikut beberapa jenis

surat bisnis.

1. Surat Perjanjian/Faktur

Surat ini berisi perjanjian antara penjual dan pembeli terkait

transaksi bisnis. Fungsinya sebagai bukti otentik adanya transaksi

tersebut.

2. Permintaan Langsung

Direct request atau permintaan langsung merupakan bentuk

permintaan barang atau jasa yang dilakukan dengan tatap muka yang

dituangkan ke dalam surat.

3. Permintaan Informasi Rutin

Jenis surat ini berisi informasi rutin dari perusahaan, misalnya

informasi produk baru, katalog produk. Surat ini memberikan citra baik

bagi perusahaan karena informasi disampaikan lebih terpercaya karena

melalui surat resmi.

4. Surat Pengaduan6

6
Bayu Ardi Isnanto, “10 Contoh Surat Bisnis, Fungsi dan Cara Membuatnya”, dalam
https://finance.detik.com/solusiukm/d-6328311/10-contoh-surat-bisnis-fungsi-dan-cara-
membuatnya#:~:text=Jenis%20Surat%20Bisnis%201%201.%20Surat%20Perjanjian%2FFaktur%2
0Surat,5.%20Surat%20Undangan%2FPesanan%2FReservasi%20...%206%206.%20Permintaan%2
0Kredit, diakses tanggal 4 Oktober 2022.

7
 Surat pengaduan dikirimkan oleh konsumen yang menyampaikan

komplain kepada perusahaan atas produk dan jasa yang tidak sesuai ketentuan.

Konsumen harus melampirkan bukti yang mendukung komplainnya, seperti

foto, resi pembelian atau dokumen lain.

5. Surat Undangan/Pesanan/Reservasi

Surat-surat ini berisi informasi ajakan atau informasi pemesanan

yang digunakan sebagai tanda bukti dari layanan yang bisa didapatkan.

Beri keterangan nama, alamat dan kontak pengirim supaya dapat

dihubungi kembali.

6. Permintaan Kredit

Surat ini biasa dikirimkan oleh perusahaan keuangan kepada

calon nasabah yang ingin memperoleh bantuan kredit. Surat dilengkapi

formulir agar bisa diisi oleh calon nasabah. 7

D. Penyusunan Pesan Bisnis

Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :

1. Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan

dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu

7
Ibid.

8
 memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang

ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan

yang meliputi tahap berikut ini:

a) Penentuan Tujuan

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki

tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam

menciptakan citra perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur

serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan

dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk

menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis

adalah :

Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis

kepada pihak lain (informing)

1) Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan

dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam

dunia bisnis (persuading)8

8
Ajeng Afriana, “Proses Penyusunan Pesan Bisnis Dalam Komunikasi Bisnis”, dalam
https://pakarkomunikasi.com/proses-penyusunan-pesan-bisnis-dalam-komunikasi-bisnis, diakses
tanggal 10 Desember 2018.

9
 2) Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan

orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing

(colaborating)

b) Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan

selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu

tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan

bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah

dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki

pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk

melakukan analisis terhadap audiens:

1) Mengembangkan profil audiens

2) Mengenali penerima primer

3) Menetapkan jumlah dan kompisis audiens

4) Mengukur tingkat pemahaman audiens

5) Memperkirakan reaksi penerima

6) Memenuhi kebutuhan informasi audiens

7) Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens 9

c) Penentuan Ide Pokok

9
Ibid.

10
 Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok.

Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama

dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman.

Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok

adalah sebagai berikut :

1) Brainstorming : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan

pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas

sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.

2) Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana

cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi

menganut sistem senioritas.

3) Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari

situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan

berkembang dalam sebuah ide pokok.

d) Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan

sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan

harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan

dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.10

1) Saluran komunikasi lisan

10
Ibid.

11
 Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak

digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui

wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara

lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang

relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan

tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu

pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih

dahulu.

2) Saluran komunikasi tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan

bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll.

Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan

umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks,

memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna

penerimaan dalam jumlah banyak.

2. Pengorganisasian Pesan11

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu,

untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu

mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan

baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

11
Ibid.

12
 a) Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)

b) Subjek dan tujuan jelas

c) Mencakup semua informasi yang penting

d) Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

3. Revisi Pesan

Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan

teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan

diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak

terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat

dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format

penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat

pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan

didesain agar lebih menarik.12

E. Pengertian Direct Request

Direct Request atau Permintaan Langsung sering diartikan sebagai

permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap

muka (face to face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat

diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau

organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting

12
Ibid.

13
 dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang

ada, termasuk media elektronik.”

Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan

informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan

menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile atau e-mail.

Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling

tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis

sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct request).13

F. Pengorganisasian Direct Request

Bagaimana pengorganisasian direct request ? Pada bagian awal, sajikan

permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta

yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan

keramahan dari tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat

memulai dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya. Cara yang

baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan

pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah bahasa

yang sopan dalam penulisan surat direct request. Contoh, “saya senang sekali

....” atau “saya sangat berterima kasih ....”.

13
Mentari Dwi S, “Penulisan Direct Request”, dalam
https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-direct-request/, diakses tanggal 5 Mei 2016.

14
 Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan

permintaan yang sebenarnya, misalnya “saya ingin sekali memesan beberapa

contoh buku referensi yang anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu.

Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang

diinginkan, misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk,

batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan

yang ramah yang mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan

tersebut, misalnya, “jika buku-buku referensi terjual lancar, anda dapat

memesan buku-buku tambahan dari Juwita bookstore”.

Organisasi direct request mencakup :

1. Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request

adalah menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk

menghindari kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta data

sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang

yang menangani permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita

inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau

suatu laporan sensus yang rinci. 14

Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan

permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan

mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

14
Unknown, “makalah komunikasi bisnis (penulisan direct request)”, dalam https://team-
jahat-psd.blogspot.com/2017/05/makalah-komunikasi-bisnis-
penulisan.html#:~:text=Dalam%20konteks%20yang%20lebih%20luas%2C%20direct%20request
%20dapat,berbagai%20media%20komunikasi%20yang%20ada%2C%20termasuk%20media%20e
lektronik.%E2%80%9D, diakses tanggal 28 Mei 2018.

15
2. Penjelasan Rinci

Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata

pembuka lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian

pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian

manfaat bagi pembaca.

Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian

pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika

permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks.

Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu

produk.

Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya

membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang

membuat permintaan kita dapat ditangani dengan segera:

a) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya,

b) hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh

sendiri.

3. Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan

beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan

ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk

mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti

nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi. 15

15
Ibid.

16
G. Permintaan Informasi Rutin

Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan

bijaksana. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk

suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.

Oleh karena itu, Ketika menulis surat suatu permintaan rutin, Kita harus

menjaga maksud atau tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita.

Dalam membuat surat permintaan perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut

ini:

1. Apa yang ingin diketahui?

2. Mengapa hal tersebut perlu diperhatikan?

3. Mengapa hal ini dapat membantu?

Dalam kaitannya dengan direct request dapat berasal dari dalam

maupun luar organisasi.

1. Permintaan di dalam organisasi 16

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan,

beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk

tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat

menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepa tapa

yang diinginkan. Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu

standar perencanaan langsung.

16
Yohana Yustika Sari, “Kelompok 6 Komunikasi Melalui Surat”, dalam
https://www.studocu.com/id/document/universitas-lambung-mangkurat/komunikasi-
bisnis/kelompok-6-komunikasi-melalui-surat/44978129, diakses tanggal 2022.

17
 2. Permintan ke luar organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis professional tentunya anda perlu

berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok (supplier), dan

perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu banyak

surat yang harus dikirim keluar organisasi untuk memperoleh berbagai

informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku –

buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerja sama bisnis, keinginan

untuk berlangganan koran, tabloid atau majalah.

Selain itu bisa juga memberi respon kepada iklan yang dipasang

pada surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu :

a) Di mana anda membaca iklan tersebut ( nama surat kabar,

halaman, tanggal, hari, bulan, tahun )

b) Jelaskan apa yang anda inginkan/maksud

c) Cantumkan alamat anda yang jelas dan lengkap untuk balasan

surat anda tersebut.17

H. Menulis Direct Request untuk Pengaduan

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment

letter) yang berkaitan dengan ketidak puasaan konsumen terhadap suatu

produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang

menyenangkan. Kedua istilah tersebut artinya penting bagi manajer

perusahaan khususnya dalam kaitannya dengan indikasi bagaimana

17
Ibid.

18
pelayanan (service) terhadapan konsumen. Dengan kata lain, berkaitan

erat dengan masalah kepuasan pelanggan (customer satisfaction).

Konsumen yang tidak puas mungkin akan melakukan beberapa hal

antara lain yaitu:

1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali

seharga tersebut (refund)

2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan.

3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusaka

4. Perbaikan gratis

5. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

6. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk

7. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

8. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur

9. Pembatalan ataas suatu pesanan produk.18

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui

apakah anda merasa puas (satisfied) atau tidak puas (dissatisfied) terhadap

produk atau jasa (pelayanan) yamg mereka berikan. Konsumen yang pusa

akan memberikan dampak positif bagi suatu organisasi, sedangkan yang

tidak puas akan memberikan dampak negatif bagi suatu organisasi.

Pengajuan secara tertulis akan lebih baik karena secara rinci mencakup hal –

hal yang menjadikan anda tidak puas. Namun surat pengaduan yang

18
Ibid.

19
 bernada marah menjadikan pembaca enggan untuk melakukan koreksi,

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

1. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci Apa yang menjadi

masalah atau keluhan uraikan yang jelas dan rinci, sehingga pembaca

mudah memahami masalah yang sebenarnya.

2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian Untuk lebih

memperkuat surat pengaduan, anda harus memberikan bukti – bukti atau

dokumen – dokumen pendukung. Hal ini tentu saja akan sangat

membantu memperkuat surat pengaduan yang anda buat.

3. Usahakan nada surat anda tidak dan emosional Dalam membuat surat

pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat

emosional (marah- marah, menggunakan kata yang kasar,

menyakitkan dan tidak sopan)

4. Permintaan tindakan khusus Dalam surat pengaduan yang anda buat,

perlu dikemukakan apa harapan/keinginan anda di kemudian hari

terhadap adanya pengaduan tersebut.. Selain itu jangan lupa

cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap. Hal ini

akan mempermudah bagi manajer perusahaan dalam menanggapi

pengaduan anda. 19

I. Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi

19
Ibid.

20
 1. Surat undangan

Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan

langsung, dalam hal ini pendekatan langsung mencakup tiga kompeten

yaitu :-

a) Ide pokok ( main idea )-

b) Penjelasan rinci ( explanations )-

c) Penutup (close countesy)

2. Surat pesanan dan reservasi

Ketika perusahaan melakukan pemesanan (order) produk kepada

perusahaan lain,maka perusahaan terebut dapat menulis surat pesanan

dengan menggunakan pendekatan langsung .Surat pesanan mencakup 3

komponen penting yaitu :-

a) Pernytaan rinci apa yang anda pesan-

b) Metode pengirimnya-

c) Cara pembayarannya20

J. Permintaan Kredit

Dalam dunia perkreditan , kemampuan melunasi kredit sesuai dengan

aturan main yang adaseperti tepat waktu , tidak menunggak dan lancar, akan

memungkinkan untuk memperolehkredit. Bagaimana memperoleh kredit ?

secara sederhana ada dua tahapannya :-

20
James Tan, “Komunikasi Melalui Surat”, dalam
https://www.academia.edu/36350390/KOMUNIKASI_MELALUI_SURAT, diakses tanggal 2020.

21
1. Mengisi formulir yang telah di sediakan oleh lembaga perkreditan yang

ada-

2. Mengirim atau melampirkan berbagai data pendukung penting yang di

perlukandalam proses memperoleh kredit.

Dalam surat pemohonan pengkreditan, di samping data pribadi , jenis

usaha dan jumlah (besarnya ) kredit yang di minta, juga harus di dukung

dengan berbagai dokumentasi pentinh dan prospek bisnis di masa depan.. hal

ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan dalam

memperoleh kreedit baik di lihat dari sis besarnya kredit maupun jangka

waktu pengembaliannya.21

21
Ibid.

22
Contoh Surat Bisnis:

23
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Komunikasi bisnis melalui surat adalah proses berbagi informasi antara

orang di dalam dan di luar bisnis secara tidak langsung karena antara pihak yang

berkomunikasi tidak saling bertatapan (bertemu) melainkan melalui perantara

media surat dengan tujuan untuk meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi

kesalahan. Sedangkan direct request dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang

dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta

berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai

media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”

24
 DAFTAR PUSTAKA

Anugerah Dino, “Fungsi Surat Bisnis/Niaga”, dalam

https://www.anugerahdino.com/2014/12/fungsi-surat-
bisnisniaga.html#:~:text=Surat%20bisnis%20berfungsi%20sebagai%20wakil%20atau
%20duta%20bagi,pesan-
pesan%20bisnis%20dari%20pengirim%20pesan%20kepada%20pihak%20lain, diakses
tanggal 2023.

Ajeng Afriana, “Proses Penyusunan Pesan Bisnis Dalam Komunikasi Bisnis”, dalam
https://pakarkomunikasi.com/proses-penyusunan-pesan-bisnis-dalam-komunikasi-
bisnis, diakses tanggal 10 Desember 2018.

Bayu Ardi Isnanto, “10 Contoh Surat Bisnis, Fungsi dan Cara Membuatnya”, dalam
https://finance.detik.com/solusiukm/d-6328311/10-contoh-surat-bisnis-fungsi-dan-
cara-
membuatnya#:~:text=Jenis%20Surat%20Bisnis%201%201.%20Surat%20Perjanjian%
2FFaktur%20Surat,5.%20Surat%20Undangan%2FPesanan%2FReservasi%20...%206
%206.%20Permintaan%20Kredit, diakses tanggal 4 Oktober 2022.

James Tan, “Komunikasi Melalui Surat”, dalam

https://www.academia.edu/36350390/KOMUNIKASI_MELALUI_SURAT, diakses
tanggal 2020.

Kadek Sephia, “Komunikasi melalui surat”, dalam

https://kadeksephia.blogspot.com/2018/01/komunikasi-melalui-surat.html, diakses
tanggal 17 Januari 2018.

Maulana Adieb, "Ingin Terlihat Profesional? Yuk, Pelajari Surat Bisnis dan Bagian-bagian di
Dalamnya”, dalam https://glints.com/id/lowongan/surat-bisnis/#.ZCXHKsrP3IU,
diakses tanggal 10 Maret 2023.

Mentari Dwi S, “Penulisan Direct Request”, dalam

https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-direct-request/, diakses tanggal
5 Mei 2016.

Natalia, “Surat Bisnis: Pengertian dan 6 Bagian Penting yang Ada di Dalamnya”, dalam
https://accurate.id/bisnis-ukm/pengertian-surat-bisnis/, diakses tanggal 23 Maret 2023.

Unknown, “makalah komunikasi bisnis penulisan direct request”, dalam https://team-jahat-

psd.blogspot.com/2017/05/makalah-komunikasi-bisnis-
penulisan.html#:~:text=Dalam%20konteks%20yang%20lebih%20luas%2C%20direct
%20request%20dapat,berbagai%20media%20komunikasi%20yang%20ada%2C%20ter
masuk%20media%20elektronik.%E2%80%9D, diakses tanggal 28 Mei 2018.

Yohana Yustika Sari, “Kelompok 6 Komunikasi Melalui Surat”, dalam

https://www.studocu.com/id/document/universitas-lambung-mangkurat/komunikasi-
bisnis/kelompok-6-komunikasi-melalui-surat/44978129, diakses tanggal 2022.

25