KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmatnya
penulis bisa menyelesaikan makalah komunikasi verbal.

Penyusunan makalah ini penulis menyadari bahwa kelancaran penulisan makalah

adalah berkat bantuan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin
menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam kelancaran
penulisan makalah ini.

Dalam penulisan makalah ini, penulis telah berusaha menyajikan yang terbaik.
Penulis berharap semoga makalah ini dapat memberikan informasi serta mempunyai nilai
manfaat bagi semua pihak.

Medan, Mei 2017

Penulis

i
DAFTAR ISI

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Surat sampai sekarang masih sangat dibutuhkan di dalam suatu organisasi/instansi.
Surat merupakan salah satu hal yang membantu pekerjaan dan komunikasi dengan
organisa/instansi lainnya.

Di dalam organisasi yang bergerak di bidang perniagaan, surat juga merupakan salah
satuhal yang paling penting dan sangat dibutuhkan. Karena dalam organisasi dalam
perniagaan terdapat beberapa surat yang berguna untuk melakukan promosi, dan
mempermudah khalayak lain untuk mengetahui produk-produk apa saja yang ada dalam
perusahaan kita.

Contoh surat yang ada dalam organisai yang bergerak dibidang perniagaan adalah,
surat penawaran, surat permintaan, surat komplain, surat klarifikasi, surat penolakan terhadap
penawaran dll.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu surat balasan?
2. Bagaimana struktur dalam pembuatan surat ?
3. Apa saja jenis-jenis surat penawaran ?

C. MANFAAT PENULISAN
1. Mengetahui makna dari surat balasan
2. Mengetahui struktur dalam pembuatan surat
3. Mengetahui jenis-jenis surat penawaran

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. SURAT BALASAN
dalam dunia surat menyurat tentunya surat balasan merupakan hal yang lazim
dilakukan sebagai bentuk konfirmasi bagi orang yang mengirim surat. Tentunya banyak
sekali jenis balasan surat semua tergantung dengan kepentingan atau keperluan masing
masing.

Surat balasan penawaran penting diterbitkan untuk merespon jika ada penawaran yang
mungkin nilai transaksinya bisa dibilang cukup besar. Biasanya perusahaan mendapat
penawaran produk dari perusahaan pengadaan barang atau alat-alat yang biasa digunakan di
kantor.

Surat balasan merupakan hal yang sering kita temukan dalam organisasi yang
bergerak di bidang perniagaan. Makna dari surat balasan itu sendiri bisa menjadi 2 makna
menurut tujunnya, yaitu :

1. Surat yang dikirimkan untuk menjelaskan tentang informasi atas surat penawaran dari
pihak si penyurat.
Contoh : Misalkan anda pemimpin distributor alat alat elektronik, ada sebuah
perusahaan atau instansi yang ingin mengetahui apa saja alat elektronik yang
ada di perusahaan anda. Untuk menjelaskan apa saja barang elektronik yang
ada di perusahaan yang anda pimpin, anda bias menjelaskan informasi tersebut
di dalam surat permintaan informasi.
2. Surat yang dikirmkan untuk membalas surat permintaan dari pihak pengirim surat.
Contoh : ada seorang pelanggan dari perusahaan anda, kemudian pelanggan anda
mengirimkan surat permintaan penyediaan barang untuk tokonya. Setelah pelanggan
anda mengirimkan surat permintaan. Kemudian anda membalas surat elanggan
tersebut yang isinya sesuai dengan kondisi perusahaan anda. Apakah alat-alat yang ia
minta masih tersedia atau tidak. Atau bisa juga surat balasan yang anda kirim berupa
pemberitahuan perubahaan pada harga produk anda.

2
 B. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT SURAT
BALASAN

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat suatu surat balasan agar
pihak yang menerima surat tidak tersinggung dan dapat menerima dengan baik. Beberapa hal
yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :

1. ucapkanlah terima kasih kepada pihak penyurat

2. tulis secara jelas apa yang ingin anda sampaikan
3. gunakan kalimat yang mudah dipahami
4. jangan menulis terlalu panjang lebar, langsung ke intinya saja

C. JENIS-JENIS SURAT BALASAN PENAWARAN

Terdapat beberapa jenis yang termasuk ke dalam surat balasan, yaitu

1) Surat balasan penawaran untuk meminta klarifikasi

Di dalam kehidupan perniagaan, tidak dipungkiri akan banyak kesalahan yang tanpa
sengaja kita lakukan. Dalam hal ini anda bisa membuat surat klarifikasi sebagai reaksi untuk
menjelaskan kondisi yang sebenarnya dalam bentuk tertulis (surat resmi).

Nah, begitu juga dalam surat penawaran yang kita berikan kepada instansi lain,
mugkin akan ada beberapa kesalahn yang tanpa sengaja kita buat, contohnya ada kesalahan
dalam pengetikan. Selain kesalahan dari pembuat surat, kesalahan juga mungkin bisa tejadi
pada si penerima surat. Mungkin si penerim surat kurang memahami isi surat yang kita buat.
Beberapa fungsi surat klarifikasi, yaitu :
a) Menanyakan hal-hal yang kurang dimengerti pada isi surat
b) Memberitahu bahwa ada kesalahan penulisan dalam surat
c) Untuk menanyakan beberapa hal yang janggal di dalam surat, misalnya : harga yang
terlalu mahal

Tujuan surat klarifikasi, yaitu :

a) Agar si pengirim surat mengetahui apa yang kurang dan salah dalam surat
b) Agar si pengirim surat memberikan surat yang baru dan benar

3
2) surat balasan penawaran untuk menolak tawaran

sering dalam perusahaan kita menerima sebuah surat penawaran produk-produk dari pihak
lain guna mempromosikan produk-produk yang ia hasilkan di perusahaan dia. Dan dalam
promosinya dia berpendapat bahwa produk-produk yang ia hasilkan akan membantu kinerja
dalam perusahaan kita.

seiring datangya surat penawaran dalam perusahaan kita, kamu belum tentu langsung
mengiyakannya. Terkadang tawaran yang diberikan perusahaan nggak sesuai dengan yang
kamu mau dan perusahaan kita butuh. Bisa saja harga barang yang terlalu mahal, kualitas
yang tidak bagus, penampilan yang tidak menarik, atau pertimbangan-pertimbangan lainnya.

Banyak pertimbangan yang harus kamu ambil sebelum menerima suatu

tawaran produk. Nggak jarang, setelah mempertimbangkan banyak hal, kamu merasa belum
bisa menerima pekerjaan tersebut. Namun, ketika kamu senang dengan tawaran dan intersted
dalam beberapa rincian lebih lanjut atau kerja sama dengan perusahaan, jangan ragu untuk
menjawab dan meminta informasi yang lebih spesifik.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika ingin mengirim surat penolakan agar
reputasi perusahaan anda tidak di cap buruk, yaitu :
1) Jangan biarkan perusahaan menunggu terlalu lama. Sampaikan segera kalau kamu
harus menolak tawaran mereka
2) Beri alasan yang jelas kenapa perusahaan anda belum bisa menerima tawaran produk
itu

Menolak suatu tawaran bukan berarti selesai sudah hubungan kerja sama antar perusahaan.
Dunia kerja adalah dunia yang saling berkaitan satu sama lain. Bisa jadi suatu saat
perusahaan tersebut mengeluarkan produk baru yang sanagt bermanfaat untuk perusahaan
anda, hubungan kerja sama tersebut bisa terjalin kembali.

3) surat balasan penawaran untuk sesi training dan seminar dalam penerimaan awal
dalam surat balasan ini, berisi tentang persetujuan suatu perusahaan terhadap kegiatan
yang diadakan perusahaan lain. Yaitu kegiatan berupa training dan seminar awal. Training
dan seminar ini dijalankan guna memebritahu produk-produk yang telah ditawarkan kepada
pihak penerima.

4
 D. STRUKTUR SURAT

Apabila kita perhatikan dengan cermat, baik surat pengajuan penawaran maupun surat
balasan pengajuan penawaran, keduanya memiliki struktur formal. Struktur surat tersebut
meliputi unsur-unsur berikut.
A. Kepala Surat/ Kop Surat
a) Nama lembaga/ Instansi/ Organisasi. Penulisannya menggunakan huruf besar/
capital.
b) Alamat, kontak telepon, website/email jika ada. Penulisannya menggunakan huruf
besar dan kecil.
B. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu
ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat tersebut sudah dinyatakan dalam kepala surat,
nama tempat tidak perlu dituliskan lagi.
C. Nomor Surat
Nomor surat meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka bulan, dan tahun.
D. Lampiran
Lampiran merupakan penjelas atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Lampiran berguna sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-
keterangan tambahan selain surat itu sendiri.
E. Hal
Hal surat merupakan inti surat tersebut.
F. Alamat Penerima Surat
Dalam sebuah surat ada dua jenis alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Dalam
contoh surat yang ditulis Ladzidzan, alamat yang ditulis termasuk ke dalam alamat surat
dalam. Oleh karena itu, penulisannya tidak didahului kata kepada.
G. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai bentuk penghormatan. Lazimnya menggunakan kata
Dengan hormat yang diikuti dengan tanda baca koma (,). Salam pembuka lainnya yang
digunakan oleh agama islam adalah Assalamualaikum warahmatullah wabarokatuhu,.

5
H. Isi Surat
Terdiri dari bagian pembuka, isi atau maksud surat, dan penutup. Isi surat merupakan
bagian terpenting karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang
hendak disampaikan penulisnya.
I. Salam Penutup
Salam penutup yang lazim dalam surat dinas adalah hormat saya, hormat kami, atau
wassalam.
J. Nama Jenis Pengirim
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau menyampaikan surat. Nama jelas oengirim
biasanya dilengkapi dengan tanda tangan dan nama terang pembuat surat
Surat balasan penawaran penting diterbitkan untuk merespon jika ada penawaran yang
mungkin nilai transaksinya bisa dibilang cukup besar. Biasanya perusahaan mendapat
penawaran produk dari perusahaan pengadaan barang atau alat-alat yang biasa digunakan di
kantor.

6
 E. CONTOH-CONTOH SURAT BALASAN

PT PERWIRA USAHA
Jalan Cemara 37 Karangsari
KEBUMEN 54351
Telp & Faks. (0287) 381132, http://www.perwiraausaha.sch.id , Email :
info@perwirausaha.sch.id
==================================================================

02 April 2015
Nomor : 110/PB/ IV/ 2015
Hal : Surat Balasan
Lampiran :-

Kepada
PT KARYA USAHA MANDIRI
Jl. Cokroaminoto 104
Surabaya 60292

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan surat penawaran yang Anda berikan pada tanggal 20 Maret 2015,
kami tertarik untuk membeli beberapa laptop yang Anda twarkan.

Untuk itu, kami mohon kepada Anda untuk segera mengirimkan spesifikasi daftar harga
yang lebih rinci, cara pembelian beserta cara pembayarannya. Mengenai masalah
pemesanan, akan segera kami lakukan setelah surat balasan sudah kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Dinda Ayu N.R

7
 PT PERWIRA USAHA
Jalan Cemara 37 Karangsari
KEBUMEN 54351
Telp & Faks. (0287) 381132, http://www.perwiraausaha.sch.id , Email :
info@perwirausaha.sch.id
==================================================================

02 April 2015
Nomor : 110/PB/ IV/ 2015
Hal : Surat Balasan
Lampiran :-

Kepada
PT KARYA USAHA MANDIRI
Jl. Cokroaminoto 104
Surabaya 60292

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat permohonan informasi tentang produk kami yang menyediakan alat
elektronik di kota ini. Perusahaan kami bergerak khusus di bidang produk yang berkaitan
dengan elektronik seperti televisi, mesin cuci, lemari es, home theatre dll dengan harga
terjangkau. Kami juga menyediakan perabotan rumah tangga seperti oven, panci anti lengket,
set juicer dll.

Katalog produk dan range harga telah kami lampirkan beserta informasi tambahanbonus 1 set
panci stainless steel apabila Anda memesan lebih dari 20 pieces barang jadi. Kami tunggu
kontak Anda selanjutnya sehingga kita bisa membuat janji pertemuan segera. Kami siap
melayani Anda.

Hormat kami,
_____________

8
 BABIII
PENUTUP
A. KESIMPULAN
1. surat balasan merupakan hal yang lazim dilakukan sebagai bentuk konfirmasi bagi
orang yang mengirim surat.
2. Surat balasan penawaran penting diterbitkan untuk merespon jika ada penawaran yang
mungkin nilai transaksinya bisa dibilang cukup besar
3. Terdapat beberapa jenis surat balasan dalam surat penawaran, yaitu :
a. Surat balasan untuk klaifikasi
b. Surat balasan penawaran untuk menolak tawaran
c. Surat balasan penawran untuk sesi training dan seminar dalam penerimaan
awal.
4. Terdapat juga unsur-unsur dalam pembuatan struktur surat

9
 DAFTAR PUSTAKA

Team teaching. (2017). English correspondence. Medan: UNIMED Fakultas Ekonomi

Jamil . (2014) korespondensi indonesia: Teori dan Praktek. Jakarta: mitra wacana media

Efendi, Onong Uchjana. (1992). Surat menyurat: CV Mandar Maju.

10