MAKALAH

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS DAN

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen pengampu :

Nana Sahroni., S.E., M.M.

Disusun Oleh :

Aghna Alfawwaz (203402020)

Erin Siti Pajriah (203402059)

Amelia Desmeitika (203402103)

Resti Indah M (203402104)

Putri Nurul Nabila (203402105)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SILIWANGI

2022

1
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur marilah kita panjatkan atas rahmat dan ridho Allah SWT, karena
tanpa rahmat dan ridho-Nya, kita tidak dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan
selesai tepat waktu. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah limpahkan kepada
jungjunan kita yakni Nabi Muhammad SAW. Kepada keluarga,sahabatnya, tabiin-tabiatnya
dan mudah-mudahan sampai kepada kita selaku ummatnya hingga yaumul akhir. Aamiin.

Kami ucapan terima kasih kepada Bapak H. Nana Sahroni., S.E., M.M. selaku dosen
pengampu Mata Kuliah Komunikasi Bisnis yang telah memberikan tugas makalah ini kepada
kami, sehingga kami dapat mempelajari lebih mendalam mengenai “Perencanaan Pesan-
Pesan Bisnis dan Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis”. Kami juga mengucapkan terima
kasih kepada teman-teman yang membantu dalam hal mengumpulkan beberapa materi dalam
pembuatan makalah ini. Kami harap dalam pembuatan makalah ini dapat bermanfaat bagi
kita semua guna menambah wawasan.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna
dikarenakan terbatasnya pengalaman dan pengetahuan yang kami miliki. Oleh karena itu,
kami mengharapkan segala bentu saran serta masukan bahkan kritik yang membangun dari
berbagai pihak.

Tasikmalaya, September 2022

Penulis

2
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.......................................................................................................................2
DAFTAR ISI………………………………………………………………………………… 3
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................................4

1.1 LATAR BELAKANG............................................................................................4

1.2 RUMUSAN MASALAH........................................................................................4

1.3 TUJUAN.................................................................................................................4

BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................................6

2.1 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS..........................................................6

A. Pengertian...........................................................................................................6

B. Tahapan Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis.........................................................6

C. Pemahaman Proses Komposisi...........................................................................7

D. Penentuan Tujuan...............................................................................................9

E. Analisis Audiens...............................................................................................11

F. Penentuan Ide Pokok........................................................................................14

G. Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis.............................................15

2.1 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS............................................17

A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tidak Terorganisasi dengan Baik. .17

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik.........................................................18

C. Manfaat Pengorganisasian yang Baik..............................................................19

D. Pengorganisasian Pesan Pesan Melalui Outline..............................................20

E. Pengorganisasian Ide/Gagasan……………..…………………………………24
BAB III PENUTUP..........................................................................................................................26

3.1 KESIMPULAN..........................................................................................................26

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................................26

3
4
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Komunikasi merupakan suatu aspek yang paling mendasar dalam kehidupan manusia,.
Kehidupan sehari – hari manusia sangat dipengaruhi oleh komunikasi yang dilakukannya
dengan orang lain, bahkan terkait dengan pesan yang disampaikan oleh orang yang tidak
dikenalnya. Karena kompleksitasnya tersebut, Little John mengemukakan bahwa komunikasi
adalah sesuatu yang sulit untuk didefinisikan. Sementara dalam Webster’s New World
Dictionary, komunikasi didefinisikan sebagai suatu seni mengekspresikan ide terutama
melalui lisan maupun tulisan atau suatu ilmu menyampaikan informasi terutama melalui
simbol-simbol.
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan
bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara
tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan
salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulus.

1.2 RUMUSAN MASALAH

a. Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?
b. Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?
c. Apa tahapan dalam proses komposisi?
d. Bagaimana cara menganalisis audiens?
e. Apa hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik?
f. Apa pentingnya pengorganisasian dengan baik?
g. Bagaimana pengorganisasian pesan-pesan melalui outline ?

1.3 TUJUAN
a. Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
b. Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
c. Memahami tahapan dalam proses komposisi.
d. Mengetahui cara menganalisis audiens.
e. Mengetahui hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik.
5
f. Memahami pentingnya pengorganisasian dengan baik.
g. Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan melalui outline.

6
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
A. Pengertian
Perencanaan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan
segala Sesutu agar berjalan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan yang baik akan
mempermudah pencapaian tujuan dengan cepat, tepat, dan mudah. Apabila
perencanaan pesan-pesan bisnis dilakukan secara asal-asalan hal itu akan
menyebabkan tujuan penyampaian pesan-pesan tersebut menjadi tidak optimal. Jadi,
yang dimaksud penyampaian pesan-pesan bisnis ini merupakan suatu proses
menyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan secara tertulis baik dalam bentuk
surat atau yang lainnya.

B. Tahapan Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

1. Apa tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis
Tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis antara lain menginformasikan pesan-
pesan bisnis kepada pihak lain (misalnya, surat pemberitahuan, surat edarani,
surat pengumuman, dan surat lelang), mempengaruhi pihak lain agar sepakat
atau setuju dengan apa yang mereka sampaikan (misalnya, surat penawaran
produk pemberian katalog, iklan di media cetak, selebaran, dan brosur), dan
melakukan kolaborasi atau kerjasama dengan pihak lain demi mencapai tujuan
tertentu (misalnya, surat perjanjian/kerjasama). Sebelum memutuskan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisni terhadap pihak lain,anda perlu terlebih dahulu
menjawab 3 pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan itu terealistis, apakah
waktunya sudah tepat, dan apakah tujuan nya dapat diterima organisasi tersebut.
Untuk dapat melakunkan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang
jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan orgnaisasi.
2. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi memiliki maksud yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagai mana
pemahaman/ pengetahuan, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui, jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan informasi yang sangat berharga yang
akan memperngaruhi cakupan materi yang diberikan kepada audiens dan cara

7
 mengatasi audiens. Mengembangkan suatu profil audiens dapat dikatakan
gampang-gampang, jika lawan komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal
dengan baik.penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami
kesulitan karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal
orang banyak.akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi
audiens orang-orang sama semakali belum dikenal, komunikator tidak pernah
mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam
kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi
mereka.
3. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis audiens, tahap berikutnya adalah menentukan ide, gagasan,
atau pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Di sini hal
yang menjadi fokus adalah apa substansi dari pesan-pesan bisnis yang ingin
disampaikan kepada pihak lain, yang tentu saja sangat bervariasi tergantung pada
maksud dan tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Dalam
kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, pesan-pesan bisnis dapat berupa
antara lain: surat permintain informasi produk, surat penawaran produk baru,
surat pemesanan produk, surat pengaduan pelanggan, surat tanggapan/jawaban
kepada pelanggan, surat pertanyaan, surat gugatan kepada pihak lain, surat
konfirmasi pesanan, surat referenst, dan aneka surat perjanjian

4. Membuat Outline Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

Tahapan terakhir dalam menentukan perencanaan pesan-pesan bisnis adalah
membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Pembuatan sebuah outline
pada dasamya mencakup tentang poin penting apa yang ingin disampaikan
kepada pihak lain serta bagaimana tata urutan yang logis dan sistematis
Fengorganisasian pesan-pesan bisnis yang hak, runtur, dari logis akan
mempermudah pemahaman pesan-pesan bisnis bersangkutan.

C. Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) dalam penyampaian pesan-pesan
bisnis secara tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis yang dinilai
dan pemilihan kata, kalimat, dan paragraf hingga menjadi sebuah pesan bisnis yang
mudah dipahami serta diterima oleh penerima pesan. Agar pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara tertulis ini dapat dipahami dengan baik oleh penerima pesan,

8
maka perlu diperhatikan pemilihan kata, kalimat, dan paragraph yang tepat, substansi
yang jelas, gaya penulisan yang digunakan, serta format dan bentuk pesan-pesan
bisnis secara tertulis.

Agar pesan bisnis lebih efektif tentunya perlu mengetahui proses penyusunan
penyampaian bisnis. Proses pemesanan bisnis ini bersifat fleksibel, tidak ada proses
penyusunan yang terbaik. Walaupun demikian sejumlah langkah umum dalam
penyusunan pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan, yang meliputi 4 komposisi,
yaitu :
- Perencanaan, pada dasarnya perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang
perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisa audiens, dan
memilih saluran media komunikasi yang akan digunakan.
- Pengorganisasian, organisasi dan komposisi sangat erat hubungan nya dengan
penyusuan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Oleh karenanya,
perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata atau kalimat dan
paragraf sederhana, mudah dipahami dan dimengerti dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.

- Revisi, setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf

perhatikan apakah kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan
dengan benar. Seluruh maksud dan isi harus ditelaah kembali dari sisi substansi
pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya struktur kalimat
yang digunakan dan bagai mana tingkat pemahamannya, kalo ternyata belum
sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/ perbaikan-perbaikan
seperlunya sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai
seefektif mungkin.
- Membaca Ulang
Setelah dilakukan pengecekan (edit) dan perbaikan (revisi) seperlunya, tahapan
berikutnya yang tidak boleh diabaikan adalah melakukan proofread yaitu
membaca ulang secara menyeluruh untuk memastikan kembali bahwa apa yang
akan disampaikan secara tertulis tersebut, benar-benar terhindar dari berbagai
kesalahan atau kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca, kata,
kalimat, gaya bahasa yang digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis yang
ingin disampaikan. Apabila pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan ke pihak
lain dengan sejumlah kesalahan atau kekeliruan (apalagi kesalahan yang fatal),

9
 hal ini akan mengakibatkan penyampaian pesan tersebut tidak dapat dipahami
dengan baik.

D. Penentuan Tujuan

- Keputusan untuk menerusakan pesan. Sebelum menyampaikan pesan, tanyakan

pada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau
tidak. Jika pesan-pesan akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat
kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditahan dulu. Sebaiknya bila
sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera
disampaikan.

- Keputusan untuk menanggapi audiens. Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi

audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa
mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka
mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan komunikator?
Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat mengaggapi
mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal juga akan gagal
mendapatkan apa yang mereka ingin kan bila harapan mereka tidak sesuai/ sejalan.

- Keputusan untuk memusatkan isi pesan. Menetapkan tujuan yang jelas akan
membantu mepusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya memasukan informasi
yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Informasi yang tidak relevan harus disingikirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila
informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan,
inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma. Pada akhirnya,
penyampaian pesan tidak akan mencapai sasaran yang dikehendaki .

- Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan. Penentuan saluran/

media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu, sangat bergantung pada
tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa
lisan/ tulisan misalnya, seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin
mengumpulkan anggotanya, dapat menggunakn tulisan sebagai media komunikasi.
Tujuan Komunikasi Bisnis

1. Memberikan sebuah informasi dalam hal bisnis kepada pihak yang lainnya. Misalnya
sebuah perusahaan yang sedang membutuhkan karyawan baru untuk memegang

10
 sekretaris di kantor cabangnya. Perusahaan itu membuat sebuah iklan lowongan
pekerjaan di berbagai media. Nah, media yang dipilih adalah alat komunikasi bisnis
yang berguna untuk membagikan informasi mengenai lowongan kerja perusahaan
kepada publik.
2. Melakukan persuasi. Komunikasi bisnis juga memiliki tujuan untuk meyakinkan atau
membujuk pihak lain agar dapat dicerna atau dipahami dengan benar. Biasanya
dilakukan dalam hal yang berhubungan dengan negosiasi dalam dunia bisnis.
3. Melakukan Kolaborasi. Tujuan lainnya adalah untuk melakukan sebuah kerjasama
antar pebisnis. Dengan kerjasama, perusahaan akan mudah berkembang. Seiring
dengan kemajuan teknologi, kerjasama dengan perusahaan asing semakin mudah
dilakukan karena adanya media-media komunikasi seperti telepon genggam, email dan
masih banyak lagi. Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis yang efektif dengan
perusahaan asing, adanya teknologi menjadi sebuah kewajiban dalam melakukan
kolaborasi bisnis dengan mudah.

Cara Menguji Tujuan

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau
gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seper
kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b. Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah

ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan
ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat
waktunya karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50 persen
dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

e. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?

Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan
tinggi cenderung lebih dapat diterima ketimbang bila disampaikan oleh orang yang
kedudukannya rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak
menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu
pesan.
11
d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan? Tujuan
penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.
Karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens usahakan agar
pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah "tidak", sebaiknya pesan
jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya
tidak seperti yang diharapkan.

E. Analisis Audiens
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Dalam kaitannya dengan korespondensi bisnis, profil audiens dapat dilihat dari staf
audiensnya, bagaimana reaksi audiens, bagaimana tingkat pemahaman audiens, serta
sejauhmana kedekatan hubungan antara pengirim pesan dan audiensnya. Stupa yang
menjadi audiens (penerima pesan) merupakan salah satu faktor penting yang harus
dipertimbangkan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Sebagaimana kita ketahui
bahwa latar belakang audiens sangat beragam baik dari sisi staf, pekerjaan, jenis
kelamin, budaya, maupun status sosial. Dalam kaitannya dengan penyampaian pesan-
pesan bisnis secara tertulis kepada para audiens yang sangat beragam, pengirim pesan
hana memiliki kemampuan dalam melakukan analisis audiens. Tem saja, pemahaman
yang baik terhadap midiens akan banyak membantu pencapai penyampaian pesan-
pesan bisnis
2. Cara Memenuhi Kebutuhan Akan Informasi Audiens

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya bahwa audiens memiliki latar belakang

yang sangat berigat antara individu yang satu dengan yang lainnya. Bagaimana memen
kebutuhan akan informasi audiens! Ada lima tahap penting yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

a. Temukan Apa yang Diinginkan oleh Audiens

Agar dapat memenuhi kebutuhan informasi audiens, pengirim pesin harus
menemukan apa yang menjadi harapan dan keinginan audiens Untuk mengetahui
harapan dan keinginan audiens, salah satu cara yang dapat dilakukan adalah melalui
survei. Apabila keinginan audiens sudah ditemukan, jangan ditunda-tunda, segera
informasikan apa yang diinginkan kepada audiens. Kecepatan dan ketepatan dalam

12
 merespons keinginan serta harapan audiers merupakan bagian dari suatu upaya
memberikan kepuasan kepada audiers
b. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan
Usahakan semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada yang
terlewatkan Dengan kata lain, semua informasi penting yang diminta telah tercakup
dalam pesan yang diberikan. Lakukan check-recheck terlebih dahulu sebelum pesan-
pesan bisnis diberikan kepada audiens demi menghindari terjadinya kesalahan dalam
penulisan pesan-pesan bisnis, dan sekaligus sebagai upaya untuk menjaga agar apa
yang disampaikan telah sesu dengan harapan serta keinginan audiens.
c. Pastikan bahwa Informasinya Akurat
Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar
akun dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pemberian informasi yang
akurat akan menumbuhkan kepercayaan yang positif kepada pihak lain. Jangan
sampai memberikan informasi yang salah kepada audiens. Kalau secara tidak
sengaja terjadi kekhilaf dalam menyampaikan informasi, pengirim pesan harus
sesegera mungkin merevisi atas membetulkannya dan mohon maaf atas segala
kekhilafan yang telah dilakukan.
d. Tekankan Ide-ide yang Paling Menarik bagi Audiens
Cobalah untuk menemukan poin penting yang sangat menarik bagi para audiens
Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada poin penting
tenebut. Apabila hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti pengirim pesan
telah berhasil memberikan sesuatu yang sangat berharga dan menarik bagi
audiensnya.
3. Cara Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan-pesan bisnis bertujuan untuk memotivasi audiens agar mau
mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali
mengalami hambatan kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari
audiens untuk tidak mengubah sesuatu yang ada dengan hal-hal yang baru atau
sesuatu yang sama berbeda dengan situasi yang ada. sekali

Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah dengan mengatur p
pesan binis sedemikian rupa, sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima na
dengan mudah, serta gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami dengan
baik oleh audiens. Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan adalah dervann

13
memberikan argumentasi yang bersifat rasional Sebagai contoh, jika seorang
pemohon pinjaman (kredit) stu bank harus mengurangi jumlah pinjaman yang telah
diajukan sebelum menambah pinjaman baru yang lebih besar, pegawai bank dapat
memberikan penjelasan kepada seorang nasabah bank dengan menggunakan
argumentasi sebab-akibat untuk menjelaskan bahwa penambahan jumlah pinjaman
yang cukup besar itu akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan
sekarang ini apabila kemampuan untuk mengembalikan secara ekonomi agak sulu
dipertanggungjawabkan.

Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi merupakan cara yang baik

untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba mengmakan pendekatan etnos
audiens. Sebagai contoh, bagaimana seorang pemasar mampu memasarkan produk
barunya dengan lebih menekankan bukan saja pada fungi atau manfaat dan produk
tersebut. tetapi juga menjelaskan bahwa dengan memiliki produk ini dapat
meningkatkan status atau gengsi calon pembeli di mata masyarakat.

Sebagaimana diketahui bahwa dalam masyarakat itu sendiri memang ada

kecenderungan sebagian masyarakat yang ingin memiliki suatu produk bukan saja
karena fungsi atau kegunaannya, tetapi juga ada hal-hal lain yang menjadikan
seseorang menjadi lebih diperhatikan, dikenal, disanjung, atau dihormati oleh orang
lain. Dengan kata lain. dengan memiliki atau menggunakan produk tersebut seseorang
merasa status sosialnya di masyarakat menjadi lebih dihargai.

Produk-produk yang oleh sebagian masyarakat dianggap sebagai produk yang mampu
menunjukkan status sosial dalam masyarakat, antara lain produk-produk yang
umumnya memiliki kekhasan atau kekhususan yang berbeda dengan yang lain, seperti
produk-produk elektronik tertentu yang memiliki fitur lengkap seperti telepon seluler
(telepon genggam) yang memiliki kemampuan lebih canggih, personal digital
assistant (PDA), audio-video system yang lengkap dan canggih, rumah mewah
dengan arsitektur mutakhir, mobil-mobil mewah, lukisan klasik dari seorang pelukis
terrama, pakcuan dengan rancangan desainer remama, sepeda motor ber CC besar,
dan sebagainya.

14
F. Penentuan Ide Pokok
1. Storyteller's Tour
Salah satu cara untuk menemukan ide pokok (main idea) adalah dengan
menggunakan teknik storyteller's tour. Teknik ini menggunakan alat bantu tape
recorder, laptop. PC tablet, VCD, atau DVD player yang digunakan untuk
menelaah pesan-pesan bibe yang disampaikan secara berulang-ulang. Karena itu,
teknik ini hanya dapat digunaka untuk menganalisis ide pokok suatu pesan-pesan
bisnis yang disampaikan secara lisan Selanjutnya, fokuskan pada alasan
berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, da implikasi bagi si penerima.
Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-id pokok dari suatu pesan
dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random List
Cara lain dalam menentukan ide pokok adalah dengan menggunakan teknik
random list (daftar acak). Dengan teknik random list, untuk dapat menemukan ide
pokok And harus menulis atau menuangkan segala ide atau gagasan yang ada
dalam pikiran Andi di atas kertas kosong secara bebas. Selanjutnya pelajari
hubungan antara ide yang n dan ide yang lain. Bagilah temuan-temuan tersebut ke
dalam kelompok-kelompok yang lebih spesifik arau khusus dan temukan mana
pom yang penting dan relevan deng poin-poin yang tidak penting dan tidak
relevan dengan suatu pokok bahasan.
3. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations)
Worksheet Cara berikutnya dalam menentukan ide pokok adalah dengan
menggunakan suatu lemb kerja kesimpulan, temuan, dan rekomendasi
(conclusions, findings, recommendations - CFR) Jika subjeknya mencakup
pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet yang akan
membantu menjelaskan hubungan antara temuan-temuan (findings), kesimpul
(conclusions), dan rekomendast (recommendations) yang akan diberikan. Sebagai
contob hasil dari suatu penelitian menunjukkan bahwa merosotnya penjualan
buku teks akhir akhir ini disebabkan oleh semakin maraknya pembajakan buku-
buku teks, terutama kota-kota besar. Karena itu, rekomendasi kepada pihak
manajemen berisi anjuran unt menindaklanjuti masalah pembajakan buku

15
 tersebut dengan melakukan koordinasi seca intensif dengan pihak-pihak aparat
penegak hukum yang berwenang.
4. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik (journalistic approach) pada dasarnya merupakan
pendekatan unt menemukan ude pokok dengan menggunakan berbagai kata tanya
yang lazim digunak oleh seorang jurnalis dalam memperoleh sebuah berita yang
menarik dan terperca Pendekatan ini memberikan poin yang baik sebagai langkah
awal menentukan ide pokok Jawaban atas pertanyaan stapa (who), apa (what),
kapan (uben), di mana (where), de bagaimana (hou), akan dapat membantu
menjelaskan ide pokok.
5. Question and Answer Chain
Pendekatan rantai tanya-jawab (question and answer chain) merupakan salah satu
yang digunakan untuk menemukan ide pokok dari sisi perspektif audiens. Seperti
pertanyaan pokok audiens, dan apa yang diinginkan atau diharapkan audiens.
Periksa a cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apakah ada
pertanyaan tambahan y mungkin muncul. Ikuti ahir pertanyaan dan jawaban atas
pertanyaan tersebut, sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.

G. Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis

Penyampaian pesan-pesan bisnis sebaiknya disesuaikan dengan situs yang ada agar
maksud atau tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai
Pada umumnya, korespondensi bisnis dapat disampaikan secara konvensional
maupun secara elektronik: Pesan-pesan bistus secara tertulis dapat berbentuk
seperti surat, memo, proposal. dan laporan. Salah satu kebaikan dari penyampaian
pesan-pesan bisnis secara tertulis adalah pengirim pesan mempunyai kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan bisnis yang ingin
disampaikan dengan lebih baik.

Penyampaian pesan-pesan bisnis dalam format tertulis akan diperlukan, jika pesan
pesan bisnis yang ingin disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan
permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens (penerima
pesan) banyak serta menyebar.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih media penyampaian pesan-

pesan hisnis antara lain: tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat
kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens Courtland
16
L Bovee dan John V. Thill dalam Busmess Communication Today, menjelaskan
kapan sebaiknya seseorang memilih untuk menggunakan komunikasi lisan atau
tertulis, yang dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Pemilihan Saluran Media Komunikasi

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

• Anda menginginkan umpan balik
segera dari Audiens
• Pesan Anda relatif sederhana dan
mudah diterima
• Anda tidak memerlukan catatan
permanen
• Anda dapat mengumpulkan
Audiens lebih mudah atau
ekonomis
• Anda mengingatkan interaksi
dalam memecahkan masalah
Media Komunikasi Lisan
• Percakapan secara langsung,
pidato, pertemuan-pertemuan
• Telepon dan surat suara (voice
mail)
• VoIP (Voice Over Internet
Protocols)
• Audiotape dan Videotap
• Telekonfersi dan konferensi video
• Instan Mesengger
• Anda tidak menginginkan umpan
balik segera dari Audiens
• Pesan Anda sangat rinci, kompleks,
dan memerlukan perncanaan yang
hati-hati
• Anda memerlukan catatan permanen
• Anda ingin menjangkau audiens luas
• Anda ingin meminimalisasi distorsi
penyampaian pesan
Media Komunikasi Tertulis
• Surat suara, memo,laporan,proposal
• E-mail
• Surat regular dan khusus
• Faksimile
• Situs (Website)
• Newsletter
• News group
• Blog
• Jejaring Sosial (Social Network)

17
2.1 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tidak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan pimpinan kepada para
bawahannya, kadang kada tidak terorganisasi dengan baik .hal ini menjadikan
pesan pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan
apa yyang dikehendakinya. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya
komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. Bertele-tele
Sering kali pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam paragraf pembuka
(awal) sebu surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru
kemudian masuk ke topá bahasan. Dalam bahasa lisan, hal ini dapat
dianalogikan sebagai seseorang yang sedang memberikan sambutan pada
sebuah acara seremonial, seperti acara ulang tahun perusahaa Dalam
memberikan sambutan sering kali terlalu banyak basa-basi, tidak terarah (ngak
ngidul), dan cenderung membosankan (jenuh) bagi pendengarnya. Pada
akhirnya yang muncul adalah kesan negatif dari para pendengarnya yang
dilampiaskan dalam berbaga bentuk seperti menggerutu. Karena itu, paragraf
pembuka dalam penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertula yang bertele-tele
juga akan memberikan dampak yang kurang baik terhadap penerima pesan.
Sebagaimana diketahui bahwa selain bersifat netral dan memberikan kesan yang
positif, paragraf pembuka juga berfungsi sebagai pengantar dalam memasuki
substans penyampaian pesan-pesan bisnis. Karena itu, apa yang disampaikan
dalam paragni pembuka harus bersifat netral dan memberi kesan positif. Dengan
kata lain, penyampai pesan-pesan bisnis pada paragraf pembuka yang terkesan
bertele-tele dan tidak fokus akan mengakibatkan penerima pesan memerlukan
waktu yang cukup lama demi memaham maksud pesan-pesan bisnis yang
disampaikan tersebut. Jadi, paragraf pembuka dalam penyampaian pesan-pesan
bisnis (surat) harus berisi pernyataan positif yang jelas, sederhana dan mudah
dipahami oleh penerima pesan.
2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Faktor berikutnya yang menyebabkan pesan-pesan bisnis tidak terorganisasi
dengan baik adalah memasukkan bahan-bahan yang tidak penting dan tidak
relevan pada pes yang disampaikan kepada penerima pesan (pembaca).
18
 Informasi yang tidak relevan dan tidak penting tersebut, di samping membuang-
buang waktu juga dapat mengakibatka pesan-pesan bisnis yang disampaikan
menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami oleh penerima pesan. Karena itu,
sebaiknya dalam penyampaian pesan-pesan bisnis hany informasi yang relevan
dan penting saja yang disampaikan kepada penerima pesan
3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya yang menjadikan suatu pesan tidak terorganisasi dengan
baik adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak runtut dalam penyampaian
pesan-pesan bis Ide-ide yang tidak logis mencakup ide-ide yang sulit untuk
dicapai atau tidak mungkin diimplementasikan dalam situasi dan kondisi yang
normal. Apabila terjadi, hal itu dap mengakibatkan proses komunikasi berjalan
tidak lancar.
4. Substansi pesan terlupakan dari topik pembahasan.
Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercantum di dalam Pembahasan apabila
pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-
pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin -poin
yang penting justruterlupakan dalam topik pembahasan.Karena fokus
membahas hal-hal yang hanya bersifatpelengkap atau pendukung saja, poin-
poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasanlebih besar menjadi
terabaikan

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

a. Subjek dan Tujuan Penyampaian Pesan-pesan Bisnis Harus Jelas
Pengirim pesan-pesan bisnis harus menentukan pesan-pesan bisnis apa yang
akan disampaikan kepada pihak lain. Di samping itu, ia juga harus memahami
dengan baik apa maksud dan tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis
tersebut. Secara umum. tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis adalah
menginformasikan pesan-pesan bisnis, mempengaruhi penerima pesan, atau
melakukan kerjasama (kolaborasi) dengan pihak lain.
b. Semua Pesan-pesan Bisnis yang Disampaikan Harus Berhubungan dengan
Subjek dan Tujuan
Usahakan pesan-pesan bisnis yang disampaikan kepada pihak lain berkaitan
dengan subjek dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis. Penyampaian pesan-
pesan bisnis vang tidak fokus pada subjek dan tujuannya, dengan sendirinya

19
 akan menyebabkan pencapaian tujuan menjadi tidak optimal. Di samping itu,
hal tersebut juga dapat menjadikan suatu pesan yang disampaikan menjadi bias
dan kabur.
c. Ide-ide atau Gagasan Harus Dikelompokkan dan Disajikan dengan Cara yang
Logis
Agar pesan-pesan bisnis dapat dipahami dengan mudah oleh penerima pesan,
maka ide/gagasan tersebut harus dikelompokkan secara logis dan runtut. Di
samping itu, pengelompokkan ide/gagasan yang baik juga akan dapat membantu
mempercepat pencapaian tujuan-tujuan bisnis yang telah ditetapkan
sebelumnya.
d. Semua Pesan-pesan Bisnis yang Penting Harus Sudah Tercakup di Dalamnya.
Perlu dilakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa substansi pesan-
pesan bisnis yang disampaikan benar-benar sudah termasuk di dalamnya. Dalam
praktek, bisa saja terjadi pesan-pesan bisnis yang penting dan seharusnya
disampaikan menjadi terlupakan, sementara pesan-pesan bisnis yang tidak
penting menjadi dominan dalam suatu pesan. Apabila hal mi terjadi, pesan-
pesan bisnis yang disampaikan akan menjadi tidak efektif.
C. Manfaat Pengorganisasian yang Baik
a. Membantu Penerima Pesan Memahami suatu Pesan Dengan mengemukakan
poin-poin penting secara jelas, menyusum ide-ide secara logis dan runtut, serta
memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, penerima pesan akan
dengan mudah dapat memahami maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan
bisnis. secara lebih baik.
b. Membantu Penerima Pesan Menerima suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik di samping membantu penerima
pesan dalam memahami maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis,
tetapi juga membantu penerima pesan agar dapat menerima isi pesan tersebut.
Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu
produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan
atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah
disusun secara logis dan runtut, namun tidak dapat diterima oleh konsumen
karena gaya bahasa yang digunakan cenderung langsung pada sasaran yang
dituju (to the point).
c. Menghemat Waktu
20
 Apabila pesan-pesan bisnis tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya
akan menghabiskan waktu bagi penerima pesan (pembaca). Mengapa demikian?
Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik adalah
menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya
menyampaikan informasi yang relevan, waktu pembaca akan dapat dihemat. Di
samping itu, penerima pesan juga dapat dengan mudah mengikuti alur
pemikiran pesan-pesan bisnis yang disampaikan, tanpa hans memeras otak dan
mengerutkan dahi
d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator Pengorganisasian pesan-pesan bisnis
yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator sehingga dapat selesai lebih
cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam
dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik. cepat, dan
efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin
ting rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan
pekerjaan.
D. Pengorganisasian Pesan Pesan Melalui Outline
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikati yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak
memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada akan kabur Cepat atau lambat,
pembaca akan menyimpulkas bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu
yang bernilai sedikit pun. Apala Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau
menulis laporan setebal ratusan halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan
isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila Anda menyusun pesan-pesan bisnis yang panjang dan kompleks, outline
pear pesan bisnis menjadi sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa
demikian Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dan bagian yang lainnya. Di
samping itu, penyusunan pesan-pesa bisnis dalam bentuk outline juga akan
menuntun Anda untuk mengomunikasikan ide-se dengan cara yang lebih sistematik,
efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outlime akan membantu Anda
mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga pembaca akan mengerti dan

21
memahami pola pemikiran Anda. Susunan suatu outline secara garis besar dapat
dikelompokkan ke dalam tiga kelompok

a. Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum
dari suat pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (a)
apa yang Andi inginkan terhadap pembaca untuk melakukannya atau
memikirkannya; (b) alasan yan mendasar mengapa mereka harus melakukan
atau memikirannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Menyatakan Poin-poin Pendukung yung Penting Setelah menetapkan ide pokok
pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyusun poin-poin
pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut
c. Memberikan Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-
bukti yang dapat disajikan. outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah Anda mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide. Anda siap untuk

memutuskan bagaimana urutannya yang sesuai dengan rencana organisasional.
Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a. Pendekatan Langsung (Direct Approach) Pendekatan langsung sering disebut

juga dengan istilah pendekaran deduktif (deductive approach), di mana ide
pokok suatu pesan-pesan bisnis ditempatkan pada bagian pembuka (awal),
kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan
langsung apabila reaksi pembaca cenderung positif atau menyenangkan.
Sebagai contoh, pimpinan perusahaan menyampaikan suatu penghargaan bagi
karyawan yang berprestasi, memberikan promosi jabatan, atau memberikan
insentif financial (bonus) bagi karyawan.
b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach) Pendekatan tidak langsung
sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach).
Pendekatan ini merupakan kebalikan dari pendekatan langsung, di mana bukti-
bukti pendukungnya disampaikan di bagian pembuka, kemudian diikuti oleh ide
pokoknya. Pendekatan ini sering digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan

22
 bisnis yang cenderung memberikan dampak kurang menyenangkan (negatif)
hagi penerima pesan. Sebagai contoh, surat penolakan pengajuan kredit, surat
pemutusan hubungan kerja (PHK), surat pemberian sanksi kerja, dan surat
penolakan kerja.

Kedua pendekatan organisasional dalam penyampaian pesan-pesan bisnis secara

tertulis tersebut dapat diterapkan baik untuk penyampaian pesan-pesan bisnis secara
singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal/panjang (laporan, proposal
(usulan), dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua pendekatan organisasional
tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi pembaca terhadap
maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.

Secara umum, pendekatan langsung itu baik, jika para pembaca mempunyai hasa
tertarik senang, atau netral terhadap pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Jik
mereka menolak pesan-pesan bisnis yang Anda sampaikan, tidak senang, tidak
tertank atau acuh tak acuh, Anda lebih baik menggunakan pendekatan tidak
langsung. Oleh karena itu, jika reaksi para pembaca positif, gunakanlah pendekatan
langsung, dan sebaliknya, jika reaksi pembaca negatif, gunakanlah pendekatan tidak
langsung. Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para pembaca dan
memilih pendekatan umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling
cocok sebagai berikut.

a. Direct Request
Jenis/tipe pesan-pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian
yang langsung pada poin yang dituju. Pada dasamya, penulisan direct request
(permintaan langsung) merupakan suatu bentuk permintaan atau permohonan
yang memerlukan penanganan segera kepada pihak lam. Penulisan direct request
dapat berbentuk sunt maupun memo. Sebagai contoh, jika Anda tertarik untuk
mengetahui lebih detail tentang suatu produk baru, seperti karakteristik produk,
harga, cara pembayaran, manfaat, cara menggunakan, cara memelihara, dan
sebagainya, Anda dapat membuat surat permintaan langsung. Dengan kata lain,
bila para pembaca tertarik atau memiliki keinginan yang sangat kuat, maka dapat
digunakan permintaan langsung (direct request). Karena itu. permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

23
 Dalam dunia bisnis, pesan-pesan bisnis yang rutin mencakup semua bentuk
kegiatan tulis-menulis yang biasa dilakukan sehari-hari, seperti mempersiapkan
surat pengantar pengiriman produk, surat penawaran produk baru, surat
pembelian bahan baku, dan surat tugas karyawan. Sementara itu, pesan yang
termasuk dalam kelompok pesan-pesan bisnis yang
menyenangkan/menggembirakan kepada pihak lain disebut dengan good news
(berita kabar yang menyenangkan). Sebagai contoh, pengumuman promosi
jabatan, pemberian insentif dan bonus gaji, serta memperoleh penghargaan
(pengakuan) standardisasi produk secara nasional. Jadi, pesan-pesan rutin, good
news, atau goodwill lebih cocok menggunakan pendekatan langsung
c. Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan bisnis secara tertulis yang memberikan kesan negatif atau tidak
menyerangkum (mengecewakan) pihak lain, sering disebut sebagai bad news
(berita tidak menyenangkan Pesan yang termasuk bad news antara lain: berita
tentang penolakan suatu lamaran kerja penolakan kredit, perampingan
karyawan/pegawai (pemutusan hubungan kerja/PHK), dan penurunan
pangkat/jahatan. Pendekatan yang digunakan dalam penyampaian pesan-pesan
bisnis yang tidak menyenangkan adalah pendekatan tidak langsung, yang diawali
dengan suatu pernyataan yang bersifat netral lalu diikuti dengan alasan mengapa
bad news itu muncul. Selanjutny pada bagian pertengahan dinyatakan secara
tegas dan jelas tentang pernyataan bad news tersebut. Pada pendekatan yang
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis yang tidak menyenangkan
adalah pendekatan tidak langsung,
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila pembaca benar-benar sangat tidak tertarik dengan pesan-pesan bisnis yang
disampaikan pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan dan
pendekatan yang digunakan dalah pendekatan tidak langsung. Berbagai kegiatan
yang menggunakan pendekatan tidak langsung antara lain: menawarkan produk
baru, melakukan penagihan pinjaman, dan melakukan negosiasi. Sementara itu,
pendekatan yang dapat digunakan untuk melakukan persuasi kepada pihak lain
adalah pendekatan tidak langsung.
Secara umum, pesan-pesan bisnis yang singkat dapat menggunakan salah satu
dari keempat dasar rencana organisasional tersebut. Akan tetapi, untuk pesan-
pesan bisnis yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu
24
 pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya informasi. Pola-
pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori yaitu informasional dan
aralitis: Pada umumnya, untuk jenis laporan dan presentasi dapat menggunakan
pola yang paling mudah, yaitu informasional, yang hanya sekedar menyajikan
fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Sementara yang termasuk ke dalam kategori
informasional adalah instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan
deskripsi prosedur suatu perusahaan. Untuk pesan-pesan informasional vang
panjang jelas memiliki ide pokok (main idea). yang selanjutnya dikembangkan ke
dalam sub-subtopik yang disusun secara kronologis geografis, atau tingkat
pentingnya. Sedangkan presentasi analitis (secara analitis) yang didesain ke arah
kesimpulan tertentu jauh lebih sulit. Jika tujuan Anda adalah melakukan
kolaborasi dengan pembaca dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan
persuasi atas suatu tindakan tertentu, Anda harus memilih rencana organisasional
yang memberikan argumen secara logis.

E. PENGORGANISASIAN IDE/GAGASAN
Pengorganisasian ide atau gagasan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis dapat
dilakukan melalui berbagai teknik atau cara. Menurut Kies pengorganisasian ide atau
gagasan dapat dilakukan secara kronologis, klasifikasi, tingkatan pentingnya, sebab
dan akibat. perbandingan dan kontras, serta masalah dan solusi. Masing-masing
teknik pengorganisasian ide atau gagasan itu dapat dijelaskan secara lebih rinci
berikut ini.
a. Waktu (Kronologi)
Dalam hal ini, pengorganisasian suatu ide didasarkan pada urutan waktu kejadian
atau kronologinya, di mana kejadian atau peristiwa yang terjadi paling awal
berada pada urutan pertama lalu diikuti dengan waktu kejadian atau peristiwa
berikutnya, atau sebaliknya suatu kejadian diurutkan mulai dari yang terkini lalu
diikuti dengan waktu kejadian yang mengikuti sebelumnya. Sebagai contoh,
Anda mengurutkan suatu kejadian dari tahun 2000 s/d 2011 atau sebaliknya mulai
dari kejadian terkini atau yang terbaru, yaitu tahun 2011, kemudian diikuti
dengan kejadian tahun sebelumnya yaitu tahun 2010, tahun 2009, dan seterusnya.
b. Klasifikasi/Pengelompokkan
Pengorganisasian ide dapat dilakukan berdasarkan kategori atau kelompok
tertentu Sebagai contoh, pengelompokkan yang didasarkan pada usia/umur,

25
 pendidikan, pekerjaan, jenis kelamin, dan sebagainya. Pengelompokkan
berdasarkan kriteria tertentu ini akan membantu Anda dalam mengembangkan
suatu ide atau gagasan secara lebih terarah, fokus, rinci, dan mendalam.
c. Tingkatan Pentingnya
Pengorganisasian ide atau gagasan dapat dilakukan berdasarkan urutan tingkat
penting tidaknya, di mana Anda dapat menempatkan suatu ide mulai dari yang
terpenting, lalu diikuti dengan ide yang tingkat pentingnya semakin menurun,
hingga yang terendah. Dengan kata lain, pendekatan ini lebih menekankan pada
daftar skala prioritas (DSP).
d. Sebab dan Akibat
Pengorganisasian ide atau gagasan dapat dilakukan berdasarkan hubungan sebab
dan akibat (cause and effect). Dalam hal ini, suatu gagasan atau ide dapat dimulai
dengan mengungkapkan penyebab suatu kejadian atau peristiwa kemudian diikuti
dengan akibat yang ditimbulkannya. Di samping itu, pendekatan lain juga dapat
diterapkan dengan mengungkapkan akibat dari suatu kejadian kemudian diikuti
dengan penjelasan penyebabnya.
e. Perbandingan dan Kontras/Perbedaan
Pengorganisasian suatu ide atau gagasan dapat dilakukan dengan membuat
perbandingan dan kontrasnya (comparison and contrast). Perbandingan dapat
dilakukan dengan menjelaskan persamaan dan perbedaan, kebaikan dan
keburukannya, kelebihan dan kelemahannya, serta keuntungan dan kerugiannya.
Sedangkan kontras lebih menekankan pada hal-hal yang sangat berbeda atau
kontras, seperti terbaik, terjelek, terindah, terbersih, terkumuh, termahal,
termurah, tertinggi, terendah, terpanjang, terpendek, dan sebagainya.
f. Masalah dan Solusi
Pengorganisasian suatu ide atau gagasan dapat dilakukan dengan menggunakan
pendekatan masalah dan solusi (problem solving). Dalam hal ini, Anda dapat
mengidentifikasi semua masalah yang ada, lalu masing-masing masalah tersebut
dicarikan alternatif solusinya. Sebagai contoh, penjualan suatu produk mengalami
penurunan sebesar 20 persen. Apa yang harus dilakukan oleh manajer
pemasaran? Dalam hal ini, manajer pemasaran melakukan evaluasi atas faktor-
faktor penyebab menurunnya penjualan produk tersebut

26
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Perencanaan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan segala
Sesutu agar berjalan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan yang baik akan mempermudah
pencapaian tujuan dengan cepat, tepat, dan mudah. Tahapan perencanaan pesan-pesan
bisnis meliputi: apa tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis, analisis audiens, penentuan
ide pokok, dan membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Dalam pemahaman
proses komposisi ada 3 langkah umum dalam penyusunan pesan-pesan bisnis yang
efektif, yaitu: perencanaan, pengorganisasian, revisi, dan membaca ulang. Dalam
penentuan tujuan juga ada beberapa keputusan yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
keputusan untuk meneruskan pesan, keputusan untuk menanggapi audiens, keputusan
untuk memusatkan isi pesan, dan keputusan untuk menetapkan media yang akan
digunakan.

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis tidak terorganisir disebabkan oleh beberapa hal

diantaranya; bertele-tele, memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, menyajikan Ide-
ide Secara tidak logis, dan substansi pesan terlupakan dari topik pembahasan. Hal ini perlu
diperhatikan supaya subjek dan tujuan penyampaian pesan bisnis jelas, saling berhubungan,
dan penyajiannya dengan cara yang logis. Dengan pengorganisasian pesan-pesan bisnis yng
baik maka akan membantu penerima pesan memahami suatu pesan dengan mengemukakan
poin-poin secara jelas, sehingga penerima pesan dapat menerima pesan dengan menghemat
waktu dan mempermudah pekerjaan komunikator pengorganisasian pesanpesan bisnis yang
baik. Ketika kita dapat memahami bagaimana pengorganisasian psan-pesan bisnis melalui
outline maka dapat mudah mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide serta menentukan
urutan dengan rencana organisasi.

27
 DAFTAR PUSTAKA

https://rizaamanu.blogspot.com/

https://bayuhermawan11.blogspot.com/2016/10/makalah-perencanaan-pesan-pesan-
bisnis.html

Purwanto Djoko, MBA “Resume Buku Komunikasi Bisnis”. Oleh Endah Kusniati.

28
29
30
31