DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis

Yang dibimbing oleh :

Anita Sumelvia Dewi,.S.I.,MM

Disusun Oleh :

1. Nanda Octavia Puspitasari (18130210064)

2. M. Fikri Junaidi (18130210196)

Kelas : B4 Keuangan

Program Studi : Manajemen

UNIVERSITAS ISLAM KADIRI

FAKULTAS EKONOMI

KEDIRI

2022
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI....................................................................................................................2
BAB I................................................................................................................................3
1.1 Latar Belakang.................................................................................................3
1.2 Rumusan Masalah............................................................................................4
1.3 Tujuan Masalah................................................................................................4
BAB II...............................................................................................................................5
2.1 Pengertian Surat dan Korespondensi Bisnis..................................................5
2.2 Fungsi Surat Bisnis...........................................................................................6
2.3 Pengelompokan Surat......................................................................................8
2.4 Bagian Surat dan Bentuk Surat....................................................................11
2.5 Bahasa Surat...................................................................................................17
2.6 Format Lipatan Surat dan Amplop..............................................................17
2.7 Contoh-contoh Surat Bisnis...........................................................................19
BAB III...........................................................................................................................22
3.1 Kesimpulan.....................................................................................................22
3.2 Saran...............................................................................................................22
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................23
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan

organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan

baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’

masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana

komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang

dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam

aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam

menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk

menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut

dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,

laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung

berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas

manusia dalam era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya,

manusia, organisasi, atau pun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat

demi kelancaran aktivitas bisnisnya. Berbicara dengan tulisan tentu berbeda

dengan berbicara dalam lisan. Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun

masih harus dijaga. Karena surat adalah ‘duta’ organisasi/instansi si pengirim.

Oleh karena itu, pembuat surat dan para penata administrasi kantor harus berhati-
hati dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas

perusahaannya.

Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang

penting untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum

dipakai, semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan, lambang dan

tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum

sehingga mudah dimenggerti si penerima surat. Berdasarkan uraian diatas maka

pemakalah memilih tema dasar-dasar korespondensi bisnis.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Apa pengertian surat dan korespondensi bisnis?

2. Bagaimana fungsi dari surat bisnis?

3. Apa saja pengelompokan dalam surat?

4. Bagaimana bagian-bagian surat dan bentuk surat?

5. Bagaimana Format Lipatan surat dan amplop?

6. Bagaimana bahasa surat?

7. Apa saja contoh surat-surat bisnis?

1.3 Tujuan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka tujuan pembuatan makalah
sebagai berikut:
1. Mengetahui pengertian surat dan korespondensi bisnis

2. Mengetahui fungsi dari surat bisnis

3. Mengetahui pengelompokan dalam surat

4. Mengetahui bagian-bagian surat, bentuk dan format surat

 5. Mengetahui Format Lipatan surat dan amplop

6. Mengetahui Bahasa Surat

7. Mengetahui contoh surat-surat bisnis

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat dan Korespondensi Bisnis

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan

dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis.

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris, surat adalah komunikasi tertulis

yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas,

dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran(Karyaningsih, 2018).

Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing).

Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untuk

berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari seseorang

kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi

komunikasi dan informasi yang 6 begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu

pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas,

tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/e-mail). Menurut Pusat

Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat

adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis

oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis

ataupun nonbisnis. Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang
atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan

penyelenggaraan kegiatan bisnis.

Istilah korespondensi berpadanan dengan istilah correspondence dalam

bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam

Kamus Besar Bahasa Indonesia(2016) dinyatakan bahwa korespondensi berarti

hal surat-menyurat. Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman

surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan

menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan

menggunakan surat disebut koresponden. Berdasarkan informasi di atas, dapat

dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis.

Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang

dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan

sebagainya.

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalah

komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi

atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara

instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya

dengan menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya

melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat. Dari

penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi

antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga

yang berkaitan dengan dunia bisnis.

2.2 Fungsi Surat Bisnis
Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begiru cepat

dengan adanya telepon genggam (HP), televise, radio, telegram, faksmile, dan

computer, surat tampaknya masih merupakan sarana penghubung/komunikasi

yang sangat penting bagi seseorang, kelompok, maupun organisasi pemerintah

dan bisnis. Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai

fungsi sebagai berikut:

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam

kaitannya dengan dunia bisnis, surat berfungsi sebagai pembawa pesan-

pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.

2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,

buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis,

misalnya: suratpermintaan informasi produk baru, surat penawaran produk

baru, surat pemesanan produk, surat tagihan dll.

3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli,

surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.

4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang telah di arsipkan.

Pada saat dibutuhkan, surat tersebut dapat dilihat atau di cek kembali

untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu atau

sebelumnya.

5. Bukti sejarah (historis), misalnya pada surat pendirian usaha, surat

kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat

bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis

dalam bisnis.
 6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi

kerja). Surat-surat tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam

melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

7. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis

dapat juga digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan

produk-produk yang dihasilkan perusahaan kepada pihak lain baik

perseorangan maupun lembaga/organisasi. Contoh: surat perkenalan

perusahaan, surat penawaran produk dll. Yang tak kalah penting adalah,

penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih ekonomis bila

dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon

atau telegraf

2.3 Pengelompokan Surat

Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok,

yaitu pengelompokan surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran

yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi pemakaiannya.

1. Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya Menurut wujudnya, surat surat

dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok.

a) Surat Bersampul Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat

yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas

kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

b) Kartu Pos Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan

untuk mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang

berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang

dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.

 c) Warkat Pos Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa

gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat

sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan

membuat amplop.

d) Telegram dan Teleks Telegram disebut juga sebagai surat kawat.

Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan

gram (graf) berarti tanda tang tercetak.

e) Memorandum (Memo) dan Nota Memo adalah surat yang

digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan

singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain

dalam suatu organisasi (internal Organisasi)

f) Surat Tanda Bukti Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki

fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran

tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya Menurut pemakaiannya,

surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

a) Surat Pribadi Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang

dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau

hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

b) Surat Dinas Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat

yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas

instansi pemerintah.
 c) Surat Bisnis Surat bisnis (business letters) adalah surat yang

digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan

usaha bisnis.

d) Surat Sosial Surat sosial (social letters) adalah surat yang

digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial

kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi

masyarakat pada umumnya.

3. Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat

dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang

atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi

lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan

bersifat pribadi atau privasi.

b) Surat Edaran Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara

tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang

ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang

banyak.

c) Surat Pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang berisi

pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai

atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

 a) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa

(bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.

b) Surat Konfidensial (terbatas) Surat konfidensial adalah surat yang

termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.

c) Surat Rahasia Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh

dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu.

5. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian

a) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang penanganannya

diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas

surat tersebut.

b) Surat Segera Surat segera adalah surat yang memang memerlukan

penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera,

meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

c) Surat Kilat Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan

dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh

perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

6. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya Pengelompokkan surat

menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan

pengirim surat. Oleh karena itu, maksud dan tujuan pengiriman surat

antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnyapun sangat

bervariasi

2.4 Bagian Surat dan Bentuk Surat

Bagian-bagian dari surat ialah :
1. Kepala Surat/ Kop Surat Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan

kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan

kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai

nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat

promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

a) Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau

organisasi

b) Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut

c) Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut

d) Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web. Biasanya

setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis

horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan

bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal

pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat Pencantuman tempat dan tanggal surat

tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan

tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan

kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat

instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat,

wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini. Contoh: Jakarta, 3

Januari 2014 Cirebon, 18 Mei 1990

3. Nomor Surat Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi,

perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap

 surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi

nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan

surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

a) Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun

penemuannya kembali apabila diperlukan

b) Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh

organisasi, lembaga atau perusahaan

c) Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

d) Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

e) Lampiran Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang

menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang

disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau

dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

4. Hal Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi
memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

5. Alamat Dalam Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu

alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di

dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat

dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat

dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

 a) Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata

"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang

terhormat"

b) Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi

"YTH"

c) Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju

adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu

ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama

orang.

d) Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda

titik.

e) Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih

bagus.

6. Salam Pembuka Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang

berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan

huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

7. Isi Surat berupa :

a) Pembuka Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi

sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang

disampaikan di alenia isi.

b) Isi Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

 c) Penutup Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih

atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

8. Salam Penutup Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya

menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan

salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital

dan diakhiri oleh tanda koma.

9. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan Setelah salam penutup, terdapat

nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

10. Tembusan Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak

atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian-

bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan

atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat

biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan

bentuk surat yang lainnya. Salah satu faktor yang menentukan keefektifan

surat adalah bentuknya. Surat yang ditulis dalam bentuk yang baik, akan

memberi kesan yang baik dan memiliki bentuk yang kurang baik, akan

memberi kesan yang kurang baik dan kurang menarik bagi penerimanya.

Bentuk surat (style) ialah susunan letak bagian-bagian surat (layout).

Bagian surat ini sangat penting peranannya sebagai bahan identifikasi atau

petunjuk dalam memproses surat itu sendiri. Penempatan bagian-bagian surat

pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Tiap

lembaga atau kantor tidak selalu sama dalam memakai bentuk surat,
tergantung lembaga kantor itu sendiri. Sebelum membahas lebih lanjut tentang

bentuk surat, terlebih dahulu harus dibedakan antara surat perihal dan surat

berjudul.

Berperihal adalah surat yang memakai notasi perihal dan tidak

mempunyai judul, sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul

dan tidak mempunyai perihal. Jadi, perbedaan antara surat berperihal dan surat

berjudul terletak pada sistem penulisan. Seluruh surat berperihal harus ditulis

dengan menggunakan tiga bentuk utama, yaitu:

1. Bentuk Resmi Indonesia (official style)

2. Bentuk Lurus (block style)

3. Bentuk Bertakuk (intended style)

Ketiga bentuk utama di atas masing-masing mempunyai variasi

sehingga varian bentuk surat berperihal secara lengkap adalah sebagai berikut:

1. Bentuk resmi Indonesia lama (Official Style)

2. Bentuk resmi Indonesia baru (New Official Style)

3. Bentuk lurus penuh (Full Block Style)

4. Bentuk lurus (Block Style)

5. Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)

6. Bentuk bertakuk (Intended Style)

7. Bentuk alinea menggantung (Hanging Paragraph Style)

Dalam praktik penulisan surat sehari-hari, bentuk bertakuk dan bentuk

alinea menggantung hampir tidak pernah dipakai. Alasannya : pertama, pola

suratnya menurut pengetikan yang khusus, dan ini dirasakan oleh pemakainya
 karena memerlukan waktu yang cukup lama sehingga tidak praktis; kedua, cara

pengetikan alamat tujuan pada bentuk bertakuk dan cara pengetikan alinea

pada bentuk alinea menggantung yang terasa aneh juga mengakibatkan kedua

bentuk ini tidak masuk pilihan para koresponden. Sebelumnya telah di

sebutkan selain ditulis dengan bentuk berperihal, surat boleh juga di tulis

dengan memakai judul. Bentuk berjudul sebenarnya sudah lebih dahulu akrab

dengan masyarakat Indonesia. Kita dapat mengenal misalnya surat perjanjian,

surat keputusan, surat pengumuman, dan surat perintah sebagai surat yang

selalu di tulis memakai judul, tidak memakai perihal. Varian Bentuk Resmi

Varian Bentuk Lurus Varian Bentuk Bertakuk

Dari segi penyusunannya, surat berjudul yang sederhana terkadang

lebih praktis jika dibandingkan dengan surat berperihal. Hal itu disebabkan

oleh penempatan bagian-bagian surat pada surat berjudul relative lebih

strategis dari pada surat perihal. Mengingat posisi bagian surat yang lebih

strategis itulah maka surat berjudul dapat disiapkan dalam bentuk formulir

sehingga pengetikannya lebih cepat selesai.

2.5 Bahasa Surat

Surat sebagai sebuah media komunikasi baik secara pribadi atau individu

maupun organisasi ataupun perusahaan memiliki bahasanya tersendiri.(Nengah

Sukartha, 2018) Sebagai sebuah media komunikasi, maka bahasa yang digunakan

harus baik dan memiliki standar aturan tertentu, berikut ini adalah aturan-aturan

dalam bahasa surat:

a) Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat

hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas,

 dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai

dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.

b) Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan

mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau

eksplisit.

c) Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung

mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak

berbunga-bunga atau berbasa-basi.

d) Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu

menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

2.6 Format Lipatan Surat dan Amplop

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika

berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-

asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya.

1. Format Lipatan Surat Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim

digunakan dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain ;

a) Lipatan baku (Standard fold)

b) Lipattan setengah baku (semi standard fold)

c) Lipatan akordeon (accordion fold)

d) Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

e) Lipatan tunggal (single fold)

f) Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)

g) Lipatan model prancis (french fold)

h) Lipatan model baron (baronial fold)

 2. Aneka Bentuk Amplop Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan

wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.

a) Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

1) Amplop biasa

2) Amplop berjendela

b) Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:

1) Amplop resmi

2) Amplop kartu

3) Amplop bisnis

4) Amplop pendek

5) Amplop panjang

6) Amplop lebar

7) Amplop katalog

8) Amplop mata berkait

9) Amplop mata bertali 11

c) Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

1) Amplop katalog

2) Amplop mata berkait

3) Amplop kancing bertali

2.7 Contoh-contoh Surat Bisnis

Ada banyak contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam

kehidupan bisnis sehari-hari, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat

pengaduan (claim), surat permintaan informasi, surat ucapan selamat, surat

pemberitahuan pindah alamat, surat penagihan, surat peringatan, surat perintah

kerja, dan surat perjanjian.

1. Surat pemesanan (order letters) merupakan salah saru surat bisnis yang

lazim di jumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak

dalam proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun

jasa (service).

2. Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang

penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan,

penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

3. Surat pengaduan (claim letters) adalah surat yang berisi pengaduan

pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara-cara

yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional)

4. Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang,

kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting

kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga.

5. Surat Ucapan Selamat Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan

oleh perorangan, kelompok atau lembaga (institusi) yang berisi

pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok

maupun lembaga dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

6. Surat Pemberitahuan dalam dunia bisnis merupakan surat yang berisi

suatu pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun

organisasi.
7. Surat penagihan dalam hal ini merupakan surat yang digunakan untuk

menagih hutang kepada pihak lain yang telah melampaui waktu

pembayaran yang telah ditentukan.

8. Surat peringatan merupakan surat yang ditulis untuk member peringatan

atas suatu hal kepada seseorang maupun organisasi.

9. Surat perintah kerja adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu

perusahaan kepada pihak lain (seseorang maupun organisasi), yang berisi

perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu

sesuai prosedur dan persyaratan yang telah disepakati

10. Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau

organisasi untuk memberikan pengumuman kepada pihak lain baik

seseorang maupun organisasi lain, yang dilakukan dengan cara-cara

tertentu,

11. Surat Undangan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan

salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat

strategis bagi pengambilan keputusan strategis

12. Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh

kedua belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai orang yang memberikan

kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk

melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa/

13. Surat Perjanjian merupakan surat yang berisi suatu perjanjian yang

dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak yang lain tentang suatu
 hal. Yang digunakan untuk membuat suratperjanjian adalah surat

bersegel ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai tertentu.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang

dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal,

maupun laporan bisnis. Dijelaskan juga bahwa surat merupakan sarana

komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan

menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dan

surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat bisnis berorientasi pada kegiatan
bisnis maupun gaya bahasa yang digunakan. Dalam hal komunikasi bisnis, surat

sangat besar perannya untuk menunjang proses keberlangsungan perusahaan baik

itu untuk menjalin kerja sama antara satu pihak dengan pihak lainnya. Surat

merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas

bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya

tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab

penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif

dalam organisasi.

3.2 Saran
Sebaiknya menerapkan perihal penting mengenai surat dan korespondensi

bisnis karena korespondensi sangatlah penting dalam suatu organisasi karena

surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam

organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi ini lebih diutamakan

untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan

link organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Hasil Pencarian - KBBI Daring. (2016).

https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/KORESPONDENSI diakses pada 19 Juni 2022
Karyaningsih, P. D. (2018). Korespondensi Surat Bisnis dan Dinas. In Korespondensi Surat
Bisnis dan Dinas.
Nengah Sukartha, I. (2018). Bahasa Surat. Fakultas Ilmu Budaya Universitas Udayana
Denpasar, 1–15.
Purwanto, Djoko. (2011) Komunikasi Bisnis. Surakarta: Penerbit Erlanga