KORESPONDENSI BISNIS

Makalah

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu : Prof. Dr. H. Budiman, SE, MSi, MM.

Disusun Oleh :

Kelompok 2:

Ade Rizki Maulana 1219240003

Azhar Patria Jayanagara 1219240000

Clarisa Nazma Lailla 1219240035

Delva Tristanti 1219240038

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

JURUSAN MANAJEMEN

2023
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullohi Wabarakatuh

Puji dan syukur kami persembahkan ke hadirat Allah SWT, atas rahmat
dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
“Korespondensi Bisnis” dengan tepat waktu. Makalah ini bertujuan untuk
memenuhi salah satu tugas mata kuliah komunikasi bisnis.

Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan

dalam penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman
kami. Untuk itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun
dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Tidak lupa Kami mengucapkan terima kasih kepada Prof. Dr. H.

Budiman, SE, MSi, MM. selaku dosen pengampu mata kuliah komunikasi bisnis,
dan semua pihak yang terlibat dalam pembuatan makalah ini.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada penulis
maupun bagi para pembaca.

Wassalammualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh.

Bandung, Maret 2023

Penyusun

Kelompok 2

I
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar..........................................................................................................I

BAB 1
PENDAHULUAN....................................................................................................1
1.1 Latar Belakang...................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................2
1.3 Tujuan................................................................................................................2

BAB 2
A. Pengertian Korespondensi...................................................................................3
B. Pengertian Surat dan Surat Bisnis.......................................................................3
....................................................................................................................................
C. Fungsi Surat Bisnis.............................................................................................4
D. Pentingnya Korespondensi Bisnis......................................................................5
E. Peranan Korespondensi dalam Bisnis..............................................................7
F. Pihak-pihak yang Terlibat dalam Korespondensi................................................8

BAB 3
PENUTUP................................................................................................................9
KESIMPULAN........................................................................................................9
SARAN.......................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................10

II
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dunia korespondensi bukanlah dunia yang statis, tetapi merupakan dunia

yang Dinamis, dalam artian ia selalu berkembang seiring dengan semakin
pesatnya perkembangan teknologi dan informasi dan komunikasi, baik dalam
bentuk perangkat lunak (software) atau dalam perangkat keras (hardware). Seiring
dengan tuntutan dan kebutuhan dunia bisnis dalam menyelesikan segala tugas
tugas administrasi, maka penggunaan alat bantu seperti komputer, printer, scanner,
handphone, atau telepon sudah menjadi bagian tak terpisahkan bagi suatu
perusahaan. Hal ini tidak dapat dihindarkan Ketika suatu Negara masuk dalam era
globalisasi seperti pada era saat ini.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Korespondensi
Mempunyai makna Perihal Surat Menyurat atau Perihal Berkirim-kirim Surat.
Korespondensi adalah suatu kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh seorang
individu kepada pihak lain. Tujuan pengiriman surat bisa dikirimkan baik kepada
individu lain, organisasi, atau perusahaan tertentu. Istilah korespondensi sekarang
lekat dikenal sebagai surat menyurat yang ditujukan untuk kepentingan bisnis.
Contoh dari korespondensi dalam bisnis yaitu surat ke pemasok, surat pengaduan,
surat pertanyaan, dan surat lamaran kerja.Korespondensi menjadi bentuk
komunikasi yang paling umum digunakan dalam bisnis. Di masa lalu,
korespondensi kebanyakan dilakukan melalui surat fisik atau telegraf tertulis. Di
dunia sekarang ini, definisi korespondensi diperluas dengan masuknya media
digital. E-mail, pesan teks, memo, dokumen yang dipertukarkan melalui platform
media sosial dan perjanjian digital adalah cara lain dalam menyampaikan
korespondensi.

1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan korespondensi?
2. Apa yang dimaksud dengan surat dan surat bisnis?
3. Apa saja fungsi dari surat bisnis?
4. Apa urgensi dari korespondensi bisnis?
5. Bagaimana peranan korespondensi dalam bisnis?
6. Siapa saja pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian korespondensi
2. Untuk mengetahui pengertian surat serta surat bisnis
3. Untuk memahami apa saja paparan dari fungsi surat bisnis
4. Untuk memahai seberapa penting korespondensi bisnis
5. Untuk mengetahui serta memahami peranan korespondensi dalam bisnis
6. Untuk mengetahui siapa saja pihak yang terlibat dalam korespondensi

2
 BAB 2

A. Pengertian Korespondensi

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang

digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada
pihak lain. Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu
proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk
surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk laporan yang dilakukan
oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga lain untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis merupakan bentuk
korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi dengan harapan
untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah untuk memperoleh
keuntungan atau profit.

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (lnggris) atau

Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat
resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga
diartikan sebagai surat menyurat.

B. Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang baru. Surat
digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk
berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang
kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari
satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga
melalui surat elektronik (electronic mail/email).

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen

Pendidikan Nasional, Surat dapat didefinisikan sebagai. Pengertian surat tersebut

3
bersifat umum dan berlaku untuk berbagai keperluan atau kepentingan tergantung
pada maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat. Surat yang disampaikan
kepada pihak lain dapat berupa surat pengantar, perkenalan, undangan, rapat,
pemberitahuan pindah kantor, penerimaan kerja, penolakan kerja, permintaan
barang, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan
hubungan kerja, perintah kerja, atau surat keputusan baik yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis maupun nonbisnis.
Secara umum, yang dimaksud dengan surat bisnis adalah surat yang
digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media
tertentu. Seseorang dalam menyampaikan surat bisnis dapat menggunakan media
tertentu, misalnya pengiriman lewat pos, faksimile, telepon seluler atau lewat jalur
dunia maya (Internet).

C. Fungsi Surat Bisnis

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu pesat

dengan adanya telepon, telepon genggam, televisi, radio, telegram, faksimile, dan
komputer, surat tampaknya masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang
sangat penting bagi seseorang, kelompok, maupun organisasi pemerintah dan
bisnis.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai

fungsi sebagai berikut.

a. Sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
Oleh karena itu, surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat,
pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan
surat, misalnya: objektivitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan
dipahami (kejelasan).
b. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau
permohonan buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-
masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat

4
 penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat
penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (surat klaim).
c. Sebagai alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual
beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis, seseorang
dapat melakukan pengecekan berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan
pada masa yang lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahanuntuk memprediksi
kegiatan bisnis ke depan.
d. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat
dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat atau dicek kembali untuk
mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa laluatau sebelumnya.
e. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis
tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historisdalam
dunia bisnis.
f. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja).
Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis
g. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis
dapat juga digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan
termasuk produk-produk yang dihasilkan (termasuk jasa) kepada pihak lain
baik perseorangan maupun lembaga/organisasi. Sebagai contoh, surat
perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan
(dapat juga diiklankan melalui media massa)

D. Pentingnya Korespondensi Bisnis

Kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan
melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili
dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui
negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa

5
korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan
international pada umumnya.

Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang

mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya citra, reputasi
dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

1. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya
mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang
telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau
personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat,
isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari
eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya
diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu
desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun
dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan,
terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas
perusahaan.
2. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama maka hal
ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan
usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama adalah salah satu ukuran yang dapat
dipakai untuk apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya
tentang tepat mutu dan tepat waktu.
3. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan
reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam
memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik.
Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara

6
 otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan
dalam aktifitas transaksi bisnisnya.

E. Peranan Korespondensi dalam Bisnis

Korespondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari

kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki
peranan sebagai berikut:

1. Menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat

Dalam kehidupan Sehari-hari, kesalahan dalam penulisan berbagai surat
masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit,
tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk
dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh tidak adanya pengarahan
dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik, baik di lingkungan
keluarga maupun organisasi, kemudian kesalahan kedua yaitu masyarakat
sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat. Surat yang
acak-acakan bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru
akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespondensi secara tidak
langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik,
jelas, dan tepat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak
lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga
komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama
yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan
Tidak Semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui
kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara
perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting
dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun
eksternal perusahaan.

7
F. Pihak-pihak yang Terlibat dalam Korespondensi
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi
adalah:
1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi
surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar
dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

8
 BAB 3
PENUTUP

A. Kesimpulan

Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.

Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat
secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup
profit secara maksimal.

Korespondensi bisnis masa kini diimplementasikan dalam bentuk

pembuatan surat-surat menggunakan teknologi informasi. Microsoft Word 2010
merupakan senjata yang paling ideal untuk menyusun surat-surat bisnis secara
praktis dan efisien.

Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan

terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan
surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus
keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi
yang berlangsung di suatu perusahaan.

Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengelompokan ide – ide

secara tepat. Ada dua pendekatan organisasional yang cukup mendasar, yaitu
pendekatan langsung dan tak langsung. Dengan pendekatan langsung, ide pokok
ditempatkan pada bagian terdahulu kemudian baru diikuti bukti – bukti
pendukungnya, sedangkan pendekatan tak langsung, bukti – bukti pendukung
ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi pesan- pesan yang akan
disampaikan. Sementara itu, pendekatan tidak langsung adalah tepat untuk orang–
orang yang bersikap skeptis atau tidak senang terhadap pesan – pesan yang akan
disampaikan.

9
B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah penting

dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari
proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi
ini lebih diutamakan untuk lingkungan eksternorganisasi yang sangat berpengaruh
dalam menciptakan link organisasi.Dengan adanya korespondensi yang baik dan
rapi, maka dapat mendukungtercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan
(Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset

Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis, Edisi 4. Jakarta: Erlangga.

10