SURAT BISNIS, PEMBAGIAN SURAT, TUJUAN SURAT BISNIS,

BENTUK SURTA BISNIS

Disusun guna memenuhi Tugas Mata Kuliah Managemen Komunikasi Bisnis

Dosen pengampu : AFRINA S.Pd. MM

Disusun oleh:

IDA FEBRIANI

IDA OCTAVIA

PROGRAM STUDY PERBANKAN SYARIAH

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI) MA’ARIF KALIREJO

2021-2022
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT, Tuhan Maha Penciptakan, Alam Semesta dan isinya,
Shalawat serta salam semoga Allah limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW,
keluargamya, sahabat- sahabatnya dan para pengikutnya yang setia hingga akhir
zaman.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Komunikasi bisnis dan
membahas tentangpengertian surat bisnis, pembagian surat bisnis, tujuan surat
bisnis dan bentuk surat bisnis. penulis menyusun makalah ini secara sistematis
dan sesuai dengan kaidah ilmiah, dengan maksud agar bisa dijadikan refrensi
tambahan bagi pembaca. Semoga dengan makalah ini kita dapat memahami dan
menambah wawasan kita tentang surat bisnis. Dalam penulisan makalah ini,
tentunya masih banyak kekurangan yang perlu diperbaiki. Oleh karena itu, dengan
kerendahan hati, penulis mohon maaf dan mengharapkan kritik serta saran yang
membangun dari para pembaca, karena masih dalam tahap pembelajaran. Semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Maret 2022

Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Suatu organisasi dan perusahaan harus mengadakan hubungan
mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar
aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam
upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih
memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya.
Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya
adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data
melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis
diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk

menyampaikan informasidari suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan,pengumuman,
pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya.
Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung
berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harusbertatap muka terlebih
dahulu. Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti
otentiktertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan
kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien
serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dankecermatan
tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana
yang diinginkan oleh pengirimnya.Bagi masyarakat umum istilah
surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat digunakanoleh
seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untuk berbagai
kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang
kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan
 teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan
penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat
dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat
elektronik (electronic mail/e-mail).

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu pengertian surat bisnis?
2. Bagaimana pembagian surat bisnis?
3. Apa fungsi dari surat bisnis?
4. Apa bentuk surat bisnis

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian surat bisnis
2. Untuyk mengetahui pembagian surat bisnis
3. Untuk mengetahui fungsi surat bisnis
4. Untuk mengetahui bentuk surat bisnis
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat Bisnis

Secara umum, surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seorang
lembaga organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.
Dalam menyampaikan surat bisnis seseorang dapat menggunakan media
tertentu misalnya, pengiriman lewat pos, telepon seluler, atau lewat jalur
dunia maya.1 Hubungan antara pihak-pihak yang terkait ( pengirim dan
penerima ). Dlam suart menyurat tersebut sering disebut dengan istilahg
korespondensi. Korespondensi atau surat menyurat merupakan suatu
kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.
Korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara stau
pihak yang lain secara perorangan atau lembaga yang berkaitan dengan
dunia bisnis.

B. Fungsi Surat Bisnis

Teknologi informasi dan komunikasi berkembang begitu cepat adanya
telepon, telepongenggam, televisi, radio, telegram, faximile, dan computer,
surat tampaknya masih merupakansarana penghubung atau komunikasi
yang sangat penting bagi seseorang, kelompok, maupuanorganisasi
pemerintah dan bisnis.

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat.
Kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai
pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesankepada pihak lain.

1
Djoko Purwanto, Korespondensi Bisnis Modern, Erlangga 2007 h. 2
 Berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, pengirim surat kaidah
penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika,
kesederhanaan, dankemudahan dipahami (kejelasan).


2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau

permohonan, buah pikiran ataugagasan yang berkaitan dengan
masalah-masalah bisnis, surat permintaan informasi produk baru, surat
penawaran produk baru, surat pemesanan produk baru, surat
penagihan.surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan
(klaim)
3. Alat bukti tertulis (document tertulis). Surat perjanjian jual beli, surat
perintah kerja, suratkerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
Melalui surat-surat bisnis yang dapatdipakai untuk alat bukti,
seseorang dapat melakukan pengecekan berbagai kegiatan bisnisyang
telah dilakukan pada masa yang lalu dapat dipakai sebagai bahan untuk
memprediksikegiatan bisnis kedepan.
4. Alat untuk mengingat, surat-surat bisnis yang diarsipkan. Surat -surat
bisnis tersebut dapatdilihat atau dicek kembali untuk mengingat
berbagai kegiatan yang telah dilakukan dimasalalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah (histories), surat surat izin pendirian usaha, surat
kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (marger) surat-surat
bisnis tersebut sangat berharga sebagai buktihistoris dalam dunia
bisnis.
6. Pedoman kerja surat keputusan dan surat perintah dan (instruksi kerja).
Berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu
kegiatan bisnis.
7. Media promosi bagi pengirim surat digunakan oleh sipengirim surat
untukmempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang
dihasilkan (termasuk jasa).Kepada pihak lain baik perseorangan
 maupun Lembaga/organisasi. Surat perkenalan perusahaan, surat
penawaran produk, dan surat pemberitahuan.

Kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lisan dapat

menghindari kesalahandalam berkomunikasi karena pengirim pesan
dapat mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dansejelas-jelasnya.
Sehingga apa yang disampaikan dalam surat tersebut dapat dipahami
dengansebaik-baiknya. Penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat
lebih ekonomis bila dibandingkandengan penyampaian pesan-pesan
bisnis melalui telepon atau telegraf.

C. Kelemahan Dan Kelebihan Surat Bisnis

1. Kelebihan Surat Bisnis
Surat bisnis merupakan alat yang lebih formal dibandingkan dengan e-
mail atau faksimile. Surat bisnis akan mewakili perusahaan Anda
dengan baik jika digunakan dengan tujuan yang baik dan benar.
Selain itu, jika dikirim secara individual dan ditandatangani, penerima
akan merasa lebih dihargai oleh perusahaan atau instansi daripada
menerima e-mail standar maupun faksimile.

2. Kelemahan Surat Bisnis

Kelamahan utama mengirimkan surat bisnis adalah surat bisnis
bukanlah alat komunikasi instan. Kita memerlukan waktu satu hingga
dua hari untuk mengirimkan surat tersebut.
Selain itu, ada juga risiko surat hilang dan tidak pernah sampai ke
tangan penerima. Hal itu tentu bisa menyebabkan masalah pada masa
yang akan datang, apalagi jika menyangkut order maupun
lamaran kerja,

D. Bentuk surat bisnis

1. Surat permintaan
 Surat permintaan adalah surat yang digunakan pihak tertentu untuk
menyatakan suatu keinginan atau permintaan tertentu ( produk )
kepada pihak lain ( mitra bisnis ) . Surat ini juga sering disebut sebagai
order permintaan  ( PO= Purchase Order ), surat ini merupakan bagian
dari bentuk surat bisnis 
2. Surat penawaran
Surat penawaran adalah surat yang digunakan untuk menawarkan
sesuatu ( produk atau kemampuan ) yang dimiliki oleh pihak lain .
Biasanya surat penawaran ini diajukan kepada perusahaan disertai
dengan company profile atau portofolio . Surat ini merupakan bagian
dari bentuk surat bisnis.
3. Surat perjanjian (kontrak)
Surat perjanjian dalah surat yang berisikan tentang hak dan kewajiban
yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak yang bersepakat serta
sanksi - sanksi yang mengikat , dan ditandatangani oleh pihak yang
bersepakat diatas materai .  Surat ini merupakan bagian dari bentuk
surat bisnis .
4. Mou (memorandum of understanding)
mou adalah bentuk lain dari surat kesepakatan antara kedua belah
pihak dengan nota kesepahaman yang berisikan kesepakatan diantara
kedua belah pihak untuk melakukan kerja sama dalam satu atau lebih
bentuk . Surat ini merupakan bagian dari bentuk surat bisnis.

E. Bagian Surat Bisnis

Berikut ini merupakan beberapa bagian dalam surat bisnis adalah sebagai

berikut :

1. Kop surat 

Kop surat harus dimasukkan di dalam bagian surat bisnis . Tujuannya

buat mengenali siapa pengirim pesan atau surat tersebut . Semacam
yang kita tahu, tiap  perusahaan / industri dan instansi mempunyai kop
surat yang berbeda- beda . Walaupun demikian, pesan dan informasi
 yang tertuang di dalamnya tidak jauh berbeda, semacam nama
perusahaan / industri dan instansi , alamat email , logo bisnis, no
kontak, no kantor pos, serta lain- lain.

2. Tanggal

Jangan lupa buat memasukkan tanggal yang bertepatan pada hari

kalian menuliskan pesan atau surat tersebut. Umumnya, tanggal
diletakkan di dasar judul, tepatnya di pojok kanan atas surat.

3. Data penerima

Pentingnya buat mencantumkan data penerima dalam surat bisnis .

Alasannya , bila tidak terdapat datanya sama sekali , otomatis pesan
atau surat bisnis tersebut tidak akan terkirim. Nah, apa saja kira- kira
data yang wajib dicantumkan? Dikutip dari The Balance Careers,
paling tidak wajib terdapat nama penerima, jabatan, perusahaan /
industri dan instansi , serta alamat perusahaan / industri dan instansi
mereka.

4. Salam

Perkataan salam pada dasarnya bisa dijadikan selaku pembuka pesan .

Kalian dapat memakai salam sapaan semacam Dear Mr/ Mrs.( nama
penerima) ataupun memakai sapaan yang lain.

5. Body ataupun isi surat

Dalam surat bisnis, kalian dapat membuat paragraf dengan

membaginya jadi 3 bagian, ialah paragraf pembuka, isi, serta paragraf
penutup. Paragraf pembuka dapat kalian mulai dengan uraian alasan
kalian mengirim surat atau pesan tersebut.

Kemudian, pada bagian isi jelaskan data penunjang, misalnya tempat

undangan , bertepatan pada , jam, serta lain- lain. Setelah itu, di
paragraf terakhir merupakan bagian penutup. Kalian dapat
membagikan perkata buat menunggu pihak dari penerima serta
mengucapkan terima kasih.

6. Tanda tangan

Pada bagian akhir surat bisnis, jangan lupa buat membubuhkan tanda

tangan beserta nama jelas pengirim surat bisnis . Tidak hanya itu, bila
memerlukan catatan spesial , kalian dapat meningkatkan post script
ataupun P. S di bawahnya .
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.bahyudinnor.com/2020/03/tujuan-manfaat-surat-bisnis.html

https://www.adminmuda.com/2021/10/surat-bisnis-adalah.html

Djoko Purwanto, Korespondensi Bisnis Modern, Erlangga 2007 h. 2