RMK KOMUNIKASI BISNIS

“Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis”

(Drs. Djoko Purwanto, MBA.)

Disusun oleh: Kelompok 6

Lia Triningrum (F0319075)
Lusiana Tungga Dewi (F0319077)
Maritsa Hadana (F0319080)
Maulana Yusuf (F0319082)
Mutiara Nabillah (F0319092)
Shefa Maulana Malik (F0319130)
Tinita Kesait (F0319148)

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
TAHUN 2021
Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Pengertian surat secara umum adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis maupun nonbisnis. Dalam menulis surat yang baik, maka ada beberapa yang hal perlu
diperhatikan, antara lain bahasa yang mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana,
isi pesannya jelas, tegas, dan tidak bertele-tele. Dalam menulis surat ada hal yang tidak kalah
penting yaitu pemilihan jenis kertas, dimana untuk surat kertas yang digunakan harus dengan
keadaan baik, bersih, dan ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat. Bisa
dikatakan yaitu yang tidak terlalu tipis dan tidak terlalu tebal).

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan
informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis. Surat-surat yang
bisnis yang beredar di masyarakat, antara lain surat pemesanan produk, surat penawaran produk,
surat permintaan informasi, surat perkenalan bisnis, dan surat pindah alamat kantor.
Korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang
lain, baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.

Surat memang merupakan salah satu media komunikasi bisnis dan nonbisnis kepada
pihak lain. Namun seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, terdapat
surat elektronik (electronic mail / e-mail), serta mengirim surat lamaran kerja dan resume melalui
internet.

Fungsi Surat Bisnis

Fungsi surat bisnis selain sarana komunikasi, antara lain :

a. Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Sebagai wakil atau duta
pengirim surat. surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan
untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan
panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa
harus datang sendiri.
b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, dan permohonan, serta buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis. Contohnya seperti
surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan
produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (surat
klaim).
c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), seperti surat perjanjian jual beli, surat perintah
kerja, surat kerjasama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
d. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat dibutuhkan
surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
 e. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat penggabungan
usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai
bukti historis dalam dunia bisnis.
f. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat
bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu
kegiatan bisnis.
g. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat
digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk
produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun
instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan
surat pemberitahuan.

Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

a. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat berserta sampul/amplopnya. Isi
surat bersampul boleh terdiri atas beberapa lembar kertas dengan berat maksimum
tertentu sesuai dengan peraturan kantor pos. Bila berat sudah melebihi batas yang
ditetapkan, perangkonya harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang telah
ditentukan.

b. Kartu Pos

Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan
kantor pos. Ada juga yang berukuran lebih besar, antara lain 15 cm x 20 cm yang
dikeluarkan perusahaan swasta.

c. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Kertas
warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk amplop. Ke
dalam amplop warkat pos yang sekaligus merupakan lembaran isi surat tidak boleh
dimasukkan benda apa pun.

d. Telegram dan Teleks

Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram yang berarti tanda yang
tercetak. Jadi telegram adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. Kata telex
sebenarnya merupakan singkatan dari telegrafer exchange yang berarti pertukaran berita
 yang tercetak dari jarak jauh. Pesawat teleks juga disebut teletypewriter atau teleprinter
yang bermakna pengetik atau pencetak jarak jauh

e. Memorandum dan Nota

Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Memo
dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk
antarpejabat dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran
setengah folio atauu setengah kuarto

f. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai
sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan
keabsahan suatu hal. Wujudnya sangat beragam. Contoh: surat faktur, kuitansi, dan tanda
terima.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaianya

a. Surat Pribadi

Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang
sifatnya personal atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki
format penulisan yang baku dan cendrung bersifat informal. Surat-surat pribadi ini timbul
dalam persoalan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara keluarga, antra
teman, antar sejawat. Salah satu contoh surat pribadi adalah surat perkenalan, surat cinta,
surat undangan perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan
sejenisnya

b. Surat Dinas

surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
pemerintah. Karena berkaitan dengan kegiatan dinas dan bersifat formal, maka surat
dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan
korespondensi instansi tertentu. Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi
kedinasan yang sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan.
pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada instansi lainnya dan dari instansi kepada
karyawan dan sebaliknya.
 c. Surat Bisnis

Sering juga disebut surat niaga, merupakan surat yang digunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan
percetakan), perdagangan (toko buku), dan usaha jasa (perusahaan asuransi, jasa
konsultan dll). Termasuk dalam kategori surat bisnis adalah surat pemberitahuan, surat
penawaran, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat
pengiriman produk,

d. Surat Sosial

surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk
berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Termasuk dalam lembaga
sosial seperti Lembaga Yayasan Anak Yatim-Piatu, Badan Amil Zakat Nasional, Dompet
Duafa, dan lain sebagainya yang bergerak dalam bidang sosial. Contoh surat sosial adalah
surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan batuan dana kepada
masyarakat,

Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

a. Surat Biasa
yaitu surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang
atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat
pribadi/privasi.

b. Surat Edaran
yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang atau suatu
lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak.

c. Surat Pengumuman
yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh
pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bila disebarluaskan melalui
media massa).

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

a. Surat Biasa
yaitu surat yang isinya tidak bersifat rahasia, dapat beramplop atau tanpa amplop.
Apabila surat biasa tidak disertai amplop maka orang lain dengan mudah dapat
 mengetahui isi surat itu. Namun bila surat biasa itu dimasukkan ke dalam amplop, maka
orang lain yang tidak berhak menerima sebaiknya tidak membukanya.

b. Surat Konfidensial (Terbatas)

yaitu surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu. Artinya, surat
tersebut ditujukan untuk pejabat tertentu dan bukan untuk disebarluaskan dalam suatu
organisasi.

c. Surat Rahasia
yaitu surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu dalam
suatu organisasi.

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

a. Surat Biasa
yaitu surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada perlakuan khusus
atas surat tersebut.

b. Surat Segera
yaitu surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan
dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

c. Surat Kilat
yaitu surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan
memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat lainnya.

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung pada maksud dan
tujuan pengirim surat. Karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu
dengan yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi.

Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum, bagian surat (baik surat dinas maupun surat bisnis) memiliki beberapa kompenen
penting berikut:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas
dalam sebuah surat. Kepala surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis,
badan, instansi yang mencangkup: nama instansi (organisasi), alamat lengkap, nomor
telepon, nomor facsimile, kode pos, alamat email atau alamat web, serta logo atau
 lambang dari instansi tersebut. Kepala surat dapat ditulis dengan huruf kapital, maupun
kombinasi dengan huruf kecil. Dalam perkembangannya, penulisan kop surat menjadi
variative, ada yang berpola rata kiri, tengah, atau kanan.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis.
Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi
kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan
mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.
3. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal
Kata ‘nomor, lampiran, dan hal’ ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan
titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya
diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut. Penomoran surat
dalam surat dinas/bisnis biasanya sesuai dengan kode pengarsipan yang dianut, yang
bersifat bebas dan mudah untuk ditelusur. Penulisan kata hal/perihal dapat sebelum atau
setelah penulisan alamat yang dituju, atau setelah salam pembuka.
4. Nama dan Alamat Surat
Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun non
akademis secara benar ejaannya.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan
kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud/tujuan penulisan surat.
6. Isi Surat
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirimkepada penerima
surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka,
paragraf isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka sebagai pengantar isi yang ingin
disampaikan. Paragraf isi berisi hal sebenarnya yang ingin disampaikan oleh pengirim
surat, dan hendaknya disampaikan secara singkat, lugas, dan jelas. Paragraf penutup
merupakan kesimpulan dan kunci isi surat, juga dapat berisi harapan pengirim maupun
ucapan terima kasih.
7. Salam Penutup
Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat), sopan, atau etika berkirim surat.
8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi.Setelah surat
ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.
Perlu diperhatikan bahwa Nama tidak perlu ditulis kapital semua, tidak perlu ditulis di
dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri titik; Nama jabatan
ditulis dibawah nama pengirim.
9. Tembusan
Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki
surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Kata
tembusan diikuti titik dua tanpa digarisbawahi. Tembusan dicantumkan jika surat tersebut
memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang terkait
10. Inisial
Inisial atau sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membantu konsep dan
yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan
pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep
dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.
Adapun bentuk surat ialah suatu pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat.
Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuaidengan fungsi dan perannya,
terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untukmemproses surat tersebut. Ada beberapa bentuk
surat:

1. Bentuk Lurus Penuh (Full-Block Style), seluruh bagian surat kecuali kop surat,
pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri.
2. Bentuk Lurus (Block Style), pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri,
kecuali untuk kop surat, tanggal dan alamat.
3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style), yang membedakan bentuk Semi Block Style
dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok
5 karakter ke dalam, kemudian tanggal atau tanda tangan berada di sebelah kanan surat,
4. Bentuk Bertekuk (Indented Style), ciri khasnya adalah alamat dalamnya yang berlekuk
5. Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style), ciri khasnya terletak pada isi
paragpraphnya, dimana baris kedua dan seterusnya pada paragraf surat tersebut dimulai 5
baris (menggantung).
6. Bentuk Surat Amerika (American Style),
7. Bentuk Surat Inggris (British Style)

Bahasa Surat

Sebagaimana kita ketahui bahwa dalam paragraf isi surat tercantum pesan pengirim yang ingin
disampaikan pada penerima surat. Agar pesan yang disampaikan itu komunikatif dan mudah
dipahami oleh penerima surat, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai
dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat menyurat, seperti bagaimana memilih
kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat.

Melalui penggunaan bahasa tulis yang dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur pemikiran
seseorang secara tidak langsung dapat dipahami, termasuk sejauh mana respect pengirim surat
terhadap pihak lain. Misalnya bahasa yang kacau, tidak runtut, dan menggunakan kata yang
terkesan kasar atau tidak etis, secara tidak langsung akan memberikan kesan kurang sopan atau
kurang mampu menghargai orang lain.

Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang
baik atau baku, lazim (umum atau biasa) dan cermat. Perlu dihindari penggunaan kata kata yang
belum diakui kebakuannya. Disamping pemilihan kata yang baik menulis surat-surat bisnis juga
perlu memilih kata yang lazim dalam masyarakat yaitu kata-kata yang sudah dikenal sedapat
mungkin gunakanlah kata atau istilah dalam bahasa Indonesia. Di samping pemilihan kata yang
baku dan lazim bahasa surat bisnis juga perlu mempertimbangkan pemilihan kata secara cermat.
Dalam hal ini pengirim surat sebaiknya melihat kedudukan dari siapa penerima surat apakah
pangkat dan kedudukannya lebih tinggi atau penerima surat mempunyai kedudukan yang
sederajat dengan pengirim surat. Sebagai contoh penggunaan sapaan bapak, ibu, saudara dan
Anda harus tepat atau sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima surat. Jangan sampai surat
yang dimaksudkan untuk saling mempererat tali persaudaraan justru menimbulkan kesan yang
kurang baik kepada penerima surat. Oleh karena itu Pemilihan kata secara cermat perlu
diperhatikan secara seksama meskipun suatu kata mempunyai pengertian yang sama, tetapi kalau
kurang tepat dalam penggunaannya dalam suatu kalimat akan berakibat kurang baik bagi
penerima surat.

Format Lipatan Surat dan Amplop

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi dalam
dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-asalan akan memberikan kesan atau citra
yang kurang baik bagi pengirimnya. apabila hal itu dilakukan oleh suatu lembaga bisnis atau
perusahaan, nama perusahaan secara tidak langsung ikut menjadi taruhannya. Oleh karena itu,
meskipun masalah lipat melipat surat-surat bisnis nampak sepele, ternyata hal itu dapat
memberikan image atau citra baik positif maupun negatif bagi suatu perusahaan yang
mengirimkan surat tersebut.

Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis,
antara lain:

1. Lipatan baku (standard fold)

2. Lipatan setengah baku (semi standard fold)
3. Lipatan akordion (accordion fold)
4. Lipatan akordion (semi accordion fold)
5. Lipatan tunggal (single fold)
6. Lipatan ganda atau paralel (parallel/double fold)
7. Lipatan model Prancis (French fold)
8. Lipatan model Baron (Baronial fold)

Masing-masing bentuk lipatan surat memiliki perbedaan antara model yang satu dengan model
yang lainnya.

Aneka Bentuk Amplop

Pada umumnya, pengiriman surat-surat bisnis selalu dilengkapi dengan amplop baik yang
berukuran kecil, sedang, maupun panjang. Amplop berfungsi sebagai salah satu cara menjaga
kerahasiaan isi surat. Pengiriman surat-surat, proposal, dan laporan bisnis dalam amplop,
disamping merupakan bagian dari etika berkorespondensi juga sekaligus berfungsi sebagai media
promosi bagi suatu organisasi bisnis atau perusahaan. Mengapa demikian? umum diketahui pula
bahwa Amplop yang dilengkapi dengan identitas suatu organisasi bisnis seperti logo, nama, dan
dan alamat lengkap perusahaan merupakan suatu media promosi tidak langsung bagi suatu
perusahaan. pengiriman surat Amplop yang baik, bersih dan rapi akan memberikan kesan serta
Citra positif bagi penerima surat (pembaca).

Dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya dan penggunaannya.

a. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi :

- Amplop biasa
- Amplop berjendela
b. berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:
- Amplop resmi
- Amplop kartu
- Amplop bisnis
- Amplop pendek
- Amplop panjang
- Amplop besar
1. Amplop katalog
2. Amplop mata berkait
3. Amplop kancing bertali
c. berdasarkan penggunaannya, amplop dapat dibedakan menjadi:
- Amplop katalog
- Amplop mata berkait
- Amplop kancing bertali

Contoh Surat Bisnis

Surat Pemesanan

Merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan
yang bergerak dalam proses pengolahan, perdagangan, maupun jasa. Surat pemesanan adalah
surat yang dibuat oleh sesorang atau sekelompok orang untuk melakukan pemesanan barang/jasa
kepada pihak lain guna memenuhi berbagai kebutuhan mereka. Dalam Penulisan surat ini perlu
dicantumkan nama barang yang dipesan, jumlah barang, harga per unit barang, dan spesifikasi
pesanan. Contoh surat pesanan :
Surat Konfirmasi
Adalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan
serta penegasan atau meyakinkan atas sesuatu. Dalam menulis surat konfirmasi, pada paragraf
awal perlu dijelaskan tentang latar belakang perlunya membuat surat konfirmasi. Contoh surat
konfirmasi :

Surat Pengaduan

Adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan)
dengan cara-cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa
dirugikan atau dikecewakan, agar segera memeroleh solusi (jawaban) terbaik bagi kedua belah
pihak. Contoh surat pengaduan :
Surat Permintaan Informasi

Adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai
informasi penting kepada pihak lain. Contoh surat permintaan informasi :
Surat Ucapan Selamat

Adalah surat yang dikirimkan oelh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi
pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok maupun lembaga dalam
melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.
Surat Pemberitahuan

Adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan tentang
sesuatu kepada pihak lain, baik perorangan maupun organisasi. Contonya, surat yang
memberitahukan tentang pindah alamat kantor, perubahan nomor telepon, perubahan logo
perusahaan, pergantian pimpinan perusahaan, perubahan harga, pembukaan kantor perwakilan
yang baru, dan peluncuran produk baru. Surat pemberitahuan pindah alamat baru berguna untuk
menjaga hubungan atau relasi dengan pihak terkait dan juga sebagai media promosi.
Surat Penagihan

Penagihan dalam dunia bisnis terjadi ketika suatu pihak tidak dapat memenuhi kewajibannya
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Sehingga surat penagihan adalah surat yang
digunakan untuk menagih utang pihak yang telah melampaui waktu yang ditentukan. Dalam
menulis surat penagihan harus memperhatikan tata acara penulisan yang baik, yaitu
menggunakan bahasa yang sederhana, tidak berbelit-belit, menggunakan kata yang dikenal
banyak orang, dan dengan Bahasa yang sopan.
Surat Peringatan

Adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain, baik
seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas suatu hal. Contohnya, surat peringatan
kepada debitur untuk segera melunasi utangnya, surat peringatan untuk pelanggan agar tidak
tertipu dengan produk tiruan atau bajakan.

Surat Perintah Kerja (SPK)

Adalah surat yang ditulis oleh pimpinan perusahaan kepada pihak lain yang berisi perintah untuk
mengerjakan pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang
telah disepakati.
Surat Pengumuman

Adalah surat yang digunakan seseorang atau organisasi untuk mengumumkan kepada pihak lain
yang dilakukan dengan cara tertentu, misalnya pengumuman di papan pengumuman atau media
massa.
Surat Undangan RUPS

RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam organisasi bisnis yang sangat strategis bagi
pengambilan keputusan strategis, misalnya keputusan yang berkaitan dengan bagaimana
pengembangan bisnis ke depan, dan bagaimana menentukan para manager puncak yang
benar-benar professional dalam bidangnya.

Surat Kuasa

Adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu pihak pertama
yang sebagai orang yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima
kuasa untuk melakukan dan berrtindak sesuatu atas nama pemberi kuasa. Dalam pembuatannya,
ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya surat kuasa dibuat di atas surat bersegel
atau surat bermaterai secukupnya, surat kuasa dibuat tanpa paksaan dan dalam keadaan sehat
jasmani rohani, dan isinya harus jelas menyangkut tugas masing-masing pihak baik pemberi
kuasa maupun penerima kuasa. Surat kuasa berisi nama, TTL, alamat, pekerjaan/jabatan, tanda
tnagn, masalah yang dikuasakan, tanggal pembuatan, dan masa berlaku surat kuasa.

Surat Perjanjian

Adalah surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak
yang lain tentang suatu hal. Jenis surat yang digunakan untuk membuat surat perjanjian adalah
surat bersegel ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai tertentu (contohnya
Rp10.000). melalui surat tersebut, kedua belah pihak harus menyepakati apa saja yang ada di
dalamnya. Jika salah satu pihak ingkar atau tidak mengakui isi surat, maka pihak lain dapat
mengajukan tuntutan atau gugatan secara hukum kepada pihak yang berwenang. Jenis surat
perjanjian yang berkaitan dalam dunia bisnis, misalnya surat perjanjian jual beli, surat perjanjian
sewa-menyewa, surat perjanjian kontrak rumah, surat perjanjian kerja sama, surat perjanjian
penerbitan buku, surat perjanjian pemborongan, dan surat perjanjian peminjaman uang.