JAWABAN UAS KOMUNIKASI BISNIS

NAMA : DWI ABRI PRATIWI

NIM : 1834021059

RUANG : 309/REGULER PAGI

DOSEN : Dr. BONGSU SARAGIH, SE., MM

UNIVERSITAS KRISNADWIPAYANA

FAKULTAS EKONOMI

MANAJEMEN

2020
1. Analisis audiens adalah sebuah kegiatan yang dilakukan untuk memahami
kepentingan, nilai, dan tujuan dari orang yang ingin anda pengaruhi untuk
melakukan sesuatu. Analisis audiens merupakan sebuah hal yang penting
dalam ilmu manajemen atau wirausaha. Dengan melakukan analisis
audiens, anda dapat mengetahui bagaiman cara berfikir lawan anda, dan
mengetahui apa yang lawan anda inginkan untuk dapat mendukung anda.
Analisis audiens dapat dilakukan dengan beberapa cara, yakni.
 Melakukan observasi secara langsung
 Menggunakan sebuah data sampel
 Mengambil kesimpulan dari object yang dianaisis

2. Pengertian pesan bisnis negative (bad news)

Menyampaikan berita buruk merupakan sebuah fakta kehidupan
bisnis bagi hamper semuakomunikator bisnis. Dalam setiap bisnis, sesuatu
kadang-kadang berlangsung salah. Barang tidakdikirimkan, sebuah produk
gagal menunjukkan kinerja yang diharapkan, pelayanan buruk,tagihan
kacau, atau konsumen salah paham. Karena berita buruk mengecewakan,
menggangudan terkadang membuat penerima marah, pesan ini harus
ditulis hati-hati. Perasaan buruk terkaitdengan berita yang mengecewakan
pada umumnya bisa dikurangi jika (1) pembaca tahu alas anpenolakan (2)
berita buruk disampaikan dengan peka.
Contoh pesan bisnis negative (bad news)

Surat Penolakan Pesanan

PT.SUMBER ABADI
Jl.Kebumen No.40 Purwokerto
Telp(021)554045

Nomor : 050/SA/IV/2016
10 Maret 2016
Yth,manager
PT.Nusantara
Jaya Jl.Hayamwuruk No.04
Bandung

Perihal : penolakan pesanan

Dengan hormat.

Terimakasih kami sampaikan atas surat pesanan saudara pada tanggal 5

maret 2016 denganno. 055/SA/IV/2016,yang berisi pesanan 10 komputer
merk tosiba dengan pembanyaranyang akan dilakukan secara cash on
delivery.

Untuk saudara ketahui, bahwa persediaan baraguntuk komputer merk

tosibadi perusahaankami saat ini sedangtidak tersedia ,kemungkinan
barang tersebut akan tersedia kembali padatanggal 20 april 2014,mohon
maaf pesanan saudara tidak dapat kita penuhi atau dengan katalain ,kami
tolak. Kami harap saudara dapat memehami alasan tersebut.atas penolakan
ini kami mohon maaf dan untuk perhatiannya kami ucapkan terimaksih.
 Pengertian pesan bisnis positif (good news)
Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill
Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan
pendekatan langsung (deduktif ).

Contoh pesan bisnis positif (good news)

Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah
diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat
anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai
Sales  Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp. 4.000.000
per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4
Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09.00 pagi. Saya
akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan
membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi
anda.  Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian
pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab
anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda
tanggal 4 Nopember 2013 Menyampaikan pesan positif dengan nada
bersahabat dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan.

3. Lembaran Surat

Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat

dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif,
ekonomis, dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti
tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman
kerja.

Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau

surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah
kerja yang dapat dijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga,
 instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau
perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum,
pengumuman, dan disposisi.

1. Surat Perintah

Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada
bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah
berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya
selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada
pimpinan.
Surat perintah terdiri atas:
kepala surat
pembukaan
isi surat perintah
kaki surat/bagian akhir surat

2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan
kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai
sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara
pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.

Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu surat edaran
umum dan surat edaran khusus. Surat edaran umum ditujukan kepada
orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada orang-
atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.

Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.

Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah
Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat
Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran. 
Contoh Surat Edaran Khusus

Contoh surat edaran umum

3. Surat Pengumuman

Pengumuman berasal dari kata ”umum”, mendapat konfiks pe-an dan

bunyi sengau ng. Kata dasar umum mempunyai arti seluruh atau orang
banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau memaklumkan.
Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang sesuatu
masalah, agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang
berkepentingan. Berdasarkan sifat dan asalnya, pengumuman dapat
dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.

Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi,

penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras suara
(sound system).

Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang

disampaikan melalui telegram, surat kawat, telex, surat kabar, majalah,
papan pengumuman, dan lain-lain.

Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.

Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan

tentang masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan
sesuai dengan pengumuman tersebut.

Surat pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, diantaranya:

 menyebarkannya sebagai surat edaran,

 memasang di papanpapan pengumuman, dan
 memasangnya di koran sebagai iklan.
Memo

Memorandum biasa digunakan untuk surat-menyurat secara intern dalam

lingkungan kantor. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan atau antara
pejabat yang setaraf. Isi memo singkat, sederhana, dan mudah agar cepat
dipahami. Memo umumnya berisi peringatan, arahan, penerangan, perintah,
pertanyaan, dan lain sebagainya.
 Disposisi

Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh

agendaris untuk diisi oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat yang
masuk. Dengan kata lain, disposisi adalah catatan berupa
saran/tanggapan/instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.

Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang

oleh bagian administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi lembar
disposisi. Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa
merupakan perintah untuk menolak penawaran tersebut atau
memerintahkan staf yang bersangkutan untuk membalas surat yang isinya
memesan barang-barang tersebut.

Disposisi dibedakan menjadi dua macam:

1. disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran

surat. Biasanya hanya berisi Sifat, Tujuan disposisi, Isi perintah, dan
Tanda tangan penulis disposisi dan nama yang langsung tulis tangan pada
lembar surat yang masuk.

2. disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang dituliskan pada lembaran

tersendiri (lembaran disposisi).
4. Pengertian dan fungsi proposal
Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan
terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat forma. Fungsi proposal adalah
sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang bertujuan untuk
menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si pembaca (individu
atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai
tujuan tersebut lebih mendetail

Pengertian dan fungsi laporan

Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu

keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu
berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor.
Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan
keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar,
atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi

karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan
bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan
adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang
berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama
karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem
delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara
effektif dan efisien dalam organisasi.

5. a. Untuk memberitahu kepada pembaca bahwa apa yang telah ditulis

bukan hanya di dapat dari pemikiran sendiri namun juga mengambil dari
pemikiran orang lain yang telah ditulis dalam buku yang tercantum dalam
daftar pustaka.
 b. Bagi pembaca yang ingin mengelangkah lebih jauh tentang pertanyaan
yang telah ditulis dalam karya tulis yang dibuat maka bisa secara
langsung mencarinya dari daftar buku yang telah ditambahkan.
c. Untuk memberikan penghargaan kepada penulis buku yang tulisannya
kita kutip.
d. Penulis akan dipandang lebih profesional ketika mencatumkan
landasan teori, daftar pustaka dan daftar lampiran.

6. Penjelasan tentang AIDA

AIDA adalah model marketing yang dapat mengidentifikasi tahapan
kognitif yang dialami seseorang dalam proses pembelian untuk suatu
produk dan layanan.

Model ini menjelaskan bagaimana pembeli melalui sebuah proses yang

terdiri dari beberapa tahap sebelum akhirnya ia melakukan kegiatan
pembelian.

Menurut The Balance Careers, seorang pelopor dalam dunia

periklanan dan penjualan asal Amerika, Elias St Elmo Lewis, menciptakan
ungkapan serta pendekatannya.

Di tahun 1899, Lewis berbicara tentang cara menarik perhatian

pembaca saat memberikan informasi, hingga menggubah mereka menjadi
pelanggan.

Di tahun 1909, hal tersebut berkembang dan menjadi menarik

perhatian, membangkitkan minat, persuasif, dan meyakinkan. Hal tersebut
kurang lebih menyerupai model AIDA yang sekarang banyak digunakan
di seluruh dunia.

AIDA adalah akronim dari Awareness (Kesadaran/Daya Tarik),

Interest (Minat), Desire (Keinginan), dan Action (Aksi). Berikut adalah
penjelasan dari masing-masing huruf yang mewakili proses jual beli.
Awareness
Tahapan AIDA yang pertama adalah menciptakan kesadaran atau
daya tarik pada sebuah brand dan produk/jasa yang dijual. Tahap ini
menjelaskan pentingnya menarik perhatian konsumen yang dapat
dilakukan dengan banyak cara seperti menempatkan iklan di lokasi yang
memiliki kemungkinan untuk banyak dilihat orang.

Selain itu, bisa juga untuk menambahkan sesuatu yang provokatif

untuk menarik perhatian. Pada tahap ini, personalisasi juga bisa
membantu. Untuk membuat konsumen tertarik maka perlu untuk
menargetkan konsumen secara individual.

Interest
Setelah mendapatkan perhatian dari konsumen, saatnya kamu
untuk mempertahankan. Tahap ini cenderung lebih sulit jika dibandingkan
tahap pertama, apalagi jika produk dan layanan dari perusahaan tidak
mumpuni. Menjaga minat konsumen adalah tantangan khusus dalam
proses pemasaran.

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk terus mempertahankan

minat konsumen, dengan memberikan sesuatu yang terus relevan dan
menarik. Jangan sampai konsumen bosan dengan iklan yang itu-itu saja
atau bahkan semakin sulit untuk dimengerti.

Buatlah berbagai iklan yang menarik untuk menginformasikan apa

yang bisa dapat membuat konsumen untuk menaruh minatnya
terhadap brand dan produk. Tahap ini penting untuk mendorong
konsumen melakukan riset lebih lanjut terkait brand dan produk tersebut.

Desire
Sekarang, ketika kita berasumsi bahwa konsumen sudah tertarik
terhadap brand dan produk, maka saatnya untuk menciptakan hasrat dan
hubungan yang lebih emosional.
 Di sinilah pentingnya untuk lebih banyak menunjukkan
keunggulan dari brand dan produk, serta untuk membuat ketertarikan
konsumen menjadi perasaan untuk membutuhkan produk tersebut.
Mungkin sebelumnya, konsumen memiliki sejumlah keraguan dan
pertanyaan akan produk. Di sinilah sangat penting untuk meyakinkan
kembali konsumen dan memberikan banyak alasan lain agar konsumen
dapat merasa butuh untuk membeli produk tersebut. Buatlah informasi
dengan fakta-fakta menarik.

Action
Tahap yang terakhir dari AIDA adalah aksi, artinya di sinilah
konsumen melakukan aksi pengambilan keputusan. Pada tahap ini, ada
banyak bentuk yang dapat dilakukan konsumen, seperti
mengunjungi website, melakukan panggilan telepon,
berlangganan newsletter, mengunjungi toko, dan lain-lain.

Tak ada jaminan bahwa setiap proses pemasaran akan selalu

berakhir dengan penjualan. Namun, penting untuk meyakinkan bahwa
setiap konsumen yang sudah mencapai tahap “aksi” ini memiliki impresi
dan pengalaman yang menyenangkan terhadap produk dan brand.

7. Dengan memahami atau mempelajari budaya dari rekan bisnis maka dapat

membantu anda dalam memahami lebih baik bagaimana cara berfikir dan
pandangan mereka sebelum dilakukannya negosiasi. Kondisi tersebut
nantinya akan berguna dalam memutuskan keputusan yang dapat
menguntungkan kedua belah pihak.

8. Mengurangi biaya produksi dan operasional, kemajuan teknologi dan

informasi dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya produksi
sehingga perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar dengan
mengeluarkan pengeluaran yang sedikit.
9. Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan

menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2. Rapat Pemecahan Masalah.

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan

tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3. Rapat Perundingan.

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan

menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
merugikan kedua belah pihak.

b)    Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat
memperoleh undangan.

2. Rapat informal.

Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak
berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3. Rapat terbuka.

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat
rahasia.

4. Rapat tertutup.
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu
dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut
maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c)   Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap

minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi
oleh setiap seksi atau subseksi.

2. Rapat bulanan.

Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin,
guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh
setiap seksi atau subseksi.

3. Rapat semester.

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali,
guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari
serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan
berikutnya.

4. Rapat tahunan.

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk
mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka
panjang.

d)   Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah
rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
2. Rapat insidental.

Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu,
karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e)   Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2. Rapat dinas.

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau

pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi
pemerintah).

3. Musyawarah kerja.

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

10. Negosiasi adalah suatu proses interaktif yang melibatkan dua pihak atau
lebih yang memiliki pandangan (pendapat, pendirian, maksud atau tujuan)
berbeda namun berupaya mencapai kesepakatan bersama dengan cara
saling bertukar sesuatu hal yang dimiliki masing-masing.
Untuk dapat bernegosiasi dengan baik dan berhasil, beberapa
hal berikut yang perlu kita perhatikan.
1. Memahami persoalan yang akan dinegosiasikan.
2. Memiliki informasi dan data tentang persoalan yang akan dinego-
siasikan sebagai bahan argumentasi
3. Mengungkapkan gagasan atau pendapat dengan alasan yang rasional
4. Menyampaikan penjelasan dengan kalimat yang menarik, efektif, dan
santun
5. Bersikap sabar dan terbuka menerima pendapat orang lain
6. Berupaya meyakinkan mitra bicara tentang penting dan bergunanya
hal yang kita negosiasikan secara santun
7. Menghindari sikap menjatuhkan pendapat orang lain
8. Memiliki beberapa alternatif konsep lain yang tak jauh beda bila konsep
pertama tak bisa diperjuangkan
Di samping itu, kita harus banyak berlatih mengungkapkan pendapat
melalui diskusi atau dialog. Dengan seringnya berlatih menyampaikan
kalimat yang menarik dan santun, kita akan mudah serta terampil
bernegosiasi.