TUGAS TURORIAL KE-2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

SEMESTER 2023.1

1. Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga
yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi
tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan
informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang pribadi kepada
lembaga atau instansi dan sebaliknya. Surat dinas adalah jenis surat yang
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak
lain diluar organisasi yang bersangkutan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas
dari masalah biaya. Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia, sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan
formal. Surat inimenjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas
dalam organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang
dilakukan oleh lembaga. Surat dinas yang dibentuk dan dibuat memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:
- Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan
Yang Disempurnakan (EYD).
- Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang
mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami
konteksnya.
- Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit
dan dibuat dalam format tertentu.
- Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan,
dan lampiran jika tersedia.
- Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa
kondisi tertentu,
- Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup sebagai
bentuk kesopanan
Komponen yang harus ada dalam surat Dinas yaitu sebagai berikut :
1) Kepala Surat (Kop Surat )
• Logo Institusi/perusahaan
• Nama Institusi/perusahaan
• Alamat, Nomor, Telepon/Fks milik Institusi/perusahaan
2) Nomor Surat
Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus
mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat
berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.
3) Tanggal Surat
Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai
informasi kapan surat itu dibuat.
4) Lampiran/Hal
Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang
mendukung isi surat.
5) Alamat Tujuan
Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap,
sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.
6) Salam Pembuka
Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan
bahasa yang sopan.
7) Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat
resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat,
jelas, dan tidak bertele-tele.
8) Salam Penutup
Tidak hanya salam pembuka, namun salam penutup dalam surat juga sangat
penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam
komunikasi melalui surat.
 9) Tanda Tangan Pengirim Surat
Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat
pengirim atau tanggung jawab pemilik.
10) Tembusan
Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin
dikirimkan oleh pihak lain.
11) Inisial (Kode Singkatan Nama)
Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep
surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan
maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang
membuat agar segera diperbaiki.

2. Memo, Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan memiliki
berbagai macam makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat peringatan
tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan diplomasi, dan (3)
memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus ke saran, arahan, atau
penerangan. Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia),
memo atau memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan,
atau penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat
pernyataan dalam hubungan diplomasi. Tidak hanya itu saja, memo atau memorandum
dapat juga digunakan oleh pimpinan suatu organisasi atau perusahaan dalam upaya
menyampaikan suatu pesan singkat yang berupa pemberitahuan atau permintaan
dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut. Dapat disimpulkan bahwa memo
adalah bentuk komunikasi melalui pesan singkat yang biasanya berupa saran,
pemberitahuan, permintaan, dan ditulis dalam sebuah nota.
Sementara itu, dalam ranah hukum, sebuah laporan memorandum biasanya memiliki
satu hingga tiga halaman saja. Semisal halamannya lebih dari satu, itu pun harus
diusahakan untuk meringkas supaya pembaca tidak perlu membaca keseluruhan
informasinya.
Berikut cara membuat memo yang efektif :
Khusus untuk sebuah memo resmi, penyusunannya harus menggunakan bahasa baku
yang efektif ya, sebab penggunaan dari memo ini adalah dalam konteks resmi.
 - Ketika hendak menulis memo, sebaiknya ditulis secara singkat dan padat,
langsung pada hal-hal pokoknya saja.
- Menggunakan bahasa yang sesuai dengan siapa yang akan menerimanya. Apabila
yang menerima adalah seseorang dengan jabatan tertentu, gunakan bahasa baku
dan efektif. Namun, apabila yang menerima adalah orang terdekat dengan konteks
tidak resmi, dapat menggunakan bahasa sehari-hari tetapi harus sopan dan jelas
isinya.
- Jangan lupa untuk mencantumkan nama pembuat memo secara jelas supaya
keberadaan memo tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
- Cantumkan juga nama penerimanya supaya memo tersebut tidak salah sasaran.

3. Berikut Surat Permintaan Kerjasama.

Kepada Yth.
Direktur Utama PT.ABC
Jl. Gajah Mada No.1
Samarinda 75142
Kalimantan Timur, Indonesia

Perihal : Permohonan Kerjasama

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ sebuah Perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan
penjualan elektronik di Indonesia, ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan
saudara kami di Jepang, yaitu PT. ABC.
Kami percaya bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua
Perusahaan.
Adapun jenis kerjasama yang kami harapkan adalah kolaborasi dalam bidang riset dan
pengembangan produk elektronik, serta pengadaan bahan baku dan komponen untuk
produksi produk elektronik.
Kami berharap dapat memperluas jangkauan pasar kami dan meningkatkan daya saing
produk kami di pasar internasional.
 Sebagai langkah awal, kami ingin mengundang perwakilan dari PT. ABC untuk
mengunjungi fasilitas produksi kami di Indonesia pada bulan depan. Kami berharap
dapat membicarakan lebih lanjut tentang peluang kerjasama dan berbagi informasi
tentang bisnis kami.
Kami akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi mengenai
keikutsertaan PT. ABC dalam kerjasama ini dan mengirimkan perwakilan ke Daerah
Ibukota Nusantara.
Kami siap menyediakan segala fasilitas yang diperlukan untuk menjamu perwakilan
PT. ABC dengan baik selama kunjungan mereka.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera mendapatkan
jawaban dari Bapak/Ibu secepatnya.

Hormat Kami,

(Penandatanganan)

(Nama Jelas)
(Jabatan)

4. Terdapat 5 (lima) persiapan presentasi bisnis yang harus dilakukan Andi dalam
menyajikan presentasi bisnis yang efektif :
1. Pastikan tujuan dari presentasi
Persiapan yang harus kamu lakukan adalah menentukan tujuan akhir presentasi
yang kamu lakukan. Pada dasarnya, presentasi merupakan kegiatan penyampian
informasi atau gagasan yang bertujuan untuk menyalurkan informasi, membujuk
atau mempengaruhi banyak orang untuk melakukan sesuatu. Buat kamu yang ingin
melakukan presentasi dnegan tujuan menyampaikan informasi, sebaiknya kamu
menyiapkan materi yang detail dan informatif sehingga audeins bisa cepat dan
mudah menangkap apa yang kamu sampaikan bahkan pada orang awam sekalipun.
Sedangkan jika kamu memiliki tujuan untuk mempengaruhi orang dan membujuk
 audien untuk menyampaikan sesuatu, maka siapkan materi presentasi yang mampu
memberikan pengaruh emosional kepada audiens. Sehingga audiens akan
melakukan sesuatu atau merubah sikapnya setelah mendengarkan presentasi.
2. Kenali audiens
Kamu bisa menyiapkan materi presentasi yang tepat denga mengenali audeinsmu
terlebih dahulu. ditambah lagi kamu juga akan tahu bagaiman metode penyampaian
saat presentasi yang tepat untuk audiensmu.
Salah satu contoh misalnya saat kamu presentasi, audiens yang hadir adalah orang
penting dan rata-rata sangat serius, mereka akan sangat ingin mendapat informasi
yang jelas dan detail seperti grafik dan angka. Dengan begitu kamu sudah bisa
segera menyiapkan materi informasi yang mengandung banyak angka dan grafik.
Itu akan menjadi nilai tambah kamu di mata audiens tersebut.
3. Topik
Tentukanlah materi presentasi dengan topik yang sesuai dengan kebutuhan audiens.
Usahakan topik yang sudah kamu sesuaikan dengan audiens tetap memiliki daya
tarik yang tinggi. Cara menentukan topik yang tepat adalah dengan memperhatikan
hal-hal sebagai berikut :
- Topik apa yang kamu kuasai?
- Topik apa yang audiens butuhkan dan harapkan?
- Apa yang melatarbelakangi topik tersebut penting untuk disampaikan?
- dan beberapa hal lainnya.
4. Susunan kerangka materi
Untuk membuat susunan kerangka materi, kamu bisa memulainya dengan
menentukan ide-ide pokok yang ingin kamu sampaikan pada presentasi. Kemudian,
buatlah peta ide dan daftar keyword mengenai hal-hal yang akan kamu bawakan!
Hal ini dapat mempermudah Anda dalam merangkai setiap materi presentasi secara
urut dan memberikan gambaran lengkap dari presentasi dan poin-poin penting yang
harus disampaikan.
5. Latihan
Dengan latihan, presentasimu akan bisa lebih baik. Khusunya buat kamu yang
mudah merasa gugup ketika berbicara di depan banyak orang. Sering sekali
kegugupan itu timbul karena adanya rasa ketidaktahuan, tidak terkecuali saat
presentasi. Kamu tidak memiliki bayangan seperti apa penampilanmu nanti ketika
berada di depan banyak orang. Nah, alangkah baiknya sebelum kamu berbicara di
depan umum, cobalah untuk berlatih di depan kamera sekaligus merekamnya untuk
melihat bagaimana penampilanmu saat berbicara di depan banyak orang nanti.