TUGAS TURORIAL KE-2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

SEMESTER 2023.1

SOAL

1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam surat dinas?

2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?

3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan penjualan
elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudaranya di Jepang,
yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk mengirimkan surat
permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan kerjasama yang tepat berdasarkan
prinsip-prinsip korespondensi bisnis

4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh perusahaan
tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan Andi untuk menyajikan
presentasi bisnis yang efektif?
Nama : Much. Yudistira Prima Eka Putra
Nim : 048359331.

JAWAB :

1.) Surat Dinas dan Komponennya

Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan dalam lingkungan instansi atau organisasi
untuk keperluan komunikasi internal atau eksternal. Surat dinas memiliki format dan struktur
yang baku untuk memastikan informasi yang disampaikan jelas dan teratur.
Komponen yang harus ada dalam surat dinas antara lain:

A.) Kop Surat: Berisi identitas instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat dinas, seperti
nama instansi, alamat, nomor telepon, dan logo.
B.) Nomor Surat: Merupakan identifikasi unik untuk setiap surat dinas yang dikeluarkan.
Nomor surat biasanya terdiri dari kode atau singkatan instansi, nomor urut, dan tahun
penerbitan.
C.) Tanggal Surat: Menunjukkan tanggal surat dinas dikeluarkan.
D.) Perihal: Merupakan judul atau ringkasan isi surat dinas yang akan disampaikan.
E.) Lampiran: Jika ada lampiran yang disertakan dalam surat dinas, perlu dijelaskan jumlah
dan jenis lampiran yang ada.
F.) Alamat Tujuan: Menunjukkan kepada siapa surat dinas ditujukan, berupa nama, jabatan,
dan alamat lengkap penerima.
G.) Isi Surat: Merupakan bagian utama surat dinas yang berisi informasi atau pesan yang
ingin disampaikan. Isi surat harus jelas, singkat, dan terstruktur dengan baik.
H.) Penutup: Bagian penutup surat dinas biasanya berisi salam penutup, seperti "Hormat
kami" atau "Terima kasih", diikuti dengan tanda tangan dan nama pejabat yang berwenang.
J.) Lampiran: Jika ada lampiran yang disertakan dalam surat dinas, perlu dijelaskan jumlah
dan jenis lampiran yang ada.
K.) Tembusan: Jika surat dinas perlu disampaikan kepada pihak lain selain penerima utama,
perlu dituliskan daftar tembusan yang ditujukan kepada pihak-pihak terkait.

Dengan memperhatikan komponen-komponen tersebut, surat dinas dapat disusun dengan baik
dan memudahkan proses komunikasi di dalam instansi atau organisasi.

2. ) Memo dan Cara Membuat Memo yang Efektif.

Memo adalah singkatan dari memorandum, yang merupakan bentuk komunikasi tertulis yang
digunakan dalam lingkungan bisnis atau organisasi untuk menyampaikan informasi, instruksi,
atau keputusan kepada rekan kerja atau anggota tim. Memo biasanya digunakan untuk
mengkomunikasikan hal-hal yang bersifat internal, seperti perubahan kebijakan,
pengumuman penting, atau permintaan tindakan.
Berikut adalah beberapa langkah untuk membuat memo yang efektif:

*Tentukan tujuan: Sebelum menulis memo, tentukan tujuan utama Anda. Apakah Anda ingin
memberikan informasi, meminta tindakan, atau mengumumkan sesuatu? Memiliki tujuan
yang jelas akan membantu Anda menyusun memo dengan lebih terarah.
*Gunakan format yang tepat: Memo biasanya memiliki format standar yang terdiri dari
bagian-bagian berikut:
*Header: Memuat informasi tentang pengirim, penerima, tanggal, dan subjek memo.
*Pembuka: Menjelaskan tujuan memo dan memberikan konteks singkat.
*Isi: Menyampaikan informasi secara jelas dan ringkas. Gunakan paragraf pendek dan poin-
poin yang terorganisir dengan baik.
*Penutup: Menyimpulkan memo dan memberikan instruksi atau permintaan tindakan yang
jelas.
*Tanda tangan: Tandatangani memo dengan nama dan jabatan Anda.
*Gunakan bahasa yang jelas dan singkat: Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari
penggunaan jargon atau frasa yang ambigu. Sampaikan informasi dengan singkat dan
langsung ke intinya.
*Gunakan tata bahasa yang benar: Periksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca sebelum
mengirim memo. Pastikan memo terlihat profesional dan terhindar dari kesalahan yang dapat
mengganggu pemahaman.
*Gunakan format visual yang jelas: Gunakan paragraf pendek, poin-poin, dan subjudul untuk
memudahkan pembaca memahami isi memo. Gunakan format teks tebal atau miring untuk
menyoroti informasi penting.
*Sertakan informasi yang relevan: Pastikan memo Anda mencakup semua informasi yang
diperlukan agar pembaca dapat memahami konteks dan mengambil tindakan yang tepat.
*Periksa kembali sebelum mengirim: Sebelum mengirim memo, periksa kembali kesalahan
penulisan, kejelasan pesan, dan kelengkapan informasi. Pastikan memo telah disusun dengan
baik dan siap untuk dikirim.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat memo yang efektif untuk
menyampaikan pesan dengan jelas dan mempengaruhi pembaca dengan cara yang diinginkan.
3. )Surat Permintaan Kerjasama

PT. XYZ Jl. Contoh No. 123 Kota Contoh Tanggal: [Tanggal]

PT. ABC Jl. Contoh No. 456 Kota Contoh Jepang

Kepada Yth., Bapak/Ibu Direktur PT. ABC
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ, sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan
penjualan elektronik, ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudara kami di Jepang,
yaitu PT. ABC. Melalui surat ini, kami mengajukan permintaan kerjasama yang kami harap
dapat menjadi langkah awal dalam membangun hubungan yang saling menguntungkan bagi
kedua belah pihak. Kami percaya bahwa kerjasama antara PT. XYZ dan PT. ABC akan
memberikan manfaat yang signifikan bagi kedua perusahaan. Kami memiliki keahlian dan
pengalaman dalam produksi dan penjualan elektronik, sementara PT. ABC memiliki
keunggulan dalam teknologi dan pasar Jepang. Dengan menggabungkan kekuatan kami, kami
yakin dapat mencapai kesuksesan yang lebih besar. Adapun beberapa bentuk kerjasama yang
kami harap dapat dijajaki antara PT. XYZ dan PT. ABC adalah sebagai berikut:

1.) Pertukaran pengetahuan dan teknologi: Kami ingin saling berbagi pengetahuan dan
teknologi terkait industri elektronik untuk meningkatkan kualitas produk dan efisiensi
produksi.
2.) Pengembangan produk bersama: Kami berharap dapat melakukan penelitian dan
pengembangan produk baru secara bersama-sama, dengan memanfaatkan keahlian dan
sumber daya yang dimiliki oleh kedua perusahaan.
3.) Pemasaran dan distribusi: Kami ingin menjalin kerjasama dalam pemasaran dan distribusi
produk di pasar Jepang dan pasar internasional lainnya, dengan memanfaatkan jaringan dan
pengetahuan pasar yang dimiliki oleh PT. ABC.

Kami sangat menghargai kesempatan untuk menjalin kerjasama dengan PT. ABC. Kami
berharap dapat mengadakan pertemuan lebih lanjut untuk membahas rincian kerjasama yang
lebih spesifik dan menguntungkan kedua belah pihak.
Demikian surat permintaan kerjasama ini kami sampaikan. Kami berharap agar PT. ABC
dapat mempertimbangkan permintaan kerjasama ini dengan baik. Kami siap untuk menjawab
pertanyaan atau memberikan informasi tambahan yang diperlukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Much. Yudistira (Staff) PT. XYZ

4.) Untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif, Andi perlu mempersiapkan beberapa hal
penting, antara lain:

1. Menentukan tujuan presentasi yang jelas:

Sebelum menyusun presentasi, Andi harus menentukan tujuan presentasi bisnis secara jelas
agar dapat membuat pesan dan isi presentasi yang sesuai dan efektif.
2. Mengetahui target audiens:

Andi perlu mengetahui siapa target audiens yang akan menyaksikan presentasinya.
Dengan mengetahui hal ini, Andi dapat menyusun isi presentasi yang tepat sasaran dan
relevan untuk audiensnya.

3. Menyusun isi presentasi:

Andi perlu menyusun isi presentasi bisnis yang sistematis, informatif, dan mudah dipahami
oleh audiensnya.
Isi presentasi bisnis harus mencakup deskripsi produk, kelebihan produk, manfaat produk,
pasar target, dan strategi pemasaran.

4. Membuat slide presentasi yang menarik:

Andi perlu membuat slide presentasi bisnis yang menarik dan visual untuk membantu
menyampaikan informasi dengan efektif.
Slide harus terlihat profesional, mudah dibaca dan tidak terlalu banyak informasi yang
membingungkan audiens.

5. Melatih presentasi:

Andi perlu melatih presentasi bisnis agar dapat menyampaikan isi presentasi dengan percaya
diri dan lancar.
Melatih presentasi juga membantu Andi untuk mengenali kemungkinan pertanyaan yang akan
diajukan audiens dan mempersiapkan jawaban yang tepat.

6. Buat naskah presentasi.

Setelah melakukan riset dan membuat outline, langkah selanjutnya adalah membuat naskah
presentasi.
Naskah presentasi harus memuat poin-poin penting yang ingin disampaikan serta beberapa
contoh atau data yang relevan.
Gunakan bahasa yang mudah dipahami, tetapi tetap formal dan profesional.

7. Persiapkan bahan presentasi

Selain naskah presentasi, Andi juga perlu menyiapkan bahan-bahan pendukung seperti slide
presentasi atau video.
Pastikan bahan-bahan tersebut sesuai dengan naskah presentasi dan tidak terlalu
membingungkan audience.

8. Lakukan latihan presentasi

Sebelum presentasi, Andi perlu melakukan latihan presentasi.

Latihan ini berguna untuk mengasah kemampuan berbicara di depan umum dan memastikan
timing presentasi sesuai.
Andi bisa meminta feedback dari teman atau rekan kerja untuk meningkatkan kualitas
presentasinya.

Sumber:

• Guo, X., Zhang, J., & Chen, G. (2020). Preparing and Delivering Effective Business
Presentations: A Review and Directions for Future Research. Frontiers in Psychology, 11,
1661. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2020.01661
• Guffey, M. E., & Loewy, D. (2016). Essentials of business communication (10th ed.).
Nelson Education.

• “7 Tips for Giving a Killer Business Presentation”, Forbes, diakses pada 15 Mei 2023,
https://www.forbes.com/sites/allbusiness/2019/06/25/giving-business-presentation/?
sh=1b3b1ce1229b

• “How to Give a Killer Presentation”, Harvard Business Review, diakses pada 15 Mei 2023,
https://hbr.org/2013/06/how-to-give-a-killer-presentation