NAMA : PRISKA RAHMADAYANTI PROGRAM STUDI : 054 / MANAJEMEN

NIM : 045384731 UPBJJ : SAMARINDA

SOAL

1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam surat di -
nas?
2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?
3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan penjualan elek-
tronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudaranya di Jepang,
yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk mengirimkan surat
permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan kerjasama yang tepat
berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi bisnis.
4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh perusahaan
tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan Andi untuk menyajikan
presentasi bisnis yang efektif?

JAWABAN

1. Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau Lembaga. Tujuan surat
dinas adalah untuk keperluan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta. Bahasa yang digunakan
dalam surat dinas bersifat resmi yaitu menggunakan bahasa Indonesia baku ragam resmi.

Surat dinas memiliki unsur-unsur sebagai berikut :

 Kop Surat atau Kepala Surat

 Tanggal Surat
 Hal/Perihal Surat
 Nomor Surat
 Lampiran
 Alamat Surat
 Isi Surat
 Penutup
 Pengirim

2. Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan memiliki berbagai macam makna,
yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti
surat pernyataan hubungan diplomasi, dan (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang
menjurus ke saran, arahan, atau penerangan. Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa
 Indonesia), memo atau memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan,
atau penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat pernyataan
dalam hubungan diplomasi.

Cara membuat memo :

 Mulai dari header. Buat header yang menunjukkan bahwa tulisan yang kamu buat adalah
sebuah memo. Tuliskan penerima memo, pengirim, tanggal, dan subjek dari memo, seperti
yang Glints jelaskan di atas.
 Tulis bagian pembuka. Tulis kalimat awal untuk membuka dan mengumumkan topik utama
dari memo.

 Masukkan badan paragraph. Tuliskan isi di bagian badan paragraf untuk penjelasan dan
detail terkait topik dari memo.
 Menutup memo. Tutup memo dengan rangkuman dari informasi yang ditulis di badan
paragraf. Berikan juga informasi mengenai apa yang harus dilakukan oleh penerima memo.
Jangan lupa untuk mencantumkan nama dan kontakmu untuk berjaga-jaga apabila ada orang
yang ingin bertanya lebih lanjut.

3. Surat Permintaan

No : 213/V/2023.5
Kepada
Yth. PT. ABC
Jepang

Hal : Permintaan Kerjasama

Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat ini, kami dari PT. XYZ ingin menawarkan kerjasama pada perusahaan
saudara. Kami bergerak dalam bidang produksi dan penjualan elektronik.
Kami harap saudara berminat untuk bekerjasama dengan perusahaan kami. Apabila saudara
berminat dengan tawaran kami mohon untuk memberi kabar secepatnya. Terimakasih.

Hormat kami,

Priska R
Staff PT. XYZ

4. Hal yang harus dipersiapkan untuk presentasi bisnis yang efektif menurut saya,
 Penguasaan topik atau materi yang akan dipresentasikan
 Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat
penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.

 Persiapkan alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang
pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapa-
ian tujuan yang dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan
antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, kom-
puter, bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, clan LCD Projector.

 Harus mampu menganalisis audiens

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu men-
genal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan
menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana,
seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimak-
sud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

 Harus mampu menganalisis lingkungan dan tempat lokasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pem-
bicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat is akan melakukan pre-
sentasi bisnis. Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi
bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam men-
gatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya,
apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup lugs,
bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-
lain.

Sumber tugas 2 : BMP EKMA4159, Detik.com, Gramedia.com.