TUGAS TURORIAL KE-2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

SEMESTER 2023.1

Nama : Indri Tri Lestari

NIM : 048890447
Program Studi : Manajemen (2023.1)
UPBJJ : Universitas Terbuka Jakarta

SOAL
1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam
surat dinas?
2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?
3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan penjualan
elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudaranya di
Jepang, yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk
mengirimkan surat permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan
kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi bisnis
4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh
perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan Andi
untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif?

Jawaban :
1. Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga.
Tujuan surat dinas adalah untuk keperluan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta.
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas bersifat resmi yaitu menggunakan bahasa
Indonesia baku ragam resmi.
Berikut komponen-komponen yang terdapat pada surat dinas :
 Kop Surat atau Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon,
nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.
 Tanggal Surat
Unsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak pada
sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas
tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop
surat. Contoh : 18 Maret 2022
  Hal/Perihal Surat
Hal atau perihal surat adalah sesuatu yang menunjukkan isi atau inti, dari surat secara
singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar, dan
tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.
 Nomor Surat
Surat dinas harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga
tentu akan memiliki kode atau urutan penulisan, dalam menuliskan nomor surat.
Contoh : No : 25/5/UM/2017
 Lampiran
Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan
rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka. Contoh :
Lamp: lima lembar atau bisa juga ditulis Lampiran: lima lembar
 Alamat Surat
Dalam menulis alamat surat dinas, harus mematuhi ketentuan seperti alamat surat
ditujukan langsung kepada pejabatnya, dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut.
Jika sudah menggunakan kata "Kepada" diikuti jabatan dan instansinya atau "Kepada"
diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan "Yth". Jadi
gunakan salah satu.
Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama
jabatan, dan dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan di depan nama
orang yang ditulis dalam alamat surat. Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika
disingkat. Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik. Contoh :
Yth. Kepala SMA 2 Kenanga
Jalan Nusantara 542 Jakarta
Pembuka Surat
Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain jika
sebagai pemberitahuan atau permintaan, maka bisa ditulis "Dengan ini kami
beritahukan ..." dan lain-lain.
 Isi surat
Isi surat adalah inti atau hal yang akan disampaikan dalam surat.
 Penutup
Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan, yaitu :
Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,)
Terdapat variasi ungkapan.
Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang
telah disebutkan.
 Pengirim
Unsur surat dinas terakhir adalah berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan,
dan NIP yang memperkuat surat. Biasanya akan diikuti dengan tembusan.

2. Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk
menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-
hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada
siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan
memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau
dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan. Memo merupakan bentuk dari naskah dinas
intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan,
peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Memo dapat ditulis dalam bentuk kertas ataupun
elektronik. Berikut adalah cara membuat memo yang efektif :
a. Tentukan tujuan memo
Pertama-tama, tentukan tujuan memo yang akan dibuat. Apakah memo tersebut digunakan
untuk memberikan informasi, membuat keputusan, atau menyelesaikan masalah. Dengan
menentukan tujuan memo, maka isi memo dapat lebih fokus dan jelas.
b. Tentukan tujuan dan penerima memo
Tentukan juga tujuan dan penerima memo. Tujuan memo harus jelas dan spesifik, sehingga
penerima memo dapat memahami tujuan memo dengan baik. Penerima memo juga harus
ditentukan dengan jelas, sehingga memo dapat sampai kepada pihak yang tepat dan
membutuhkan informasi tersebut.

c. Gunakan bahasa yang jelas dan singkat

Gunakan bahasa yang jelas dan singkat dalam membuat memo. Hindari menggunakan bahasa
yang ambigu atau sulit dipahami. Gunakan kalimat yang singkat dan padat, sehingga pesan
dalam memo dapat disampaikan dengan jelas dan efektif.
d. Gunakan format memo yang benar
Memo memiliki format tertentu yang harus diikuti. Format memo terdiri dari beberapa
bagian, yaitu :
 Heading
Heading terdiri dari kata “MEMORANDUM” atau singkatannya “MEMO” yang
ditulis dengan huruf besar dan tebal pada bagian atas kertas. Heading juga harus
mencantumkan tanggal dan nomor memo.
 Tujuan memo
Tujuan memo harus dijelaskan secara singkat dan jelas pada bagian pembuka memo.
Tujuan memo harus memuat informasi yang ingin disampaikan atau masalah yang
ingin diselesaikan.
 Isi memo
Isi memo harus menjelaskan informasi atau pesan yang ingin disampaikan kepada
penerima memo. Isi memo harus disusun dengan susunan yang logis dan jelas.
 Tindakan yang harus diambil
Jika memo digunakan untuk menyelesaikan masalah atau membuat keputusan, maka
tindakan yang harus diambil juga harus dijelaskan pada bagian akhir memo. Tindakan
harus jelas, spesifik, dan dapat dipertanggungjawabkan.
 Closing
Bagian penutup memo biasanya berisi kalimat yang menjelaskan harapan atau ucapan
terima kasih kepada penerima memo. Bagian penutup memo juga mencantumkan
nama dan jabatan penulis memo.
e. Review dan perbaiki memo
Setelah memo selesai dibuat, review dan perbaiki memo secara teliti. Pastikan memo sudah
memenuhi format dan tujuan memo yang telah ditentukan. Perbaiki jika ditemukan kesalahan
atau ketidakjelasan dalam memo.

3. Untuk jawaban soal nomor 3 terlampir pada akhir halaman. Terimakasih

4. Untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif, Andi perlu mempersiapkan beberapa hal
penting, antara lain :
 Menentukan tujuan presentasi yang jelas
Sebelum menyusun presentasi, Andi harus menentukan tujuan presentasi bisnis secara
jelas agar dapat membuat pesan dan isi presentasi yang sesuai dan efektif.
 Mengetahui target audiens
Andi perlu mengetahui siapa target audiens yang akan menyaksikan presentasinya.
 Dengan mengetahui hal ini, Andi dapat menyusun isi presentasi yang tepat sasaran
dan relevan untuk audiensnya.
 Menyusun isi presentasi
Andi perlu menyusun isi presentasi bisnis yang sistematis, informatif, dan mudah
dipahami oleh audiensnya. Isi presentasi bisnis harus mencakup deskripsi produk,
kelebihan produk, manfaat produk, pasar target, dan strategi pemasaran.
 Membuat slide presentasi yang menarik
Andi perlu membuat slide presentasi bisnis yang menarik dan visual untuk membantu
menyampaikan informasi dengan efektif. Slide harus terlihat profesional, mudah
dibaca dan tidak terlalu banyak informasi yang membingungkan audiens.
 Melatih presentasi sebelum melakukan didepan audiens
Andi perlu melatih presentasi bisnis agar dapat menyampaikan isi presentasi dengan
percaya diri dan lancar. Melatih presentasi juga membantu Andi untuk mengenali
kemungkinan pertanyaan yang akan diajukan audiens dan mempersiapkan jawaban
yang tepat.
 Buat naskah presentasi
Setelah melakukan riset dan membuat outline, langkah selanjutnya adalah membuat
naskah presentasi. Naskah presentasi harus memuat poin-poin penting yang ingin
disampaikan serta beberapa contoh atau data yang relevan. Gunakan bahasa yang
mudah dipahami, tetapi tetap formal dan profesional.
 Persiapkan bahan presentasi
Selain naskah presentasi, Andi juga perlu menyiapkan bahan-bahan pendukung
seperti slide presentasi atau video. Pastikan bahan-bahan tersebut sesuai dengan
naskah presentasi dan tidak terlalu membingungkan audience.
 Lakukan latihan presentasi
Sebelum presentasi, Andi perlu melakukan latihan presentasi. Latihan ini berguna
untuk mengasah kemampuan berbicara di depan umum dan memastikan timing
presentasi sesuai. Andi bisa meminta feedback dari teman atau rekan kerja untuk
meningkatkan kualitas presentasinya.
 PT. XYZ
Jl. Moh. Hatta Km. 12, Kemang, Jakarta Selatan
Telp : +62812 6061 8002, Fax : +21 914 270
Email : xyzelectonics@gmail.com

Jakarta, 11 November 2023

No : 045/EXT/XYZ/VII/2023
Lamp : 1 (satu) berkas
Perihal : Permohonan Kerjasama

Yth.
Direktur Utama PT. ABC
Jl. Shijo Dori No. 04
Kyoto, Jepang
01128

Dengan hormat,
Kami perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan penjualan elektronik di Indonesia,
bermaksud mengadakan kerjasama dengan perusahaan saudara di Jepang, yaitu PT. ABC.
Kami percaya bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua
perusahaan.

Adapun jenis kerjasama yang kami harapkan adalah kolaborasi dalam bidang riset dan
pengembangan produk elektronik, serta pengadaan bahan baku dan komponen untuk
produksi produk elektronik. Kami berharap dapat memperluas jangkauan pasar serta
meningkatkan daya saing produk kami di pasar internasional.

Bila Bapak/Ibu ingin melihat lebih detailnya, kami mengundang perwakilan dari PT. ABC
untuk mengunjungi fasilitas produksi kami di Indonesia pada bulan Januari 2024.

Kami akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi mengenai
keikutsertaan PT. ABC dalam kerjasama ini. Kami siap menyediakan segala fasilitas yang
diperlukan untuk menjamu perwakilan PT. ABC dengan baik selama kunjungan.

Demikian surat permohonan kerjasama ini kami buat. Besar harapan kami PT. ABC untuk
dapat bekerjasama dengan perusahaan kami. Atas segala perhatiannya kami ucapkan terima
kasih.

Hormat Kami,

Anandita Saraswati
Plant Manager
Sumber :
BMP Komunikasi Bisnis – EKMA4159
https://finance.detik.com/berita-ekonomi-bisnis/d-6039819/surat-dinas-pengertian-jenis-ciri-
unsur-dan-contohnya
https://id.wikipedia.org/wiki/Memo
https://berbagicara.id/cara-membuat-memo/