DISUSUN OLEH :
Midi Putriawan
041062871
AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TERBUKA
2019
BAB 1
PENDAHULUAN
b. Ciri isi
Untuk menulis isi memo harus menggunakan bahasa yang singkat. Tidak bertele-tele ataupun
dengan kata-kata yang berbasa-basi. Penulis harus langsung menyampaikan pesan yang di
maksud atau perintah dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak menggunakan kata yang
berulang-ulang.
Contoh Memo resmi dan tidak resmi
1) Memo resmi adalah memo yang di tulis secara formal, memo biasanya di tulis oleh
pejabat kepada anggotanya/staf instansi (kantor) baik berupa pemerintah maupun swasta.
2) Memo tidak resmi adalah memo yang tidak berhubungan dengan instansi yang terkait,
biasanya memo di tujukan kepada saudara sendiri, rekan kerja, ataupun kepada sahabat.
Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah e-mail, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah
alamat e-mail penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat
mengirimkan sebuah email kepada orang tersebut.
Pada baris To diisi dengan alamat e-mail penerima utama. Selanjutnya pada baris Cc diisi
dengan alamat e-mail penerima tembusan/copy e-mail (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu
tidak menginginkan orang lain untuk menerima e-mail tersebut) dan pada baris Bcc sama seperti
baris Cc, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi baris ini.
Setelah kamu menuliskan alamat e-mail penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan
Subject/Judul pada e-mail yang akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan
tujuan pengiriman e-mail.
Contoh penulisan judul yang salah Contoh penulisan judul yang benar
Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara
seminar. Pada gambar pertama judul e-mail terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang
dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama
acara seminar yang dimaksud).
Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan e-mail, ada baiknya e-mail yang kamu akan
kirimkan diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut
tergantung dengan penerima e-mail.
KepadaYth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat
Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima e-mail maka kamu dapat menuliskan salam
pembuka yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau “Selamat Pagi/Siang/Sore”.
• Menuliskan Tujuan
Tujuannya harus jelas ketika ingin menulis maka harus tahu tujuan yang jelas dan pasti kepada
siapa e-mail tersebut dikirimkan.
Berikut ini contoh pengiriman e-mail yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan :
Pada bagian akhir tuliskan salam penutup seperti, “Hormat Saya”, “Regards”, tergantung
situasinya. Berikut contoh salam penutup formal :
Best Regards,
Arz Lock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. Xxxx No. xxx
Tlp.021- xxxxx Ext.xxx
Hp. +62xxxxx-xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com
• Bersikap Sopan
Jika kamu berhubungan baik dengan penerima e-mail, kamu dapat menggunakan Bahasa tidak
formal dan singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim e-mail kepada seseorang
yang belum dikenal baik gunakan Bahasa formal.
Regards, Regards,
Hari Hari
Pada gambar diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah e-mail kepada Revi. Di kotak pertama
kamu mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom
selanjutnya ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah
• Koreksi Tulisan
Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang e-mail. Orang lebih cenderung membaca e-
mail singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis e-mail sesingkat
mungkin, tanpa mengecualikan informasi yang ingin disampaikan. Jadi tulislah e-mail secara
singkat, padat dan jelas, Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa yang telah kamu tulis
sebelum mengklik tombol “kirim”.
2.2 Cara penulisan Direct Request
B. Pesan Informatif
Menyajikan pesan informatif dan positip dapat dengan cara sebagai berikut :
1. Berikan berita baik dan summarize [kesimpulan] topik utamanya. Termasuk tanggal
kebijakan diterapkan, persentase, dll. Jika pembaca menginginkan lebih dari itu, jelaskan
bahwa Anda sedang meresponnya.
2. Berikan informasi secara detail, klarifikasi dan latar belakangnya. Jangan mengulang
informasi yang pernah Anda berikan. Jawablah semua pertanyaan pembaca seperti yang
mereka inginkan.
3. Sajikan informasi negatif sepositip mungkin. Sebuah kebijakan mungkin mempunyai
keterbatasan-keterbatasan; informasi menjadi tidak lengkap; pembaca mungkin mempunyai
syarat-syarat tertentu mendapatkan kepuasan, diskon atau keuntungan.
4. Terangkan manfaat kebijakan atau prosedur untuk pembaca. Tidak hanya untuk perusahaan.
Berikan informasi detail untuk membuat manfaat menjadi jelas bagi pembaca dan yakinkan
di dalam surat resmi.
5. Gunakan a goodwill ending: positip, pribadi dan forward-looking
B. Pesan persuasive
Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu
pesan dengan cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan
dan membuat mereka setuju.
Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif :
✓ Analisis Audiens
✓ Pertimbangan perbedaan budaya
✓ Memilih pendekatan organisasional
Mengembangkan pesan-pesan persuasif:
✓ Menetapkan kredibilitas
✓ Kerangka argumentasi, kebanyakan pesan persuasif mengikuti rencana organisasional
AIDA (A = Attention, I = Interest, D = Desire, A = Action).
Contoh surat persuasif
Dari hasil pembahasan tentang penulisan Surat Memo & E-mail, Penulisan Direct Request, Good
news & Pesan informatif, Bad news & Pesan persuasif. Serta Pengertian, dimana & Penggunaan
dari Elektronik market, Elektronik data interchange, dan Internet commerce maka diambil
kesimpulan :
Dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan manfaat penting. Yaitu, dokumen yang
ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya. Kemudian maksud direct request adalah
untuk mendapatkan suatu respon dari para pembaca apakah menjawab pertanyaan, mengirim
barang atau jasa, atau suatu tindakan lain. Pesan-pesan good news pada umumnya menggunakan
pendekatan langsung yang memungkinkan para pembaca secara langsung dapat mengetahui apa
maksud penyampaian suatu pesan. Sedangkan Pesan bad news adalah untuk menyampaikan
informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana
dampaknya bagi audiens.
Internet sebagai jaringan publik yang sangat besar layaknya yang dimiliki suatu jaringan publik
elektronik, yaitu murah, cepat dan kemudahan akses menggunakan electronik data sebagai media
penyampaian pesan/data sehingga dapat dilakukan pengiriman dan penerimaan informasi secara
mudah dan ringkas. Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan
perdagangan/perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang
dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.
DAFTAR PUSTAKA
· http://www.needsindex.com/12192210/contoh-memo-resmi-terlengkap.php
· https://bukugue.com/cara-menulis-email-formal/
· http://wijayahery.blogspot.co.id/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html
· http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/5_pesan_positif_dan_informatif.pdf
· https://www.academia.edu/9834910/Electronic_Markets_EMs_berbasis_Website_Mobile_dan_
Android
2. Bagaimana tindakan anda dalam melakukan komunikasi antar budaya agar tercipta
hubungan yang baik ?
Sebagai hal yang selalu dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi harus dilakukan
dengan baik. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi yang baik:
Komunikasi intinya adalah menyampaikan pesan kepada lawan bicara, dan tugas kita adalah
bagaimana agar pesan tersebut sampai sesuai dengan keinginan kita. Yang paling penting adalah
bicara apa yang kita maksudkan dengan jelas, supaya tidak ada kesalahpahaman. (Baca juga: )
Seperti yang telah diulas sebelumnya, mendengarkan adalah hal yang sangat penting dalam
komunikasi. Tanpa kita berusaha mendengarkan baik, komunikasi yang terjalin tidak akan
efektif. Kita tidak memperhatikan apa yang dibicarakan orang lain dan membuat komunikasi jadi
terhambat.
Kita berkomunikasi dengan lawan bicara, maka kita harus perhatikan lawan bicara kita. Dengan
begitu, lawan bicara merasa dihargai dan komunikasi berjalan lebih lancar. Kalau sudah begitu,
hubungan yang terjalin dengan lawan bicara pun akan terus terjalin dengan baik.
Dalam berkomunikasi, kita tidak dapat terhindar dari adanya kesalahpahaman. Kesalahpahaman
bisa terjadi karena berbagai hal, misalnya gangguan lingkungan atau ketidakfokusan kita dalam
menyimak. Karena itu, perlu dikonfirmasikan langsung hal yang disalahpahami guna meluruskan
keadaan.
Seperti yang dibahas sebelumnya, komunikasi bukan hanya soal bicara atau verbal. Ada juga
aspek-aspek komunikasi non-verbal dan justru peranannya jauh lebih besar dibanding
komunikasi verbal. Contoh dari komunikasi non-verbal adalah gestur tubuh, mimik wajah,
penampilan, tanda baca, dan lain sebagainya.