MENYUSUN DAN MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS RUTIN DAN POSITIF

Kelas : Komunikasi Bisnis C5

Dosen Pengampu : Dra. AA Sagung Kartika Dewi, MM

Oleh:
I Komang Sutrisna Adi Natha 2007531017

Program Studi Sarjana Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Udayana
2022/2023
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian dari aktivitas
organisasi yang utama. Dimana, komunikasi-komunikasi tersebut rutin akan dihadapi oleh
anggota organisasi. Dalam bisnis, kita sebagai pebisnis hampir setiap hari menuliskan
pesan permintaan rutin kepada pemasok supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat
berjalan dengan baik. Selain itu, pebisnis juga menulis pesan-pesan positif, mulai dari
ucapan selamat sampai menulis akan kabar baik kepada pelanggan ataupun mitra
organisasi. Disamping itu kita harus melakukan pesan-pesan pendek lainnya dan merespon
terhadap pesan kabar buruk, seperti klaim dari pelanggan. Semua itu menjadi tantangan
bagaimana organisasi mengelola pesan-pesan pendek yang bersifat harian.
Penguasaan dalam menulis pesan-pesan pendek akan sangat membantu efektivitas
anggota organisasi secara keseluruhan, mengingat pesan-pesan tersebut bersifat rutin dan
harus dilakukan sehari-hari. Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik,
termasuk permintaan rutin, pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan kabar
buruk hendaknya harus dilakukan. Oleh karena itu, pemahaman dan penguasaan mengenai
penulisan pesan-pesan sangat diperlukan dalam meningkatkan citra organisasi dan juga
efektivitas organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka

rumusan masalah dalam penulisan rangkuman mata kuliah ini antara lain:
1. Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis rutin dan positif (direct request, good news,
dan goodwill)?
2. Bagaimana pengorganisasian pesan bisnis rutin dan positif (direct request, good news,
dan goodwill)?
3. Latihan Penyusunan Pesan Bisnis Rutin dan Positif (direct request, good news, dan
goodwill)
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Rutin dan Positif (direct request, good news, dan
goodwill)

Dalam organisasi bisnis, berbagi kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan
maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana samapai pada
kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft
surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan
pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling
bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diuapayakan
selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis
yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan
pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses
penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum
dalam penyusunan pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan
bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap sederhana, yaitu:
1) Perencanaan pesan
• Penentuan tujuan. Terdapat 3 tujuan umum, yaitu (1) memberi informasi
(informing), (2) membujuk atau persuasi (persuading), dan (3) melakukan kerja
sama atau kolaborasi (collaborating).
• Analisis audiens. Menentukan sasaran atau target utama dari komunikasi yang
dilakukan.
• Penentuan ide pokok. Menyatakan topik yang menjelaskan isi dan tujuan topik.
• Pemilihan saluran dan media. Saluran komunikasi terdiri dari saluran
komunikasi lisan dan tertulis.
2) Penyusunan pesan
 Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung
ide/gagasan.
Tahap ini meliputi 2 kegiatan, yaitu:
• Mengorganisasikan pesan. Melakukan pengorganisasian, pengelompokkan,
dan urutan butir-butir pesan yang tepat.
• Memformulasikan pesan. Dalam hal ini melakukan penyusunan naskah bisnis
dan yang perlu diperhatikan adalah gaya dan nada serta mengembangkan
paragraf yang logis.
3) Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format
penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
• Menyunting pesan. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan
dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan
diperbaiki lagi.
• Menulis ulang. Perhatian ditujukan pada setiap kata yang memberikan
kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi
paragraf yang bertalian secara logis.
• Memproduksi pesan. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual
atau elektronis.
• Mencetak pesan. Setelah dicetak selanjutnya didistribusikan kepada penerima.
.

2.2 Pengorganisasian Pesan Bisnis Rutin dan Positif (direct request, good news, dan
goodwill)

Pada umumnya pesan rutin, berita baik, dan pesan yang berniat baik cukup menarik
bagi penerima pesan karena berisi informasi penting untuk melakukan bisnis sehari-hari.
1) Permintaan Langsung (Direct Request)
Permintaan langsung (direct request) sering diartikan sebagai sebuah kegiatan yang
dilaksa.;
nakan oleh seseorang ataupun oleh organisasi untuk berharap mendapatkan informasi
penting dengan cepat, dengan memakai berbagai jenis media komunikasi, diantaranya
media elektronik.
a. Pembukaan
Aturan pertama dari direct request adalah menulis sesuatu yang tidak sekedar
mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu,
kalimat pembuka harus menyatakan permintaan secara khusus sehingga pembaca
dengan mudah dapat memahami maksud isi surat.
b. Penjelasan Rinci
Penjelasan atas kalimat pembuka akan lebih lancar jika kalimat pertama bagian
pertengahan berorientasi pada pemberian manfaat bagi penerima. Teknik lain yang
dapat dipergunakan di bagian pertengahan adalah dengan membuat serangkaian
pertanyaan mulai dari bersifat umum sampai khusus. Apabila pertanyaan cukup
banyak, sebaiknya diberi nomor dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan.
c. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa tanggapan
khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi untuk
pemberian goodwill.
Contoh:

Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari seseorang
atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu bertanya.
Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang dapat anda
kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan. Surat-surat permintaan secara rutin
layak memperoleh perhatian. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu
diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:
• apa yang ingin diketahui,
• mengapa hal tersebut perlu diketahui,
• mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari dalam maupun
luar organisasi bisnis.
• Permintaan di dalam organisasi
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk
tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat
waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara
pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor atau antara
supervisor dengan karyawan.
Contoh:

• Permintaan ke luar organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan
para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi. Disamping itu,
kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar.
Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu: (1) dimana kita membaca
iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun), (2)
 jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita
yang jelas dan lengkap untuk balasan surat kita tersebut.
Contoh:

2) Berita Baik (Good News)

• Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good
news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan
 pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan
gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.

• Good News tentang produk

 Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga
produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free),
pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu,
akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris
atau produk pelengkap).
• Pesan-pesan goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong
hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku
bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-
catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan
tujuan bisnis tertentu.
3) Pesan dengan Niat Baik (Goodwill)
• Ucapan selamat (Congratulation)
Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu.
Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan
tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.
Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan dibagian awal. Hal itu dilakukan
untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan. Setelah itu,
diuraikan alasan pemberian ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan bahwa
perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan memiliki
harapan yang lebih baik dimasa mendatang.
Contoh:
• Penghargaan (Message of Appreciation)
Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan
mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk
penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja. Namun, penghargaan
dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan yang diberikan dalam bentuk
surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih
tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terima
kasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan terima kasih
yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi. Selain kepada
pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan penghargaan dan atau ucapan
terima kasih kepada individu atau organisasi di luar perusahaan. Misalnya, atas
kesediaan mereka dalam menggunakan produk atau jasa perusahaan.
Contoh:
Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kepercayaan
Saudara pada jasa layanan kami. Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik
lagi di masa mendatang, kami mengharapkan kesediaan Saudara untuk
memberikan kritik atau saran, dan harapan-harapan Saudara di masa mendatang.
• Ucapan Dukacita
Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami
musibah atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan,
baik melalui telepon ataupun datang secara langsung. Namun karena alasan
tertentu, ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka
 menunjukkan perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu atau
organisasi yang mengalami musibah. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa
simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh. serta ditutup dengan
dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan
dalam ucapan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak bermaksud
menyinggung perasaan.
Contoh:
Kami mendapatkan informasi dari berita televisi bahwa PT. Abu Bakar mengalami
musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut. Musibah dapat
menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut dapat
meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Abu Bakar dapat segera
beroprasi kembali.
Selain ketiga pesan tersebut, terdapat beberapa pesan bisnis yang penting juga
untuk diketahui para pebisnis, antara lain:
1) Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung.
2) Surat konfirmasi pesanan
Surat konfirmasi (confirmation letter) diperlukan terkait terdapat pesanan produk.
Contoh:
3) Menjawab permintaan informasi
• Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog atau brosur untuk
membantu dalam pengambilan keputusan tentang suatu produk melalui periklanan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menjawab permintaan informasi potensial
sales yaitu: (1) memberi tanggapan terhadap semua permintaan dan menjawab
semua pertanyaan, (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3)
 memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan
yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
• Menjawab permintaan tanpa penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan yang berasal dari luar organisasi dapat
dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan
(2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.
4) Menangani Permintaan Kredit Rutin
Pertumbuhan ekonomi tidak terlepas dengan masalah kredit. Para pelaku bisnis sering
membawa dompet berisikan kartu kredit dari berbagai lembaga perbankan. Melalui
kartu kredit inilah para pelaku bisnis dapat memperoleh kemudahan layanan
pembayaran. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan lembaga
keuangan bank maupun non bank
• Persetujuan Kredit (Credit Approval)
• Referensi Kredit
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi kredit (credit reference)
yaitu: (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan (2) nyatakan sesuai
dengan fakta yang ada, dangan dibuat-buat.
5) Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat
dengan orang. Beberapa karakteristik surat rekomendasi antara lain:
1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari
kerja);
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan;
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri;
4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon;
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan
melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya surat rekomendasi dikirim
langsung ke tempat tujuan yang dikehendaki oleh pemohon.
2.3 Latihan Menyusun Pesan Bisnis Rutin dan Positif (direct request, good news, dan
goodwill)

Strategi penulisan permintaan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan

langsung (direct approach). Pengorganisasian pesan-pesan good-news dalam dunia bisnis
umumnya sama yaitu menggunakan pola langsung dan deduktif.
Pesan Bisnis Rutin Pesan Bisnis Positif
Pembukaan: Pernyataan ide pokok (main Pembukaan: Pernyataan pesan positif
idea) (Good News)
Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci
Penutup: Mengingat kembali ide pokok Penutup: Mengingat kembali good news
atau mencakup pemikiran penutup yang atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan. berorientasi ke depan.
1) Pesan Bisnis Rutin
1. Pernyataan Ide Pokok
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas serta jelas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan
awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.
2. Penjelasan Rinci
Selanjutnya, ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa
permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu, pada bagian
pertengahan pesan rutin, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik
perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampakan dalam
penulisan pesan rutin. Pendekatan lainnya untuk hal ini bisa dilakukan dengan
pendekatan tanya jawab seperti meminta informasi lengkap mengenai produk serta
menanyakan manfaat dan kegunaan produk tersebut
3. Pernyataan Penutup
Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan,
tindakan khusus yang diinginkan. Untuk memudahkan respon pembaca, akan lebih
baik untuk mencamtukan informasi penting seperti alamat kantor, nomor telepon,
alamat e-mail serta kontak informasi penting lainnya.
2) Pesan Bisnis Positif
1. Ide-ide Pokok yang Jelas
 Penulisan pesan positif dengan pendekatan langsung, umumnya diawali dengan
pernyataan ide pokok yang jelas. Dalam hal ini, perlu diupayakan melakukan
pernyataan yang jelas, tegas serta mampu menarik perhatian pembaca. Sebelum
memulai menulis suatu pesan, perlu dijawab pertanyaan : Pesan-pesan apa yang
paling penting dan menarik perhatian bagi pembaca? Jawaban pertanyaan tersebut
akan memberikan petunjuk dalam penyampaian pesan-pesan yang bernada positif
bagi pembaca.
2. Penjelasan Rinci
Komunikasi yang dilakukan dalam tahap indapat diekspresikan dengan satu atau
dua kalimat tetapi perlu dijelaskan poinpoinnya secara lengkap sehingga pembaca
tidak merasa bingung terhadap isi pesan. Di samping memberikan penjelasan yang
rinci, perlu juga untuk menjaga pokok bahasan yang telah ditetapkan pada ide
pokok yang dibahas.
3. Penutup Surat
Pesan yang disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh
kesan- kesan yang menyenangkan atau setidaknya mampu menerima pesan dengan
baik. Dan itu bisa ditunjang dengan bagian penutup surat dengan suatu pernyataan
sikap keramahan serta kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi seperti
penghargaan atau penghormatan kepada orang lain.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam organisasi bisnis, berbagi kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan
maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada
kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Semua kegiatan komunikasi itu saling
bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan
selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan
bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Proses penyusunan pesan bisnis
umumnya terdiri atas 3 (tiga) tahap sederhana, yaitu: perencanaan pesan, penyusunan
pesan, dan revisi pesan. Pada umumnya pesan rutin, berita baik, dan pesan yang berniat
baik cukup menarik bagi penerima pesan karena berisi informasi penting untuk melakukan
bisnis sehari-hari. Permintaan langsung berisi pembukaan, penjelasan rinci, dan penutup.
Berita baik berisi good news tentang pekerjaan, good news tentang produk, dan pesan-
pesan goodwill. Sedangkan pesan pesan niat baik berisi ucapan selamat, penghargaan, dan
ucapan duka cita.
 DAFTAR PUSTAKA

Admin. 2017. Modul Pratikum Komunikasi Bisnis. Sumatera Utara: Prodi Diploma III FEB
USU.

Bovee, L. Courtland & John V. Thill. 2008. Business Communication Today Ninth Edition.
Prentice Hall.

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Andi.

Hanny, Rissa., Ela, & Fadillah. 2020. Banten: Universitas Pamulang

Dwi, Mentari. 2016. “Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif”. Diakses pada 15
September 2022 dari https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-
permintaan-pesan-pesan-rutin-dan-positif/

Pandjaitan, Dorothy. 2016. Komunikasi Bisnis. Lampung: DIPA BLU FEB UNIL.