Ringkasan Materi Kuliah

Pesan Bisnis Rutin Dan Positif Yang Meliputi Direct Request,

Good News, Dan Goodwill

Dosen Pengampu: Anak Agung Ayu Sriathi, S.E., M.M.

Disusun Oleh :

Kelompok 7

1. Sinta Nuriya Ulfa (1907531051)

2. Ni Putu Ayu Astini (1907531057)

3. Ni Wayan Ita Puspita (1907531078)

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana

2021
5.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Rutin dan Positif
Pesan-pesan direct request, good news, dan goodwill merupakan pesan-pesan bisnis
yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-
pesan tersebut, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk
mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien,
karyawan, dan masyarakat publik pada umumnya. Apalagi dalam dunia bisnis seperti
sekarang ini yang cenderung bebas dan persaingannya semakin ketat, terbuka dan
mengglobal, menjaga relasi dengan para pelanggannya sendiri memiliki arti penting bagi
dunia bisnis. Berikut proses penyusunan pesan bisnis rutin dan positif agar menghasilkan
pesan yang efektif:
1) Merencanakan Pesan
Dalam tahap ini, ditetapkan berbagai hal mendasar yang akan dikomunikasikan.
Terdapat empat tahap perencanaan yang harus dilakukan, yakni:
a. Analisis situasi. Memastikan bahwa tujuan pesan bisnis yang ingin kita
sampaikan sudah jelas dan kita mempunyai pengetahuan yang cukup tentang
audiens untuk dapat menciptakan pesan yang baik. Melakukan analisis audiens
dapat dilakukan dengan mengembangkan profil audiens baik pada audiens yang
sudah dikenal maupun belum dikenal, mengenali audiens primer, menetapkan
jumlah dan komposisi audiens, mengukur tingkat pemahaman audiens,
memperkirakan reaksi audiens, dan memenuhi kebutuhan informasi audiens.
b. Mengumpulkan informasi apapun yang perlu diketahui oleh audiens.
Memasukkan semua informasi yang diperlukan di awal akan menghemat waktu
dalam merencanakan pesan bisnis dan audiens, serta menghindari kesulitan
karena adanya pesan tambahan untuk mengisi kesenjangan atau masalah yang
terjadi.
c. Pilih media yang tepat untuk pesan dan audiens tertentu. Baik pesan rutin
maupun positif sering dikirimkan via e-mail dan pesan instan, tetapi memo
cetak dan surat juga masih sering digunakan. Pemilihan media untuk pesan
bisnis dapat dilakukan dengan komunikasi lisan dan komunikasi tertulis, dimana
pemilihan media pesan tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan
harapan penerima.
d. Mengatur informasi pesan bisnis secara efektif. Tugas ini meliputi
mendefinisikan ide pokok dari pesan bisnis, membatasi ruang lingkup dari
pesan bisnis, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung dalam
 penyampaian pesan bisnis kepada audiens, dan membuat garis besar konten
pesan bisnis tersebut.
2) Menulis atau Menyusun Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide dituangkan ke dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung
ide/gagasan. Tahap tersebut meliputi tiga bagian, yaitu:
a. Mengorganisasikan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan
memberikan beberapa manfaat, seperti membantu audiens memahami pesan,
membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan
menyederhanakan tugas komunikasi (Bovee dan Thill, 2003:136).
b. Memformulasikan pesan. Komunikasi yang efektif memegang peranan
penting dalam bisnis. Mengomunikasikan pesan bisnis rutin dan positif dapat
dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut:
 Courtesy (sopan santun). Nada sopan santun akan membuat penerima
merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif,
gender-neutral (penggunaan kata tidak membedakan jenis kelamin), dan
permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.
 Correctness (tepat/benar). Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan,
format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan
kata-kata dan istilah (jargon) yang tidak familiar akan membingungkan
para audiens.
 Conciseness (ringkas). Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang
relevan secara ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir dan
tidak mengulang kata-kata yang tidak perlu.
 Clarity dan Clearness (jelas). Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan
sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak
terlalu panjang dan bertalian secara logis (coherence).
 Concreteness (tepat). Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena
disajikan secara spesifik dan tidak biasa.
 Completeness (lengkap). Memberikan informasi lengkap sesuai
kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa
 mengakibatkan kerugian (misalnya, gagalnya penjualan, rugi waktu,
pengembalian barang, dan kehilangan pelanggan potensial).
c. Mengembangkan paragraf yang logis. Agar paragraf dapat diatur dalam
urutan yang logis dan terpadu, diperlukan beberapa unsur peralihan, seperti
penggunaan kata sambung, ungkapan, kata ganti, dan kata-kata yang sering
dipasangkan (misalnya, kata maksimum dengan minimum, untung dengan rugi,
legal dengan ilegal). Paragraf bisa dikembangkan dengan lima teknik, yaitu:
 Ilustrasi. Mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-
contoh yang dapat memperjelas ide pokok.
 Perbandingan atau kontras. Mengembangkan paragraf dengan
menguraikan persamaan dan perbedaan.
 Sebab-akibat. Mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan
memuaskan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
 Klasifikasi. Mengembangkan paragraf dengan memecah atau membagi
ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.
 Masalah dan penyelesaian. Mengembangkan paragraf dengan
menyajikan suatu masalah dengan membahas penyelesaiannya.
3) Menyelesaikan Pesan dan Revisi Pesan
Pesan bisnis yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide yang
diungkapkan sudah memadai atau belum. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan
atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
a) Menyunting pesan. Naskah pesan pertama yang telah selesai harus ditelaah
ulang dan diperbaiki kembali, baik dari segi isi maupun gaya bahasa yang
digunakan, organisasi, serta format penulisannya.
b) Menulis ulang pesan. Ketika menulis ulang, perhatian ditujukan pada setiap
kata yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan
kalimat agar menjadi paragraf yang bertalian logis. Perhatian dan waktu yang
digunakan untuk melakuan perbaikan pesan hendaknya disesuaikan dengan
batasan waktu.
c) Memproduksi pesan. Saat ini pesan bisnis diproduksi dengan menggunakan
komputer, dimana pelaku bisnis dapat membuat desain agar pesan lebih
menarik. Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk
mencari rincian pesan.
 d) Mencetak pesan. Sebelum mencetak pesan, sebaiknya pelaku bisnis membaca
cetakan percobaan terlebih dahulu, dengan tujuan untuk memeriksa kebenaran
seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format dan desain. Setelah puas, pesan
dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistrbusikan
kepada penerima.
5.2 Pengorganisasian Pesan Bisnis Rutin dan Positif
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari menyusun kata, kalimat,
paragraph, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide atau
gagasan.
1) Pentingnya Pengorganisasian Pesan Bisnis
Pada suatu organisasi, terkadang pesan yang disampaikan oleh pemimpin
kepada para bawahan tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan
yang disampaikan tidak tepat sasaran dan hasil tiidak sesuai dengan yang diinginkan.
Mengorganisasi pessan dengan baik merupakan hal yang harus dilakukan dan
menjadi tantangan bagi komunikator. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam mengorganisasikan pesan, yakni:
 Subjek dan tujuan harus jelas.
 Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
 Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
 Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audience dalam
beberapa hal berikut, yakni:
a) Memahami pesan yang disampaikan. Dengan menguraikan pesan dengan
jelas, menyusun ide-ide dengan logis dan berurutan, dan memasukkan semua
informasi yang relevan dalam pesan, maka audience akan lebih mudah
memahami pesan.
b) Membantu audience menerima pesan. Pengorganisasian pesan yang baik
akan membantu audience untuk menerima dan memahami maksud dari pesan.
c) Menghemat waktu audience. Jika pengorganisasian pesan tidak dilakukan
dengan tepat, maka akan menghabiskan waktu audience. Oleh karena itu, dalam
mengorganisasikan pesan sebaiknya disampaikan informasi yang relevan saja,
agar dapat menghemat waktu.
 d) Mempermudah pekerjaan komunikator. Dengan mengetahui apa yang akan
disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikan pesan, rasa percaya diri
komunikator akan meningkat. Sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja.

Terdapat beberapa hal yang menjadi penyebab pesan tidak terorganisir, yakni:
a) Bertele-tele. Pesan pembuka sering kali terlalu panjang dan bertele-tele. Hal ini
menyebabkan pembaca memerlukan memerlukan waktu yang lama untuk
memahami makna dari pesan yang disampaikan.
b) Memasukkan informasi yang tidak relevan. Informasi yang tidak relevan
akan memebuang-buang waktu serta dapat membuat pesan yang disampaikan
menjadi tidak jelas dan sulit dipahami.
c) Menyajikan ide-ide secara tidak logis. Menyajikan ide secara tidak logis dan
tidak berhubungan dengan topik bahasan akan menyebabkan tidak lancarnya
komunikasi, karena audience akan sulit untuk memahami hal yang disampaikan.
d) Informasi penting kadang kal tidak tercakup pada pembahasan. Jika
informasi yang tidak relevan lebih dominan, maka ada kecenderungan informasi
yang penting justru akan terlupakan. Karena terlalu terfokus membahas hal yang
tidak relevan.
2) Mengorganisasikan Pesan-Pesan Melaui Outline
a) Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Dalam menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat
diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antar bagian
yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat
digolongkan ke dalam tiga kelompok, yakni:
 Awali dengan ide pokok, dimana ide pokok akan membantu dalam
menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
 Nyatakan poin-poin mendukung yang penting, dimana hal ini akan
memperkuat ide-ide pokok yang kita tentukan.
 Ilustrasi dengan bukti-bukti, memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang
disajikan, outline yang dibuat akan semakin menarik.
b) Menentukan urutan dengan rencana organisasi
Untuk dapat menentukan urutannya, terdapat dua pendekatan, yakni:
  Pendekatan langsung (deduktif). Dimana ide pokok muncul paling awal,
kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukung.
 Pendekatan tidak langsung (induktif). Bukti-bukti muncul terlebih dahulu,
kemudia diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan panjang

(memo dan surat) maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi).
Untuk memilih diantara kedua pendekatan tersebut, harus dilakukan analisis
terlebih dahulu bagaimana reaksi audience terhadap maksud dan tujuan dari
pesan yang disampaikan. Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audience
dan memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana
organisasional yang paling cocok, yakni:
a) Direct request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Jika para audience
tertarik, dapat digunakan permintaan langsung (direct request).
b) Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan
pendekatan langsung.
 Pesan-pesan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan
positif atau citra yang baik bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu,
ketika menulis suatu pesan rutin, anda harus mengetahui apa anda
inginkan ketika pembaca memahami pesan yang disampaikan.
 Good news merupakan pesan yang menginformasikan kabar baik atau
berita yang menyenangkan.
 Pesan goodwill merupakan pesan yang menimbulkan suatu perasaan
positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis.
Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen
ataupun relasi bisnis dengan mengirimkan pesan yang bersifat
kekeluargaan.
5.3 Latihan menyusun Pesan Bisnis Rutin dan Positif
5.3.1 Pesan Bisnis Rutin
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau
citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini
bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam
membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang
diketahu, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu. Dalam
kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun
luar organisasi bisnis.
1) Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa
pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti
memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu
audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat
dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan,
pimpinan dengan supervisor dan sebagainya. Surat permintaan dalam bentuk
memo mengikuti suatu standar perencanaan langsung. Mulai dengan pernyataan
yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang
lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki.
2) Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis profesional perlu adanya komunikasi dengan para
pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain
itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh
informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan
untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu,
dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar.
Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan
tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap
untuk balasan surat.
Dalam komunikasi bisnis, biasanya pesan rutin dapat berupa hal-hal dibawah ini:
1. Pesanan
Pergunakan pendekatan langsung, yakni dengan langsung menyatakan keperluan
dengan jelas, tidak perlu menggugah minat terlebih dahulu. Adapun strategi yang
diterapkan, adalah seperti berikut:
a) Nyatakan permintaan
b) Sebutkan rincian yang diperlukan
c) Sediakan informasi mengenai pengiriman yang disediakan dalam katalog
dengan jelas dan lengkap.
2. Petunjuk dan Instruksi
 Memberitahukan karyawan apa yang harus dilakukan. Hal ini merupakan pesan
rutin dan pembacanya dianggap bersedia melakukan hal yang diminta. Adapun
strategi yang kerap diterapkan, adalah sebagai berikut:
 Buat instruksi dengan jelas
 Sertakan daftar peralatan/ materi yang diperlukan
 Membagi proses dalam langkah2 yang pendek dan sederhana
 Tulis setiap langkah sebagai perintah
 Beri petunjuk agar pembaca tahu langkah yang benar dan lengkap
 Uji instruksi
5.3.2 Pesan positif
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, baik melalui
lisan atau tulisan, maka bentukbentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu
formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam
bagian awal, penulisan pesanpesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan
tegas. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah
bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang
baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh
audiens. Jenis pesan ini, biasanya berupa:
1) Rekomendasi (Permintaan Referensi) untuk melanjutkan studi/ mencari kerja, dan
sebagainya. Strategi penyampaian pesannya adalah pendekatan langsung:
 Sebutkan nama lengkap yang bersangkutan
 Utarakan maksud dan manfaatnya
 Sebutkan atas permohonan siapa (atas inisiatif sendiri)
 Sebutkan hakekat hubungan
 Tulis fakta yang relevan dengan posis yang dicari
2) Pesan Berniat Baik (Goodwill)
Pesan positif yang mendorong orang lain untuk mempertahankan hubungan
bisnis. Strategi yang dilakukan biasanya berupa pendekatan langsung, seperti:
 Memberi ucapan selamat (singkat)
 Memberi pujian berdasarkan fakta
 Akhiri dengan ucapan selamat atas nama
3) Pesan Penghargaan
 Untuk mendokumentasikan kontribusi seseorang (yang telah banyak memberikan
bantuan). Strategi yang dilakukan adalah dengan pendekatan langsung.
4) Ucapan Ikut Bela Sungkawa
Memberikan ucapan bela sungkawa secara tertulis, sebagai tanda ikut berduka
akan memberikan kesan baik, sehingga pembaca akan merasa sedikit terhibur. Hal
ini cukup sulit mengingat suatu kesalahan, malah justru akan menambah
kesedihan. Strateginya adalah pendekatan langsung. Beberapa hal yang
disampaikan antara lain:
 Ucapan bela sungkawa, seperti turut berduka
 Nyatakan sifat baik/ kontribusi/ yang telah dibuat, oleh orang yang
meninggal tersebut
 Tulis arti orang tersebut bagi bisnis Anda
 Ucapkan bela sungkawa dan harapan, Misal: meringankan beban untuk
masa depan yang lebih cerah
Adapun yang perlu diperhatikan, antara lain:
 Mengenang dengan singkat
 Tulis dengan kata-kata sendiri jangan mengutip dan terlalu formal
 Bijaksana
 Hati-hati dalam penulisan nama yang benar
 Sebutkan sifat khusus orang tersebut, dan sifat khusus orang yang
ditinggalkannya
5) Pernyataan Penerimaan Pesanan
Merupakan konfirmasi pesanan bahwa surat pesanan telah diterima. Hal ini
merupakan konfirmasi / pengakuan sebagai usaha untuk meyakinkan audience.
Strategi penyampaiannya dengan pendekatan langsung. Adapun hal-hal yang
disampaikan, diantaranya:
 Merupakan berita baik
 Nyatakan bahwa pesanan dengan diproses
 Sebutkan profesionalisme perusahaan (rangkaian transaksi yang jelas dan
akurat)
 Yakinkan audience dan beri manfaatnya
 Ucapan terima kasih
6) Pernyataan Penerimaan Permohonan Kredit
 Strategi yang digunakan adalah pendekatan langsung. Adapun yang disampaikan,
antara lain:
 Nyatakan ide pokok, seperti persetujuan
 Nyatakan informasi pendukung, seperti batas maksimal kredit, tanggal
rekening dikirim, potongan harga, bunga, jatuh tempo, dan sebagainya
7) Pernyataan penerimaan lamaran kerja
Strategi yang digunakan adalah pendekatan langsung. Adapun yang disampaikan,
antara lain:
 Merupakan berita baik
 Nyatakan bahwa pelamar diterima dan dapat bekerja
 Waktu mulai bekerja
 Tugas yang diemban
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L. .2017. Komunikasi Bisnis Edisi 9. Yogyakarta. Indeks.

Dwi S, Mentari. 2016. Pengorgansisasian Pesan-Pesan Bisnis. Terdapat pada link

https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis/.
(Diakses pada tanggal 09 Oktober 2021)

Herwij. 2011. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis. Terdapat pada link

http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html.
(Diakses pada tanggal 09 Okteber 2021)

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi 4. Jakarta. Erlangga.

Yuliati, Kinkin, dkk. Pengantar Komunikasi Bisnis. Ulinuha Press. Terdapat pada link :
http://sipeg.unj.ac.id/repository/upload/buku/buku_bu_dini.pdf (diakses pada tanggal
12 Oktober 2021).