A.

Membuat dan Menyunting Pesan

1. Membuat Pesan
Pesan adalah suatu yang dikirimkan dan atau di terima suatu tindakan komunikasi
langsung pesan dibagi menjadi dua yaitu pesan verbal dan pesan nonverbal.
a. Tahap membuat pesan bisnis
Tiga tahap membuat pesan bisnis diantaranya:
1) Merencanakan pesan
a) Penentuan tujuan
Berfungsi agar gagasan dan maksud dari sebuah pesan dapat tersamaikan. Ada 3
umum tujuan pesan bisnis antara lain :
 Memberikan informasi
 Membujuk atau persuasu (persuading) dan
 Melakukan kerja sama atau kolaborasi (collaborating)
Tujuan yang baik dari sebuah pesan mempunyai kriteria sebagai berikut:
 Tujuan bersifat realistic artinya ide ataugagasan sesuai kemampuan yang ada.
 Waktu yang tepat, artinya waktu menjadi petimbangan yang oenting dalam
menyapaikan pesan
 Tujuan ditrima perusahaan , artinya penyampaian suatu pesan hendaknya
sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan
b) Analisis audiens
Akan memberikan paling sedikit 2 informmasi penting yaitu : membantu dalam
memahami keadaan dan sikap komunikasi dan mempermudah penyampaian
pesan
c) Penentuan ide pokok
Terdapat tiga teknik atau cara yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide
pokok :
• Brainstorming adalah penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari
kemungkinan ide pokok secara leluasa
• Petunjuk atasan adalah dalam organisasi yang menganut system senioritas, para
pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok
 • Kebiasaan adalah untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-
ulang, biasanya di kembangkan ide pokok tertentun yang relative sama. Pesan
adalah suatu yang dikirimkan dan atau di terima suatu tindakan komunikasi
langsung pesan dibagi menjadi dua yaitu pesan verbal dan pesan nonverbal.
2) Penyusunan Pesan
Tujuan penyusunan pesan bisnis hendaknya tetap berpusat pada peerimaan
pesan dan harus memilikki tujuan yang jelas.
3) Revisi pesan bisnis
Pesan bisnis digunakan dalam kegiatan bisnis seperti pedagang, perindustrian
dan usaha jasa. Tahap-tahap revisi pesan :
a) Menyunting pesan (editing )
d) Mengepaluasi isi dan organisasi
2. Menyunting Pesan
Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun
pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya
tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan
hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) da diperbaiki lagi,
baik dari sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format
penulisannya.
B. Mengevaluasi Isi dan Organisasi
Idealnya, naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses
penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian
pada isi, organisasi, dan format pesan. Pertanyaan-pertanyaan berikut bisa dijadikan
pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi, dan format pesan :
1. Apakah cukup semua butir?
3. Apakah susunan sudah bertalian logis?
4. Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik?
5. Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan
pada posisi menonjol?
6. Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang?
 7. Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda? Apakah
perlu menambahkan sesuatu?
Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima.
Pastikan bahwa bagian awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan reaksi
penerima.
C. Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembacaan
Setelah puas dengan isi, organisasi, dan format pesan berikutnya dievaluasi gaya dan
kemudahan pembacaan. Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosa
kata, panjang kalimat dan paragraph, dan struktur kalimat. Pertanyaan berikut bisa
dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan :
1. Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif? Apakah paragraf memiliki
kalimat topik yang jelas? Apakah peralihan antara gagasan jelas?
8. Apakah terdapat istilah atau jargon yang tidak familiar? Apakah terdapat penggunaan
bahasa yang berlebihan? Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca?
D. Menulis Ulang Pesan
Pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya.
9. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu.
10. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra
perusahaan. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun,
perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat
hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan
akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas,
mantap dan kuat. Membaca cetakan percobaan ( proof reading ) dilakukan untuk
memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. setelah
puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan
kepada penerima.
E. Memproduksi Pesan
 Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai.
Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa
sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai
aplikasi bisa dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms.
Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain. Desain pesan yang efektif akan member
pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik
belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran
penting dalam memproduksi pesan.
Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain
yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf,
spasi dan garis.
11. Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks,
gambar dan ruang kosong.
12. Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak
sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.
13. Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian
pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan