Perencanaan

Pesan-pesan
Bisnis
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi
penyusunan pesan bisnis.

Dalam fase perencanaan, dirancang hal-

hal yang cukup mendasar seperti,
1. maksud/tujuan komunikasi,
2. audiens yang akan menerima pesan,
3. ide pokok pesan- pesan yang akan disampaikan, dan
4. saluran atau media yang akan digunakan
untuk menyampaikan pesan
Penentuan
Tujuan
Bisnis
Pesan-pesan yang di sampaikan kepada pihak lain
hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra
perusahaan.
Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang
pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan
di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini
sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang
dengan orang lain dalam bisnis.

Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik
dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
 Analisis Penerimaan Pesan
Mengembangkan Mengenali penerima
Profil Audiens primer

Memperkirakan reaki
Menetapkan jumlah Mengukur Tingkat penerima
dan komposisi audiens Pemahaman Audiens

Memenuhi Memuaskan kebutuhan

Kebutuhan Informasi emosional dan praktis
Audiens Audiens
A. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah
dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas
pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa
diperkirakan.

B. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang
ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang
ditujukan kepada banyak orang.

D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada
umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru
pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan
akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi
audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens
yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan
bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan
format yang menarik.
 Penentuan Ide
Pokok
Cara yang dapat digunakan untuk
menentukan ide pokok :

1. Brainstorming 2. Petunjuk
3. Kebiasaan
atasan
1. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan
membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan
ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada.
Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

2. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan.
Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan
desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk
pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

3. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan.
Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka
akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan,
yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja
Seleksi dan
Saluran Media
Saluran komunikasi
lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang
palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara
dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran komunikasi
tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat
dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata
dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-
hati untuk mempertahankan nada sopan dan
bersahabat, kekurangannya adalah umpan
balik secara langsung yang tidak bisa di
peroleh dengan waktu cepat.
REVISI
PESAN-
PESAN
BISNIS
 Revisi Pesan Bisnis
Dalam fase perencanaan, diranca
Revisi pesan bisnis adalah
ng hal-
perbaikan pesan
hal yang cukup mendasar seperti
bisnis agar pesan bisnis yang
:
telah direncanakan dan dibuat
1. Keterampilan merevisi.
dapat ditinjau ulang atau dapat
2. Memilih kata-kata yang
disempurnakan untuk
tepat.
menghindari adanya kesalahan.
3. Membuat kalimat yang
efektif.
4. Mengembangkan paragraf.
1. Keterampilan
Merevisi
Menulis pesan – pesan bisnis sangatlah
berbeda dan tidaklah semudah menulis pesan
– pesan yang bersifat pribadi yang dapat
menulis tanpa membuat draf atau konsep
terlebih dahulu, dalam penulisan surat – surat
bisnis perlulah pemikiran, tenaga dan waktu.
Pesan – pesan bisnis mencakup tertulis dan
secara lisan.
Pesan – pesan bisnis tertulis
A. Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian & Gaya Penulisan
- Perhatikan secara seksama pesan – pesan awal dan akhir,
- Perhatikan pembukaan surat atau memo,apakah sudah bisa mengundang reaksi
pembaca
- Perhatikan gaya penulisannya,apakah anda telah memberikan suatu kesan
terhadap para audiens

B. Mengedit Mekanik/Teknik Penulisan

1. Susunan kalimat, sesuai dengan kaidah bahasa
2. Penggunaan kapitalisasi secara tepat
3. Penulisan tanda baca secara benar
4. Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat
5. Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat
C. Mengedit Format dan
Layout

● Mengedit format dan layout secara

keseluruhan yaitu tata bahasa, ejaan,
kesalahan – kesalahan tulis, dan
tanda baca.

● Mengedit format penulisannya

dibuat menarik, ditata rapih, bersih,
tidak penuh coretan, dan kualitas
kertas yang digunakan baik.
Pesan Bisnis Lisan
Pesan bisnis lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan
seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik.

Pengeditan mencakup:
1. Substansi Pesan
2. Pengorganisasian Pesan
3. Gaya Bahasa

pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesan –
pesan bisnis melalui rapat/pertemuan bisnis,negosisasi,dan presentasi bisnis.
Perlu pengeditan yang mencakup
1. Substansi pesan
- Apakah inti pesan telah tercantum didalamnya ?
- Apakah data pendukung (tabel,grafik,bagan,audio juga sudah tercantum ?
2. Pengorganisasian pesan
- Pembuka
- Penyampaian isi pesan
- Penutup
3. Gaya Bahasa
- Lebih menarik & dinamis daripada tertulis
- Penyampaian yang lebih santai, luwes & tidak monoton
2. Pemilihan Kata Yang Tepat
Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada
orang lain dengan mudah dapat dimengerti, harus memilih kata – kata
dengan sebaik – baiknya.
Oleh karena itu, agar komunikasi dapat tercapai perlu diperhaikan
beberapa hal berikut ini :
- memilihlah kata yang sudah familier/dikenal
- memilihlah kata –kata yang singkat
- menghindari kata – kata yang bermakna ganda
3. Membuat Kalimat Yang Efektif
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang
dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai
daya informasi yang tepat dan baik.

Dalam menyusun kalimat perlu diperhatikan tiga hal,

yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan.
4. Mengembangkan Paragraf
Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu
paragraf, yaitu pendekaan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai
dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat
kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian
baru diikuti dengan alasan – alasannya.

Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan :

- ilustrasi,
- perbandingan,
- pembahasan sebab akibat,
- klasifikasi, dan
- pembahasan pemecahan masalah.
 ilustrasi
untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh
yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
perbandingan
mengembangkan suatu paragraf dapat dengan cara membandingkan persamaan
maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

pembahasan
ketika mengembangkan suatu paragraf, anda dapat memfokuskan perhatian pada
alasan – alasan mengenai suatu hal.
klasifikasi
paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokan
ide – ide umum ke dalam ide – ide yang lebih khusus.
pembahasan pemecahan masalah
cara lain untuk mengembangkan paragraf ialah dengan menyajikan masalah,
kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut.