Komunikasi Bisnis

Perencanaan, Pengorganisasian,
Perevisian Pesan Bisnis

Fakultas : FBIS
Program studi : MANAJEMEN

Tatap Muka

04
Kode Matakuliah : 31411E3FA
Disusun oleh : Dr. Yanthy Herawaty P,S.Pd., M.Si
 Abstrak Tujuan
Pesan bisnis yang Mahasiswa mampu
efektif, memerlukan mengidentifikasikan dan
pemahaman terhadap proses menjelaskan Perencanaan,
penyusunan pesan bisnis. Pengorganisasian, Perevisian
Proses penyusunan pesan Pesan Bisnis.
bisnis bersifat fleksibel karena
tidak ada proses penyusunan
pesan bisnis yang terbaik.
Penyusunan pesan
bisnis meliputi tiga komposisi,
yaitu:
a) Perencanaan
b) Pengorganisasian
c) Revisi

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-1- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-1-
 PEMBAHASAN

Pendahuluan

Dalam kegiatan bisnis, komunikasi merupakan elemen yang penting untuk

membentuk kehidupan bersosial yang lebih baik. Dalam komunikasi terdapat pendapat, ide,
gagasan maupun informasi yang disampaikan untuk kepentingan bisnis, misalnya
pembuatan strategi bisnis atau menawarkan produk/jasa/kerjasama perusahaan. Penyusunan
pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan
oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan
menentukkan arasemen dan personil kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut. Hal
yang sama dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para
bawahan, atau sesama manajer terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak
sesuai dengan apa yang dikehendaki. Oleh karena itu dibutuhkan ketrampilan dan kerja
ekstra pebisnis dalam komunikasi bisnis. John V Thill, Courtland L Bovee (2014)
mengemukakan bahwa As soon as the need to create a message appears, inexperienced
communicators are often tempted to dive directly into writing. However, skipping or
shortchanging the planning. Kebutuhan membuat pesan muncul, komunikator yang tidak
berpengalaman sering kali muncul tergoda untuk terjun langsung ke dunia menulis. Namun,
melewatkan atau mempersingkat perencanaan tahap sering menciptakan kerja ekstra dan
stres dalam prosesnya dikemudian hari. Penyampaian pesan-pesan bisnis yang cenderung
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format
penulisannya berdampak buruk bagi perusahaan.
Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang
bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran,
tenaga, dan waktu yang cukup. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak
bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan informasi

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-2- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-2-
yang ingin dicapai, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan
secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis
yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk
menghindari terjadinya kesalah pahaman, kesalahan pengetikan atau kekurangan lainnya,
sehingga maksud dan tujuan yang dikehendaki dalam pesan bisnis terpenuhi. Keterampilan
merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis agar maksud dan
tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata yang
tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi
pesan-pesan bisnis yang efektif.
Pesan bisnis yang efektif adalah penulisan atau menyatakan ide yang ringkas dan
menunjukkan tujuan yang jelas untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi bukan
melawan komunikasi. Oleh karena itu dibutuhkan proses komposisi dengan melakukan
perencanaan, pengorganisasian dan revisi yang menyesuaikan dengan kebutuhan, kondisi,
dan situasi audiens.

Perencanaan Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses
itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan, analisa audiens, penentuan ide pokok, saluran dan
media.

Analisa Penentuan Saluran dan

Perencanaan
Audiens Ide Pokok Media

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan,ide pokok (main
idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan salauran atau media yang akan digunakan
untuk menyampaikan pesan.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-3- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-3-
 1. Perencanaan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat
membantu proses pengambilan keputusan yaitu keputusan untuk meneruskan pesan atau
keputusan untuk menanggapi audiens atau keputusan untuk memusatkan isi pesan. Untuk
menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu
pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
1. Apakah tujuan komunikasi bisnis yang ingin dicapai realistik?
Tujuan yang mendasari dalam komunikasi bisnis sebaiknya disampaikan
secara realistis.
2. Apakah waktu melakukan komunikasi bisnis tersebut tepat?
Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat
disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu
menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan dalam komunikasi bisnis sudah tepat?
Ketepatan orang yang mengirimkan pesan komunikasi bisnis akan memiliki
kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan atau tugas dalam
mengkomunikasikan pesan bisnisnya.
4. Apakah tujuan komunikasi bisnis selaras dengan tujuan organisasi/ perusahaan?
Setiap komunikasi bisnis dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik dan
tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi apabila sesuai dengan
tujuan organisasi/perusahaan.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-4- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-4-
 Untuk dapat melakukan hal itu, pertama kita harus menentukan tujuan yang jelas dan
dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi. Tujuan yang jelas akan dapat membantu
mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Disamping itu penentuan tujuan
yang jelas bagi suatu organisasi akan membantu proses pengambilan keputusan yang
mencakup antara lain :
• Keputusan untuk meneruskan pesan, sebelum menyampaikan pesan kita
harus bertanya kepada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan
benar-benar diperlukan atau tidak.
• Keputusan untuk menanggapi audiens, perlu mempertimbangkan motif-motif
audiens untuk memutuskan bagaimana cara yang paling baik untuk
menghadapinya.
• Keputusan untuk memutuskan isi pesan, komunikator harusnya memasukan
informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan karena dengan mempunyai tujuan yang jelas dapat membantu
memusatkan isi pesan.
• Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan, media
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

A. Perencanaan dalam Penentuan Tujuan Pesan Komunikasi Bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan yang jelas komunikasi bisnis terukur dan sesuai tujuan organisasi/perusahaan,.
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah (good will) bagi organisasi/perusahaan. Pesan-
pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan
citra perusahaan.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-5- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-5-
 Ada tiga tujuan umum komunikasi dalam perencanaan pesan bisnis, yaitu :
(1) memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan memberi informasi bahwa perusahaan sedang membutuhkan beberapa pegawai
baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
(2) membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar
apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan,
dalam aktivitas negosiasi.
(3) melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating).
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis diharapkan
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan
tingkat pengendalian pengirim. Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan
diperlukan sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada
komunikator. Pesan yang bersifat persuasi akan memerlukan partisipasi komunikan dan
interaksi yang lebih tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada
komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan diperlakukan
partisipasi maksimum dan komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang
lebih rendah.
B. Pemilihan Saluran dan Media
Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan pesan
bisnis yang berpusat pada penerima. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat
tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi
terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis (written
communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media. Media yang
dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari
pengirim kepada penerima.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-6- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-6-
 Saluran komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam
komunikasi bisnis yaitu percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran lisan dapat
digunakan apabila :
o Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
o Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
o Tidak memerlukan catatan permanen
o Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
o Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan

o Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

o Telepon, voice mail
o Radio, televisi, komputer
o Pita audio dan video
o Teleconference
o Video conference
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para
komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan
balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.
Media pada saluran tertulis, antara lain:
▪
Surat, memo, laporan, proposal
▪
Electronic mail (e-mail)
▪
Telepon (SMS)
▪
Faksimile
▪
Telegram
▪
Pos biasa dan khusus

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-7- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-7-
 Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila:
o Tidak segera diperlukan umpan balik dari penerima
pesan bisnis
o Pesan komunikasi bisnis yang disampaikan (sangat)
kompleks dan terinci
o Memerlukan perencanaan yang seksama
o Memerlukan bukti catatan permanen
o Penerima dalam jumlah banyak
o Penerima tersebar secara geografis dan sulit dijangkau
o Ingin meminimalkan peluang distorsi dalam
penyampaian pesan bisnis

2. Analisa Audiens/Penerima
Analisis terhadap audiens /penerima sangat perlu dilakukan. Audiens/penerima
dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki
pemahaman yang berbeda beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens/Penerima
Jika berkomunikasi dengan orang yang sudah dikenal pastinya lebih mudah.
Komunikator mengetahui kebutuhan dan keinginan atas informasi/pesan dan
karakteristik audiens/penerima. Hal yang berbeda jika komunikator tidak mengetahui
profil audiens/penerima, oleh karena itu komunikator perlu mempelajari audiens/
penerima sebelum membuat pesan.
Maka mengembangkan profil audiens/penerima meliputi:
❖
Menentukan jumlah dan komposisi audiens/penerima
Suatu pesan bisnis untuk audiens/penerima dalam jumlah yang
besar memerlukan suatu gaya penulisan , organisasi dan format yang
formal, dibandingkan untuk audiens/penerima dalam jumlah yang kecil
(tidak terlalu formal).

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-8- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-8-
 ❖
Pengenalan siapa audiens/penerima
Apabila audiens/penerima terdiri dari beberapa orang maka kita
perlu mengetahui dan mengenali siapa orang terpenting yang berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Jika anda mengetahui
audiens utama anda yaitu mereka para pengambil keputusan maka (hasil)
komunikasi anda dengan audiens utama yang akan diikuti oleh anggota
audiens lainnya.
❖
Antisipasi reaksi audiens/penerima

Reaksi audiens/penerima ada 3 yaitu reaksi positif, reaksi netral,

dan reaksi bermusuhan. Reaksi positif akan menerima dan mendukung
pesan bisnis yang disampaikan. Reaksi netral yaitu reaksi
audiens/penerima yang membutuhkan analisis menyakinkan dalam pesan
bisnis Anda. Reaksi bermusuhan merupakan reaksi audiens/penerima
yang menolak atau menentang pesan bisnis Anda.
❖
Tingkat pemahaman audiens/penerima

Penting sekali untuk mengetahui siapa saja mereka, bagaimana

pendidikan mereka, status serta sikap mereka, karena tujuan pesan kita
adalah memberikan pemahaman kepada mereka. Oleh karena itu penting
sekali mengetahui tingkat pemahaman audiens/penerima terhadap
berbagai informasi.
❖
Hubungan dengan audiens/penerima

Kita harus menyesuaikan strategi komunikasi bisnis dengan

realitas hubungan dengan audiens/penerima karena informasi dan
kekuasaan eksekutif memengaruhi pada keberhasilan komunikasi bisnis.
Hubungan dengan audiens/penerima yang positif tampak dari semakin
banyak audiens/penerima berkontribusi dalam keputusan yang diberikan
dan semakin besar pula kerja sama terwujud.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
-9- Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

-9-
 ❖
Memproyeksikan pengharapan/preferensi audiens/penerima.
Apakah audiens mengharapkan suatu pesan yang lengkap dan
detail, atau apakah mereka cukup mengharapkan ringkasan atau poin-
poinutama dari laporan. Apakah memo yang kita buat harus singkat atau
komprehensif (lengkap). Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan
bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung
dengan bukti- bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan saran.
B. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens/Penerima
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima.
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan
bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu
memenuhi kebutuhan imformasi audiens, yaitu :
✓
Temukan apa yang ingin diketahui audiens.
✓
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
✓
Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
✓
Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat.
✓
Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

C. Memuaskan Kebutuhan Emosional Audiens

Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan -
pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan
argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan
cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi
antarpersonal.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 10 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 10 -
 3. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens maka selanjutnya adalah menentukan cara
untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema
pokok yaitu ide pokok (main idea), selebihnya adalah ide-ide pendukung (supporting idea).
Sebelum menentukan ide-ide pokok, hal-hal penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu.
A. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)
Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai
kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan,
audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat
digunakan antara lain:
• Storyteller’s Tour
• Random List
• CFR (Conclusions, Finding, Recommendations) worksheet
• Pendekatan Jurnalistik (journalistic approach)
• Rantai Jawab dan Tanya (question and answer chain)
B. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal, sebaiknya
menggunakan kata yang singkat untuk membangkitkan hormat audiens kepada
komunikator dan untuk menghindari skeptic dari audiens yang belum dikenal. Ide
pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang ada dan
haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

Pengorganisasian Pesan Bisnis

Dalam suatu organisasi, setelah tahap perencanaan selanjutnya ide/gagasan pesan-

pesan yang hendak disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak
terorganisasi dengan baik. Maka komunikator harus mengorganisir pesan secara baik dan
jelas dimengerti oleh penerima pesan, ini adalah tantangan bagi komunikator.
Pengorganisasian pesan adalah mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak
bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motivasi, maupun praktis bagi audiens.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 11 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 11 -
 Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai
berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam
hal-hal berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide
secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam
pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiesd
dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima
isi pesan tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya
akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-
pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja.
Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat
dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran
pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan
komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini
merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian
pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang
ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 12 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 12 -
 komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator,
semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. Hal-hal yang
menyebabkan pesan tak terorganisir, antara lain:
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan
Dan pentingnya pengorganisasian yang baik, ketika:
a. Subjek dan tujuan harus jelas.
b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
A. Pengorganisasian Pesan Melalui Outline
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan
suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap
penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi
setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah,
tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang
ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline
sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya
outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang
satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 13 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 13 -
 Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat
diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian
yang satu dengan bagian yang lainnya menjadi satu kesatuan yang dipahami oleh
kedua pihak. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3
kelompok,antara lain:
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan
tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam
dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan
memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus
melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna
dalam mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang
dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah
menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut agar selaras dengan rencana
organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (Direct approach), sering disebut juga dengan
pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian
diikuti bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian
baru diikuti dengan ide pokok.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam
diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap
selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan.
Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan
langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-
pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 14 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 14 -
 • Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan
menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan
permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
• Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
• Pesan-pesan Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan
tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya
ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang
halus. Contohnya ketika perusahaan mengumumkan penarikan produk di
pasaran, penolakan kerja sama, dsb.
• Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung sehingga perlu
membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat
memahami fakta yang ada.

B. Rencana-Rencana Organisasional
1. Permintaan Langsung (DIRECT REQUEST)
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian
langsung pada poin yang dituju. Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering
digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini
dapat berbentuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini
dapat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim,
permintaan kredit rutin.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 15 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 15 -
 Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
a. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi
tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang
digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya
adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham
akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
b. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada
bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan.
Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian
pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat
kompleks.
Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan
sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita
membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.
c. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu
permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan
ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah
pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi
nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 16 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 16 -
 2. Permintaan Informasi Rutin
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu
lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audiens pada
umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu
seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah
persuasi.
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana.
Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan
bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan
positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika
menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis
suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda
inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda
sampaikan.Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara
bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan
ke ribuan karyawan, konsumen, klien dan sebagainya.
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan,
yaitu apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini
dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin
dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis. a. Permintaan dari dalam
organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun
beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis,
seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan
membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan,
pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 17 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 17 -
 b. Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis profesional perlu adanya komunikasi
dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk
memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku
terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk
berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap iklan
yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal,
yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud,
cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.
3. Memformulasikan Pesan Bisnis
a. Mengendalikan Gaya dan Nada
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau
kesan keseluruhan. Gaya dapat diubah sesuai dengan kondisi suatu peristiwa,
struktur kalimatnya juga disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan
penerima. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan
menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama.
Gaya yang jelas, ringkas dan benar serta dipadukan dengan norma-norma
kelompok organisasi akan mencerminkan suatu organisasi. Komunikasi
dikatakan efektif jika memiliki karakteristik sebagai berikut (Quible, et. All,
2005):
1. Courteness (sopan santun)
Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan
dihormati.
2. Coherence (koheren)
Konsistensi dan logika harus menjadi bagian dari pesan pengirim.
Semua istilah pesan harus saling berhubungan dan relevan dengan
pesan yang disampaikan. Selain itu, konsistensi harus dijaga dalam
arus komunikasi.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 18 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 18 -
 3. Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapatnya kesalahan penulisan baik format, tanda baca,
penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Selain itu penggunaan kata
dan istilah yang tidak familiar akan membingungkan para audiens.
4. Conciseness (ringkas)
Tidak menggunakan kata yang mubazir dan tidak mengulangi kata-
kata yang tidak diperlukan. Penggunaan kalimat aktif lebih
diutamakan karena lebih mantap, ringkas dan secara umum lebih
mudah dipahami. Sedangkan penggunaan kalimat pasif lebih baik
hanya dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.
5. Clarity and Clearness (jelas)
Mudahnya bacaan dimengerti hanya dalam sekali baca dan tidak
menimbulkan keraguan.
6. Concreteness (tepat)
Penggunaan bahasa yang benar dan tidak menimbulkan kesalahan
interpretasi karena disajikan secara spesifik, sehingga dapat
meningkatkan faktor kepercayaan antara pengirim dan penerima.
7. Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap dengan menyajikan fakta dan angka
sesuai kebutuhan dan keinginan penerima.
b. Mengembangkan paragraf yang logis
Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan
bagian penting dari keseluruhan pesan. Pada umumnya paragraf yang pendek
dapat lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf
umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan
kalimat peralihan.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 19 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 19 -
 Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana
subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan
kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Sedangkan
unsur peralihan diatur dalam urutan yang logis dan terpadu.
Lima teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan
paragraf, yaitu:
1. Ilustrasi: mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-
contoh yang dapat memperjelas ide pokok. Pemberian contoh terhadap suatu
topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan
mudah dipahami oleh audiens.
2. Perbandingan atau kontras: mengembangkan paragraf dengan
menguraikan persamaan dan perbedaan. Cara pengembangan paragraph ini
memerlukan wawasan yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.
3. Sebab akibat: mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat
dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu. Pola
pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah
yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
4. Klasifikasi: mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum
menjadi beberapa kategori spesifik. Pola pengembangan paragraph dengan
pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan
maupun penerima pesan. Selain itu, cara pengelompokan ini juga menjadikan
suatu topic bahasan menjadi lebih terarah dan terfokus.
5. Masalah dan penyelesaian: mengembangkan paragraf dengan
menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.
Pembahasan pemecahan masalah, cara pengembangan paragraf ini akan mampu
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam
pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 20 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 20 -
Perevisian Pesan Bisnis

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-

pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan
(revisi) terhadap pesan-pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang
telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan umtuk
menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik
atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.
Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara
efektif, oleh karena itu setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan
pengorganisasiannya. Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang
tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familier,
sudah dikenal secara umum, singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda.
Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencakup keseimbangan
pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, dan kompleks.
a. Kalimat Sederhana, hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun
tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik
langsung maupun tak langsung.
b. Kalimat Majemuk, berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai
klausa dependen. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung
seperti “dan”, ”tetapi”, “atau”.
c. Kalimat Kompleks, berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.
Kalimat-kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah
audiens dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis. Dalam
mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara antara lain
dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan , pembahasan mengenai sebab akibat,
melakukan klasifikasi (pengelompokan) dan pembahasan mengenai pemecahan masalah
(problem solving), perhatian pada ide tunggal, dan usahakan untuk setiap paragraf singkat
saja.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 21 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 21 -
 1. Merevisi Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
a. Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada
pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan–pesan tersebut mempunyai pengaruh
besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memoharuslah
relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan
yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakupsubjek, maksud, dan
organisasi bahan.
Berikut pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain:
▪
Apakah poin-poin telah diurutkan yang benar?
▪
Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat
umum dengan hal-hal yang khusus?
▪
Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan
yang cukup?
▪
Apakah fakta-fakta pendukung sudah disertakan dan melakukan
pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?
▪
Apakah informasi yang terbaru sudah dimasukkan?
Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya
penulisannya. Mengguunakan kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan
sehingga semakin menarik bagi audiens pada saat yang sama, melakukan cek ulang untuk
mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan
mudah dipahami oleh audiens.
b. Mengedit Mekanik atau Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut
mekanik atau teknis penulisan suatu pesan–pesan bisnis yang mencakup antara
lain:
1. Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah
kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
2. Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harusditulis
dengan huruf kapital).

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 22 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 22 -
 3. Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda bacakoma,
titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
4. Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu
kalimatdapat dipahami dengan mudah.
5. Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini
dapat menghilangkan makna suatu pesan–pesan bisnis yng telah
disampaikan.
c. Mengedit format dan layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit
format atau layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan
terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan–kesalahan tulis, dan tanda baca, format
penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya
menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan
berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2. Merevisi Pesan–Pesan Bisnis Lisan

Sebagaimana pesan–pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan–
pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang,
perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat
dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup:
a. Substansi Pesan
Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens telah
tercantum dan disertai data pendukung. Pengorganisasian substansi pesan
mencakup 3 poin penting, yaitu:
1. Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
2. Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan
substansi pesan.
3. Penutup (misalnya: kesimpulan,saran, rekomendasi, implikasi).

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 23 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 23 -
 b. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan–pesan bisnis secara
lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara
penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.
c. Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan–pesan bisnis kepada audiens
sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah
pemborosan. Komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal
berikut:
▪
Memilih kata yang sudah dikenal

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang

pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens
akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan–pesan
bisnis.
▪
Memilih kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens.
Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan
benar.
▪
Menghindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang
bermacam-macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud
dari pesan-pesan bisnis.
▪
Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap
kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat
akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan
merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan
biasanya berupa kata benda.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 24 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 24 -
 SIMPULAN

Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik merupakan suatu
keharusan dan menjadi tantangan karena semua informasi penting, maksud dan tujuan
penulisan pesan bisnis dinyatakan dengan jelas. Proses penyusunan pesan – pesan bisnis
terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, pengorganisasian ide pesan bisnis secara logis,
tidak bertele, dan menyeluruh.
Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis
harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus dan melakukan
analisis audiens sehingga maksud dan tujuan komunikasi dapat tercapai.
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis.
Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian
ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi. Mengorganisasi
pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi
komunikator. Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan
bisnis secara efektif.
Pemilihan saluran dan media komunikasi sangat penting dalam perencanaan,
pengorganisasian pesan bisnis yang berpusat pada penerima bahkan melakukan
perevisian pesan bisnis. Saluran dan media komunikasi juga menentukan efektif tidaknya
komunikasi dan kejelasan pesan yang diterima oleh audiens.

DAFTAR PUSTAKA
John V Thill, Courtland L Bovee, Excellence in Bussiness Communication, England:
Pearson, 2014.
Kathrine Miller, Organizational Communication Sixth Edition: Approaches And Processes,
Boston: Cengage Learning,2011.
Kitty O. Locker, Donna S. Kanzleer, Bussiness and Administrative Communication:
Eleventh Editin, New York: Mc Grall Hill, 2018.
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis edisi 4. Jakarta: Erlangga,2011.
Quible,Zane.K.Administrative Office Management. England: Pearson, 2005.

Dr. Yanthy Herawaty Purnama, S.Pd., M.Si

2022
- 25 - Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.undira.ac.id

- 25 -