MODUL PERKULIAHAN

Komunikasi
Bisnis
Perencanaan dan Pengorganisasian
Pesan-pesan Bisnis

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Fakultas Ekonomi dan Akuntansi S1
Bisnis
04
Abstract
Modul ini membahas proses komposisi,
penentuan tujuan, analisis audiens,
penentuan ide pokok dan seleksi saluran
dan media komunikasi.
Organisasi pesan yang baik adalah
penting karena akan membuat pesan
yang disampaikan menjadi efektif
sehingga memudahkan atau
menyederhanakan pekerjaan
komunikator.
200131023 Tim Dosen
Kompetensi
Mahasiswa dapat menjelaskan
tiga tahapan dalam proses komposisi,
Mengetahui tujuan penulisan pesan-
pesan bisnis, Menjelaskan pentingnya
analisis audiens, Menjelaskan
bagaimana memenuhi kebutuhan
informasi audiens, Melakukan seleksi
saluran dan media komunikasi.
Pokok Bahasan

• Pemahaman Proses Komunikasi

• Penentuan Tujuan
• Analisa Audiens
• Penentuan Ide Pokok
• Seleksi Saluran dan Media
• Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisasi dengan Baik
• Pentingnya Pengorganisasian yang Baik
• Pengorganisasian Pesan-pesan melalui Outline

Pendahuluan

Proses penulisan pesan bisnis melalui tiga tahap; perencanaan pesan, komposisi, dan revisi
pesan. Lankah lainnya adalah menetukan ide pokok yang merupakan rangkuman dari
pesan-pesan yang disampaikan. Ide pokok ditemukan dengan menggunakan beberapa
teknik, kemudian didefinisikan dan digunakan untuk arahan atau petunjuk tentang apa yang
harus dilakukan.

Dalam perencanaan pesan bisnis perlu dipilih media saluran yang akan digunakan untuk
menyampaikan pesan. Hal yang harus diperhatikan dalam memilih media saluran adalah
formalitas, kerahasiaan, umpan balik, kompleksitas, waktu dan biaya.

Dalam bab ini akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens,
penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi penting dan
maksud/tujuan pesan-pesan bisnis dinyatakan secara jelas dan ide disajikan secara logis.
Oragnisasi pesan yang baik adalah penting karena akan membuat pesan yang disampaikan
menjadi efektif sehingga memudahkan atau menyederhanakan pekerjaan komunikator.

Ada dua pendekatan organisasional yaitu pendekatan langsung dan tidak langsung. Dalam
pendekatan langsung, ide pokok ditempatkan pada bagian terdahulu yang kemudian diikuti
dengan bukti pendukung. Sedangkan pada dalam pendekatan tidak langsung, bukti
pendukung dditempatkan sebelum penyampaian ide pokok.

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

2 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Pendekatan langsung sangat baik diterapkan pada orang-orang yang antusias terhadap
pesan-pesan yang akan disampaikan, dan pendekatan tidak langsung diperuntukkan bagi
orang-orang yang menunjukkan sikap skeptis terhadap pesan-pesan yang akan
disampaikan.

Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap
yaitu:

Perencanaan (planning phase)

Dalam tahap ini dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide
pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang
digunakan untuk menyampaikan pesan.

Pengorganisasian

Oragnisasi dan Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.

Revisi

Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-
kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus
ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang dilakukan adalah
memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill
di hadapan audiens, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan
dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi

Mengapa tujuan itu harus jelas

Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai
berikut:

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

3 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
a. Keputusan untuk meneruskan jelas

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan
yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?

b. Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu

mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan
yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan
mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui
motif audiensnya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di
singkirkan jauh-jauh.

d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan
digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

Tujuan Komunikasi Bisnis

1. Memberi informasi

Informasi yang disampaikan adalah informasi bisnis yang ditujukan kepada pihak lain.
Contoh: informasi lowongan pekerjaan, diinformasikan melalui surat kabar, majalah,
radio, internet. Masing masing media yang digunkan memiliki keunggulan dan
kelemahan dan menjadi pertimbangan kemampuan internal perusahaan tersebut.

2. Melakukan persuasi

Persuasi dilakukan untuk memberkan pemahaman kepada pihak lain atas apa yang
disampaikan. Terutama dalam bernegosiasi bisnis. Hasil yang optimal melalui win-win

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

4 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
 solution yang bermakna bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi memperoleh
manfaat tanpa merasa ada yang dikorbankan atau gagal.

3. Melakukan kolaborasi

Pihak-pihak yang melakukan kerjasama bisnis memerlukan jalinan komunikasi bisnis

yang baik sehingga kerjasama dapat dilakukan dengan mudah baik secara domestik
maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama yang dilakukan telah
memanfaatkan teknologi komunikasi yang memungkinkan komunikasi dan pertukaran
informasi secara cepat.

Cara menguji tujuan

Cara menguji tujuan ada empat cara yaitu:

a. Apakah tujuan tersebut realistis?

Tujuan yang realistis artinya ide/gagasan yang hendak disampaikan disesuaikan dengan
kemampuan yang ada, misal: kempuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis
operasional.

b. Apakah waktunya tepat?

de/gagasan yang disampaikan tepat waktu artinya dapat dilaksanakan sesuai dengan
kondisi pada saat ide/gagasan tersebut disampaikan. Misal; untuk ide/gagasan ekspansi
tidak tepat waktunya jika disampaikan ketika keadaan ekonomi dan nilai penjualan
sedang merosot.

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Ketidak tepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesannya. Contoh: Pesan ata ide yang
disampaikan oleh orang yang memiliki kedudukan atau jabatan lebih tinggi pada
umumnya lebih diterima dibandingkan dengan pesan yang disampikan oleh orang
dengan kedudukan yang lebih rendah.

d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi sesuai
dengan kebijakan organisasi secara keseluruhan.
‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran
5 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Analisis Audiens

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
selanjutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana
sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?

Cara mengembangkan profil audiens

Ada beberapa cara untuk mengembangkan profil audiens yaitu:

a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan
audiens yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi
yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga
ditentukan oleh jumlah audiens.

b. Siapa audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang
memiliki status organisasional tinggi.

c. Reaksi Audiens

Setelah mengetahui siapa yang menjadi audiens, perlu diketahui komposisi audiens
adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presetasi sebaiknya
disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak diskusi
rekasi menunjukkan sikap yang pasif.

d. Tingkat pemahaman audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,

usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh
audiens tersebut dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui, karena audiens cenderung
merasa bosan dan kurang tertarik pada kesan yang disampaikan.

e. Hubungan komunikator dengan audiens

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

6 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
 Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang
meyakinkan akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak
pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Cara memuaskan kebutuhan informasi audiens

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi
audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens yaitu:

a. Cari apa yang di inginkan oleh audiens

b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka.
Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan
oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan
pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi
audiens.

Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, langkah selanjutnya adalah menentukan cara
untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda.
Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan
tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat
diterima oleh audiens. Sebelum menentukan ide pokok, ada hal-hal yang harus diidentifikasi
terlebih dahulu yaitu:

Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

7 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Brainstorming adalah memberika keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,
menguji berbagai alternatife dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang
ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

a. Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada
alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.

b. Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari
hubungan antara ide-ide tersebut.

c. CFR Worksheet Journalistic

Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet
yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok.

e. Question and Answer Chain

Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.

Pembatasan cakupan

Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata
yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu
yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial,
atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya

Seleksi Saluran dan Media

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

8 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis
tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran
komunikasi tersebut. Saluran komunikasi meliputi:

Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik
dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak
diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain
yaitu sifatnya yang ekonomis. Saluran lisan dapat digunakan apabila :

a. Diperlukan umpan balik secara langsund dari penerima

b. Pesan relative sederhana dan mudah dimengerti
c. Tidak memerlukan catatan permanen
d. Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
e. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan,
pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop,
program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat,
memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Saluran
komunikasi tertulis tepat digunakan bila:

a. Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

b. Pesan terinci dan kpmpleks
c. Memerlukan perencanaan yang seksama
d. Memerlukan catatan permanen
e. Penerima dalam jumlah banyak
f. Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografisingin meminimalkan peluang
distorsi

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

9 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para
komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

Komunikasi Lisan dan Tertulis

Komunikasi lisan Komunikasi tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens Anda tidak memerlukan umpan balik segara
Pesan anda rekatif sederhana dan mudah diterima Pesan anda sangat rinci, kompleks dan memerlukan
perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah dan Anda ingin audiens yang luas
ekonomis
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah Anda ingin meminimalisasi distorsi penyampaian pesan
Media komunikasi lisan Media komunikasi tertulis
Persiapan secara langsung pidato, pertemuan-pertemuan Surat-surat, memo, laporan, proposal
Telepon dan surat suara (voice mail) E-mail
VoIP (Voice Over Internet Protocol) Surat reguler dan khusus
Audiotape dan Videotape faksimile
Telekomunikasi dan konferensi video

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisir dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinankepada para

bawahannya, kadang kala tak terorganisasi dengan baik. Haltersebut dapat menyebabkan
pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenaisasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan
apa yang dikehendaki.

Tidak terorganisisnya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal
sebagai berikut:

Bertele-tele

Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa
paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal
terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk
memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.

Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan

Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang
disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang
waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan
‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran
10 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja
yang disampaikan kepada audiens.

Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis da tidak terkait dengan
bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran
komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting,dan pesan-pesan
yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru
terlupakan dalam topik pembahasan. Karena fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat
pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan
lebih besar menjadi terabaikan.

Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal
tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun
praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah sebuah
tantangan bagi komunikator. Ada empat hal yang perlu diperhatikan untuk dapat
mengorganisasikan pesan-pesan dengan baik, yaitu :

• Subjek dan tujuan haruslah jelas

• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
• Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis
• Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan,menghemat waktu audiens, dan
mempermudah pekerjaan komunikator. Manfaat pengorganisasian yang baik yaitu :

Membantu audiens memahami suatu pesan

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

11 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan
runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevandalam pesan, audiens dengan
mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.

Membantu audiens menerima suatu pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami

maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya,
seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer
toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin
saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami
maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan
terlalu menusuk pada sasaran ( to the point).

Menghemat waktu

Dengan menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan, maka waktu audiens pun tidak
terbuang dengan sia-sia. Di samping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur
pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

Mempermudah pekerjaan komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,

sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat
penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan
efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.

Contoh pengorganisasian pesan yang baik:

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

12 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu Mendefinisikan dan Mengelompokkan ide-ide; kemudian menetapkan urutan
ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

Tahapan pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline yaitu:

Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator
yang harus dipecahkan. Jika materi yang disajikan lemah dan tidak memiliki suatu gaya
yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audiens akan
menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang
bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat,
atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap
pertama ini. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat
‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran
13 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini dikarenakan adanya sebuah outline akan
membantu dalam memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian
yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator
dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi
antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.

Susunan suatu outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap, yaitu:

a. Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari
suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (a) apa yang
komunikator inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (b)
alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah
menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
Sebagai contoh,seorang manajer pemasaran yang akan menyusun laporan penjualan tahun
2002-2004, ia perlu mempersiapkan data pendukung penjualan yang diperoleh dari berbagai
kantor perwakilan atau kantor cabang yang tersebar di berbagai wilayah di tanah air untuk
kurun waktu tiga tahun tersebut.

c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan

mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang
dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah

menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi,
ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, yaitu:

a. Pendekatan langsung (direct approach)

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

14 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, dimana ide
pokok muncul paling awal kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini
digunakan apabilareaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan tak langsung (indirect approach)

Pendekatan ini Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti
muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Pendekatan ini digunakan
apabila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan- pesan singkat (memo
dan surat) maupun pesan-pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk
menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audiens terhadap maksud/tujuan
pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung sangat cocok digunakan ketika para audiens
mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan
disampaikan. Tetapi jika mereka menolak pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator,
tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, lebih baik digunakan pendekatan tak
langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audiens positif, gunakanlah pendekatan langsung;
dans ebaliknya, jika reaksi audiens negatif, gunakanlah pendekatan tidak langsung.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan
umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok di
antara berbagai model berikut:

Direct Request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat berbentuk surat maupun
memo. Misalnya, komunikator tertarik terhadap suatu produk baru dan berkeinginan
sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut sepeti karakteristik, harga,
cara pembayaran, dan sebagainya, maka komunikator dapat membuat surat
permintaan langsung. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat
yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh sebab
itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada poin yang dituju.

Pesan-pesan rutin, Good-news atau Goodwill

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

15 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id
 Jika komunikator memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetapnya,
para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika komunikator mengumumkan
penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman
sejawat, audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news,
atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

Pesan-pesan Bad-news

Jika perusahaan mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit,

perampingan karyawan, penurunan pangkat, audiens pada umumnya akan kecewa
atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat
diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika perusahaan mempunyai berita
yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada
bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

Pesan-pesan persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan- pesan yang
disampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasivemessages) dengan
pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman
dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Komunikator
perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat
memahami fakta yang ada.

Tabel rangkuman bagaimana masing-masing jenis pesan disusun. Masing-masing rencana

organisasional, pembuka, isi, dan penutup.

Empat Rencana Organisasional untuk Pesan-pesan Singkat

Reaksi Rencana
Pembuka Isi Penutup
audiens organisasional
Rasa hormat dan
Mulai dengan permintaan
Tertarik Direct request Rinci/detil adanya tindakan
atau ide pokok
khusus
Pesan rutin, good- Mulai dengan ide pokok atau Rasa hormat, referensi
Senang Rinci/detil
news, goodwill good-news ke good-news
Bad-news, pernyataan Mulai dengan pernyataan
Tidak Beri alasan yang
netral sebagai transisi netral, nyatakan bad-news, Rasa hormat
senang rasional dan logis
ke bad-news dan beri saran positif
Mulai dengan pernyataan Tumbhkan hasrat
Tidak tertarik Pesan persuasif Perlu tindakan
yang mengundang perhatian audiens

Daftar Pustaka
‘20
16 Komunikasi
Tim Dosen
Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Businness Communications, Mary Ellen Guffey, Kathleen Rhodes, Patricia Rogin, edisi
keempat, 2006.
Courtland L, Bovee / john V Thill, Komunikasi Bisnis , Edisi kedelapan, Copyright © 2006
Lembaga Manajemen FEUMB 2008.
Drs Mohama Wahdi, MBA, Edisi pertama, 2011.
Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan).
Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.
Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications.
(Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo

‘20 Komunikasi Bisnis Biro Akademik dan Pembelajaran

17 Tim Dosen http://www.widyatama.ac.id