Proses Penulisan

Pesan Bisnis
Oleh :
 Ester M. Manalu 9882405120221011
 Febi Febrianti 9882405120221022
 Wisnu Gustian 9882405120221024
 Pengertian Pesan bisnis

Onong Effendy menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu

komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari
pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan
lambang, bahasa/lambang-lambang lainnya yang disampaikan
kepada orang lain” (Effendy, 1989:224) .

Pengertian Pesan bisnis secara umum adalah setiap

pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi
baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu
orang ke orang lain. Pesan bisnis secara umum juga dapat
diartikan suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim
untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak
tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima
oleh orang ataupun organisasi.
 Pengertian Pesan bisnis

Dapat disimpulkan Pesan bisnis

merupakan satu pesan atau surat yang
digunakan untuk menyampaikan
informasi mengenai penyelenggaraan
kegiatan bisnis baik secara tertulis
maupun tidak tertulis dari pengirim
kepada penerima, bisa perseorangan
maupun organisasi.
 Perencanaan Pesan Pesan Bisnis
1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:

1. Perencanaan Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting

yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis
audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan
digunakan
2. Pengorganisasian Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan
memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata,
kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti,
dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi
pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur
kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau
belum sesuai, perlu dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa
yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin
 2. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan

maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas

Keputusan untuk Menanggapi Pesan Keputusan untuk Menanggapi Audiens

a b
Jika pesan-pesan yang akan disampaikan
diduga mempunyai pengaruh yang sangat
kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaian
ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting
dan akan membawa pengaruh yang besar,
pesan sebaiknya segera diteruskan atau
disampaikan.
Komunikator perlu mempertimbangkan motif-
motif audiens. Tanpa mengetahui motif
audiensnya, komunikator tidak akan dapat
menanggapi audiens dengan baik.
Komunikator dan audiens juga akan gagal
mendapatkan apa yang mereka inginkan bila
harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

Keputusan untuk Menetapkan Media

Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
yang akan Digunakan

c Komunikator seharusnya hanya

memasukkan informasi yang penting, d Media komunikasi yang akan
digunakan dapat berupa lisan atau
yang relevan dengan pencapaian tujuan tulisan
yang telah ditetapkan.
 2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator

secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu;

a. Memberi Informasi b. Melakukan Persuas c. Melakukan Kolaborasi

Tujuan pertama adalah memberikan
informasi yang berkaitan dengan
dunia bisnis kepada pihak lain.
Media komunikasi mana yang akan
dipilih sangat bergantung pada
kebijakan perusahaan dengan
mempertimbangkan kemampuan
internal perusahaan tersebut.
Tujuan kedua adalah melakukan
persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan benar. Terutama
berkaitan dengan negosiasi. Untuk
memperoleh hasil maksimal dalam
bernegosiasi, setiap pihak perlu
memahami prinsip win-win solution
(kedua belah pihak dalam negosiasi
saling memperoleh manfaat tanpa
merasa harus ada yang dikorbankan
atau gagal).
ketiga adalah kolaborasi atau
kerjasama. Melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut,
seseorang dengan mudah
melakukan kerja sama bisnis baik
dengan perusahaan domestik
maupun asing. Teknologi
komunikasi sangat penting artinya
dalam mempererat kerja sama
dalam dunia bisnis. Contoh dalam
menyatakan tujuan umum dan
tujuan khusus.
 3. Cara Menguji Tujuan

a. Apakah tujuan tersebut realistik?

Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat
disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial,
manajerial, sumber daya, dan teknis operasional

b. Apakah waktunya tepat?

Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan

ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide
ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan produk sedang
menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya.
 3. Cara Menguji Tujuan

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki

kedudukan/jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada
disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan

organisasi secara keseluruhan..
 3. Analisis Audiens

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang
yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah
orang yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk
mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan ukuran
b. Siapa audiensnya c. Reaksi audiens
dan koposisi audiens

e. Hubungan
d. Tingkat pemahaman
komunikator dengan
audiens
audiens
 Bentuk dan format penulisan materi yang akan
disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens.
Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan
atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah
besar, materi dikems dalam makalah atau laporan
dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan
yang lebih formal. Selingan segar seperti humor
dapat untuk menarik perhatian audiens yang
jumlahnya besar.
Bila audiens lebih dari satu orang,
komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting.
Jika komposisi audiens adalah orang-orang
yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebaiknya disajikan langsung
pada bagian kesimpulan dan saransaran,
karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka
disuga kurang positif.
Jika komunikator dan audiens memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu
diputuskan seberapa jauh audiens harus
dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui
agar audiens tidak merasa jenuh, bosan,
dan kurang tertarik.
Jika komunikator belum dikenal audiens
maka komunikator harus meyakinkan
audiens sebelum penyampaian suatu pesan
dilakukan. Penampilan komunikator
berpengaruh pada penyampaian pesan
komunikator tersebut. Nada suara
menunjukkan tingkat hubungan komunikator
dan audiens.
2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan semua informasi yang diperlukan

Pastikan informasinya akurat

Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens

2. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami

kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya
kecenderungan dari audiens untuk tidak mau
mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru.
Salah satu cara mengatasinya adalah dengan
mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga
informasi yang disampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan
adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional. Selain itu dapat mencoba
menggunakan pendekatan emosi audiens.
 4. Penentuan Ide Pokok

1. Teknik Curah Pendapat

a. Storyteller’s Tour b. Random List

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang
disampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah
sehingga ide-ide pokok dari suat pesan dapat ditemukan
dengan mudah.
Untuk dapat menemukan ide pokok perlu menulis segala
sesuatu dalam pikiran di atas kertas kosong. Pelajari
hubungan ide yang satu dnegan ide yang lain. Bagilah ke
dalam kelompok-kelompok dan temukan butir yang penting
dan tidak penting.

c. CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu
lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan
rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai e. Question and Answer Chain
langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi
pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana perspektif audiens.
(where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide
pokok presentasi.

2. Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya
menggunakan kata kata singkat. Cara ini membangkitkan rasa hormat audiens kepada
komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan
waktu lebih lama terutama jika audiens yang hadir belum dikenal sebelumnya. Ide pokok yang
yang lebih penting haruslah disampaikan dengan mudah dimengerti dan diterima audiens.
 5. Seleksi Saluran dan Media

1. Komunikasi Lisan
2. Komunikasi Tertulis
Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya
memberikan umpan balik dengan segera. Saluran Terdapat berbagai macam bentuk seperti
ini digunakan apabila pesan yang disampaikan surat, memo, proposal, dan laporan. Salah
sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan satu kelebihannya adalah penulis mempunyai
audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain kesempatan untuk merencanakan dan
adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat mengendalikan pesan-pesan mereka.
apabila yang disajikan informasi kontroversial,
karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa
isyarat mereka. Komunikasi lisan antara lain seperti
pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja,
pertemuan Kelompok kecil, seminar, lokakarya,
program pelatihan, pidato formal, dan presentasi
penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens,
semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi
formal seringkali Diadakan di auditorium. Dan
kemajuan teknologi sering digunakan untuk
memberi daya tarik bagi suatu presentasi.
 Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

1. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan

v
tak Terorganisasi dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut:

1) Bertele-tele Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf,
baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk
memahami maksud pesan yang disampaikan.
2) Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan Informasi yang tidak relevan disamping membuang-
buang waktu, juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit
dipahami.
3) Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena
audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4) Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak
relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada
kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu
memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
 2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1) Subyek dan tujuan haruslah jelas.
2) Semua informasi harus berhubungan dengan subyek
dan tujuan.
3) Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan
cara yang logis.
4) Semua informasi yang penting harus sudah
tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu
audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu
audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens,
dan mempermudah pekerjaan kamunikator.
a. Membantu audiens memahami suatu pesan Dengan
mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide
secara logis dna runtut, dan memasukkan semua informasi yang
relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami
maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan Misalnya seorang
konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada
manajer toko mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan.
Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis sehingga
dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen
karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
c. Menghemat waktu Dengan hanya menyampaikan informasi yang
relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan
mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa
harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator Dengan mengetahui apa
yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya,
rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat
dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan
 3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu:
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan
ke dalam tiga golongan:
a) Mulailah dengan ide pokok
b) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
c) Ilustrasi dengan bukti-bukti
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua
pendekatan penting, yaitu
a. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)
b. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)
Setelah memilih suatu pendekatan umum,
selanjutnya memilih rencana organisasional
yang paling cocok sebagai berikut:
1. Direct request
2. Pesan-pesan rutin, good news, atau
goodwill
3. Pesan-pesan bad news
4. Pesan-pesan persuasive
 Revisi Pesan-Pesan Bisnis
1. Keterampilan Merevisi 2.Pemilihan Kata yang Tepat

1) Pesan-Pesan Bisnis Tertulis Agar maksud komunikasi dapat tercapai,

perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.
a) Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisan 1) Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
b) Mengedit mekanik/ teknis penulisan 2) Pilihlah kata yang singkat
c) Mengedit format dan layout 3) Hindari kata-kata yang bermakna ganda

2) Pesan-Pesan Bisnis Lisan

a) Substansi pesan
b) Pengorganisasian pesan
c) Gaya bahasa
 3. Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan
sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya
informasi yang tepat dan baik. Perlu diperhatikan tiga
hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Subyek dalam kalimat akan menjawab
pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata
kerja merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang
sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
Predikat, biasanya kata kerja, nerkaitan erat dengan
subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan
oleh subjek. Pelengkap (complements) akan
memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis
pelengkap antara lain objek langsung dan objek tak
langsung.
1) Tiga Jenis Kalimat
a) Kalimat sederhana
Hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun
tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi objek baik
langsung maupun tak langsung
b) Kalimat majemuk Berisi dua atau lebih klausa independen
dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri, sehingga tidak
memiliki pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan
dengan kata penghubung seperti “dan”, “tetapi”, “atau”.
c) Kalimat kompleks Berisi sebuah klausa independen dan satu
atau lebih klausa dependen sebagai anak

3. Membuat Kalimat yang Efektif
2) Cara Mengembangkan Paragafraf
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat
digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf, yaitu
pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif
dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan
kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif
dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-
alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat
dikembangkan dengan:
a. Ilustrasi Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik
bahasan yang relevan akan memberikan gambaran yang
lebih jelas dan mudah dipahami audiens.
b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan) Cara ini
memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi
penyampaian pesan-pesan bisnis dan tentunya akan
dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan
persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok
bahasan tertentu.
c. Pembahasan sebab-akibat Pola pengembangan
paragraf dengan sebab-akibat akan membantu
memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok
bahasan tertentu.
d. Klasifikasi Pola pengembangan paragraf dengan
pengelompokkan ini akan mempermudah pemahaman
bagi pengirim pesan meupun penerima pesan. Selain itu
juga menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih
terarah atau terfokus.
e. Pembahasan pemecahan masalah Cara ini akan
mampu memberikan latihan analitis yang sangat
diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
Dengan kata lain pola pengembangan ini memberikan
suatu arah yang sistematis
Ada jendela
berjumlah lima
Walau tak bersua
Semoga bisa di terima