TUGAS

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

PESAN-PESAN BISNIS

NAMA : M DANU MUSYARIF

BAB I

I. Latar Belakang
Dahulu pesan-pesan bisnis disampaikan secara manual, ditulis di lembaran kertas dan
didistribusikan sendiri hingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk sampai. Namun
dengan semakin pesatnya perkembangan dalam dunia teknologi dan komunikasi, pesan-
pesan tersebut tidak perlu lagi ditulis dan didistribusikan secara manual. Kita dapat
membuat pesan-pesan bisnis tersebut melalui e-mail atau berupa memo, mengirimkannya
lewat jaringan internet dan pesan tersebut akan sampai tidak lebih dari 5 menit.
Berkembangnya teknologi komunikasi yang semakin pesat memudahkan kita untuk
berkomunikasi terhadap satu sama lain. Tak hanya dalam percakapan sehari-hari, di dalam
dunia bisnis yang tak lepas pula kaitannya dengan pertukaran informasi, perkembangan
teknologi ini juga memberikan dampak yang signifikan di dalam dunia bisnis. Namun
perkembangan tersebut akhirnya membuat pelaku-pelaku aktivitas bisnis mau tak mau ikut
menyesuaikan dengan teknologi tersebut.
Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan
manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik, formal serta mencapai
tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati-hati,
perhatian, dan jelas. Pelaku-pelaku aktivitas bisnis dituntut mampu untuk
mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang baik, jelas dan tepat sasaran, sehingga pesan
tersebut tidak terkesan bertele-tele, tidak logis dan kurang tepat. Maka dari itu perlu
diketahui bagaimana cara-cara penulisan pesan-pesan bisnis yang baik sehingga dapat
sehingga tujuan bersama dapat terwujud.

II. Rumusan Masalah

a. Bagaimana proses perencanaan dan penyusunan pesan-pesan bisnis ?
b. Bagaimana menganalisis audience ?
c. Bagaimana memilih media dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis tersebut ?

III. Tujuan
a. Mengetahui proses penyusunan pesan-pesan bisnis agar tersampaikan dengan jelas
dan tepat sasaran.
b. Mengetahui proses analisis terhadap audience pesan-pesan bisnis
 c. Mengetahui media yang tepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis sehingga
dapat tercapai tujuan bersama.

BAB II

PEMBAHASAN

a. Proses Penyusunan Pesan-pesan Bisnis

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi.
a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan
yang disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur.
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran
dan media komunikasi yang akan digunakan.
b. Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai
dengan merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan
untuk mendukung ide pokok bahasannya.
Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
c. Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.
Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik di
hadapan audience, sekaligus sesuatu yang baik bagi organisasinya. Sebelum Memutuskan
 untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, langkah pertama yang harus
ditentukan adalah tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan organisasi.

Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan antara lain :
·         Keputusan untuk meneruskan pesan
·         Keputusan untuk menanggapi audience
·         Keputusan untuk memutuskan isi pesan
·         Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

b. Cara Mengembangkan Profil Audiens

1. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens
yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau
laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal
2. Siapa Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang
posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci
adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
3. Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-
saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
4. Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh
audiens tersebut harus dididik.
5. Hubungan Komunikator Dengan Audiens
 Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus
dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan
yang akan disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan
dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan

1) Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

2) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3) Berikan semua informasi yang diperlukan
4) Pastikan bahwa informasinya akurat
5) Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

c. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal
yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu dengan mengatur
pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.

c. Mengetahui pemilihan media dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi
tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada
tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.
1) Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah
kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini
 digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan
yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang
atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok,
seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.
Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana
pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk
audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.
2) Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo,
proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format
tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan
catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran
dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas,
kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan
audiens.