TUGAS

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

PESAN-PESAN BISNIS

NAMA : M DANU MUSYARIF

 BAB I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang
Dahulu pesan-pesan bisnis disampaikan secara manual, ditulis di lembaran kertas dan
didistribusikan sendiri hingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk sampai. Namun
dengan semakin pesatnya perkembangan dalam dunia teknologi dan komunikasi, pesan-
pesan tersebut tidak perlu lagi ditulis dan didistribusikan secara manual. Kita dapat
membuat pesan-pesan bisnis tersebut melalui e-mail atau berupa memo, mengirimkannya
lewat jaringan internet dan pesan tersebut akan sampai tidak lebih dari 5 menit.
Berkembangnya teknologi komunikasi yang semakin pesat memudahkan kita untuk
berkomunikasi terhadap satu sama lain. Tak hanya dalam percakapan sehari-hari, di dalam
dunia bisnis yang tak lepas pula kaitannya dengan pertukaran informasi, perkembangan
teknologi ini juga memberikan dampak yang signifikan di dalam dunia bisnis. Namun
perkembangan tersebut akhirnya membuat pelaku-pelaku aktivitas bisnis mau tak mau ikut
menyesuaikan dengan teknologi tersebut.
Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan
manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik, formal serta mencapai
tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati-hati,
perhatian, dan jelas. Pelaku-pelaku aktivitas bisnis dituntut mampu untuk
mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang baik, jelas dan tepat sasaran, sehingga pesan
tersebut tidak terkesan bertele-tele, tidak logis dan kurang tepat. Maka dari itu perlu
diketahui bagaimana cara-cara penulisan pesan-pesan bisnis yang baik sehingga dapat
sehingga tujuan bersama dapat terwujud.
II. Rumusan Masalah
a. Bagaimana proses perencanaan dan penyusunan pesan-pesan bisnis ?
b. Bagaimana menganalisis audience dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis ?
c. Bagaimana memilih media dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis tersebut ?

III. Tujuan
a. Mengetahui proses penyusunan pesan-pesan bisnis agar tersampaikan dengan jelas
dan tepat sasaran.
b. Mengetahui proses analisis terhadap audience pesan-pesan bisnis
c. Mengetahui media yang tepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis sehingga
dapat tercapai tujuan bersama.

BAB II

PEMBAHASAN

a. Proses Penyusunan Pesan-pesan Bisnis

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi.
a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan
yang disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur.
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran
dan media komunikasi yang akan digunakan.
b. Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai
dengan merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan
untuk mendukung ide pokok bahasannya.
 Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
c. Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.
Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

b. Menganalisis Audience
Terdapat tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis yaitu
memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin
menjaga nama baik di hadapan audience, sekaligus sesuatu yang baik bagi
organisasinya. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis
kepada pihak lain, langkah pertama yang harus ditentukan adalah tujuan yang jelas
dan dapat diukur, sesuai tujuan organisasi. Tujuan yang jelas akan membantu
mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi
suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan antara lain :

·         Keputusan untuk meneruskan pesan

·         Keputusan untuk menanggapi audience
·         Keputusan untuk memutuskan isi pesan
·         Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

A) Cara Mengembangkan Profil Audiens

1. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens
yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau
laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
2. Siapa Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang
posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci
adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
3. Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-
saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
4. Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh
audiens tersebut harus dididik.
5. Hubungan Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus
dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan
yang akan disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan
dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

B) Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan
informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan
1) Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
2) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3) Berikan semua informasi yang diperlukan
4) Pastikan bahwa informasinya akurat
5) Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

C) Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini
disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah
sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah
satu caranya yaitu dengan mengatur pesan sedemikian rupa sehingga informasi
yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat
 dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat regional, dan
menggunakan pendekatan emosi audiens.

c. Mengetahui pemilihan media dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi
tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada
tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.
1) Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah
kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini
digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan
yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang
atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok,
seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.
Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana
pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk
audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.
2) Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo,
proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format
tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan
catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran
dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas,
kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan
audiens.
 BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

a. KESIMPULAN
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atauinformasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam komunikasi bisnis, pertukaran informasi sangat-sangat dibutuhkan
dalam berlangsungnya aktivitas-aktivitas bisnis untuk tercapainya tujuan suatu
organisasi. Hadirnya teori komunikasi bisnis menjadikan penyampaian pesan-pesan
bisnis menjadi teratur, terstruktur, jelas dan dapat mencapai tujuan suatu organisasi.
Semakin mudahnya pertukaran informasi juga berdampak terhadap
pengiriman pesan-pesan bisnis tersebut. Tidak dapat dipungkiri bahwa globalisasi dan
masifnya perkembangan teknologi sangat berpengaruh penting terhadap efektivitas
pesan-pesan bisnis tersebut. Para pelaku aktivitas-aktivitas sangat perlu membekali
diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan
berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis dengan bangsa lain, maupun
kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis.
Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan
membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan.

b. SARAN
Dalam menyampaikan pesanbisnis, sebaiknya pesan tersebut direncanakan
sebaik mungkin sehingga penerima pesan tersebut dapat dengan mudah
memahami maksud yang dari pesan tersebut. Merencanakan pesan bisnis tidak hanya
mengenai merencanakan tujuan tetapi meliputi tujuan, penerima pesan atau
audience, dan saluran atau media yang dipilih dalam menyampaikan pesan tersebut.
Apabila hal-hal tersebut telah dipilih dengan seksama, maka pesan akan
tersampaikan sesuai dengan tujuan dari pesan bisnis tersebut.
DAFTAR PUSTAKA

Ardianto Elvinaro, Soeganda Priyatna. 2009. Tujuh Pilar Strategi Komunikasi Bisnis.
Bandung: Widya Padjajaran

Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga

Dewi Sutrisna, 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

 Tindakan dalam Melakukan Komunikasi antar Budaya agar tercipta kerukunan

Ada 17 tips berkomunikasi antarbudaya yang diberikan oleh center for intercultural
learning Canadian Foreign Service Institute, agar bisa menciptakan komunikasi antarbudaya
yang efektif, yakni:

1. Mengakui bahwa kemampuan berbahasa tidak berarti kompetensi antarbudaya.

2. Carilah umpan balik untuk mengetahui apakah orang lain mengerti apakah yang
sebenarnya Anda maksudkan.
3. Paraprase kembali ke pengirim pesan apa Anda pahami tentang mereka untuk lebih
komprehensif.
4. Hindari ekspresi, jargon, akronin, dan metapor yang terikat pada referensi budaya
Anda.
5. Konfirmasi pemahamanmu terhadap suatu metafora atau analogi manakala
mendengarkan dari seseorang dari perspektif budaya lain terutama ketika
memahaminya.
6. Pastikan pola interaksi dan pembuatan keputusan memasukkan semua orang.
7. Beri waktu untuk berbicara dalam bahasa ibu sehingga orang-orang dapat
mengeksplorasi dan mendefinisikan apa yang mereka ingin katakan tanpa paraprase
(mengungkapkan kembali dengan bahasa sendiri) ke dalam bahasa yang diungkapkan.
8. Gunakan sistem bendera merah, kenalilah, pahamilah, kapan saja Anda bereaksi baik
positif maupun negatif atas apa yang sedang dikomunikasikan.
9. Hati-hati reaksi Anda mungkin tidak sesuai dengan komunikasi orang lain.
10. Pertimbangkan secara serius apa yang kelihatannya disarankan, hati-hatilah orang lain
bisa saja marah juga.
11. Dengarkan secara aktif sampai seseorang selesai bicara, perhatikan pola pembicaraan
dan naik turunnya suara baik ketika mengganti topik atau sedang salah ucap.

Dapat disimpulkan bahwa komunikasi yang efektif dapat terwujud bila strategi dan metode
komunikasi yang digunakan tepat. Strategi komunikasi yang efektfif sangat penting
diperhatikan dalam sebuah proses komunikasi. Komunikasi antar budaya sebagai bentuk
komunikasi antarpribadi dari komunikator dan komunikan yang berbeda budaya. Efektivitas
komunikasi antar pribadi itu sangat ditentukan oleh faktor-faktor: keterbukaan, empati,
perasaan positif, memberikan dukungan, dan memelihara keseimbangan. Sedangkan
prasangka sosial yang menentukan tiga faktor utama yaitu stereotip, jarak sosial, dan sikap
diskriminasi. Hubungan antara prasangka dengan komunikasi sangat erat karena prasangka-
prasangka diasumsikan sebagai dasar pembentukan perilaku komunikasi.