2.1.

Pengertian Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi
secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi.
Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis
audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan
dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu
dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

1 proses penyusunan pesan bisnis

Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan
personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan
dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai
mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya
dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis
meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea)
pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan
menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah melemah, mendatar,
atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di
kehendaki dapat tercapai.
 
2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide
dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran
anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di
perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan. Organisasi dan kompsisi erat kaitannya
dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu
diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang
sederhana.
 
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin
di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan
bangaimana tingkat pemahamannya.Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan
sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat
ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan
bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan
bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
 
  
 
2.2 Penentuan Tujuan dan Analisis Audience
2.2.1 Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens,
sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu
menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan
apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
 
 Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki,
sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-
macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:
 
1. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan
di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga
mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda
dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan
seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.
 
1. Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan
motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah
mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan
komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai
mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang
mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
 
1. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian
tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-
jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di
sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.
 
1. Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat
bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat
berupa lisan maupun tulisan.
 
 
 
 
 
 
 Tujuan komunikasi bisnis
 Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
 
1. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di
kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja
melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang
akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal
perusahaan tersebut.
 
1. Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun
yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.Dilakukan, terutama berkaitan
dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
1. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang
diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang
perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan
terhadap suatu pesan atau tidak.
 
 Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu
dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
1. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh
karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara
realistis.
 
1. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan
dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi
stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
 
 
1. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan
dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan
yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
 
1. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai
dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi
didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan
persepsi.
 
 2.2.2 Analisis Audience
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.
 Cara mengembngkan profil audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan
menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi
sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan
komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
 
1. Melakukan ukuran dan komposisi audiens.
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan
sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang
jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
1. Siapa audiensnys
Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
1. Reaksi audiens
Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika
komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi
sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulan dan saran-saran.
1. Tingkat pemahaman audiens
ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia dan
pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang
yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus
dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan
menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di
sampaikan.
1. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.
 
 
 Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
            kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu
1. Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan
informasi yang diminta,
1. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut
secara khusus tidak diminta oleh audiens.
1. Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang
terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh
audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai
dengan apa yang di kirim.
1. Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat
dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.
1. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya,
berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.
 
 Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
            Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku
mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah
satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa
sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik
untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.
 
2.3 Penentuan ide pokok, seleksi saluran, media
2.3.1 Penentuan ide pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung.
(supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan
mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi
terlebih dahulu.
 
 
 Teknik curah pendapat (brainstroming)
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan
yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari
berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan,
audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara
lain.
 
1. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti
dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.
 
1. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara
ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang
penting dan tidak penting.
 
1. CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet)
yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
 
1. Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan
bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
 
1. Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan
pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa
pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan
tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
 
 Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens
kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan
memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan
haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
 
 
 
2.3.2 Seleksi saluran dan media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.
 
 Komunikasi lisan
            Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini
lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi
kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga
komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara
lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar,
lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.
Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika
informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah.
Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir
dengan bebas.
 Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat
para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi
seremonial ungul.
 
 Komunikasi tertulis
            Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications)
adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengirim serta harapan audiens.