MAKALAH

PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS

Disusun untuk memenuhi tugas Komunikasi Bisnis
Dosen Pengampu : AKHLAKUL KARIMAH, S.E.,M.M.

 
 
 

 
 
 
 
Disusun Oleh:

Idham Fadilah Rusli (030718299)

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS TERBUKA

2019
 
 
 
 BAB I
PENDAHULUAN

 Latar Belakang
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang
bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan
bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-
pesan yang disampaikan secara lisan.Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian
pihak lawan komunikasi, karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas.
Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide
daripada mengesankan lawan komunikasi.
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara tertulis dan
pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu
langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor
prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulus.
 
 Rumusan Masalah
1.Apa yang dimaksut penentuan proses komunikasi ?
2.Apa yang yang dimaksut tujuan dan analisis audience ?
3.Apa yang dimaksut penentuan ide pokok, seleksi saluran, media ?
 
 
 
 
 
 
 
 
BAB II
PEMBAHASAN
 
2.1 Penentuan Proses Komposisi
Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan
dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus
merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group
yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau
revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak
didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk
pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-
pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan
pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar,
atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di
kehendaki dapat tercapai.

 
 2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan
selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda
yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan
untuk mendukung ide pokok bahasan. Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan
perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.
 
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di
smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan
bangaimana tingkat pemahamannya.Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus
revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu
cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana
merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara
jelas dan seefektif mungkin.
 
 
 
2.2 Penentuan Tujuan dan Analisis Audience
2.2.1 Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau
tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus
menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu
menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan
apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
 
 Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki,
sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-
macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:
 
1. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan di
sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga
mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda
dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya
segera di sampaikan atau di teruskan.
 
1. Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan
motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah
mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan
komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka
dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan
bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

 
1. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya
hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di
tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang
tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan
waktupun akan terbuang percuma.
 
1. Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat
bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat
berupa lisan maupun tulisan.
 
 
 
 
 
 
 Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
 
1. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan
dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-
kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui
media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih
sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan
tersebut.
 
1. Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang di
sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.Dilakukan, terutama berkaitan dengan
negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
1. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis
antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat
melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang
diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu
menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap
suatu pesan atau tidak.
 
 Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan
yang meliputi hal-hal berikut :
1. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh
karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara
realistis.
  
1. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat
disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan
ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
 
 
1. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat
diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih
baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
 
1. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai
dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi
didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan
persepsi.
 
2.2.2 Analisis Audience
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan
mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa
yang mereka ketahui.
 Cara mengembngkan profil audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan menjadi
mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang
menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator perlu
melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
 
1. Melakukan ukuran dan komposisi audiens.
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag audiens
yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang
berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah audiens.
Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan sederhana
kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya
besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
1. Siapa audiensnys
Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
1. Reaksi audiens
Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika
komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi
sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.
1. Tingkat pemahaman audiens
ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia dan
pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang
jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens
cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.
1. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan
sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan penampilan yang
meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak
pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.
 
 
 Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
            kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens,
dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan audiens, yaitu
1. Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan
informasi yang diminta,
1. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara
khusus tidak diminta oleh audiens.
1. Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan.
Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh audiens.  Hal ini untuk
menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.
1. Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat dan
dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.
1. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya,
berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.
 
 Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
            Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku
mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah satu
cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga
informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.
Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk
menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.
 
2.3 Penentuan ide pokok, seleksi saluran, media
2.3.1 Penentuan ide pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai
tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok
(main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas,
sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan
menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat
menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.
  
 
 Teknik curah pendapat (brainstroming)
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan
yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari
berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens,
dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
 
1. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan
berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.
 
1. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide
satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting
dan tidak penting.
 
1. CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang
akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan
rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
 
1. Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan
bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
 
1. Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok
audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan
tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga
ide pokok dapat di temukan.
 
 Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens
kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan
memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah
mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
 
 
 
2.3.2 Seleksi saluran dan media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua
saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran
komunikasi tersebut.
  
 Komunikasi lisan
            Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah kemampuannya
memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini lebih ekonomis,
pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena
reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat
menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara lewat
telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya,
program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.
Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika
informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program
yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.
Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat para
pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.
 
 Komunikasi tertulis
            Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal
dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications) adalah bahwa
penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim
serta harapan audiens.
 
 
 
 
 
BAB III
PENUTUP
 
 
3.1 Kesimpulan
 
Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan komunikasi
bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan benar, kami berharap
pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan bisnis dan bagian-bagian penting
dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu memberikan gambaran tentang
perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.
 
 
 
 
 
 
 
 
DAFTAR PUSTAKA
 
http://restuanindita.blogspot.co.id/2015/05/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
http://www.academia.edu/17422150/perencanaan_pesan-pesan_bisnis
http://bayuhermawan11.blogspot.co.id/2016/10/makalah-perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
https://ikelailatus.wordpress.com/2016/10/19/makalah-kombis-perencanaan-pesan-bisnis/
2. Bagaimana tindakan anda dalam melakukan komunikasi antar budaya agar tercipta hubungan yang
baik?
Jawab :
menghargai budaya lain,tidak merendahkan, berkomunikasi dengan bahasa Indonesia sebagai
bahasa persatuan jika menggunakan bahasa daerah orang dari daerah lain belum tentu
mengerti.