PROSES PENULISAN PESAN BISNIS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu :

Sayed Mahdi, SE., M.Ed

Oleh :

Vina Yunisdanur (1501103010115)

Rizka Febrianti (1501103010116)
Al mukarramah (1501103010076)
Jamaliah (1501103010005)
Miftahul Rizqa (1501103010103)
M. Rizki Maulana (1501103010068)

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
2018
 “PROSES PENULISAN PESAN BISNIS”

A. PERENCANAAN PESAN BISNIS

1. PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Dalam penulisan pesan baik itu berupa memo, surat, laporan atau presentasi hal ini
merupakan suatu proses penulisan. Karena dikatakan suatu proses maka proses ini terdiri dari
beberapa tahan, yaitu perencanaan, pengorganisasian dan revisi (Bovee & Thill:104). Pesan
dapat disusun lebih cepat dan mudah apabila mengikui tahap tersebut.

1) Perencanaan
Dalam perencanaan pesan bisnis akan menentukan apa yang akan
dikomunikasikan. Pada hal tahap ini akan ditentukan hal-hal yang pokok atau
mendasar dari pesan tersebut. Seperti maksud komunikasi, penerima pesan, ide
pokok dan saluran yang digunakan.
2) Pengorganisasian
Tahap selanjutnya menuangkan pesan dalam bentuk tulisan dan dapat juga
diterapkan dalam bentuk lisan. Penyusunan dokumen dimulai dari menyusun
kata-kata, kalimat, paragraf, serta menentukan ilustrasi dan keterangan yang
dapat membantu mengekspresikan ide pokok.pada tah penyusunan
pengorganisasian ini terdiri dari dua tahap yaitu, mengorganisasikan pesan dnan
memformulasikan pesan.
3) Revisi
Pada tahap ini melakukan pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah
mengekspresikan ide pokoknya. Pada tahap ini akan dilakukan periksa ulang
(direvisi) adalah isi pesan, susunan pesan, susunan kalimat dan tanda baca. Yang
meliputi kegiatan mengedit pesan, menulis ulang pesan, membuat pesan dan
mencoba pesan hingga pesan yang disusun jelas dan efektif.

Agar penggunaan waktu untuk menulis lebih efisien maka perlu dilakukan pembagian
waktu penulisan dengan perkiraan waktu merencanakan pesan 40%, menuliskan draf kasar
20%, dan merevisi 40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf:19).
2. PENENTUAN TUJUAN

Secara umum tujuan pesan bisnis adalah untuk menjaga goodwill perusahaan dimata
audience atau untuk menciptakan impresi yang menyenangkan. Agar tugas-tugas tersebut
dilakukan dengan baik maka sebaiknya pertama harus menentukan tujuan dengan jelas.

1. Penentuan Tujuan
Pesan haus dinyatakan dengan jelas agar pengirim berharap audience memahami
ide pokok yang akan disampaikan. Dengan audience memahami ide pokoknya, akan
membantu komunikator dalam membuat beberapa keputusan penting seperti berikut:
(Bovee & Thill:106)
a. Untuk memutuskan apakah informasi akan disampaikan atau tidak
Sebelum pesan disampaikan sebaiknya perhatikan lagi apakah pesan
tersebut perlu disampaikan atau tidak. Apabila pesan yang akan
disampaikan tidak terlalu berpengaruh maka sebaiknya tidak perlu
disampaikan, tetapi apanila pesan tersebut sangat berpengaruh maka pesan
itu segera disampaikan atau diteruskan.
b. Untuk menanggapi audience
Dalam menanggapi audience cara terbaiknya adalah dengan memahami
maksud dan motif mereka. Apabila seseorang meminta pesan/informasi
perhatikan beberapa pertanyaan berikut. Apa tujuan orang tersebut meminta
informasi? Apa yang ia harapkan? Apa yang ingin ia ketahui? Dengan
menjawab pertanyaan ini akan menjamin apa yang diinginkan audience
dapat terpenuhi.
c. Untuk memfokuskan pada isi
Menetapkan tujuan pesan dengan jelas akan membantu memusatkan pada
isi pesan. Dengan demikian komunikator tidak memberikan informasi
yangberlebih, yang kemungkinan besar tidak dibutuhkan oleh audience.
Untuk itu sebaiknya komunikator hanya menyampaikan informasi yang
penting dan relevan saja.
d. Untuk menetapkan saluran dan media
Tujuan pesan akan mempengaruhi penentuan saluran yang akan digunakan
untuk menyampaikan pesan dan penentuan media yang digunakan.
2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu
memberi infomasi, persuasi atau membujuk, dan untuk melakukan kolaborasi dengan
audience. Tujuan ini akan menentukan seberapa tingkat partisipasi audience yang
diharapkan dan tingkat pengendalian yang dimiliki dalam memberikan pesan.

3. Cara Menguji Tujuan

Setelah menetapkan tujuan, langkah selanjutnya adalah menguji apakah tujuan

sudah dinyatakan dengan baik. Cara menguji dengan menggunakan empat pertanyaan
berikut.

a. Apakah tujuan realistis ?

Tujuan yang disampaikan hendaknya realistik, dalam arti dapat dilakukan
secara wajar. Sebagai contoh, seorang personal selling yang menjual
kompor gas kepada ibu-ibu yang biasa memasak dengan kompor minyak
tanah. Harapan personal selling tersebut adalah ibu-ibu mengubah
kebiasaan memasak dari kompor minyak tanah ke kompor gas. Pesan yang
seperti itu harus dinyatakan secara pelan-pelan, karena manusia secara
umum mempunyai sifat perlawanan untuk berubah (resistant to change)
b. Apakah waktunya tepat ?
Penyampaian pesan harus mempertimbangkan waktu. Sebagai contoh
seorang karyawan akan mengajukan surat cuti tahunan kepada manajer
personalia. Pada saat itu manajer sedang marah-marah. Maka sebaiknya
pengajuan izin cuti ditangguhkan sampai keadaan mereda. Apakah dapat
diajukan pada hari itu juga atau dihari lain.
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
Siapa yang paling tepat dalam mengirimkan pesan ini ada hubungannya
dengan tanggungjawab dan wewenang. Misalnya dalam situasi krisis
perusahaan akan memberhentikan sementara beberapa karyawan. Pesan
seperti ini akan lebih tapat jika disampaikan oleh Direktur Utama.
Meskipun pada situasi normal masalah SDM menjadi kewenangan
Departemen Personalia.
d. Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan ?
 Tujuan yang disampaikan hendaknya dapat diterima oleh perusahaan,
dalam arti apa yang disampaikan tidak bertentangan dengan kebijakan
umum perusahaan.

3. ANALISIS AUDIENCE

Audience baik pembaca maupun pendengar dari surat, memo, laporan, atau presentasi
dapat manajer, atasan, rekan kerja, bawahan, klien dan masyarakat umum. Orang-orang
tersebut mempunyai perbedaan dalam hal pemahaman topik yang diinformasikan. Untuk itu
komunikator perlu memperhatikan faktor audience ini.

1. Menyusun Profil Audience

Menyusun profil audience bergantung apakah audience sudah dikenal baik atau
belum. Apabila audience sudah dikenal dengan baik, maka penyusunan profil audience
menjadi mudah, namun kalau belum kenal sama sekali akan sulit. Berikut ini
merupakan petunjuk yang dapat digunakan untuk membantu menganalisis audience
(Vick & Gilsdorf:6).

a. Siapa audiencenya ?
Berapa banyak ? apa pendidikan mereka ? jabatan atau tingkatan
manajemen apa yang mereka pegang ? kesemuanya ini akan menjawab
siapa audiencenya. Apabila audiencenya berbeda, maka akan menetukan
pesan seperti apa yang akan dikirim.
b. Informasi apa yang telah mereka miliki ?
Jangan memberikan informasi dimana informasi tersebut telah diketahui
oleh audience, atau bahkan audience mempunyai pemahaman yang lebih
baik dari kita.
c. Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan
Dalam praktiknya ada kecenderungan untuk memberikan informasi yang
lebih banyak dan lebih rinci dari yang diperlukan.
d. Informasi teknikal apa yang mereka pahami ?
Pada umumnya auience sudah mempunyai pemahaman akan istilah teknis
tertentu. Jangan berdebat mengenai istilah teknis yang telah mereka ketahu
atau biasa digunakan. Tetapi ikutilah istilah teknis yang telah mereka
 gunakan. Gunakan kata yang umum, dan berikan penjelasan terhadap istilah
teknis yang digunakan.
e. Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan ?
Apabila audience mempunyai sikap setuju terhadap pesan, gunakan
directmassage, tetapi apabila bersifat negatif gunakan indirect massage.
f. Apa hubungan komunikator dengan audience?
Hubungan dalam organisasi yang berbeda akan membutuhkan pesan yang
berbeda.
g. Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan ini ?
Dengan memahami tindakan yang diharapkan, akan membantu
memfokuskan dan mengatur/menyusun pesan untuk mendapatkan tindakan
yang diharapkan.

2. Memuaskan Kebutuhan Informasi Audience

Kunci komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience

dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience akan informasi.

a. Temukan apa yang ingin diketahui oleh audience

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi dari audience, komunikator
harus mengetahui apa yang mereka ingin ketahui dan segera penuhi
keinginan tersebut
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin membantu,meskipun audience
tidak memintanya.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan untuk dapat memberikan informasi penting yang diinginkan oleh
audience. Lakukan cheking terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan
kepada audience. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta oleh
audience benar-benar telah sesuai dengan yang kita berikan. Apabila
audience meminta namun belum dapat kita penuhi, maka janjikanlah
bahwa informasi tersebut akan dikirimkan pada waktu lain yang telah
ditentukan.
 d. Yakinkan bahwa informasi tersebut akurat
Informasi yang diberikan kepada audience harus benar-benar akurat dan
dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Apabila secara tidak sengaja
memberikan informasi yang salah, harus segera mungkin
membenarkannya, dengan disertai permintaan maaf atas hal tersebut
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik
Temukan hal-hal penting yang menarik audience, kemudian berikan
penekanan khusus kepada hal tersebut.

3. Memuaskan Kebutuhan Emosional Audience

Dari dua bentuk pesan yakni untuk membujuk dan mendapatkan kerja sama
dengan audience dimaksudkan untuk memotivasi audience agar mengubah perilaku.
Tetapi tujuan ini gagal karena manusia mempunyai sifat resistance to change. Dalam
menghadapi masalah ini penyusun pesan harus berusaha agar informasi dapat diterima
dengan mudah. Ada dua cara yaitu dengan pendekatan rasional yaitu memberi alasan
yang rasional dalam menyampaikan pesan kepada audience dan pendekatan emosional.

4. Memuaskan Kebutuhan Praktikal Audience

Pesan bisnis pada umumnya dijukan pada orang-orang yang berhubungan dengan
organisasi perusahaan secara langsung yang juga pemahaman masalah bisnis pada
umumnya dan orang bisnis biasanya cukup sibuk. Oleh karena itu pesan dibuat seringkas
mungkin agar mudah dpahami dan ada alur/urutan yang jelas.
Apabila pesan disampaikan secara lisan maka struktur pesan harus disusun secara
runtut dari ide pokok harus dinyatakan secara jelas dan logis. Kemudian penggunaan
alat bantu komunikasi lisan harus secara cermat.

4. PENENTUAN IDE POKOK

Ide pokok dan topik adalah dua hal yang berbeda. Topik merupakan subyek pean yang
luas, sedangkan ide pokokmerupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi
dan tujuan dari topik tersebut.
1. Cara Penentuan Ide Pokok
Berikut adalah cara yang digunakan untuk menentukan ide pokok.
a. Brainstorming
 Yaitu suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara
leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok. Dengan cara ini
memungkinkan diperoleh ide pokok yang baru, variatif dan orisinil.
b. Petunjuk atasan
Banyak terjadi pada perusahaan/instansi dengan sistem senioritas dan
desentralisasi. Bagi pelaksana cara ini lebih mudah, yaitu tinggal
menjalankan apa yang diperintah oleh atasan, namun menyita waktu
manajer hanyauntuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
c. Kebiasaan
Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka
akan digunakan suatu ide tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu
hanya untuk situasinya yang sama atau relatif sama saja. Untk yang
berbeda diperlukan cara lain, yakni brainstrorming atau dengan
menggunakan petunjuk atasan.

2. Pembatasan Cakupan

Bebrapa alasan perlunya pembatasan pembatasan cakupan adalah. Pertama,

membuat pesan yang umum menjadi pesan yang spesifik. Salah satu teknik yang dapat
digunakan untuk membatasi topik dan cakupan adalah dengan membuat suatu tujuan
yang dinyatakan secara luas, kemudian mengoreksinya dengan menghilangkan kata
atau ekspresi yang tidak menunjukan tujuan pesan secara tepat.

Kedua, karena manusi mempunyai keterbatasan menerima informasi, informasi

yang terlalu dalam atau terlalu panjang menyebabkan audience kesulitan menangkap
pesan. Beberapa faktor yang mempengaruhi penerimaan pesan adalah kemampuan
audience untuk memahami pesan, pengetahuan tentang topik yang diinformasikan,
gangguan yang terjadi pada saat pengiriman pesan, dan kredibilitas dan
komunikatornya.

5. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

1. Jenis Saluran Komunikasi
Secara umum saluran komunikasi dibedakan menjadi tiga, yaitu lisan, tertulis dan
elektronik. Dari masing-masing saluran terdapat beberapa alternatif media yang dapat
dipilih.
  Lisan, alternatif media yang dapat dipilih adalah percakapan langsung,
telepon, interview, pertemuan kecil, seminar, workshop, program
pelatihan, pidato, preentasi.
 Tertulis, alternatif media yang dapat dipilih adalah surat, memo, laporan,
proposal.
 Elektronik, alternatif media yang dapat dipilih adalah fax, E-mail, voice
mail, teleconference, video conference.

a. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dalam praktiknya adalah yang paling banyak digunakan.
Karena komunikasi lisan mempunyai beberapa kelebihan. Pertama,
kemampuannya untuk memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.
Kedua, dengan membuat audience merasa lebih nyaman. Ketiga, lebih
sesuai menyampaikan informasi yang kontroversial karena reaksi audience
dapat dibaca dari simbol-simbol non verbal. Terakhir, saluran ini digunakan
untuk penyampaian pesan yang sifatnya sederhana dan audience tidak perlu
catatan permanen.
b. Komunikasi Tertulis
Kelebihan komunikasi tertulis yaitu pertama, komunikator mempunyai
kesempatan untuk merencanakan pesan yang akan disampaikan. Kedua,
apabila pesan yang disampaikan bersifat kompleks, maka komunikasi
tertulis ini dapat menyampaikan informasi dengan baik. Ketiga, apabila
antara komunikator dengan audience membutuhkan bukti permanen sebagai
referensi dimasa yang akan datang, maka komunikasi harus ditulis.
Keempat, apabila jumlah audience banyak dan menyebar, maka yang paling
efektif adalah dengan tertulis dan menyampaikannya ke audience tersebut.
c. Komunikasi Elektronik
Teknologi baru menghasilkan jumlah pilihan komunikasi yang selalu
meningkat. Apa yang sebaiknya dipilih manajer diantar alternatif media
pada komunikasi elektronik dalam menggunakan kerangka konseptual
untuk menentukan saluran komunikasi. Saluran yang digunakan didasarkan
pada:
1) Keterbatasan umpan balik seketika
 2) Kemampuan untuk menyampaikan isyarat-isyarat ganda, seperti
gerakan tubuh, nada suara dan raut muka.
3) Penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal-hal yang pelik
4) Fakus pribadi yang memungkinkan.

B. PENYUSUNAN PESAN BISNIS

1. MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS

Semua komunikator bisnis menghadapi masalah dalam meringkas ide-ide yang

komplek ke dalam pesan yang sederhana dan mudah dipahami.untuk itu perlu
pengorganisasikan pesan dengan bai, perlu dipahami terlebih dulu apa itu organisasi pesan
dan mengapa organisasi pesan itu penting.

1. Organisasi Pesan yang Baik

Organisasi pesan yang baik adalah apabila semua elemen disatukan dalam suatu
pola yang koheren (bertalian secara logis).organisasi pesan yang baik dapat menjamin
keberhasilan pesan tersebut. Masalah yang dihadapi komunikator adalah bagaimana
menunjukkan bahwa infrmasi dalam bentuk yang sesuai dengan penerimanya. Untuk
itu ada sejumlah pola pengorganisasian yang dapat membantu komunikator
menujukkan informasi berdasarkan waktu,space, dan urutan logis.

a. Urutan waktu
Apabila urutan kejadian atau aktivitas merupakan inti dari tujuan pesan,
misalnya untuk menceritakan latar belakang atau sejarah dilakukan program
pelatihan computer untuk karyawan, maka urutan waktu atau kronologis
penting. Urutan waktu ini juga penting untuk menggambarkan
perkembangan sutu proyek dan dalam memberikan instruksi. Di sini
informasi yang paling baik ditunjukkan dalam urutan waktu atau
krnologinya.
b. Urutan ruang (spatial)
Jika suatu pesan menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik, komunikator
dapat membuat audience melihat apa yang penting dengan menggunakan
spasial. Contoh dalam instruksi pengoperasian computer, untuk
 menjelaskan “power computer” bentuknya seperti apa dan letaknya dimana,
harus dipilih kata-kata yang jelas. Penjelasan dapat dilakukan dengan
menunjukkan bentuknya segi empat, le diskdrive, dan segiempat tersebut
terlatak secara horizontal.
c. Urutan Logis
Untuk mempresentasikan ide atau analisis dari suatu masalah, komunikasor
harus memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audience . Yang
sering dilakukan adalah dengan mengkaji ulang materi dan aspek-aspek
yang berhubungan dengan urutan logis, mulai dari pembukaan, isi, dan
penutup atau kesimpulan. Urutan ini nampak jelas pada komunikasi tertulis,
namun pada komunikasi lisanpun sebaiknya digunaka urutan pembukaan,
isis, dan penutup.

2. Pentingnya Oeganisasi Pesan yang Baik

Apabila seseorang akan menyusun pesan, maka pesan perlu di organisasikan

dengan baik. Karena organisasi pesan yang baik memberikan beberapa manfaat.
Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh dari organisasi pesan yang baik (Bovee &
Thill:130).

a) Membantu audience memahami pesan

b) Membantu audience menerima pesan
c) Menghemat waktu audience
d) Menyerhanakan tugas komunikasi

3. Membuat Organisasi Pesan yang Baik

Pada dasarnya untuk dapat mengorganisasikan pesan dengan baik diperlukan dua
proses atau tahapan. Pertama mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide. Kedua
dengan mengatur dan menyelesaikan ide-ide yang berkaitan secara logis (Bovee &
Thill:132).

a. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Dalam dunia bisnis, menentukan apa yang akan dikatakan lebih penting dari
pada menentukan bagaimana cara menyatakan, perencanaan atau diagram
skematis akan membantu dalam memberi gambaran tentang hubungan
 antara bagian-bagian pesan. Ide pokok merupakan titik utama dalam
penyusunan rencana. Ide pokok dalam penyusunan berita berisi dua hal :
pertama apa yang diinginkan untuk dilakukan audience, dan kedua,
mengapa audience harus melakukannya. Ide pokok sebaiknya didukung
oleh beberapa poin pendukung, misalnya tiga sampai lima poin. Setiap poin
harus didukung oleh bukti-bukti yang cukup spesifik, sehingga dapat
menyakinkan audience. Hal ini menyebabkan pesanmenjadi panjang.
b. Mengatur dan menyelesaikan ide-ide yang berkaitan secara logis
Setelah mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide. Langkah selanjutnya
adalah membuat urutan dengan dasar pendekatan. Secara umum pendekatan
untuk membuat urut-urutan pesan dibedakan menjadi dua, yaitu :
pendekatan langsung (direct approach) dan pendekatan tidak langsung
(indirect approach).

Pendekatan langsung atau sering disebut metode deduktif apabila ide-ide pokok
diletakkan terlebih dahulu, baru diikuti dengan bukti-bukti. Pendekatan tidak langsung
atau disebut metode induktif merupakan metode penulisan pesan dengan menunjukkan
bukti-bukti terlebih dahulu., baru menunjukkan ide pokok.

Dari kedua pendekatan tersebut penggunaannya dengan mendasarkan pada

bagaimana reaksi audience terhadap pesan yang disampaikan. Analisis dapat
dilakukan dengan menggunakan diagram hubungan reaksi audience (Bovee & Thill:
136).

Reaksi audience terhadap pesan yang diterima dibedakan menjadih tujuh yaitu :
ingin sekali,tertarik, suka, netral,tidak suka, netral,tidak suka (displease), tidak tertarik,
enggan. Pendekatan langsung sebaiknya diterapkan apabila audience yang bersifat
reseptif terhadap pesan, seperti:ingin sekali, tertarik, suka/silakan , netral. Apabila
audience bersifat resistan terhadap pesan dengan reaksi:tidak suka, tidak tertarik, dan
enggan sebaiknya digunakan pendekatan tidak langsung.

Setelah menentukan pendekatan apakah, pesan akan disampaikan dengan

pendekatan langsung atau tidak langsungatau tidak langsung, langsung langkah
selanjutnya adalah memilih pola pengorganisasian pesan.pengorganiisasian pesan
pendek (short message) dan pengorganisasian pesan panjang (long message).
 Pesan pendek disusun menurut salah satu dari empat karakteristik pesan, yakni :
pemerintah langsung;pesan rutin;berita baik(good new), dan good will;berita buruk;dan
pesan persuasive. Dari keempat jenis pesan diatas, mana yang akan digunakan
tergantung reaksi audience.

 Permintaan langsung (direct request)

Menyampaikan pesan bisnis secara langsung karena biasanya audience
ingin menjawab secara langsung. Inti berita disampaikan pada paragraf
pertama, selain itu dapat juga dengan berkomunikasi face to face atau lewat
telepon.
 Pesan rutin, berita baik, dan good will
Untuk menyampaikan pesan rutin, berita baik(good news), dan good will
dapat menggunakan pendekatan secara langsung. Dalam hal penyampaian
berita lebih efektif, karena dapat diketahui reaksi audience. Pada umumnya
berita baik akan membuat reaksi yang menyenangkan bagi audience.
 Berita buruk (bad news)
Jika berita yang akan disampaikan buruk, sebaiknya tidak dengan
pendekatan langsung. Tetapi tempatkan ide pokok yang buruk tersebut
ditengah dan tutuplah dengan ide-ide positif. Dapat pula dilakukan dengan
menempatkan ide pokok pada bagian bawah atau penutup.
 Pesan persuasive
Penggunaan pendekatan secara tidak langsung dalam menyampaikan berita
dapat menyebabkan audience meragukan berita yang disampaikan atau
dapat menyebabkan adanya pertentangan dengan audience. Oleh karena itu
komunikator harus terlebih dahulu menarik perhatian audience sebelum
membujuk mereka utuk melakukan sesuatu. Penyusunan pesan panjang
harus dapat mencerminkan tujuan pesan dan kemungkinan reaksi audience.
Pesan yang panjang dibedakan menjadi dua, yaitu pesan yang sifatnya
informasional dan pesan yang sifatnya analitikal.
 Pesan informasional
Pesan informasional bertujuan menyampaikan fakta-fakta atau memberikan
informasi. Yang termasuk informasional antara lain: petunjuk pelaksana,
status report, penjelasan teknis, dan penjelasan system dan prosedur
 perusahaan. Penyusunan pesan informasional dengan urutan yang umum
dari sifat-sifat subjek.
 Pesan analitis
Pesan analitikal lebih sulit disbanding pesan informasional, karena pesan
analitikal didesain untuk mendorong audience mengambil kesimpulan
tertentu. Apabila psan analitikal ini dimaksudkan untuk mendapatkan kerja
sama dari audience atau untuk membujuk audience, maka pesan harus
diorganisasi atau disusun dengan memperhatikan argumentasi yang logis
atau memfokuskan pada perhatian audience pada apa yang perlu dilakukan
oleh audience.

2. MEMFORMULASIKAN PESAN BISNIS

Setelah selesai melakukan perencanaan pesan, langkah selanjutnya adalah melakukan

penyusunan pesan. Pada tahap ini terdiri dari dua hal, pertama bagaimana drat/konsep awal
yang dibuat. Kedua gaya serta tekanan yang diberikan pada saat penyusunan pesan.

1. Konsep Awal

Konsep awal ini merupakan inti dari penyusunan pesan. Pada saat membuat
konsep awal, biasanya belum merupakan pengungkapan ide pokok yang sempurna.
Yang perlu diingat, tuangkan ide-ide yang ada dipikiran kedalam kertas secepat
mungkin. Mengapa harus dituangkan secepat mungkin? Agar ide pokok tidak segera
terlupakan. Selanjutnya tersedia waktu yang cukup untuk merevisi dan mengganti ide
pokok yang kurang sesuai.

Proses penyusunan akan lebih mudah apabila gambaran mengenai apa yang akan
dikatakan dan untuk tujuan apa sudah ditentukan lebih dahulu. Pada prinsipnya langkah
selanjutnya hanyalah merupakan perbaikan atau penambahan dari ide pokok.

2. Gaya dan Tekanan

Beberapa hal yang akan dibahas secara lebih rinci disini adalah gaya, hubungan
yang ingin dinyatakan dalam pesan, penggunaan sikap, menekankan sifat positif,
menekankan kredibilitas, dan sikap santun.
a. Gaya
Gaya (style) meruapakan cara seseorang menggunakan kata untuk
mencapai suatu tekanan (tone) tertentu atau untuk mendapatkan impresi
secara umum.disini dapat dilihat beberapa gaya baik dalam penyusunan
kalimat maupun pengguna kata-kata, untuk menunjukkan apakah pesan
yang dikirim Nampak menekan atau pasif, bersifat personal atau umum,
colorful atau colorless. Pilihan mana yang merupakan terbaik tergantung
pada sifat pesan yang dibuat dan hubungan audience dengan komunikator
b. Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan
Langkah pertama untuk mendapatkan penekanan (tone) yang tepat dalam
komunikasi bisnis adalah memperhatikan apa hubungan komunikator
dengan audience? Termasuk di sini siapa mereka? Bagaimana status
mereka? Apa pengalaman mereka? Apa pendidikan mereka? Meskipun
berbagai situasi mebutuhkan penekanan yang berbeda-beda, namun dalam
komunikasi bisnis tidak boleh kaku. Untuk mencapai suatu kesan atau
hubungan yang sangat, namun tetap dengan penekanan bisnis, dapat
menggunakan petunjuk sebagai berikut (Bovee & Thill: 144).
 Jangan terlalu akrab atau familiar
 Gunakan humor secara cermat/hati-hati
 Jangan merayu orang lain
 Jangan berkhotbah
 Jangan membual
 Jadilah diri sendiri
c. Penggunaan sikap
Setelah dapat menentukan bagaimana hubungan komunikator dengan
audience, komunkator tetap harus selalu memusatkan perhatian pada
audience. Dengan memusatkan perhatian pada audience, maka audience
dapat dipahami mereka dengan mata kepala. Dalam hal ini komunikator
dapat mengandaikan atau bersikap bahwa dirinya adalah audience tersebut.
Sehingga apa pesan yang akan disampaikan, disesuaikan menjadi pesan apa
yang dibutuhkan seandainya dirinya yang menjadi audience.
d. Menekankan sikap positif
 Cara lain untuk menunjukkan sensitivitas pesan yang dikirim adalah dengan
menekankan sisi positif dari pesan yang dibuat. Jelaskan apa yang telah
dilakukan, apa yang dapat dialkukan. Contohnya, “pesanan anda akan
samapi pada hari senin depan”. Penekanan pada hal-hal yang positif ini juga
berlaku apabila akan memberikan kritikan atau saran. Tekankan pada hal-
hal positif, jangan mencela orang atau menunjukan kesalahan orang.
Sebagai contoh: kinerja karyawan rendah, karena menerapkan manajemen
otoriter. Saran yang diberikan adalah: inerja karyawan dapat ditingkatkan
dengan mengikutsertakan peran serta karyawan dalam pembuatan
keputusan”.
e. Menekankan kredibilitas
Komunikator harus menjaga kredibilitasnya dimata audience, sehingga
pesan yang disampaikan diterima atau dipercaya. Kredibilitas menunjukkan
layak tidaknya seseorang dipercaya. Apabila audience mempunyai persepsi
bahwa komunikator tidak layak dpercaya. Maka komunikator tersebut
dimata audience tidak kredibel dalam penyampaian pesan. Apabila
audience dan komunikator belum saling kenal atau baru pertama bertemu,
kredbilitas komunikator diperoleh dari informasi pihak ketiga atau dari
kesan pertama yang mereka tangkap, namun apabila komunikator dan
audience sudah saling mengenal dengan baik. Kredibilitas akan ditentukan
oleh interaksi yang terjadi selama ini. Bagaimana meningkatkan kredibilitas
komunikator dimata audience? Berikut ini beberapa petunjuk untuk
meningkatkan kredibilitas komunikator (Bovee & Thill:149).
 Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami
audience
 Nyatakan kredibilitas diri kita sendiri
 Dukung klim (claim) dengan bukti
 Gunakan kata-kata yang mengambarkan rasa percaya diri
 Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat
f. Bersikap Santun
Penekanan (tone) dari pesan bisnis yang terbaik adalah sealu sopan. Dengan
bersikap sopan, menunjukkan komunikator mempunyai perhatian yang
besar terhadap kebutuhan dan perasaan audience. Bahkan pada saat
 seseorang ditekan dan menerima perlakuan kasar, komunikasi bisnis tetap
menyarankan untuk bersikap sopan.

C. REVISI DAN PESAN BISNIS

Tahap ini adalah tahap terakhir dalam penulisan pesan bisnis, yaitu tahap revisi pesan
bisnis atau perbaikan pesan bisnis. Tahap revisi diperlukan untuk menjamin bahwa pesan
yang direncanakan dan disusun tidak terjadi kesalahan, kekurangan, kelebihan, atau
ketidaktepatan dalam penulisan. Proses revisi membutuhkan tenaga dan disiplin yang tinggi,
karena adanya kecenderungan manusia untuk tidak melakukan perubahan terhadap apa yang
telah dipikirkan dan dituliskan dengan waktu yang panjang. Untuk mengatasi hal itu, dapat
dilakukan dengan mengambil jarak waktu antara perencanaan dan penyusunan pesan dengan
waktu perbaikan. Dengan demikian pikiran sudah lebih terbuka dengan hal-hal baru, ide-ide
baru, dan sesuatu yang mengakibatkan seseorang melakukan revisi terhadap apa yang telah
dituliskan.

Dengan tahap revisi ini akan dibahas secara berturut-turut mengenai edit pesan, menulis
ulang pesan, memproduksi pesan, dan prof pesan.

1. EDIT PESAN

Tahap pertama didalam merevisi pesan bisnis adalah edit pesan. Hal terpenting didalam
tahap ini adalah edit atau evaluasi isi dan organisasi pesan. Selain itu, dilanjutkan dengan
evaluasi gaya bahasa dan keterbacaan, kemudian dilanjutkan dengan evaluasi penilaiaan kata.

1. Mengevaluasi isi dan organisasi pesan

Pesan yang telah ditulis perlu dievaluasi. Untuk mengevaluasi efektivitas suatu
pesan bisnis, dilakukan dengan membaca keseluruhan pesan secara cepat/sepintas. Dari
pembacaan secara cepat akan diperoleh gambaran pesan tersebut secara menyeluruh,
saat itulah proses evaluasi berlangsung. Pada saat evaluasi pesan, pusatkan perhatian
pada isi dan pengorganisasiannya.

Evaluasi isi pesan menyangkut apakah materi-materi yang perlu, penting, dan
relevan telah tercakup dalam pesan tersebut. Meskipun suatu pesan perlu informasi
pendukung dan data-data tambahan, namun jangan memasukkan materi yang tidak
perlu, tidak penting, dan tidak relevan ke dalam pesan bisnis.

Pengorganisasian pesan menyangkut bagaimana pesan disusun. Disini perhatikan

dengan seksama pesan-pesan pada bagian awal dan akhir, karena kedua bagian ini yang
mempunyai pengaruh paling besar pada audience. Untuk pesan pendek, misalnya
memo, apakah bagian awal sudah relevan, menarik, dan memberikan reaksi kepada
audience. Untuk pesan panjang, evaluasi menyangkut apakah paragraf-paragraf bagian
awal sudah mencakup materi yang ingin disampaikan, kemudian bagaimana dengan
bagian tengah dan penutup ataupun kesimpulannya.

2. Memeriksa ulang (review) gaya dan keterbacaan

Setelah melakukan evaluasi isi dan pengorganisasian, langkah selanjutnya adalah

memeriksa kembali (review) gaya penulisan dan keterbacaan. Yang perlu dilakukan
dalam tahap ini adalah menanyakan pada diri sendiei, apakah tekanan/intonasi (tone)
yang tepat dalam menyampaikan pesan kepada audience sudah tercapai. Disamping itu
perlu mencari kemungkinan-kemungkinan untuk membut pesan menjadi lebih menarik
dengan pemilihan kata-kata dan penggunaan frase-frase (kumpulan kata).

Pada saat yang sama, perlu dilakukan pemeriksaan sekali lagi apakah pesan-pesan
yang disampaikan sudah jelas dan dapat dipahami oleh audience (readable). Mengapa
demikian? Karena komunikator mengnginkan audience dapat memahami pesan dengan
usaha seminimal mungkin. Beberapa faktor yang mempengaruhi keterbacaan
(readability) pesan meliputi jumlah kata, penggunaan kalimat aktif, noun clumps,
panjang kalimat dan paragraph, dan menggunakan white space (Vik & Gilsdrof:75).
Berbedak dengan Vik dan Gilsdrof, Bovee dan Thill mengemukakan bahwa untuk
memudahkan audience memahami pesan, dapat dibuat judul, subjudul, indentasi, huruf
tebal, garis bawah, garis miring, tabel, gambar, dam penataan tertentu (Bovee & Thill:
160).

3. Pemilihan kata yang tepat

Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang akan digunakan untuk
mencurahkan ide pokok ke dalam kalimat. Kata-kata yang dipilih harus mampu
mengungkapkan ide pokok yanng terkandung dalam pean bisnis. Pemilihan kata yang
akan digunakan harus memperhatikan dua aspek yakni: correctness dan effectiveness
(Bovee & Thill: 161)

Ketepatan (correctness) menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih harus tepat.

Kata yang tepat mempunyai ciri bahwa kat tersebut sudah dikenal (familiar) oleh
audience. Usahakan untuk tidak menggunakan kata-kata dan istilah-istilah (jargon)
yang tidak dipahami yang hanya akan membingungkan audience.

Efektif (effectiveness) menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih singkat dan

tidak bermakna gnda. Karena kata-kata yang bermakna ganda dapat menyebabkan
pemahaman audience tidak seperti yang diharapkan. Komunikator memilih kata-kata
yang singkat, karena kata yang singkat, karena kata yang singkat akan menyebabkan
pesan efektif dan mudah di pahami.

Pemilihan kata-kata yang tepat juga menggunakan lima prinsip dasar pemilihan
kata sebagai berikut (Vik & Gilsdrof: 85):

 Pilihlah kata yang pendek daripada kata yang panjang

 Pilihlah kata yang sederhana (plain) daripada kata yang muluk (pompous)
  Pilihlah kata yang familiar daripada kata yang tidak familiar
 Gunakan kata yang kongkrit dan spesifik daripada kata yang abstrak dan
umum
 Pilihlah kata benda (noun) dan kata kerja (verb) yang tepat.

2. MENULIS ULANG PESAN

Ketika melakukan pengeditan pesan bisnis, kadang-kadang komunikator menemukan

adanya kata-kata, kalimat, dan bahkan keseluruhan pesan harus diperbaiki. Untuk itu yang
perlu diperhatikan adalah batasan waktu (deadline) dari penyelesaian pesan. Jangan sampai
terlalu menekankan pada perbaikan, sehingga ketika waktu tiba, pesan belum selesai. Hal ini,
jangan sampai karena terlalu menekankan pada perbaikan-perbaikan kata dan kalimat, namun
menomorduakan ide pokoknya.

Dalam penulisan ulang pesan ini, akan dibahas bagaimana membuat kalimat yang
efektif, dan bagaimana menyusun paragraph yang koheren.

1. Membuat kalimat yang efektif

Kalimat merupakan salah satu alat untuk menyampaikan pesan kepada orang lain.
Setiap kalimat akan berisi subyek dan predikat. Subyek menunjukkan siapa atau apa
yang dibahas oleh predikat, dan biasanya berupa kata benda (noun). Subyek merupakan
topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan. Predikat menjelaskan apa
yang dilakukan oleh subyek. Predikat ini biasanya berupa kata kerja atau merupakan
beberapa kata (related words).

Selanjutnya adalah apa yang dimaksud dengan kalimat yang efektif? Kalimat
efektif yaitu kalimat yang dengan sadar dan sengaja dan disusun untuk mencapi daya
informasi yang tepat dan baik (Djoko Purwanto: 61). Untuk menyusun kalimat yang
efektif perlu memperhatikan tiga hal, yaitu: kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
hubungan yang logis.

Selain itu, perlu dipahami bahwa jenis kalimat dapat dibedakan menjadi tiga,
yakni: kalimat sederhana, kalimat majemuk, dan kalimat yang kompleks. Pada masing
– masing jenis kalimat, akan diberikan contohnya dengan menggunakan kalimat yang
efektif.

a. Contoh kalimat sederhana efektif :

“Saya sedang belajar Komunikasi bisnis”
“Laba perusahaan tahun 2001 meningkat”

b. Contoh kalimat majemuk efektif:

“Saya belajar Komunikasi Bsnis, dan teman saya belajar Manajemen Sumber
Daya Manusia”.
 “Jasa Produksi untuk karyawann meningkat, sehingga kemakmuran akan
meningkat”.

c. Contoh kalimat kompeks efektif:

“Meskipun manajer dapat melihat laba perusahaan dengan cepat, namun ia
harus melihat komponen laba secara rinci”.
“Divisi Rinso merupakan divisi terkuat perusahaan Unilever, sehingga divisi
lain mempelajari apa yang dilakukan di divisi Rinso”.
2. Menyusun Paragraf yang koheren

Paragraf meruakan sekumpulan kalimat yang kesemuanya berhbungan dengan

satu topik utaa. Paragraf yang koheren adalah paragraf dimana kalimat-kalimat
penyusunnya yang berhubungan dengan stuu topik utama bertalian secara logis.

Suatu paragraf terdiri dari topik, kalimat penjelas (related sentence), dan kalimat
antara atau peralihan (Bovee & Thill: 177). Suattu topik akan menunjukkan sbyek dari
paragraf tersebut dan menunjukkan bagaimana paragraf akan akan dikembangkan.
Berikut ini contoh-contoh topik.

“Divisi Pemasaran harus memahami cara-cara memuaskan konsumen”.

“Relokasi perusahaan multinasional ke indonesia mempunyai beberaa

keuntungan”.

Kalimat penjelas (related sentence) merupakan kalimat yang menjelaskan topik

dalam suatu pargraf tertentu. Semua kalimat penjelas harus mengacu pada subyek
utama atau topiknya, dan harus memberikan uraian atau rincian tertentu sehingga
memperjelas topiknya.

Kata penghubung (transitional element) merupakan kata atau sekumpulan kata

yang menunjukkan kepada pembaca bagaimana hubungan antara paragraf dan
bagaimana hubungan antara kalimat-kalimat dalam paragraf tersebut. Kata penghubung
dapat dibuat dengan tiga cara

 Menggunakan kata penghubung seperti: dan, tetapi, namun demikian,

lebih dari itu.
 Dengan mengulang kata-kata atau sekumpulan kata
 Menggunakan kata ganti (pronoun)
 Menggunakan kata-kata yyang berpasangan

Setelah memahami apa itu paragraph, selanjutnya bagaimana menyusun paragraf?

Cara pertama ddalam menyusun pparagraf yaitu dengan pendekatan induktif dan
deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan
pendukung atau berbagai penjelasan, kemudian baru ditunjukkan kesimpulan.
Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dengan menyatakan kesimpulan atau topiknya,
baru diikuti dengan alasan dan penjelasan.
 Selain cara di atas, penyusunan paragraf juga dapat mengikuti salah satu dari lima
cara berikut, yakni: ilustrasi, perbandingan, sebab akibat, klasifikasi, dan pemecahan
masalah (Bovee & Thill: 178).

a. Ilustrasi

Penyusunan paragraf dengan cara ilustrasi dilakukan dengan memberikan

contoh-contoh yang menggambarkan ide pokonya.

b. Perbandingan

Paragraf juga dapat disusun dengan membuat perbandingan baik

menyangkut persamaan ataupun perbedaan dari suatu ide pokok.

c. Sebab akibat

Penyusunan paragraf dengan menggunakan sebab akibat, berarti

memfokuskan pada alasan-alasan yang mendukung ide pokok.

d. Klasifikasi

Paragraf yang disusun dengan klasifikasi menunjukkan bagaimana ide

pokok diklasifikasikan atau dikelomppokkan ke dalan kategori-kategori
tertentu.

e. Pemecahan masalah

Cara lain untuk menyusu paragraf adalah dengan menunjukkan masalah

yang dihadapi dan membahas bagaimana pemecahannya.

3. MEMPRODUKSI PESAN

Langkah ini membahas bagaimana komunikator benar-benar mendesain pesan yang

akan disampaikan pada audience, khususnya dalam komunikasi tertulis. Audience
mempunyai keterbatasan dalam memahami pesan yang terlalu panjang atau halaman pesan
yang penuh dengan kata-kata. Oleh karna itu perlu dibahas desain elemen yang akan
disampaikan pada audience.

1. Mendisain Elemen

Meskipun yang terpentig dalam pesan adalah ide pokok, namun dalam
komunikasi bisnis masalah desain elemen ini juga mendapat perhatian. Mengapa
demikian? Karna desain elemen akan memberikan visualisasi (penampakan) yang lebih
menarik dan udah dipahami. Desain elemen ini akan mencakup hal seperti: white space,
headings, cetak tebal, cetak miring, garis tepi, dan pilihan huruf.
 2. Mendesain keputusan

Setelah memilih desain yang diinginkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan

desain tersebut kedalam pesan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan
adalah: konsistensi, keseimbangan, keterbatasan (restraint), dan rincian (bovee & Thill:
183).

a) Konsistensi

Desain yang telah dipilih harus digunakan secara konsisten. Dalam hal ini
termasuk konsisten dalam penggunaan margin, jenis huruf, ukuran huruf,
spasi, cetak tebal, cetak miring, dll.

b) Keseimbangan

Untuk menyusun desain yang menarik, buatlah keseimbangan dalam hal

spasi antar kalimat dalam paragraf dan spasi antara paragraf, keseimbangan
dalam memberikan “sentuhan khusus”, dan keseimbangan dalam white
space.

c) Keterbatasan

Pilihlah desain yang sederhana, dengan sedikit penekanan atau aksen

(highlight), dan terlalu banyak hiasan. Selain itu diusahakan untuk tidak
mengelompokkan pesan kedalam bermacam-macam desain.

d) Rincian

Perhatikan seberapa rinci desain harus dibuat. Desain yang terlalu rinci
justru akan membingungkan. Namun kalau terlalu umum atau global,
membuat pesan bersifat datar, tanpa penekanan-penekanan tertentu

4. PROF PESAN

Setelah menuliskan pesan dari awal sampai akhir, yakni setelah puas dengan isi dan
struktur pesan, gaya dan keterbacaan, pilihan kata, dan penyusunan paragraf, langkah
selanjutnya adalah memproduksi pesan tersebut ke dalam bentuk yang memungkinkan untuk
melihat penampilan pesan.

Apa yang dilakukan untuk melakukan revisi ini pesan akhir ini? Yang pertama adalah
formatnya. Disini mencakup margin, spasi, nomor halaman, dan heading. Selain itu, juga
dilakukan pengecekan terhadap kesealahan penggunaan huruf dalam kata-kata maupun
keselarasan kalimat
 DAFTAR PUSTAKA

Haryani, Sri.2001.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta:Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN

Purwanto, Djoko,2010.Komunikasi Bisnis.Surakarta:Erlangga

Bovee, dan Thill.2007.Komunikasi Bisnis.Jakarta:Indeks

Effendy, Onong Uchjana. 1989. KAMUS KOMUNIKASI. Bandung : PT. Mandar Maju.

Angraini Dewi. (2001). Pesan – Pesan Bisnis.

(http://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/) . Diakses 10
Mei 2018.

Sutrina. (2012). Perencanaan Pesan - Pesan bisnis.

(http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/). Diakses 10
Mei 2018.

Siahaan.1991Komunikasi Pemahaman dan Penerapan.Jakarta:BPK Gunung Mulia

Widjaja, A.W.1999.Pengantar Studi Ilmu Komunikasi.Jakarta:Rineka Cipta

Dewi, Sutrisna.2006.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta:ANDI Yogyakarta