PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

            Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat

dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan
personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan
dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai
mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya
dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis
meliputi 3 tahap, yaitu :
1.    Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main
idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan
menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah,
mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan
yang di kehendaki dapat tercapai.
2.    Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide
dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran
anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di
perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.
            Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-
kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan
kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.
3.      Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan
yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang
digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.
Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-
perbaikan seperlunya.
Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian
pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan
mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
PENENTUAN TUJUAN
            Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan
audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
            Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada
perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat,
dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki,
sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di
samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:
a.    Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang
akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan
diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya
ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan
seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

b.    Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di
sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai
dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan
menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa
yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
c.    Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian
tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-
jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di
sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.
d.   Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan,
sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang
dapat berupa lisan maupun tulisan.
Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
a.    Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di
kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja
melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang
akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal
perusahaan tersebut.

b.    Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar
apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.

            Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang

lain dalam bisnis.
c.    Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik
maupun perusahaan asing.
 Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang
diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang
perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan
terhadap suatu pesan atau tidak.
Cara menguji tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah di aplikasikan pada dunia nyata. Oleh
karena itu, untuk menguji apakah tujuan yang telah di tetapkan sudah baik apa belum, perlu
dilakukan pengujian denagn empat pertanyaan.

a.    Apakah tujuan tersebut realisti?

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer perusahaan.
Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa
karyawan baru bagian penjualan.
Kolaborasi Membantu pendapatan personal mengembangkan program
pelatihan bangi beberapa nggota baru.

Tujuan yang akan di smapiakan hendaknya harus realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau
gagasan yang hendak di sampaikan dapat di sesuaikan dengan kemampuan yang ada.

b.    Apakah waktu yang tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya di pertimbangkan masalah
ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situaisi krisis moneter, ide untuk melakukan
ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan di terima. Penyampain ide ini tidak tepat
waktunya karena pada saat itu penjualan sedang menurun sampai 50 persen dibanding dengan
tahun sebelumnya.
c.    Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?
 Pesan atau ide yang di sampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan
tinggi cenderung lebih dapat di terima daripada bila di smpaikan oleh orang yang
kedudukannya rendah.
d.   Apakah tujuan selera dengan tujuan organisasiperusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada
audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.
ANALISA AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.

Cara mengembngkan profil audiens

            Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah.
Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan
menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal.
Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a.    Melakukan ukuran dan komposisi audiens.
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan
sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang
jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
b.    Siapa audiensnys
Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi
siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
c.    Reaksi audiens
Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu.
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.
d.   Tingkat pemahaman audiens
ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia
dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut
harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan
menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di
sampaikan.

e.    Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.
Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
            kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu
a.     Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera
memberikan informasi yang diminta,
b.    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi
tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
c.    Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang
terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh
audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai
dengan apa yang di kirim.
d.   Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar
akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.
e.    Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens.
Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.
 Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
            Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku
mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah
satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa
sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
            Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara
yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi
audiens.

PENENTU IDE POKOK

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung.
(supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan
mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi
terlebih dahulu.

Teknik curah pendapat (brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran
untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat
yang dapat di gunakan antara lain.
a.    Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan
teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan
mudah.
b.    Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan
antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir
yang penting dan tidak penting.
c.    CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
d.   Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where)
dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e.    Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan
pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa
pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan
tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat
(respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan
kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok
yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.

Komunikasi lisan
            Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini
lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi
kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga
komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
            Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok)
seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.
            Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara
mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu
masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan
mengalir dengan bebas.
            Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi
penjualan, rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan
fungsi-fungsi seremonial ungul.

Komunikasi tertulis
            Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications)
adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.
            Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengirim serta harapan audiens.