TUGAS TUTORIAL KE-1

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2021
Edisi Ke- : 1 (satu)

Skor
No Tugas Tutorial
Maksimal

1 Buatlah Sebuah Pesan Bisnis dengan menggunakan format makalah : 60

a. Latar belakang
b. Landasan teori
c. Pembahasan,
d. Kesimpulan dan rekomendasi

2 Bagaimana tindakan anda dalam melakukan komunikasi antar budaya agar 40

tercipta hubungan yang baik?.

* coret yang tidak sesuai

 TUGAS 1

MAKALAH PERENCANAAN PESAN BISNIS

Dikerjakan Oleh :

NAMA : YUNI SILVIA RAHMAWATI

NIM : 043592322

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS TERBUKA

JAKARTA

2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadiran Allah SWT, bermohon kiranya memberikan taufiq, hidayah,
rahmat dan karunianya serta kelapangan berfikir dan waktu, sehingga penulis dapat menyusun dan
menyelesaikan makalah ini. Dengan judul perencanaan pesan bisnis makalah ini dibuat untuk melengkapi
tugas dari dosen pembimbing mata kuliah “Komunikasi Bisnis”.

Perencanaan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi
secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan bisnis yang
terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Pengarang juga mengucapkan terima kasih kepada rekan dari semua pihak yang telah berpartisispasi
dalam penyusunan makalah ini, sehingga dapat selesai tepat waktu. Penulis juga menyadari bahwa materi
dan teknik yang digunakan masih banyak kekurangan. Oleh Karena itu kritik dan saran sangat kami
butuhkan agar makalah ini lebih sempurna. Atas kritik dan sarannya diucapkan terima kasih.

Bekasi, 21 Oktober 2022

Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang bersifat
formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis,
mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang
disampaikan secara lisan.Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan
komunikasi, karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan
pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi.

Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis. Perencanaan
pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara tertulis dan pesan-pesan yang di
sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi,
pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.

B. Perumusan masalah

1. Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?

2. Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?

3. Apa tahapan dalam proses komposisi?

4. Bagaimana cara menganalisis audiens?

C. Tujuan pembahasan

1. Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.

2. Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.

3. Memahami tahapan dalam proses komposisi.

4. Mengetahui cara menganalisis audiens.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan dengan
proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa
yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut.
Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga
lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para
penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-
pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1. Perencanaan Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang
akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu,
intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati
situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.

2. Organisasi dan komposisi Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana
mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan
komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi
yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan. Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan
bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

3. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di
smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana
tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-
perbaikan seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka
penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi
dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
B. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan
komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan
sesuatu yang baik bagi organisasi.

Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab 3
pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat
diterima organisasi tersebut.

1. Mengapa tujuan harus jelas Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan
yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-
macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:

1.1 Keputusan untuk meneruskan pesan Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri
anda sendiri apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan
yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens,
sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa
pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

1.2 Keputusan untuk menanggapi audiens Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens,
komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi
pesan yang di sampaikan, Apakah mereka mengharapkan keuntungan, Apakah harapan mereka
sesuai dengan harapan komunikator, Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak
akan menggapai mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan
apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

1.3 Keputusan untuk memusatkan isi pesan Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu
memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang relevan harus di
singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan
pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

1.4 Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan Penentuan saluran atau media
yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang
dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Tujuan Komunikasi Bisnis Ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi.

2.1 Memberi Informasi Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk menyampaikan pesan bisnis perusahan
menggunakan media komunikasi. Media komunikasi yang digunakan pun ergantung pada
kebijakan perusahaan.

2.2 Melakukan Persuasi Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering
dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain.

2.3 Melakukan Kolaborasi Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi
atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui komunikasi bisnis suatu
perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan domestik maupun
perusahaan-perusahaan asing. Kerja sama bisnis di belahan dunia dewasa ini relative mudah
seiring pekembangan teknologi komunikasi.

3. Pertimbangan Pengiriman Pesan

Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang
meliputi hal-hal berikut :

3.1 Tujuan yang realistis Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu
jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.

3.2 Ketepatan waktu Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat
disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan
ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.

3.3 Ketepatan orang yang mengirimkan pesan Meskipun semua tugas yang diberikan dapat
diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih
baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.

3.4 Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan
tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat
berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
C. Analisa Audiens

Langkah berikutnya dalam berkomunikasi dalam dunia bisnis adalah memperhatikan audiens yang akan
dihadapi.

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens Mengembangkan suatu profil audiens memang bukan
permasalahan yang mudah, Terlebih jika audiens adalah orang-orang yang belum dikenal. Berikut adalah
cara mengembangkan profil audiens.

1.1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens Materi dapat dikemas dalam sebuah laporan
sederhana kemudian dipresentasikan kepada para audiens yang jumlanya kecil. Sedangkan
audiens yang jumlahnya banyak, materi dikemas dalam bentuk makalah dengan gaya
pengorganisasian dan penulisan yang lebih formal.

1.2. Siapa audiensnya Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Biasanya, orang yang
berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil keputusan. Namun, adakalanya justru orang
yang berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.

1.3. Reaksi Audiens Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan
bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup
dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.

1.4. Tingkat pemahaman audiens Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi
yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan,
pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung degnan bukti-bukti yang
cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.

1.5. Hubungan komunikator dengan audiens Audiens yang belum mengenal komunikator harus
dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan
meyakinkan akan membuat audiens termotivasi untuk menyimak pembicaraan, sehingga pesan
tersampaikan dengan baik.

2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya
berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
audiens, yaitu:
 2.1 Temukan atau cara apa yang diinginkan oleh audiens Komuikator harus dapat menemukan
apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta,

2.2 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan Berikan tambahan informasi yang mungkin
sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.

2.3 Berikan semua informasi yang diperlukan Usahakan agar semua informasi yang penting
diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum
pesan disampaikan oleh audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-
bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.

2.4 Pastikan bahwa informasi akurat Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya
informasi yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.

2.5 Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens Cobalah untuk menemukan hal penting
yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian
yang lebih kepada hal tersebut.

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasinal Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi,
pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Ada beberapa cara untuk memuaskan
kebutuhan motivasinal audiens yaitu:

3.1 Mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima
audiens dengan mudah.

3.2 Menggunakan pendekatan berupa argument yang rasional dan pendekatan emosi audiens.

D. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan ide pokok. Ide pokok dapat
memotivasi orang-prang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan tujuan
pengiriman pesan dengan tujuan mereka.

1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming) Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran
mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan
lebih bervariatif, baru dan orisinil. Beberapa tekniknya adalah sebgai berikut:
 1.1. Storyteller s Tour Dengan menggunakan tape recorder. Anda mendengarkan dan menelaah
pesan-pesan yang disampaikan dan menemukan ide-ide pokoknya.

1.2. Random List Dengan menulis segala sesuatu yang ada di pikiran Anda, kemudian susun
menjadi kelompok-kelompok, dan temukan butir ide yang penting.

1.3. CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet Memecahkan masalah dengan

menggunakan lembar kerja yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temua (findings),
kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan.

1.4. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik untuk menentukan ide pokok. Biasanya
menggunakan 5W+1H. 1.5. Question and Answer Chain Menggunakan pendekatan dari sisi
perspektif audiens. 2. Pembatasan Cakupan Penyajian informasi kepada audiens hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat agar audiens memperhatikan komunikator. Ide-ide pokok
yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

E. Seleksi Saluran Dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua saluran,
yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung
pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

1. Saluran komunikasi lisan Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di
gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung
(tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

2. Saluran komunikasi tertulis Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk,
misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan
dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
 BAB III

PENUTUP

A. Penutup

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam makalah ini,
tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan kurangnya rujukan/referensi
yang kami peroleh, hubungannya dengan makalah ini kami banyak berharap kepada pembaca
memberikan kritik saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

B. Kesimpulan

Perencanaan pesan-pesan bisnis adalah suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi
secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan
bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Proses
perencanaan pesan-pesan bisnis diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Pemaham proses komposisi

2. Penentuan tujuan

3. Analisis audiens

4. Penetuan ide pokok

5. Seleksi saluran dan media

2. Bagaimana tindakan anda dalam melakukan komunikasi antar budaya agar tercipta hubungan yang
baik?

Jawab :

Komunikasi antarbudaya merupakan hal yang penting untuk dilakukan, terlebih bagi bangsa Indonesia
yang beragam. Komunikasi antarbudaya tersebut dapat membuat setiap etnis di dalam masyarakat dapat
saling mengenal. Prasangka negatif yang mungkin terjadi pada tiap etnis atau juga kelompok masyarakat
lain dapat dihindari.

Di samping itu, komunikasi antarbudaya juga dapat menghindarkan terjadinya kesalahpahaman

diskriminasi di dalam masyarakat. Kesalahpahaman dan diskriminasi tersebut termasuk salah satu pemicu
konflik yang umum terjadi di masyarakat.

Melakukan komunikasi antarbudaya menjadi kunci utama yang dapat membuat setiap kelompok di
masyarakat, terutama kelompok etnis, dapat melakukan interaksi secara baik. Dengan begitu hal-hal yang
dapat memicu konflik dan perselisihan dapat dihindari.

Meski begitu, komunikasi antarbudaya bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Diperlukan suatu cara
untuk membangun komunikasi antarbudaya tersebut, yakni dengan menerapkan etika komunikasi
antarbudaya. Hal tersebut menunjukkan pentingnya mempelajari etika komunikasi antarbudaya.

Di samping itu, mempelajari etika komunikasi antarbudaya juga memiliki banyak manfaat, antara lain:

- Memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai berbagai etika komunikasi antarbudaya

yang baik secara umum.

- Memberi pemahaman bahwa setiap kelompok budaya memiliki standar etikanya masing-masing
yang mungkin berbeda.

- Dapat meningkatkan efektivitas komunikasi antarbudaya di dalam masyarakat.

- Dapat memberi pembelajaran yang penting untuk menghadapi situasi konflik yang mungkin
terjadi di masyarakat.

Melakukan komunikasi antarbudaya dengan menerapkan etika yang benar dan tepat, akan membuat
masyarakat mampu menjadi dan membangun hubungan yang baik di antara kelompok kebudayaan.
Baiknya hubungan tersebut menjadikan masyarakat mampu bertindak secara bijaksana dan saling
menghargai antara satu sama lainnya, meski dengan beragam perbedaan. Dengan demikian, kerukunan
dan keharmonisan dalam masyarakat dapat tercapai.