MAKALAH

PERENCANAAN,PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN

BISNIS

NAMA KELOMPOK 2:

1. BAIQ DELVIA AYU PURNAMA (22MJ002)

2. MA’ANI (22MJ012)
3. SUCI HANDAYANI (22MJ022)
4. HOTAMA LYARDI GUNAWAN (22MJ032)
5. RESTU HUDI PRATAMA (22MJ042)
6. JANNATUL HUMAEROH(22MJ010)

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN

UNIVERSITAS TEKNOLOGI MATARAM
TAHUN AKADEMIK 2022/2023

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang memberikan
limpahan rahmat-nya dan meluangkan waktu kepada penulis, sehingga mampu
menyelesaikan Makalah yang berjudul “Perencanaan,Pengorganisasian dan Revisi
Pesan-pesan Bisnis”.sesuai dengan waktu yang kami rencana kan. Penulisan ini
kami ucapkan terimakasih kepada teman teman yang telah bekerja sama untuk
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.

Makalah ini diajukan untuk memenuhi salah satu mata kuliah dasar-dasar
menajemen. Penulisan makalah bertujuan memberikan informasi lebih jauh
tentang Perencanaan,Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis. Serta
tentang yang akan dihadapi dimasa mendatang. Dalam makalah ini pun disajikan
beberapa upaya yang bisa dilakukan untuk menambah wawasan tentang
Perencanaan,Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis.

Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan
masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu,
penulis mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya
makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Demikian, dan
apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf yang
sebesar-besarnya.

Mataram, Oktober 2022

Penulis

i
DAFTAR ISI

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin

kepada para bawahan. terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. ide yang disampaikan akan dapat
memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik

sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus
berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan
disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah
tercakup.

Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan- pesan
bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau
disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis
pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat
pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses
pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian
pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal -asalan dan ceroboh, baik dari
sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para

pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa
yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraph yang
efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.

1
1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan paparan latar belakang permasalahan diatas, maka rumusan masalah

dapat disimpulkan sebagai berikut yaitu:

1. Pemahaman proses komposisi

2. Penentuan tuiuan

3. Analisis audiens

4. Penentuan ide pokok

5. Seleksi saluran dan media komunikasi

6. Hal-hal yang menvebabkan pesan-pesan tak teroganisasi dengan baik

7. Pentingnya pengorganisasian yang baik

8. Pengorganisasian pesan-pesan, melalui, outline

9. Keterampilan apa saja yang dibutuhkan dalam merevisi pesan bisnis

10. Pemilihan kata yang tepat.

11. Membuat kalimat efektif.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

 
2.1 Pemahaman proses komposisi

Proses Komposisi (composition process) yaitu proses penyusunan pesan-pesan

bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan
oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu yang akan mengiringi lagu
tersebut. Kemudian dia harus merencanakan lagu yang apa mereka buat dan
menentukan bentuk aransemen dan personil kelompok yang mengiringi lagu
tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-
revisi yang diperlukan, sehingga yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus,
enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Demikian dengan halnya
dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususnan bisnis meliputi
tiga tahap, yaitu perencanaan,pengorganisasian, dan revisi.

 Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang cukup

mendasar,seperti maksud atau tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran
atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Disamping itu,
intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang
penting adalah melihat situasi yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai.

 Pengorganisasian

Setiap tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide dan

selanjutnya dituangkan dalam bentuk daftar. Proses ini dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustri yang diperlukan untuk mendukung ide
pokok bahasanya. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan
atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya, perlu

3
diperhatikan bagaimana menggunkan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh penerima pesan.

 Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf, perhatikan

apakah kata-kata, kalimat, paragraf tersebut telah dieksperesikan dengan benar.
Seluruh maksud dan isi pesan harus telah dikembalikan dari sisi subtansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, stuktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemaham nya. Kalau ternyata belum sesuai,
perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif
mungkin.

2.2 Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan

maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik
di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum memutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain,
ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah
waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

 Mengapa tujuan harus jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan
yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya
memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil
keputusan yang mencakup antara lain:
 Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri
apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika
pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang

4
 sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu.
Sebaliknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar,
pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

 Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan
isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?
Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa
mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka
dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa
yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai atau sejalan.

 Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting,
yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi
yang relevan harus di singkirkan atau di buang jauh- jauh. Bila informasi
yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan,
inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

 Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media
komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.

Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

5
 Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh,
seorang pemimpin suatu perusahaan Memberi informasi membutuhkan
beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan
lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet.

 Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak
lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan
benar. Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang
dengan orang lain dalam bisnis. Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis
adalah melakukan kolaborasi atau Kerjasama bisnis antara seseorang
dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut

 Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis,
baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan
yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan
tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah
audiens mampu melakukan penelaahan perusahaan asing. terhadap suatu
pesan atau tidak.
 Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang
perlu dipertimbangan yang meliputi hal-hal berikut :

6
> Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah.
Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya
disampaikan secara realistis.

> Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting da lam
pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang
mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung
sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan
yang disampaikan.

> Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang
diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin
memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang
ditugaskan kepada seseorang.

> Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja
sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuan agar setiap komunikasi
yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang
disebabkan oleh perbedaan persepsi.

2.3 Analisis Audience

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, Langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka,
bagaimana pemahaman atau pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan,
jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.

 Cara mengembangkan profil audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah.

Akan Cara mengembngkan profil audiens menjadi mudah apabila lawan
komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang menjadi

7
audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator
perl melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

I. Melakukan ukuran dan komposisi audiens.

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang
berbeda dengan audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk
menghadapinya diperlukan Teknik Bentuk dan format penulisan
materi yang akan di sampaikan juga di tentukan oleh jumlah
komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga
ditentukan oleh audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi
dapat di kemas dalam susunan laporan sederhana kemudian di
persentasikan atau di bagikan kepada mereka. Untuk audiens yang
jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalam suatu makalah atau
laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang
lebih formal.

I. Siapa audiensinya
Bila audiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu
mengidentifikasi siapa Siapa audiensinya diantara mereka yang
memegang posisi kunci atau posisi paling penting.

I. Reaksi audiensi
Perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh
audiens tersebut. Jika Reaksi audiens komposisi audiens adalah orang-
orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya
di sajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran.

I. Tingkat pemahaman audiensi

ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti
tingkat pendidikan, usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika

8
 komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda,
perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus
dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalu menggurui,
kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan
kurang tertarik pada kesan yang disampaikan.

I. Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens,
audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan
yang dilakuan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan,
akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraan sehingga pesan dapat di tampilkan dengan
baik.

 Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan

informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada
lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu

I. Temukan cara apa yang dinginkan oleh audiens

Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui
dan segera memberikan informasi yang diminta,
I. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu
meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
I. Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh audiens
tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu
sebelum pesan disampaikan oleh audiens. Hal ini untuk menjaga agar

9
 apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di
kirim.
I. Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaknya informasi
yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan
kebenarannya.
I. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sangat menarik bagi para
audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang
lebih kepada hal tersebut.
 Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah
perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali
mengalami hambatan/kendala. Salah satu cara untuk mengatasi kendala
adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi
yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan
yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi
merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk
mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

2.4 Penentuan ide pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara

untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada
satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai
ide-ide pendukung.(Support idea).

Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan
yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan(supporting idea). tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat

10
memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan
atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat
menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.

 Teknik curah pendapat (brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.

Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan
pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah
pendapat yang dapat di gunakan antara lain.

1. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan.
Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu
pesan dapat di temukan dengan mudah.
2. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong.
Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-
kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting
3. CF (conclusions, findings, recommendations) worksheet
Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah,gunakanlah suatu lembar
kerja (worksheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi
(recommendations) yang akan di berikan.
4. Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who),
apa(what) kapan(when), dimana(where) dan Journalistic approach
bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

11
 5. Question and unswer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.
Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa
jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang
mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut
sehingga ide pokok dapat di temukan.
 Pembatasan cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda
kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat
membangkitkan rasa hormat (respect) audiens Pembatasan Cakupan
kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan
kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah
ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima
oleh audiens.

2.5 Seleksi Saluran dan Komunikasi

Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran

 .Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan bentuk komunikasi lisan atau dengan mengucapkan

kata-kata secara secara langsung kepada lawan bicaranya. Komunikasi lisan me
milki kelebihan dapat memberikan umpan balik secara langsung.

 Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang dilakukan yang melalui sebuah

tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang melalui pos, telegram,
e-mail dan masih banyak lagi. Komunikasi tertulis memiliki kelebihan penulis
mempunyai kesempatan untuk merencanakann dan mengendalikan pesan pesan
mereka.

12
Perbedaan komunikasi Lisan dan Tertulis:

 Komunikasi Lisan
 Menginginkan umpan balik segera dari audiens
 Pesan Relatif sederhana dan mudah diterima
 Tidak memerlukan catatan permanen
 Dapat mengumpulkan audiensi lebih mudah dan ekonomis
 Menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah
 Komunikasi Tertulis
 Tidak memerlukan umpan balik segera dari audiens
 Pesan sangat rinci,kompleks dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
 Memerlukan catatan permanen
 Dapat mencapai audiens yang luas
 Meminimalisasi distorsi penyampaian pesan

2.6 Hal-hal yang menvebabkan pesan-pesan tak teroganisasi dengan baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa

hal sebagai berikut :

> Bertele-tele, sering kali pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga
mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan
kata lain pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu
yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang
disampaikan

>Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan, informasi yang tidak

relevan,disamping membuang-buang waktu,juga dapat membuat pesan-pesan
yang disampaikan menjadi kabur,tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu,
hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.

13
>Memasukan ide-ide secara tidak logis, penyebab

selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan terkait dengan topik
bahasan yang disampaikan kepada audiens.

>Informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan, apabila

pesan-pesan yang tidak relevan ,pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan
yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecendrungan point-point yang
penting justru terlupakan dari topik pembahsan.

2.7 Pentingnya pengorganisasian yang baik

Untuk dapat mengorganisasikan pesan-pesan dengan baik,ada 4 hal yang perlu

diperhatikan, yaitu

 Subjek dan tujuan haruslah jelas

 Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
 Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
 Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

2.8 Pengorganisasian Pesan-pesan melalui Outline

Pengornisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui 2 tahapan :

• Mendefinisikan dan mengelompokkan ide- ide, memutuskan

apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus
dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak memiliki suatu gaya yang menarik,
fakta yang ada akan kabur. Cepat atau lambat audiens akan menyimpulkan bahwa anda
benar-benar tidak mepunyai sesuatu yang bernilai sedikitpun.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan kedalam 3 golongan :

14
a. Mulailah dengan ide pokok, ide pokok akan membantu anda dalam mentapkan tujuan
dan strategi umum dari suatu pesan, ide pokok tersebut dapat dirangkum dalam 2 hal :
(a). Apa yang anda inginkan terdapat audiens untuk melakukannya atau memikirkannya,
(b). Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting, setelah menetapkan ide pokok pesan
yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyusun poin-poin pendukung yang
penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c. Ilustrasi dengan bukti-bukti, memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti

yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, Outlet

 Menentukan urutan dengan rencana organisaional. Untuk dapat menentukan

urutanya ada 2 pendekatan penting yaitu:
a. Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah
pendekatan deduktif (deductive approach), ide pokok muncul paling awal,
kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi
audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah
pendekatan induktif (inductive approach), dimana bukti-bukti muncul terlebih
dahulu, disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach),
dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, keudian diikuti dengan ide pokoknya.
Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak
menyenangkan.

Setelah anda menganalisis keungkinan reaksi para audiens dan meilih suatu
pedekatan umum. Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok
sebagai berikut :

 Direct Request ( permintaan langsung ), jenis pesan yang paling umum

digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.
 Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill, lebih cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
 Pesan-pesan Bad News, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan
tidak langsung.

15
  Pesan-pesan Persuasif, bila audiens benar-benar tidak tertarik dengan pesan yang
anda sampaikan, dapat digukan pendekatanya adalah dengan cara tak langsung.

2.9 Keterampilan apa saja yang dibutuhkan dalam merevisi pesan bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Dalam menulis surat-surat bisnis diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang
cukup dimana tidak boleh dikerjakan secara asal-asalan. Terdapat pesan bisnis yang
tertulis dan secara lisan.

 Pesan Bisnis Tertulis

Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan
lebih lanjut sebagai berikut ini:

a) Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

Pada tahap pengeditan, perhatikan secara seksama dibagian pembuka, apakah sudah
relevan dan menarik perhatian untuk dibaca dan juga dibagian penutup. Setelah itu
yakinkan bahwa tulisan itu sudah memberikan kesan yang baik pada pembaca. Cek
kembali pesan yang diberikan apakah sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah
dipahami oleh pembaca.

b) Mengedit mekanika atau Teknis penulisan

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan bisnis dapat membuat ketidakjelasan pesan
dan membuat menurunnya kepercayaan dan citra organisasi. Oleh karena itu, hal-hal yang
perlu diperhatikan Kalimat sesuai dengan kaidah Bahasa yang baik Penggunaan huruf
kapital yang tepat Penulisan tanda baca yang benar Perhatikan mana keutuhan suatu
kalimat Tidak ada kata yang diulang.

c) Mengedit format dan layout

Format penulisan yang menarik, rapi, bersih, tidak banyak coretan dan kertas yang
digunakan kualitas yang baik maka pembaca akan senang membacanya.

 Pesan Bisnis Lisan

16
Pesan bisnis yang disampaikan secara lisan seperti penyampaian melalui rapat,, negoisasi
atau presentasi bisnis. Walaupun pesan dilakukan secara lisan, perlu juga untuk
memperhatikan substansi pesan, pengorganisasian dan gaya Bahasa agar pesan yang
disampaikan dapat dipahami oleh audiens.

a) Substansi pesan

Perlu dilakukan pengeditan substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens. Hal
yang perlu diperhatikan apakah pesan yang ingin disampaikan bisa disampaikan dengan
baik dan juga data pendukung yang diperlukan.

b) Pengorganisasian pesan

Terdapat 3 poin penting :

 Pembuka ( salam pembuka dan perkenalan diri)

 Penyampaian substansi pesan
 Penutup (kesimpulan, saran atau rekomendasi)

c) Gaya Bahasa

Gaya Bahasa yang digunakan pada penyaji pesan lisan lebih menarik dibanding pesan
tertulis karena terkesan lebih santai, luwes dan tidak monoton. Maka dari itu pemilihan
gaya bahasa dalam penyampaian pesan lisan perlu diperhatikan untuk menarik perhatian
para audiens.

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran
kedalam suatu kalimat. Pemilihan kata yang tepat sangat penting agar si penerima pesan
dapat mengerti pesan yang disampaikan. Perlu diperharikan pada saat pemilihan kata
yang tepat sebagai berikut :

17
a) Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

Kata-kata yang tidak asing akan memudahkan audiens akan lebih memahami pesan yang
ingin disampaikan. Diperlukan untuk menganalisis audiens untuk mengetahui latar
belakang pendidikan dan pengalaman mereka. Pemahaman yang baik terhadap audiens
akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.

b) Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat akan lebih efisien dan mudah dipahami oleh audiens. Namun
harus memperhatikan dalam kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

c) Hindari kata-kata bermakna ganda

Penggunaan kata-kata yang bermakna ganda akan menyebabkan penafsiran pesan lebih
dari satu sehingga penyampaian bisnis tidak tercapai. Maka dari itu, kata yang digunakan
haruslah yang memiliki makna yang jelas dan tegas.

C. Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat efektif (effective sentences) adalah bentuk kalimat yang dengan sadar dan
sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Dalam menyusun
suatu kalimat, hal perlu diperhatikan adalah kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan
kelogisan. Setiap kalimat, paling tidak akan terdiri dari subjek (siapa/apa) dan predikat
(kata kerja) untuk membuat satu kalimat. Selain itu ada pelengkap kata kerja
(komplemen) yang menjelaskan arti dari suatu kata kerja dan juga ada objek.

Ada tiga jenis kalimat yaitu:

 Kalimat sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya terdiri dari subjek dan predikat. Namun, bisa juga
ditambah dengan objek baik objek langsung dan tidak langsung.

 Kalimat majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak memiliki
klausa dependen. Klausa independen adalah klausa yang dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Klausa dependen adalah klausa
yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh.

18
  Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independek dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.

Pemilihan jenis kalimat dalam kalimat haruslah tepat dan cocok. Jika memliki dua atau
lebih ide dengan tingkat kepentingan yang sama, maka dapat menggunakan kalimat
majemuk atau penggabungan kalimat sederhana. Namun jika salah satu ide memiliki
tingkat kepentingan yang rendah, maka dapat memilih kalimat kompleks.

D. Cara Pengembangan Paragraf

Terdapat dua pendekatan dalam mengembangkan suatu paragraf yaitu induktif dan
deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan dahulu
baru dibuat kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan baru
dilanjutkan dengan alasan-alasannya.

Kalimat-kalimat tersebut dapat dikembangkan menjadi suatu paragraph, berikut adalah

cara pengembangan paragraph sebagai berikut:

a) Ilustrasi

Illustrasi dapat digunakan dalam penggambaran terhadap ide atau gagasan

umum.Pemberian conto terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan
gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.

b) Perbandingan (persamaan dan perbedaan)

Pengembangan paragraf bisa juga dengan cara membandingkan persamaan maupun

perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c) Pembahasan sebab-akibat

Pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah

yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

19
d) Klasifikasi

Paragraf juga dapat dikembangkan dengan pengelompokan ide umum ke ide yang lebih
khusus yang lebih memudahkan pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima
pesan. Hal ini juga menjadikan topik bahasan lebih terarah dan terfokus.

e) Pembahasan pemecahan Masalah

Cara pengembangan ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi
seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

2.10 Pemilihan kata yang tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu
memperhatikan hal-hal, yang berikut;

a) Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan
pendidikan dan pengalaman audiens
b) Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis
c) Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.

2.11 Membuat kalimat efektif

Kalimat efektif adalah kalimat yang disusun berdasarkan kaidah-kaidah yang berlaku, seperti
unsur-unsur penting yang harus dimiliki setiap kalimat (subjek dan predikat); memperhatikan
ejaan yang disempurnakan; serta cara memilih kata (diksi) yang tepat dalam kalimat.

Kalimat yang memenuhi kaidah-kaidah tersebut jelas akan mudah dipahami oleh pembaca
atau pendengar. Sebuah kalimat dikatakan sebagai kalimat efektif apabila gagasan yang ada di
dalamnya dapat diterima oleh pendengar maupun pembaca dengan mudah, jelas, dan lengkap
seperti apa yang dimaksud oleh penulis atau pembicaranya. Kalimat tersebut tidak
mengandung maksud yang lain atau menyimpang

 Ciri Kalimat Efektif

1. Memuat Unsur Kalimat Minimal Subjek dan Predikat Struktur kalimat
efektif harus mengandung unsur kalimat, minimal subjek dan predikat.
Contoh: Rangga belajar di kamar.
Subjek kalimat tersebut adalah ‘Rangga’ dan predikatnya yaitu ‘belajar.’
2. Hemat Kata Kalimat efektif harus hemat kata.

20
 Artinya, dalam penyusunan kalimat efektif, penggunaan kata, frasa, atau bentuk
lain yang tidak diperlukan harus dihindari.
-Hindari pengulangan subjek.
Jika subjek dalam sebuah kalimat hanya satu, penyebutannya tidak perlu diulang.
Contoh kalimat tidak efektif (salah): Karena dia sakit, dia tidak masuk sekolah.
Contoh kalimat efektif (benar): Karena sakit, dia tidak masuk sekolah.
- Hindari sinonim kata.
Jika dalam sebuah kalimat terdapat dua kata yang memiliki arti sama, gunakan
salah satu saja.
Contoh kalimat tidak efektif (salah): Dia rajin berlatih agar supaya menang.
Contoh kalimat efektif (benar): Dia rajin berlatih agar menang.
-Perhatikan bentuk kata jamak.
Jika sebuah kata sudah memiliki makna jamak, tidak perlu ditambahkan kata
yang bermakna jamak lagi.
Contoh kalimat tidak efektif (salah): Para hadirin dimohon berdiri.
Contoh kalimat efektif (benar): Hadirin dimohon berdiri.
3. Makna yang Tepat
Kalimat efektif hanya memiliki satu makna, tidak ambigu ataupun menyimpang.
Oleh sebab itu, perlu diperhatikan penggunaan kata atau diksinya.
Contoh: Mahasiswa perguruan tinggi yang terkenal itu menerima hadiah
Kalimat tersebut membuat pembaca menjadi bingung, siapa yang terkenal?
Mahasiswanya atau perguruan tingginya? Supaya efektif, kalimat ini dapat
diubah menjadi salah satu dari dua bentuk berikut, sesuai dengan makna yang
dituju:
- Mahasiswa yang terkenal itu menerima hadiah.
- Mahasiswa dari perguruan tinggi terkenal itu menerima hadiah
4. Kelogisan Bahasa
Kalimat efektif harus memiliki kelogisan bahasa. Artinya, ide pada kalimat
efektif tersebut dapat diterima oleh akal dan penulisannya sesuai dengan ejaan
yang berlaku.
Contoh: Waktu dan tempat kami persilakan.
Kalimat di atas tidak efektif sebab makna yang terkandung tidak logis. Apakah
waktu dan tempat itu bisa dipersilakan? Seharusnya, kalimat tersebut diubah
menjadi “Untuk bapak/ibu A (nama) kami persilakan.”
5. Menggunakan Ejaan dan Kaidah Kebahasaan yang Baku

21
Penulisan kalimat efektif bahasa Indonesia mengacu pada Pedoman Umum
Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) atau Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).
Contoh : Ibuku memperjuangkan karirnya dengan baik.
Jika mengacu pada PUEBI, kalimat tersebut termasuk kalimat tidak efektif
karena kata ‘karir’ tidak sesuai dengan ejaan yang benar. Seharusnya ditulis
dengan ‘karier.’

22
BAB III

PENUTUP

23
 DAFTAR PUSTAKA

https://id.scribd.com/document/395940022/Pemahaman-Proses-Komposisi-Acc

https://id.scribd.com/document/522176471/1-Penentuan-Proses-Komposisi

https://id.scribd.com/document/451050369/Seleksi-Saluran-dan-Media

https://stie-igi.ac.id/wp-content/uploads/2020/05/KOMBIS_BAB-6-
Pengorganisasian-Pesan-Pesan.pptx

https://www.studocu.com/id/document/universitas-pembangunan-nasional-
veteran-yogyakarta/accounting/kombis-bab-7/7732257

https://slideplayer.info/amp/11884826/

https://katadata.co.id/safrezi/berita/61a88a78b8c8b/contoh-syarat-dan-ciri-ciri-
kalimat-efektif-dalam-bahasa-indonesia

24