PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Makalah ini di tujukan untuk memenuhi tugas 1 mata kuliah komuniksi bisnis semester 2

Di Susun Oleh :
Siti karimatus sa’adah
031073229
Fakultas Ekonomi (SE)
18 April 2019

i|UNIVERSITAS TERBUKA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan atas kehadiran Allah SWT, bermohon kiranya

memberikan taufiq, hidayah, rahmat dan karunianya serta kelapangan berfikir dan waktu,
sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini. Dengan judul perencanaan
pesan-pesan bisnis makalah ini dibuat untuk melengkapi tugas dari dosen pembimbing mata
kuliah “komunikasi bisnis”.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Pengarang juga mengucapkan terima kasih kepada rekan dari semua pihak yang telah
berpartisispasi dalam penyusunan makalah ini, sehingga dapat selesai tepat waktu.
 Penulis juga menyadari bahwa materi dan teknik yang digunakan masih banyak
kekurangan. Oleh Karena itu kritik dan saran sangat saya butuhkan agar makalah ini lebih
sempurna. Atas kritik dan sarannya diucapkan terima kasih.

Bojonegoro, 18 April 2019

Penyusun

ii | U N I V E R S I T A S T E R B U K A
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................................i

DAFTAR ISI.........................................................................................................................................ii

BAB I....................................................................................................................................................1

PENDAHULUAN.................................................................................................................................1

1. Latar belakang...........................................................................................................................1

2. Rumusan masalah......................................................................................................................1

3. Tujuan pembahasan...................................................................................................................1

BAB II...................................................................................................................................................2

PEMBAHASAN...................................................................................................................................2

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI...................................................................................2

B. PENENTUAN TUJUAN...........................................................................................................3

C. ANALISA AUDIENS...............................................................................................................6

D. PENENTU IDE POKOK...........................................................................................................8

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA........................................................................................9

BAB III................................................................................................................................................11

PENUTUP...........................................................................................................................................11

iii | U N I V E R S I T A S T E R B U K A
 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan
bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara
tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan
bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara
menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis
yang terrencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan
secara tertulus.

2. Rumusan masalah
1. Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?
2. Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?
3. Apa tahapan dalam proses komposisi?
4.  Bagaimana cara menganalisis audiens?

3. Tujuan pembahasan
1. Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
2.  Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
3. Memahami tahapan dalam proses komposisi.
4. Mengetahui cara menganalisis audiens.

1|UNIVERSITAS TERBUKA
 BAB II

PEMBAHASAN

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

            Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang
komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk
aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus
melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang
diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para
penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup
mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh
atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi
juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting
adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat
tercapai.
2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana
mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang
berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata,
kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide
pokok bahasan.
Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan
kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana
mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali baik dari sisi subtitusi
pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur
kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.

2|UNIVERSITAS TERBUKA
 Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-
perbaikan seperlunya.
Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka
penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana
merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan
bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis.
Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian
ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu
tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan,
ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di
hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain,
anda perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya
sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
1. Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan
yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang
mencakup antara lain:
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri
apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika
pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang
sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu.
Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar,
pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.
b. Keputusan untuk menanggapi audiens

3|UNIVERSITAS TERBUKA
 Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator
perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka
memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka
mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan
harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator
tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga
akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak
sesuai/sejalan.
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi
pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting,
yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi
yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi
yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan,
inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.
d.  Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang
dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan
maupun tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda
harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat
menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan
kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra
perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya
memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan
organisasi.
Berikut ini adalah tujuan-tujuan komunikasi bisnis
a. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh,
4|UNIVERSITAS TERBUKA
 seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru
yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang
yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang
iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan
internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant
bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal
perusahaan tersebut.
b. Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada
pihak lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan
benar. terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang
lain dalam bisnis.
c.  Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan
asing.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu
menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk
merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya
sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap suatu
pesan atau tidak.
3. Cara menguji tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah di aplikasikan pada dunia
nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah tujuan yang telah di tetapkan sudah
baik apa belum, perlu dilakukan pengujian denagn empat pertanyaan.
a. Apakah tujuan tersebut realisti?
Tujuan yang akan di sampiakan hendaknya harus realistis, dalam arti
bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak di sampaikan dapat di sesuaikan
dengan kemampuan yang ada.
b.  Apakah waktu yang tepat?

5|UNIVERSITAS TERBUKA
 Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya di
pertimbangkan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situaisi
krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar
tidak akan di terima. Penyampain ide ini tidak tepat waktunya karena pada
saat itu penjualan sedang menurun sampai 50 persen dibanding dengan
tahun sebelumnya.
c. Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?
Pesan atau ide yang di sampaikan oleh seseorang yang memiliki
kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat di terima daripada
bila di smpaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.
d.  Apakah tujuan selera dengan tujuan organisasiperusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan
organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan
tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

C. ANALISA AUDIENS
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi
bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-
beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan
tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan
dihadapi.
a. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah
dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas
pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa
diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis
yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang
ditujukan kepada banyak orang.
6|UNIVERSITAS TERBUKA
d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada
umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap
suatru pesan.
e. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima .
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses
pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis
mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
 Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin
diketahuinya.
 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk
mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.
 Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W
+ 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).
 Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu
sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi,
perhitungan  matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
 Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan
pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
 Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus
diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga
melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan

7|UNIVERSITAS TERBUKA
 agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur,
rasional, serta disusun dengan format yang menarik

D. PENENTU IDE POKOK

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara
untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema
pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide
pendukung. (supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan
isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan
apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim
dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus
diidentifikasi terlebih dahulu.
1. Teknik curah pendapat (brainstroming)
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan
pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang
memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang
ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
a. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan.
Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu
pesan dapat di temukan dengan mudah.
b. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong.
Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-
kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.
c. CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu
lembar kerja (workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan
antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi
(recommendations) yang akan di berikan.
d. Journalistic approach

8|UNIVERSITAS TERBUKA
 Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who),
apa(what) kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif
audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens,
periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang
mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut
sehingga ide pokok dapat di temukan.
2. Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda
kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan
rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian
pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang
lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti
dan diterima oleh audiens.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di
sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan,
audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1. Komunikasi lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan
segera.  Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat
bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat
terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan
pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau
lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil
(diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan
persentasi penting lainnya.

9|UNIVERSITAS TERBUKA
 Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di
antara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau
pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur
memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.
Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti
konversi penjualan, rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan
produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.

2. Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat,
memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter
communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan
tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional,
dan biaya pengirim serta harapan audiens.

BAB III

PENUTUP
Penutup
Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan
dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya
pengetahuan kurangnya rujukan/referensi yang saya peroleh, hubungannya dengan
makalah ini  saya banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang

10 | U N I V E R S I T A S T E R B U K A
membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Kesimpulan :
Berdasarkan pembahasan tersebut saya menyimpulkan bahwa, dalam melakukan
komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan
benar, saya berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan
bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan
tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang
akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.

11 | U N I V E R S I T A S T E R B U K A