Tugas 3 Mata Kuliah Komunikasi Bisnis (EKMA 4159)

Nama :
NIM :
Jawab :

Nomor 1 :

Identifikasi persiapan rapat bisnis, langkah-langkah penyelenggaraannya adalah :

1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hak sbb :
a. Bertanya pada kita sendiri : apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang
harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat ?
b. Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut
c. Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi
dalam rapat
d. Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya
e. Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan
rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat, perlengkapan presentasi dan
biasanya konsumsi rapat.
2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran
dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan,
yaitu :
a. Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh
dan satu rapatdan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam
penyelenggaraan tersebut.
b. Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana strategis. Disini
kita membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada
perencanaan strategis kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih
operasional.
c. Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumber daya
manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat
seperti siapa yangbertanggungjawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan
orang yang mencatat keseluruhan proses dan hasil rapat.
d. Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan
peninjauan ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan
dengan baik.
3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan
skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja disini yang kita
perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan
model rapat ini kita memperhatikan :
a. Model rapat apapun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa
banyak orang yang hadir dalam rapat. Namun lebih pada apa yang akan dihasilkan
oleh rapat. Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat
dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.
b. Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal
dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita
perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan seberapa baik kita
memanfaatkan waktu rapat.
 c. Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat
formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal
yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-
katup komunikasi yang mampat.
d. Prosedur rapat sepeti apa yang hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan
keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara.
Bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan mesyawarah siapa yang
akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu. Keluaran
rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan
rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya
dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan dikalangan anggota satu tim.
e. Langkah tindak lanjut yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat
terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah
lebih lanjut yang justru sangat penting.
4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam
penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara
yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu :
a. Kemuktahiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan
bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir
tentang sesuatu seperti data pemasaran.
b. Kelompok diskusi terfokus
c. Urun-rembug
d. Dialoq
e. Konsultasi
f. Analisis kesenjangan dan kebutuhan
g. Analisis isu.
5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan
langkah-lngkah sebagai berikut :
a. Temu – kenal masalah dan merumuskan masalah
b. Pendekatan pemecahan masalah : berfikir linear rasional atau lateral-kreatif yang
akan kita pakai
c. Gaya untuk pengambilan keputusan, musyawarah atau pemungutan suara

Nomor 2

Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya

Setelah selesai melaksanakan rapat bisnis selesai selanjutnya kita pun perlu memiliki catatan /
laporan yang menjelaskan proses berlangsungnya rapat serta keputusan-keputusan yang
diambil dalam rapat, ada beberapa istilah untuk ini,ada yang menyebutnya minta rapat
(meeting minute), ada juga yang menyebutnya notulen, dan ada juga yang menamakannya
notulasi. Apapun penamaan yang digunakan yang jelas penyelenggraan rapat tersebut perlu
didokumentasikan dan selanjutnya diberikan kepada para peserta rapat.

Dapat kita ambil salah satu cara dalam membuat laporan hasil rapat yaitu dalam
bentuk notulen. Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan)
mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta
penutupan.
 Laporan merupakan suatu bentuk penyajian fakta mengenai sesuatu kegiatan ataupun
keadaan yang berkenaan dengan adanya suatu tanggung jawab yang ditugaskan kepada
pelapor.

 Sistematika Penulisan Notulen

A.    Kepala Notulen
Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan
tanpa  tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :
1.       Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
 Ketua dan Wakil Ketua
 Sekretaris
 Notulis
 Peserta
B.     Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang
dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan
isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen adalah :
1.       Kata pembukaan
2. Pembahasan
3. Pembacaan Keputusan dari Hasil
4. Waktu (Jam) penutupan
C.     Bagian Akhir Notulen
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada
pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan
kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :
1.       Nama Jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pejabat, pangkat, dan NIP
D.    Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting
terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang
penandatanganan: Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah
dibuat dalam kertas ukuran  folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen
yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran
folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. Notulen
ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula
Referensi : EKMA 4159 modul 7