TUGAS TUTORIAL KE-3

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2019
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas Tutorial

1 Identifikasi 50 Modul 7 Kb. 1 Merencanakan rapat
Persiapan rapat bisnis;
bisnis
2 Melaksanakan 50 Modul 7 Kb. 2 Melaksanakan rapat
rapat bisnis dan bisnis dan membuat laporannya.
membuat
laporannya;
* coret yang tidak sesuai
1. Langkah-langkah penyelenggaraan rapat adalah:
A. Perencanaan dan logistik rapat
B. mengkaji ulang dan perencanaan rapat yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari
maksud dan tujuan rapat
C. penetapan model rapat yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario
rapat pada tahap perencanaan operasional
D. Pengumpulan informasi dan fakta, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat
sesuai dengan maksud dan tujuan rapat
E. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Dalam pada itu kita pun harus memperhatikan apa yang dimaksud dengan sense of meeting
atau kondisi dimana peserta rapat merasa akan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan
untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan.
Adapun langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah:
A. Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan
B. Menentukan orang-orang yang akan diundang
C. Menetapkan waktu penyelenggaraan
D. menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah tujuan sangat penting untuk menyusun
prioritas bahan rapat
E. Mempersiapkan sarana audio visual
F. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir
G. hendaknya dapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok
masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian masalah
yang lebih berat
H. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas
I. menunda diskusi sampai akhir abad kuno dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan
waktu
J. menyebarluaskan notulensi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.

Selain itu penting bagi kita memperhatikan beberapa permasalahan umum yang biasa ditemui
dalam penyelenggaraan rapat seperti:
A. Tidak ada tujuan atau pokok agenda
B. Tidak ada orientasi sebelum rapat
C. Lambat memulai rapat
D. Persiapan yang buruk dan tidak memadai
E. Melepaskan masalah
F. Berapa terlalu lama
G. Tidak terorganisasi
H. Tidak meyakinkan
I. Kepemimpinan tidak efektif
J. Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan
K. Membuang-buang waktu
L. Interupsi
M. Tidak efektif dalam membuat keputusan
N. Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang
O. Diskusi didominasi beberapa individu
P. Tidak ada hasil atau tindak lanjut yang dihasilkan

2. Hal mendasar dalam menyelenggarakan rapat bisnis yaitu menetapkan tujuan. tujuan
merupakan pedoman sekaligus panduan yang menetapkan arah perjalanan rapat yang kita
selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan bagi kita misalnya dalam menyusun jadwal atau
agenda rapat. tujuan ini pula yang bisa menjadi panduan bagi pimpinan rapat untuk
mengarahkan ke mana pembicaraan dalam rapat ini kita bawa.
dalam menetapkan tujuan kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang ingin
diperoleh dari rapat? Untuk apa rapat kita selenggarakan? Mengapa rapat kita selenggarakan?
Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan agenda rapat,
peserta rapat, waktu dan tempat penyelenggaraan rapat, susunan acara atau skenario rapat,
dan perlengkapan yang diperlukan.
agar dapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan organisasi maka penting
untuk memperhatikan hal-hal sebagai berikut yang disampaikan Mann (2006)
A. Menyebarkan agenda rapat
B. Memiliki tema tertentu
C. Menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat, dan mengakhiri rapat
D. Tidak ada gangguan barang elektronik
E. Memastikan siapa yang diundang
F. Menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu
G. Tetap mengarah pada sasaran
H. Tindak lanjut
I. Konsisten

daripada itu penting untuk menyimak apa yang dikemukakan dalam Harvard business
communication yang berjudul 10 commandment of meeting yang meliputi:
1. Hendaklah tau waktu
2. Hendaknya jangan lupa pada alasan utama penyelenggaraan rapat. Dalam konteks bisnis
rapat diselenggarakan dengan tiga tujuan pokok yaitu berkomunikasi, melaksanakan sesuatu,
dan mengambil keputusan.
3. Hendaknya diingat golden rule dalam rapat. Memuji secara terbuka dan mengkritik secara
tertutup
4. Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat diluar jam kerja
5. Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan
6. hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai saran untuk menghancurkan karir orang lain
7. Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan
8. hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaraan rapat adalah demokrasi bukan
monarki
9. hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan mengedarkan agenda itu
sebelum rapat dilangsungkan
10. hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang hendak dicapai melalui
rapat berkala tersebut