Diskusi 2 ini, rekan-rekan mahasiswa diminta untuk membuat pesan bisnis yang efektif melalui media

cetak maupun media elektronik.

Apa yang harus diperhatikan dalam menyusun pesan bisnis?

Komunikasi bisnis adalah pertama, “interaksi sosial melalui pesan bisnis” dan kedua, “interaksi bisnis
melalui pesan”. Berdasarkan dua definisi itu , maka kita bisa mendapatkan pula dua hal. Pertama,
komunikasi bisnis yang menekankan pada komponen pesan bisnis-nya dan kedua, komunikasi bisnis
yang lebih menekankan pada komponen interaksi bisnis yang dilakukan melalui pesan. Kedua definisi
tersebut sama-sama menunjukan pentingnya pesan dalam proses dan kegiatan komunikasi bisnis, tidak
ada komunikasi tanpa pesan atau tidak aka nada komunikasi bisnis yang bisa dilakukan tanpa
pengiriman dan penerimaan pesan. Pesan bisnis merupakan satu pesan atau surat yang digunakan
untuk menyampaikan informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan bisnis baik secara tertulis maupun
tidak tertulis dari pengirim kepada penerima, bisa perseorangan maupun organisasi.

Organisasi Pesan

Organisasi pesan pada umumnya pesan yang kita susun diorganisasikan dengan mengelompokannya
kedalam tiga bagian besar. ketiga bagian tersebut meliputi  :

 pembukaan /pendahuluan (introduction)

 isi (body)

 penutup / kesimpulan (conclusion)

Ahli-ahli komunikasi menunjukan, apa yang harus disajikan pada masing-masing bagian tersebut. Ada
perbedaan dalam merumuskan apa yang harus dimasukan kedalam bagian tertentu. Kita bisa
mengorganisasikan pesan dengan akronim ANSVA (attention, need, satisfaction, visualization, dan
action). Dengan begitu, pesan yang kita susun diawali dengan sesuatu yang menarik perhatian orang.
Tentu saja perhatian orang itu tidak sama. Ada juga akronim yang terkenal dalam penyusunan pesan
yaitu AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action). Prinsipnya sama dengan ANSVA.
Bangkitkan perhatian, lalu dorong minatnya, kembangkan hasratnya, dan ajak membuat keputusan dan
akhirnya melakukan tindakan.

Selanjutnya, bagaimana apa yang dikemukakan lewat ANSVA atau AIDDA itu diorganisasikan. Rahmat
(2005:295) menunjukan enam macam organisasi pesan yaitu:

1. Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pernyataan
pendukung atau bukti.
2. Induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu menarik kesimpulan.
3. Kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa.
4. Logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab akibat sehingga kita bisa
menjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau sebab dulu baru akibat.
5. Spasial, yang menyusun pesan dengan urutan-urutan berdasarkan tempat.
 6. Topikal, yang menggunakan topic tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang
terpenting dan sebaliknya.

Dalam komunikasi bisnis, pesan bisa disusun dengan menggunakan salah satu dari enam macam
pengorganisasian pesan. Kita bisa menggunakan salah satu pengorganisasian pesan itu saat
menyampaikan presentasi, saat melakukan negoisasi atau saat menulis surat penawaran dalam
korepodensi bisnis. Kita bisa memilih salah satu yang dipandang paling tepat mempertinggi kemampuan
pesan yang kita susun dalam menghasilkan dampak untuk pencapaian tujuan organisasi.

Imbauan Pesan
Apa yang dimaksud dengan imbauan pesan(message appeal)? Imbauan pesan itu berkenaan dengan
upaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan yang kita sampaikan yang menyentuh motif yang
menggerakan atau mendorong perilaku penerimaan pesan (rahmat, 2005:298). Artinya, pesan yang kita
sampaikan itu menyentuh aspek psikologis tertentu khususnya motif dari penerima pesan atau
komunikan. Dengan sentuhan psikologis tersebut pesan akan menjadi lebih berdampak dalam
mengubah opini, sikap dan perilaku komunikan.
Rahmat (2005:298-301) menyebutkan jenis-jenis imbauan pesan tersebut seperti berikut ini.

 Imbauan rasional, yang berarti kita menyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau
penyajian bukti-bukti.
 Imbauan emosional, yang berarti kita menyakinkan orang lain dengan pendekatan yang
menyentuh sisi emosi orang lain.
 Imbauan takut, yang berarti kita menyakinkan orang lain dengan menunjukan sisi-sisi
menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa yang kita inginkan.
 Imbauan ganjaran, yang berarti kita mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan
memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau hadiah.
 Imbauan motivasional, yang merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah sikap, pendapat
dan perilaku dengan menggunakan pesan-pesan yang membangkitkan semangat lawan
komunikasi kita.

Selanjutnya Lesly (1991: 51-51) menunjukan beberapa hal yang menjadi ciri pesan yang efektif, yaitu:

a. Kesederhanaan
b. Jernih
c. Bobot
d. Presisi
e. Substansi
f. Bertujuan
g. Organisasi
h. Keterkaitan
i. Efektivitas
j. Kredibilitas
k. Motivasi

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara
menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis
yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam ringkasan
materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok
dan seleksi saluran dan media komunikasi. Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah
tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan
kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.Untuk membuat
perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan
mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi
rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah
kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens.

Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan
emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada
hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.Penentuan ide pokok untuk
menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

a. Pencanaan Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti
yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau
media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

b. Komposisi Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan
paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima.

c. Revisi Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata
tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah
sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksuda atau
tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal
pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas. Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan
beberapa keputusan.

2. Keputusan untuk meneruskan pesan. Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri
sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?

3. Keputusan untuk menenggapi audience. Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience,
komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka.

Keputusan untuk memutuskan isi.

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya
memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
Keputusan untuk menetapkan saluran atau media.

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat
tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan
atau tulisan.

Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

1. Memberi informasi (informing)

2. Persuasi (persuading)

3. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

a. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan,
pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program
pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

b. Komunikasi tertulis. Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti
surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai
kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.