MENYUSUN

PESAN BISNIS
PERTEMUAN KE-4

1. PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan

komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun
tertulis.
Pesan bisnis diupayakan selalu menarik perhatian,
mudah dibaca, dan mudah dipahami.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat
pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.
Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel.

a. Proses penyusunan
pesan bisnis
1.
a.
b.
c.
d.
2.
a.
b.
3.
a.
b.
c.

Perencanaan pesan
Penentuan tujuan
Analisis audiens
Penentuan ide pokok
Pemilihan saluran dan media
Penyusunan pesan
Mengorganisasikan pesan
Memformulasikan pesan
Revisi pesan
Menyunting pesan
Memproduksi pesan
Mencetak pesan

b. Menentukan tujuan
pesan bisnis

Pesan bisnis yang disampaikan perusahaan

kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga
dan meningkatkan citra perusahaan.
Setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan
yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan
dengan tujuan organisasi.
Tujuan umum komunikasi bisnis:
1.Memberi informasi
2.Membujuk atau persuasi
3.Melakukan kerja sama atau kolaborasi

 Hubungan antara partisipasi komunikan dengan

kendali komunikator (Bovee dan Till):

c. Analisis audiens
a. Mengembangkan profil audiens
Apabila audiens belum dikenal (Bovee dan Thill):
1.Analize (Siapa pihak penerima pesan?)
2.Understand (Bagaimana pengetahuan penerima
mengenai subjek?)
3.Demographics (Berapa umur, jenis kelamin,
pendidikan penerima?)
4.Interests (Apa yang menarik perhatian penerima?)
5.Environment (Apakah penerima bersahabat atau
bermusuhan?)
6.Needs (Informasi apa yang diperlukan penerima?)
7.Customize (Bagaimana penyesuaian pesan yang
diperlukan?)
8.Expectation (Apa yang diharapkan penerima?)

b. Mengenali penerima primer

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
d. Mengukur tingkat pemahaman audiens
e. Memperkirakan reaksi penerima
f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens
g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis
audiens

d. Penentuan ide pokok

Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik
yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut
sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens.
Teknik/cara menentukan ide pokok:
1. Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran
mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara luas.
2. Petunjuk atasan
Dalam sistem senioritas, pelaksana cenderung meminta
petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan
Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang
berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok
tertentu yang relatif sama.

e. Pemilihan saluran dan

media

1. Saluran komunikasi lisan

Dapat digunakan apabila:
a.Diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima
b.Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
c.Tidak memerlukan catatan permanen
d.Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan
ekonomis
e.Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan
Media yang dapat digunakan: percakapan tatap muka
(pidato, rapat, seminar), telepon, voice mail, radio,
televisi, teleconference, dll.

2. Saluran komunikasi tertulis

Dapat digunakan bila:
a.Tidak diperlukan umpan balik secara langsung
dari penerima
b.Pesan terinci dan kompleks
c.Memerlukan perencanaan yang seksama
d.Memerlukan catatan permanen
e.Penerima dalam jumlah banyak
f.Penerima sulit dijangkau
g.Ingin meminimalkan peluang distorsi
Media yang dapat digunakan: surat, memo,
laporan, proposal, e-mail, sms, faks, telegram, dll.

2. PENGORGANISASIAN
PESAN
BISNIS

1.
2.
3.
4.

1.
2.
3.

Hal-hal yang menyebabkan pesan bisnis tidak baik:

Bagian awal terlalu panjang
Memasukkan hal yang tidak relevan dan tidak logis
Informasi penting terlupakan
Pengelompokan dan urutan pesan yang tidak baik
Langkah-langkah pengorganisasian pesan:
Menetapkan ide/gagasan
Mengelompokkan ide/gagasan
Menentukan pola /pendekatan urutan gagasan: a.
pola deduktif/langsung, b. pola induktif/tak langsung
Berdasarkan reaksi audiens, ada 4 bentuk organisasi
pesan bisnis: 1. direct request, 2. pesan rutin, good
news atau good will, 3. bad news, 4. pesan persuasif

Memformulasikan pesan
bisnis

Ketika menyusun pesan bisnis harus

memperhatikan gaya dan nada.
Agar komunikasi berhasil, komunikator bisnis
harus dapat menjaga kredibilitas agar bisa
dipercaya.
Komunikasi bisnis tertulis dikatakan efektif apabila
memenuhi karakteristik berikut: sopan santun,
benar, ringkas, jelas, tepat, lengkap (Quible, dkk,
1996).
Menggunakan kalimat efektif.
Mengembangkan paragraf dengan logis: teknik
ilustrasi, perbandingan, sebab akibat, dan
klasifikasi.

3. MEREVISI PESAN
BISNIS

a. Menyunting Pesan
Menyunting pesan bisnis tertulis:
1.Mengevaluasi isi dan organisasi
2.Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan
3.Mengedit teknis penulisan
4.Mengedit format dan layout
Menyunting pesan bisnis lisan:
1.Substansi pesan
2.Pengorganisasian pesan
3.Gaya bahasa

b. Memproduksi Pesan
Agar desain pesan efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Konsistensi
2. Seimbang
3. Terkendali
4. Rincian
c. Mencetak Pesan
Mencetak dokumen yang belum final (proof sheet) bisa
dilakukan dengan menggunakan pilihan print quality yang
lebih rendah.
Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan
untuk memeriksa kebenaran isi pesan, organisasi, format,
dll.