MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

BAB 18 RAPAT BISNIS

DISUSUSN OLEH :

Iqbal Rifa’i Syahputra

1711011174

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS LAMPUNG

2019

i
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum. Wr. Wb
Segala puji atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kita nikmat iman maupun islam.
Shalawat serta salam kita curahkan kepada Nabi Muhammad SAW, pada keluarga, sahabat
dan pengikut-Nya yang setia sampai akhir zaman. Semoga kita semua dalam lindungan dan
ridho-Nya. Amin.

Alhamdulillah, puji syukur pada Allah yang telah membantu penulis pada kesempatan ini
untuk menyelesaikan sebuah makalah yang berjudul Komunikasi Dalam Organisasi.
Terimakasih juga penulis ucapkan kepada rekan-rekan yang telah membantu maupun
memberi
kritik dan saran. Semoga makalah ini bermanfaat bagi siapapun yang membacanya. Amin.

Bandar Lampung, 25 Agustus 2019

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

KATA PENGANTAR .......................................................................................... ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah .......................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN ...................................................................................... 2
2.1 Pengertian rapat bisnis .................................................................................... 2
2.2 Perbedaan rapat bisnis dan rapat nonbisnis .................................................... 2
2.3 Tujuan rapat .................................................................................................... 3
2.4 Jenis-jenis rapat .............................................................................................. 3
2.5 Perencanaan rapat bisnis ................................................................................. 4
2.6 Pelaksanaan rapat bisnis ................................................................................. 7
BAB III PENUTUP .............................................................................................. 11
3.1 Simpulan ......................................................................................................... 11
3.2 Saran ............................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 12

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan di bidang transformasi informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat,
sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung jarak
geografis. Kemajuan dibidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola
bisnis antarmanusia.
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis. Pada
dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu,
komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa
nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis
jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan
menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi
bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin
efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah
komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan
pembaca.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari rapat bisnis?
2. Apa perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis?
3. Apa tujuan rapat?
4. Apa saja jenis-jenis rapat?
5. Bagaimana proses perencanaan rapat bisnis?
6. Bagaiaman pelaksanaan rapat bisnis?

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Rapat Bisnis

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis yang baik berskala kecil, menengah atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untutk membahas sesuatu.
Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau
lebih disuatu tempat, baik dalam maupunluar kantor untuk membahas hal-hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.

Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasanya dapat diselenggarakan didalam maupun
diluar kantor peruhasaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan pada
umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaikan pendistribusian barang
kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi
berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantok (ATK). Sedangkan Rapat Bisnis yang
diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan
bersifat strategis serta jumlah persyaratannya yang cukup banyak, biasanya rapat bisnis
diselenggarakan dihotel. Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah
pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam atau diluar perusahan dapat dilakukan
berdasarkan urgensi atau tingkat pentingnya, jumlah peserta, dan ketersediaan factor
financial pendukungnya.

2.2 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis

Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah tujuan
atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu
orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba),
disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler
seremonial.

Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,

peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis
bersifat formal dan tidak formal.

2
2.3 Tujuan Rapat

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills

menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:

1. Berbagi informasi

2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)

3. Evaluasi ide/gagasan

4. Pengambilan keputusan

5. Membuat dokumen

6. Memotivasi pekerja

2.4 Jenis-jenis Rapat

Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima
jenis, antara lain:

1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting).
rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah
kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan
suatu tugas tertentu.
2. Rapat konsultasi (advisory meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu
proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau
masukan dari pihak lain.
3. Rapat komite (commite meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki
latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu
masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting).

3
 4. Rapat dewan (council meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara
mencari consensus bersama diantara mereka.
5. Negosiasi (negotiation)

Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”, rapat
dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:

1. Rapat informasional (informational meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para
peserta rapat bisnis. Informasi yang diberikan dapat berupa informasi umum yang
bersifat rutin, misalnya: informasi tentang diseiplin kerja, tata cara pelayanan umum,
dan persiapan kebutuhan alat tulis kiantor (ATK) dan informasi khusus yang bersifat
strategic, misalnya: informasi tentang pengembangan produk baru, rencana akusisi
perusahaan lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi
perusahaan.
2. Rapat motivasional (motivational meeting)
Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu
tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh:
pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para
peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, mengingatkan
komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan
berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat partisipatif (participatory meeting)
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis.

2.5 Perencanaan Rapat Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya
berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning)

4
yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki.
Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan
agenda rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir (selesai). Ada beberapa ciri tentang
bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

1. Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

2. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
3. Cantumkan siapa saja yang hadir.
4. Daftar topic yang akan dibahas.
5. Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.
6. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
7. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya
seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapahal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi
anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:

a. Undangan
Undanga rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum rapat
bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-
bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
b. Waktu dan tempat
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan keseluruh peserta rapat..
c. Berapa lama waktu rapat bisnis
Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan
waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya
bagi para peserta rapat bisnis.
d. Pembawa acara
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda
rapat bisnis.

5
e. Ketua panitia penyelenggaraan
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
f. Jumlah peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang
harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila
harus menginap dihotel), dan konsumsi yang harus disediakan bagi para peserta rapat
bisnis.
g. Peserta yang diundang
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian dalam
dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan jabatan
fungsional dalam suatu perusahaan
h. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi
fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda rapat
bisnis, namun dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup
suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung
pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
i. Narasumber
Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis
sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan,
j. Alokasi waktu untuk narasumber
Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan
jelas berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi
Tanya jawab.
k. Waktu istirahat
Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk
beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam.

6
 l. Presensi peserta
Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah
selayaknya datang lebih awal disbanding dengan peserta rapat bisnis.
m. Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup
kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.
n. Sound system
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound system
berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi
narasumber dan peserta berfungsi dengan baik.
o. Computer portable, LCD projector dan flip charts
Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer portable
(laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat bisnis sudah
menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.
p. Fasilitas pendukung lainnya
Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan tempat
bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola.

2.6 Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah

berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan lancar dan
efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga komponen penting,
yaitu:

 Panitia Penyelenggara (Organizer)

a. Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis.
b. Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal.
c. Melakukan registrasi peserta.
d. Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun.
e. Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.
f. Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.

7
 g. Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi) tersedia
cukup dan dalam.
h. Kondisi siap digunakan dengan baik.
i. Moderator siap memandu rapat bisnis.
j. Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.
k. Siapkan dokumentasi audio-visual.
l. Dokumentasi hasil rapat bisnis.
 Narasumber (presenter)
a. Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.
b. Perkenalan identitas diri.
c. Siap melakukan presentasi.
d. Manfaatkan media audio-visual.
e. Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta
f. Penampilannya menarik dan menyenangkan.
 Peserta (participants)
a. Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.
b. Berpakaian rapih dan sopan.
c. Mamakai kartu identitas peserta.
d. Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
e. Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
f. Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat berlangsung.
g. Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.
h. Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju.
i. Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis
adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan
interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada
beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat
bisnis, antara lain:

8
 1. Gaya persegi empat (Boardroom style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style)
dapat digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative
terbatas.
2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan
untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.
3. Gaya ruang kelas (classroom style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam
jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.
4. Gaya melingkar (circular style)
Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan
peluang interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative
sedikit.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya
(bentuk) lain,

1. Gaya chevron (chevron style), tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya
memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memuaskan perhatian
atau focus pada pembicara yang berada didepan. Susunan tempat duduk pada gaya
ini berbentuk huruf “V”.
2. Gaya modifikasi (modified style). Tempat duduk dengan gaya seperti ini sama
dengan gaya chevron, hanya perbedaannya menempatkan barisan tempat duduk di
sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara umum
tampilannya masih berbentuk huruf “V”.
3. Gaya setengah melingkar (semi-circular style). Tempat duduk seperti ini pada
dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan
audiensnya lebih dekat.

9
 4. Gaya kelompok (cluster style). Tempat duduk seperti ini biasanya disusun
berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk dikursi yang telah
disusun secara melingkar.

2.7 Tindak Lanjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik,
terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang
telah disetujui bersama, semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung
perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para nara
sumber, catatan hasil diskusi Tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta
dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu
menindaklanjuti apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut
hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus
segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk
dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak
untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara
formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis
tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan
untuk menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti dikemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah
selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini
karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis
tersebut.

10
 BAB III

PENUTUPAN

1.1 Simpulan
Sistem komunikasi yang baik dan efisien akan membantu koordinasi yang lebih baik
serta kontrol yang efisien. Sistem komunikasi yang baik menghasilkan pemahaman yang
jelas, produksi yang baik, dan iklim yang sehat dalam sebuah organisasi. Di era
globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit,
karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin
turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa
kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa
lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan
mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu
kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping
menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik. Di era e-bisnis,
Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi
dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha
di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin
relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah
dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang
bersamaan.

1.2 Saran
Menginat banyak nya komunikasi yang terjadi dalam masyarakat, kami menyadari
banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif untuk memperbaiki makalah ini.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Buku Komunikasi Bisnis. BAB 2, EDISI KE 2, Drs. Djoko purwanto, M.B.A.

12