MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

RAPAT BISNIS

Disusun Oleh :
Arga Marihot S (01031381722161)
Henny Septi U (01031381722181)
Inayah Mutiara B (01031381722219)
Karmila Sukma Dewi (01031381722205)
Maya Savira (01031381722206)
Mylisa Septiabudi A (01031381722179)
Nilvia Sartika S (01031381722151)

AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
TAHUN AJARAN 2018/2019
 Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,

karena berkat limpahan rahmat dan karunian-Nya sehingga kami dapat
menyusun makalah ini dengan baik dan benar, serta tepat pada waktunya.
Dalam makalah ini kamiakan membahas mengenai “ RAPAT BISNIS “.
Makalah ini telah dibuat dengan bantuan dari berbagai pihak untuk
membantu menyelesaikan masalah dan hambatan selama mengerjakan
makalah ini.Oleh karena itu, kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-
besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan
makalah ini, termasuk dosen kami.
Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar
pada makalah ini.Oleh karena itu, kami mengundang pembaca untuk
memberikan kritik dan saran yang dapat membantu kami.Kritik dari
pembaca sangan kami harapkan untuk penyempurnaan makalah
selanjutnya.

Palembang, Maret 2019

Penyusun
Daftar Isi :
Kata Pengantar ................................................................................................................................ 2
BAB I .............................................................................................................................................. 4
PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 4
A. Latar Belakang ..................................................................................................................... 4
B. Rumusan Masalah ................................................................................................................ 4
C. Tujuan Penulisan .................................................................................................................. 4
BAB II ............................................................................................................................................. 5
Landasan Teori .............................................................................. Error! Bookmark not defined.
A. Pengertian Rapat Bisnis. ................................................................................................... 5
B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis. ....................................................... 5
C. Tujuan Rapat Bisnis. ......................................................................................................... 5
D. Jenis-Jenis Rapat................................................................................................................ 7
E. Perencanaan Rapat Bisnis ................................................................................................. 8
F. Pelaksanaan Rapat Bisnis. .............................................................................................. 11
G. Tindak Lanjut Rapat Bisnis. ........................................................................................... 14
BAB III ......................................................................................................................................... 18
PENUTUP .................................................................................................................................... 18
A. Kesimpulan ....................................................................................................................... 18
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan
oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk
mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh
beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan
dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari
kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen
atau bagian.Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan.Rapat
merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama.Sayangnya, tidak
setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan.Rapat yang efektif
harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang
sesuai dengan penataan ruang sesuai standar.Keberhasilan rapat juga
ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan
membangun rasa kebersamaan.Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya
menyia-yiakan waktu.Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan
tanpa biaya.Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain
keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu.Untuk mewujudkan
rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti,
dan penyusunan agenda yang rinci.Saat rapat terakhir, setiap peserta
mengetahui hasil rapat seutuhnya.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud rapat bisnis?
2. Apakah tujuan rapat bisnis ?
3. Apa saja jenis – jenis rapat bisnis?
4. Bagaimana perencanaan rapat bisnis yang baik?
5. Bagaimana agar rapat bisnis dapat terlaksana dengan baik

C. Tujuan Penulisan
Secara garis besar manfaat dan tujuan dari penulisan makalah ini antara
lain :
1. Menjelaskan arti dan maksud dari rapat bisnis
2. Mengetahui tujuan daripada rapat bisnis
3. Menjelaskan jenis – jenis rapat bisnis
4. Menjelaskan perencanaan rapat bisnis yang baik
 BAB II

Landasan Teori

A. Pengertian Rapat Bisnis.

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia
bisnis maupun nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau
besar.Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang
atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis
(business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih
disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan
didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan
didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan,
menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai
kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan
alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan
biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta
jumlah persertanya yan cukup banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan
di hotel.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah
pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam atau diluar perusahaan dapat
dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah
pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.

B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis.

Apa yang membedakan antara Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis
(nonbusiness meeting)! Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis
dengan rapat non-bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat
pertemuan.Dalam dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah
bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis
umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.
Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan
kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan
pendidikan.Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis bersifat formal dan tidak
formal.

C. Tujuan Rapat Bisnis.

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building

Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai
enam tujuan. Antara lain:
1. Berbagi informasi
Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya
dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang
harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab.
Contoh: manajer pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat
bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami
perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan
penjualan semester lalu.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
biasa nya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan
dikerjakan oleh perusahaan yang akan datang, atau bisa juga sebagai
pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-
masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan
mengeluarkan pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan
dikerjkan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala
atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk
membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat
dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh
para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang
dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan
berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos
perusahaan untuk mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan
motivasi kepada karyawannya agar mereka lebih meningkatkan kinerja
kerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.
D. Jenis-Jenis Rapat.
Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke
dalam lima jenis, antara lain:
1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct
meeting). Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan
informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu
perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas
tertentu.Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan
kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka
dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan.
Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat
bervariasi.Ada perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara
rutin dan periodic (misalnya, setiap hari senin jam 08:00 hingga jam
09:00 atau setiap hari mulai jam 08:00 hingga jam 09:00). Namun, ada
juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang
bersifat incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing
sesuai dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu
sekali, dua kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan
briefing. Atau bisa diartikan briefing yang dilakukan secara incidental
tersebut waktu nya tidak dapat dipastikan atau tidak menentu.
2. Rapat konsultasi (advisory meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi
(sharing information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut
dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling memberi dan menerima ide,
gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.
3. Rapat komite (commite meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang
memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk
memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara
terbanyak (voting).Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas,
kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari
sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila
dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang
berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang terp[enting
dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara
terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima
keputusan bersama tersebut.
4. Rapat dewan (council meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang
dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan
masalah tertentu dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka.
Mengingat bahwa diantara peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu
memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin berbeda dengan peserta
yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah
keputusan consensus bersama.
5. Negosiasi (negotiation)
 Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak
dapat dihindari.Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala
menenah dan besar. Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan
menengah pun terjadi proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada
dasar nya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang
memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui
proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik
temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan
semua pihak.
Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To
Effective Meetings”, rapat dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:
1. Rapat informasional (informational meeting)
Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih
disuatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu
kepada para peserta rapat bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara
menyampaikan sebuah informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan
dengan jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.
Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut dapat
berupa:
a. Informasi umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang
diseiplin kerja, tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan
alat tulis kiantor (ATK)
b. Informasi khusus yang bersifat strategic, misalnya: informasi tentang
pengembangan produk baru, rencana akusisi perusahaan lain, ekspansi
perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi perusahaan.
2. Rapat motivasional (motivational meeting)
Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau
lebih disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam
melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai
seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk
bekerja dengan lebih bersemangat, mengingatkan komitmen nya,
meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan
berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat partisipatif (participatory meeting)
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih
di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat
bisnis.Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan
untuk mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat
memahami cara berfikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau
pandangan peserta rapatbisnis yang lain.

E. Perencanaan Rapat Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan
pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya.
Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah
pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk memberikan arahan selama rapat
bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai dari
awal hingga akhir (selesai).
 Ada beberapa cirri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis
yang baik, antara lain:
a. Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
b. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
c. Cantumkan siapa saja yang hadir.
d. Daftar topic yang akan dibahas.
e. Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.
f. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat
dimulai.
g. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis
selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapahal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan

baik, khususnya bagi anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara
rapat bisnis, antara lain:
1. Undangan.
Undanga rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari
sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan
dilengkapi dengan bahan-bahan yang akandibahas dalam rapat bisnis
tersebut. Hindari penyampaiyan rapat bisnis secara mendadak , misalnya
sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis tanpa dilengkapi dengan bahan
atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
2. Waktu dan tempat.
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih
dahulu sebelum undangan diedarkan keseluruh peserta rapat.Dalam hal ini
waktu menunjukan tanggal, bulan, tahun dan jam berapa rapat bisnis
dilaksanakan.Sedangkan mengenai tanggal pelaksanaan nya rapat bisnis
perlu dicantumkan secara jelas dan terinci. Misalnya; tempat pelaksanaan
rapat bisnis diruang arjuna wiwaha, lantai 2 hotel permata indah, jalan
kusuma bangsa no. 223 telp. (0271)123456 Sukarta 57126.
3. Berapa lama waktu rapat bisnis.
Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis.
Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu
sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh,
dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan
berlangsung mulai jam 08:00 hingga jam 16:00.
4. Pembawa acara.
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis
agar berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik
sebuah agenda rapat bisnis.
5. Ketua panitia penyelenggaraan.
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat
bisnis.Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta dan
bidang fungsional (misalnya; departemen pemasaran, produksi, keuangan,
sumber daya manusia dan teknologi informasi).
6. Jumlah peserta.
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam
rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan
 jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar
penginapan yang disediakan (bila harus menginap dihotel), dan konsumsi
yang harus disediakan bagi para peserta rapat bisnis.
7. Peserta yang diundang.
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau
bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama
peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya: Sdr.
Muhammad Rifai Hidayat jabatan fungsionalnya sebagai manajer
pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho Amirudin sebagai manajer
produksi dari dalam perusahaan.
8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau
divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara
resmi agenda rapat bisnis, namun dalam praktiknya pejabat yang diundang
untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat
yang berbeda.Hal ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang
terjadi pada saat itu.
9. Narasumber.
Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam
rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal
perusahaan, apakah nara sumbernya berasal dari luar perusahaan atau dari
dalam perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi nara sumber atau yang
akan menyampaikan materi rapat bisnsi tentunya adalah para professional
atau para ahli dibidannya.
10. Alokasi waktu untuk narasumber.
Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan
dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan
menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu
yang disediakan untuk sesi Tanya jawab.
11. Waktu istirahat.
Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus
untuk beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam.Waktu
istirahat sangat diperlukan bagi para peserta untuk menyegarkan kembali
energy yang terkuras selama berjam-jam disalam ruang rapat bisnis.
Pikiran yang sear diharapkan dapat membantu memunculkan ide-ide yang
segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan kedepan.
12. Presensi peserta.
Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta
sudah selayaknya dating lebih awal disbanding dengan peserta rapat
bisnis. Dalam hal ini tetugas presensi sudah menyiapkan semua daftar
peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan nama nya.
13. Akomodasi.
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting
dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi
mencangkup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.
14. Sound system.
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen
sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah.
 Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan
baik.Patikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak
ada suara feedback atau gema.
15. Computer portable, LCD projector dan flip charts.
Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer
portable (laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan
rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.
16. Fasilitas pendukung lain nya.
Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan
tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola. Hal ini
karna kegiatan rapat bisnis berlangsung cukup lama, maka ketersediaan
fasilitas kamar kecil dan musholah akan sangat membantu kebutuhan para
peserta rapat bisnis tersebut.

F. Pelaksanaan Rapat Bisnis.

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis,
langkah berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan
dengan lancar dan efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan
oleh tiga komponen penting, yaitu:
Panitia Penyelenggara
(Organizer)
Narasumber (presenter)
Peserta (participants)
 Ruangan, dekorasi dan sound system
siap digunakan untuk rapat bisnis.
 Semua panitia siap melakukan
tugasnya dan hadir lebih awal.
 Melakukan registrasi peserta.
 Penyambutan peserta dengan ramah,
sopan dan santun.
 Pembawa acara dapat memulai rapat
tepat waktu dan selesai tepat waktu.
 Acuan agenda rapat bisnis yang sudah
disiapkan.
 Semua fasilitas (meja, kusi, laptop,
LCD projector, flip charts, konsumsi)
tersedia cukup dan dalam.
 Kondisi siap digunakan dengan baik.
 Moderator siap memandu rapat bisnis.
 Siapkan petugas notulen yang cekatan
dan terampil.
 Siapkan dokumentasi audio-visual.
 Dokumentasi hasil rapat bisnis.
 Perkenalan identitas diri.
 Siap melakukan presentasi.
 Manfaatkan media audio-visual.
 Terbuka atas masukan dan kritik dari
para peserta
 Penampilannya harus menarik dan
menyenangkan.
 Semua peserta hadir tepat waktu dan
melakukan registrasi peserta.
  Berpakaian rapih dan sopan.
 Mamakai kartu identitas peserta.
 Membawa kelengkapan bahan-bahan
untuk rapat.
 Menjadi peserta yang aktif dan penuh
inisiatif.
 Menjaga kelancaran, ketenangan dan
keterampilan selama rapat
berlangsung.
 Respek (menghargai) terhadap
pandangan peserta lain.
 Bertanya sesuai dengan topic yang
dibahas dan pada poin yang di tuju.
 Mengikuti kegiatan sesuai agenda
rapat yang telah disediakan.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia

penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout)
yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan
peserta rapat bisnis.Ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat
digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

1. Model Teater

Penataan tempat duduk dengan gaya teater dilakukan dengan mengatur

kursi-kursi tanpa meja berbaris menghadap ke satu titik yang sama.
Pola tata letaknya bisa membentuk garis lurus, melingkar, setengah
lingkaran, dan miring.Model ini merupakan pengaturan yang paling
mudah dibuat dan umum diterapkan pada sebuah pertemuan skala
besar seperti seminar.Pengaturan model teater ini juga cocok
diterapkan jika kegiatan rapat tidak ada aktifitas menulis. Sayangnya,
gayadesain penataan ini hanya memungkinkan komunikasi antara
peserta dengan pengisi rapat. Sementara itu, hubungan antara peserta
dengan peserta sangat kurang.

2. Model Bentuk U

Untuk acara rapat yang memerlukan presentasi, penataan tempat duduk

berpola U sangat pas.Dalam pembuatannya, susunlah meja-meja
membentuk pola menyerupai huruf U dengan posisi kursi di belakang
meja/bidang luar.Model ini umumnya diaplikasikan pada
pertemuan/rapat direksi dan komite.Biasanya, ditambahkan proyektor
dan speaker di bagian dalam sebagai focal point ruangan. Model
penataan ini akan menimbulkan interaksi peserta agar terlibat di dalam
suasana rapat. Hanya saja, jangan pernah menerapkan model ini bila
 peserta rapat berjumlah lebih dari 25 orang karena akan membuat
deretannya terlalu panjang.

3. Model Kelas

Seperti namanya, tata letak ruang rapat ini terinspirasi dari pola tempat
duduk di dalam kelas. Pada bagian depan, ditambahkan whiteboard
sebagai tempat menulis untuk melengkapi presentasi. Model ini paling
cocok diterapkan pada rapat yang mengharuskan adanya referensi
tambahan sebagai materi pembahasan dalam waktu yang cukup lama.
Adanya meja di depan peserta juga akan mempermudah mereka
mendapatkan suasana yang nyaman, baik untuk menaruh laptop
maupun cemilannya. Sama seperti model teater, ruang berbentuk kelas
ini mengharuskan peserta untuk fokus pada topik pembahasan, bukan
saling berinteraksi.Kelebihan dari sisi pemimpin rapat, mereka lebih
mudah mengatur jalannya pertemuan dan memantau semua peserta.

4. Model Konferensi

Penataan ruang rapat bergaya konferensi dilakukan dengan

menempatkan sebuah meja persegi panjang yang dikelilingi
kursi.Pengaturan ini ideal diterapkan pada rapat direksi dan komite
yang membutuhkan diskusi mendalam.Dengan penataan seperti ini,
kondisi di ruangan dan interaksi peserta bisa berjalan dengan lebih
baik.Namun model ini tidak cocok diterapkan apabila kegiatan rapat
membutuhkan presentasi secara visual.Perlu diingat, semakin besar
ukuran meja yang digunakan, semakin sulit terjalinnya komunikasi
rapat yang baik.

5. Model Berongga

Ciri khas dari model penataan tempat duduk berongga adalah meja
yang digunakan memiliki rongga/ruang kosong di dalamnya.Bentuk
meja bebas bisa persegi, persegi panjang, lingkaran, maupun segi
delapan.Sedangkan kursi diletakkan di bidang luar mengelilingi meja
tersebut.Model seperti sangat tepat diterapkan pada rapat yang
memerlukan partisipasi antar kelompok peserta, di mana nantinya ada
perwakilan masing-masing kelompok yang memberikan presentasi
secara bergiliran.

6. Model Melingkar

Dari segi karakteristiknya, meja kantor berbentuk lingkaran bersifat

dinamis dan santai. Oleh karena itu, model pengaturan pola melingkar
ini cocok diaplikasikan pada rapat dengan suasana non-
formal.Biasanya dalam meja tadi, selain terdapat bahan-bahan
meeting, juga dilengkapi snack agar rapat berjalan rileks dan tidak
 kaku.Ruang rapat seperti ini paling pas diterapkan pada pertemuan
skala kecil dengan interaksi yang sangat kuat dan saling mendukung.

G. Tindak Lanjut Rapat Bisnis.

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya
didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama
pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui
bersama, semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis
berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan
perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi
Tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen
lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan
rapat bisnis tersebut perlu menindaklanjuti apapun yang telah
dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga
menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai,
tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama
rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual.
Dalam hal ini tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk
menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut.
Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab
dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda
tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk
menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti
dikemudian hari.
Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari
perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut
memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka
terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat
bisnis tersebut.
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Analisis Agenda Rapat Bisnis

Ada beberapa cirri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda
rapat bisnis yang baik, antara lain:
a. Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
b. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
c. Cantumkan siapa saja yang hadir.
d. Daftar topic yang akan dibahas.
e. Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.
f. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat
dimulai.
g. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis
selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Berikut adalah contoh dari agenda bisnis yang kurang lengkap;

Menurut kelompok kami agenda rapat ini kurang lengkap dikarenakan ada
beberapa bagian yang tidak dimasukkan dalam agenda ini yaitu:
1. Tidak ada tempat dan alamat yang jelas
 Dalam agenda rapat dibutuhkan alamat dan tempat yang jelas, agar
para peserta rapat dapat mengetahui secara spesifik dimana rapat
akan diselenggarakan. Mungkin hal tersebut dapat dimaklumi bagi
sebagian orang yang telah bekerja cukup lama disana, tetapi bisa
saja peserta rapat ada yang berasal dari luar kota dan tidak tahu
alamat gedung tempat diadakannya
2. Tidak adanya rumusan dan tujuan rapat
3. Tidak adanya nama orang yang akan memimpin jalannya rapat
 Dalam agenda rapat para peserta perlu tahu siapa yang akan
memimpin rapat tersebut, agar mereka dapat dorongan secara
psikologi untuk menghadiri dan mengamati jalannya rapat dengan
baik. Misalnya; pemimpin jalannya rapat adalah seorang pimpinan
perusahaan itu sendiri, otomatis para peserta rapat akan bersiap-
siap sebaik mungkin untuk meghadiri rapat dan mengevaluasi
 materi (bila ada) sehari sebelum rapat sebaik mungkin guna
dipandang baik oleh pemimpin perusahaan.

Berikut ini adalah contoh dari agenda rapat bisnis yang lengkap:

B. Analisis Rapat Bisnis

Sumber : https://youtu.be/gG-EMvwWcYg
Dalam video tersebut setiap manager dalam perusahaan tersebut
memberikan ide dan masukkan untuk perkembangan produk usaha mereka
jadi dapat diketahui bahwa jenis rapat bisnis yang sedang berlangsung
adalah jenis rapat bisnis konsultasi dimana dalam rapat tersebut
dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling memberi dan menerima ide,
gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.
Dalam pelaksaan rapat bisnis ini peserta dalam rapat merupakan
narasumber juga dimana peserta rapat sama- sama memberi dan menerima
kritik maupun saran satu sama lain. Model tempat duduk dalam
penyelenggaraan rapat yang dipakai adalah model konferensi karena
Penataan ruang rapat bergaya konferensi dilakukan dengan menempatkan
sebuah meja persegi panjang yang dikelilingi kursi.Pengaturan ini ideal
diterapkan pada rapat direksi dan komite yang membutuhkan diskusi
mendalam.Dengan penataan seperti ini, kondisi di ruangan dan interaksi
peserta bisa berjalan dengan lebih baik.Namun model ini tidak cocok
diterapkan apabila kegiatan rapat membutuhkan presentasi secara visual
Kekurangan yang bisa dilihat dalam rapat bisnis ini adalah
kurangnya fasilitas yang dipakai dalam rapat ini, contohnya tidak adanya
penggunaan proyektor untuk membuat gambaran secara visual tentang apa
yang menjadi pokok permasalahan dalam rapat tersebut.
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan
dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk
membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu. Dalam
dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun
diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam
perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaika
pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan
baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor
(ATK).
Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan
pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya.
Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah
pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk memberikan arahan selama rapat
bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai dari
awal hingga akhir (selesai).
Dalam pelaksanaannya model pertemuan bisnis ada bermacam-macam
tetapi yang paling sering digunakan dalam rapat bisnis yang bersifat formal
model yang dipakai adalah model konferensi. Dengan penataan seperti ini,
kondisi di ruangan dan interaksi peserta bisa berjalan dengan lebih baik.
Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan
dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai
dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama, semua bentuk dokumentasi
selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan
pimpinan perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi
Tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang
berbentuk rekaman audio-visual.