RAPAT BISNIS
Dibuat oleh
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2018
PENGERTIAN RAPAT BISNIS
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap
muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Rapat Bisnis adalah “Setiap jenis maksud tertentu terdiri dari dua orang atau lebih yang berkumpul
bersama (bertatap muka) dibawah pengarahan seorang pemimpin untuk memecahakan masalah
atau pengambilan keputusan bisnis”.
Dalam dunia praktis rapat bisnis diselenggarakan dalam maupun luar kantor perusahaan. Rapat
bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang bersifat
rutin. Rapat yang diselenggarakan diluar perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang
bersifat khusus.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di
luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah peserta,
dan ketersediaan faktor finansial.
Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan, peningkatan
pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis bersifat formal dan
tidak formal.
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan
bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:
1. Berbagi informasi
Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk
menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti
dengan sesi Tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat
bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup
menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.
Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya berjalan dengan
memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan dating, atau bisa
juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan
untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat nya
tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang
akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang memegang
perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah
ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan biasanya
mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar
kemajuan perusahaan berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk
mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar mereka
lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.
Jenis-Jenis Rapat.
Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima jenis,
antara lain:
1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Dalam
briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan,
perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu
tugas tertentu. Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para
karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan
perusahaan kedepan.
Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada perusahaan
yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic (misalnya, setiap hari senin jam 08:00
hingga jam 09:00 atau setiap hari mulai jam 08:00 hingga jam 09:00). Namun, ada juga perusahaan
yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang bersifat incidental. (perusahaan
menyelenggarakan kegiatan briefing sesuai dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur,
mungkin seminggu sekali, dua kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing.
Atau bisa diartikan briefing yang dilakukan secara incidental tersebut waktu nya tidak dapat
dipastikan atau tidak menentu.
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing information)
kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling member
dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang
profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan
keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas,
kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan
berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi
atau perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang terp[enting dalam
rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat
didalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut.
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang
minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari consensus
bersama diantara mereka. Mengingat bahwa diantara peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu
memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata
lain ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah keputusan consensus bersama.
5. Negosiasi (negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat dihindari.
Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah dan besar. Bahkan pada
perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka.
Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan,
maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat
diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua
pihak.
Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”, rapat dapat
dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:
Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat yang
dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Hal yang
perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan sebuah informasi: usahakan informasi tersebut
dijelaskan dengan jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.
Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut dapat berupa: 1. informasi
umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang diseiplin kerja, tata cara pelayanan umum,
dan persiapan kebutuhan alat tulis kiantor (ATK) dan 2. informasi khusus yang bersifat strategic,
misalnya: informasi tentang pengembangan produk baru, rencana akusisi perusahaan lain,
ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi perusahaan.
Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat untuk
memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus
sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan
lebih bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan
keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk
meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat
bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat
memahami cara berfikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta
rapatbisnis yang lain.
untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas.
2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan untuk jumlah
peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.
3. Gaya ruang kelas (classroom style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat
bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.
4. Gaya melingkar (circular style)
Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluar interaksi
antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative sedikit.
Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain,
1. Gaya chevron (chevron style)
tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih
memuaskan perhatian atau focus pada pembicara yang berada didepan. Susunan tempat duduk
pada gaya ini berbentuk huruf “V”.
2. Gaya modifikasi (modified style)
Tempat duduk dengan gaya seperti ini sama dengan gaya chevron, hanya perbedaannya
menempatkan barisan tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan,
secara umum tampilannya masih berbentuk huruf “V”.
3. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)
Tempat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa
berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.
4. Gaya kelompok (cluster style)
Tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens
duduk dikursi yang telah disusun secara melingkar.
Tindak Lanjut Rapat Bisnis.
Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil
kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama,
semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato
pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi Tanya-jawab
selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu menindaklanjuti
apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai.
Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi
semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini
tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat
bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam
penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke
pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti dikemudian
hari.
Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra
bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara
aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.
Daftar Pustaka