“RAPAT BISNIS”

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah “Komunikasi Bisnis”

Dosen Pengampu:

Sa’idi, M. E.

Di Susun oleh:

Lulu Endah Saputri 401210172

Muhammad Fathoni 401210197

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO

2023
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, banyak pihak-pihak yang terlibat dan bertanggung

jawab dalam terselenggaranya kegiatan bisnis. Seorang pelaku bisnis perlu
menjalin banyak relasi atau hubungan dengan pihak yang berkepentingan. Suatu
perusahaan mempunyai struktur organisasi yang telah disepakati, dimana setiap
pihak dalam organisasi tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab masing-
masing. Perusahaan memiliki banyak informasi yang masuk dan keluar, perusahaan
tersebut harus tepat dan bijak dalam menyerap dan menyalurkan informasi-
informasi tersebut. Selain itu pelaku bisnis harus menjalin kerjasama dengan pelaku
bisnis lainnya untuk mengembangkan kemajuan usahanya. Segala informasi baik
berupa tugas, perintah, isu, serta perjanjian maupun kerjasama dengan pihak
lainnya yang menunjang kegiatan bisnis dan kemajuan perusahaan, agar dapat
tersebar dan didiskusikan dengan jelas, perlu adanya sebuah pertemuan antar pihak
yang dapat disebut dengan rapat bisnis.

Pada umumnya rapat menjadi salah satu media komunikasi dan koordinasi
yang digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun non bisnis untuk membahas
atau mendiskusikan suatu topik tertentu. Dalam praktiknya, rapat seringkali
berjalan tidak efektif bahkan terkesan membuang-buang waktu dan berjalan tanpa
tujuan yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik perlu dipersiapkan dan dikelola
dengan baik, sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang
dikehendaki. 1

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan rapat bisnis?

2. Apa perbedaan rapat bisnis dan rapat non bisnis?
3. Apa tujuan dari rapat bisnis?

1
Nando Hermawan dan Khoden Brottan Sitorus, “Rapat Bisnis”, makalah, (Universitas
Negeri Medan, 2021), 3.
 4. Apa saja jenis-jenis rapat bisnis?
5. Bagaimana pelaksanaan rapat bisnis?

C. Tujuan

1. Untuk mengetahui dan memahami pengertian dari rapat bisnis.

2. Untuk mengetahui dan memahami perbedaan rapat bisnis dan rapat non
bisnis.
3. Untuk mengetahui dan memahami tujuan dari rapat bisnis.
4. Untuk mengetahui dan memahami jenis-jenis rapat bisnis.
5. Untuk mengetahui dan memahami pelaksanaan rapat bisnis.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Definisi Rapat Bisnis

Rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk

pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar
kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Pemilihan
tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar perusahaan
dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah
pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya. Rapat dapat
diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk menjalin komunikasi,
membuat perencanaan, menetapkan kebijakan, mengambil keputusan, dan
memberikan motivasi. 2

Mekanisme rapat adalah kegiatan yang rutin dilakukan karena dalam

suatu perusahaan tentu mempunyai struktur organisasi yang telah disepakati,
dimana setiap divisi dalam organisasi tersebut memiliki tugas dan tanggung
jawab masing–masing serta berkoordinasi satu sama lain dalam rapat karena
perusahaan memiliki banyak informasi yang masuk dan keluar yang harus di
share ke setiap bagian dalam struktur perusahaan tersebut. Selain itu seperti yang
disampaikan diatas bahwa pelaku bisnis harus menjalin kerjasama dengan
pelaku bisnis lainnya untuk mengembangkan kemajuan usahanya. Segala
informasi baik berupa tugas, perintah, isu, serta perjanjian maupun kerjasama
dengan pihak lainnya yang menunjang kegiatan bisnis dan kemajuan perusahaan,
agar dapat tersebar dan didiskuskan dengan jelas, perlu adanya sebuah per-
temuan antar pihak atau dapat disebut dengan rapat bisnis. 3

2
Yuan Badrianto, dkk., Komunikasi Bisnis, (Bandung: CV MEDIA SAINS INDONESIA,
2022), 101.
3
Jumiyati, Yunidyawati Adina, “RAPAT: Komunikasi Bisnis yang Efektif”, JURNAL
AKRAB JUARA, (2021), 86.
B. Perbedaan Rapat Bisnis dan Non Bisnis

Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non bisnis
adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini
rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh
keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal
dan cenderung protokoler seremonial. Sedangkan non bisnis orientasi atau
tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan,
dan pendidikan.

Rapat non bisnis, sifatnya ada yang formal (formal meeting) ada yang tidak
formal (informal meeting). Rapat non bisnis yang dilakukan oleh instansi
pemerintah memiliki sifat yang formal. Sedangkan rapat non bisnis yang dilakukan
oleh warga masyarakat (rapat warga/rapat kampung) untuk membahas kebersihan
dan peduli lingkungan sekitarnya termasuk yang tidak formal. Apa yang mereka
bahas dalam rapat tersebut cenderung santai, luwes dan mengalir begitu saja. Rapat
yang mereka lakukan jauh dari kesan seremonial. Yang penting bagi mereka adalah
kerukunan, keakraban dan kebersamaan antar warga dalam membangun daerah
mereka sendiri. Jadi, apa yang mereka lakukan benar-benar bersifat informal.

1. Rapat bisnis
 Orientasinya adalah bisnis
 Umumya bersifat resmi atau formal
 Cenderung protokoler seremonial
2. Rapat non bisnis
 Berfokus pada kegiatan dan tujuan non bisnis
 Dari sisi formalitasnya bersifat formal dan non formal 4

C. Tujuan Rapat Bisnis

Secara umum, menurut Locker dalam bukunya Business Communication:

Building Critical Skills menyatakan bahwa rapat mempunyai enam tujuan, antara

4
Muhammad Yusuf, dkk., KOMUNIKASI BISNIS, (Medan: CV Manhaji Medan, 2019),
177.
lain berbagi informasi, penjajakan ide/gagasan (Brainstorming), evaluasi
ide/gagasan, pengambilan keputusan, membuat dokumen dan memotivasi peserta
sedangkan tujuan penyelenggaraan rapat bisnis adalah:

1. Untuk koordinasi antara internal organisasi maupun dengan eksternal

organisasi;
2. Untuk memperoleh informasi;
3. Mencari gagasan-gagasan baru;
4. Menyatukan informasi;
5. Mencari umpan balik;
6. Mempersiapkan suatu acara/kegiatan;
7. Memperjelas kebijakan;
8. Mencari kesepakatan; dan
9. Menyelesaikan permasalahan.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penyelenggaraan

rapat bisnis bertujuan mencapai visi bisnis. Hasil akhir dari rapat bisnis, digunakan
sebagai bahan penyusunan strategi di masa yang akan datang. 5

D. Jenis-Jenis Rapat Bisnis

Rapat dapat diklasifikasikan menjadi : 6

1. Pengarahan (briefing); tujuan diadakannya briefing adalah untuk

mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, kewajiban, dan
tanggung jawab yang harus dilakukan dalam mengembangkan perusahaan
dimasa yang akan datang.
2. Rapat konsultasi (advisory meeting); rapat ini bertujuan untuk membantu
peserta rapat dalam mengatasi suatu permasalahan yang terjadi di
perusahaan. Rapat konsultasi juga bertujuan untuk mendengarkan ide,
gagasan, atau pandangan dari para peserta rapat.

5
Sovia Rosalin, dkk., KOMUNIKASI BISNIS; Pendekatan Praktis, (Malang: UB PRES,
2020), 119.
6
Zahrotush Sholikhah dan Mega Murti Andhini, KOMUNIKASI BISNIS (Jakarta: PT
Pustaka Lima Jari, 2023), 205.
3. Rapat komite (committee meeting); rapat antara sekelompok orang yang
memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk
memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak
(voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi,
dan resolusi. Seringkali pada rapat komite membutuhkan waktu yang lama
untuk proses pengambilan keputusan.
4. Rapat dewan (council meeting); rapat yang diadakan oleh sekelompok orang
dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah
tertentu dengan cara mencari konsensus bersama diantara mereka. Proses
pengambilan keputusan selalu diupayakan dengan berbagai cara melalui
konsesus atau kesepakatan bersama dan tetap menghindari proses
pengambilan keputusan melalui voting. Akan tetapi, proses pengambilan
keputusan melalui konsensus biasanya membutuhkan waktu yang lama.
5. Negosiasi (negotiation); negosiasi pasti dihadapi oleh setiap perusahaan.
Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang berskala menengah dan
besar. Bahkan pada perusahaan berskala kecil dan menengah pun terjadi
proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada bisnis yang memiliki
skala kecil proses negosiasi terjadi ketika penjual dan pembeli melakukan
transaksi tawar-menawar.
6. Rapat informasional (informational meeting); pertemuan antara dua orang
atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan
informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis.
7. Rapat motivasional (motivational meeting); pertemuan antara dua orang
atau lebih di suatu tenpat untuk memotivasi para peserta dalam
melaksanakan sesuatu.
8. Rapat partisipatif (participaty meeting); pertemuan antara dua orang atau
lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat
bisnis.
E. Pelaksanaan Rapat Bisnis

Tahapan pelaksanaan rapat terdiri dari 3 tahap yaitu pembukaan,

pembahasan, dan penutupan. Berikut ini penjelasan mengenai tahapan pelaksanaan
rapat agar berjalan dengan efektif: 7

1. Tahapan Pembukaan
Pada tahapan pembukaan rapat ada beberapa hal yang disampaikan
kepada peserta rapat dimana rapat dimulai tepat waktu yaitu:
a. Latar belakang diselenggarakan rapat;
b. Tujuan diadakannya rapat;
c. Agenda rapat;
d. Tata tertib rapat
Untuk pembukaan rapat bisnis dengan peserta lebih dari 30 orang,
penyelenggara rapat dapat menunjuk seorang pembawa acara/MC (Master
of Ceremony). Tugas dari MC dalam rapat bisnis adalah memandu jalannya
rapat bisnis dari awal sampai akhir berdasarkan rundown acara rapat yang
telah disusun sebelumnya.
2. Tahapan Pembahasan
Pemimpin rapat memiliki dua tugas utama yaitu menangani msalah
pokok dan memimpin peserta rapat. Selama berlangsungnya rapat,
pemimpin rapat harus dapat mengarahkan dan mengatur jalannya rapat.
Usahakan agar peserta rapat bergantian dalam menyampaikan masukannya.
Apabila terjadi perbedaan pendapat, monopoli pembicaraan, tidak
konsentrasinya peserta rapat maka pemimpin rapat dapat segera mengambil
sikap dengan penuh perhatian dan bijaksana.
Pada saat jalannya rapat, pemimpin rapat menunjuk pencatat
jalannya rapat (notulis) agar pembahasan dapat terekam dan dapat
digunakan sebagai pengingat jalannya rapat. Catatan singkat mengenai
jalannya rapat disebut dengan notula. Notula rapat yang profesional sangat

7
Asraf, dkk., Buku Ajar Komunikasi Bisnis (Jakarta: Media Sains Indonesia, 2023), 136.
 diperlukan untuk mengetahui hasil rapat terdahulu dan juga bagi peserta
rapat yang tidak dapat hadir. Notula rapat didistribusikan kepada peserta
setelah rapat selesai.
3. Tahapan Penutupan
Setelah melewati tahapan pembahasan, maka rapat pada akhirnya harus
ditutup. Pada tahapan penutupan pemimpin rapat menyampaikan ringkasan
hasil yang telah dicapai. Apabila dalam rapat tersebut tidak dicapai tujuan
rapat yang diharapkan, pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus atau
mengadakan pertemuan kembali. Setelah tidak ada masukan atau sanggahan
maka jalannya rapat dapat ditutup. Hasil rapat berupa notula didistribusikan
kepada peserta rapat.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Rapat mencerminkan esensi dari organisasi. Rapat menyingkap kondisi dari

orang-orang yang terlibat dalam organisasi tersebut. Rapat yang dikelola dan
dipimpin dengan baik akan mencerminkan efektifitas suatu organisasi. Rapat
merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk mendapatkan
saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan
kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada
pemimpin. Dari pihak bawahan rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap
muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya. Demi keberlangsungan
suatu organisasi, rapat harus selalu diagendakan dalam membahas setiap kebijakan
atau permasalahan.

B. Saran

Dalam penulisan makalah ini, kami menyadari bahwa penyusunan makalah

ini tidak luput dari keslaahan dan kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang
membangun akan senantiasa membuat penyusunan nanti dalam uaya evaluasi.
Kami berharap, bahwa dibalik ketidak sempurnaannya penulisan dan penyusunan
makalah ini adalah ditemukannya sesuatu yang bermanfaat.
 DAFTAR PUSTAKA

Asraf, dkk. Buku Ajar Komunikasi Bisnis. Jakarta: Media Sains Indonesia, 2023.

Badrianto, Yuan., dkk. Komunikasi Bisnis. Bandung: CV MEDIA SAINS

INDONESIA, 2022.

Hermawan, Nando dan Khoden Brottan Sitorus. Rapat Bisnis. Makalah.

Universitas Negeri Medan, 2021.

Jumiyati dan Yunidyawati Adina. RAPAT: Komunikasi Bisnis yang Efektif.

JURNAL AKRAB JUARA, 2021.

Rosalin, Sovia., dkk. KOMUNIKASI BISNIS; Pendekatan Praktis. Malang: UB

PRES, 2020.

Sholikhah, Zahrotush dan Mega Murti Andhini. KOMUNIKASI BISNIS. Jakarta:

PT Pustaka Lima Jari, 2023.

Yusuf, Muhammad., dkk. KOMUNIKASI BISNIS. Medan: CV Manhaji Medan,

2019.