Kelompok 9 :

Rahadian Bayu Himawan (F0220111)

Selma Afiati Alya (F0220129)

BAB 18

RAPAT BISNIS

A. Pengertian Rapat Bisnis

Rapat bisnis merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat,
baik di luar atau di dalam kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis. penyelanggaraan tempat rapat biasanya didasarkan pada urgensi atau
tingkat kepentingannya, jumlah peserta rapat, dan dana pendukungnya.
Rapat yang diselenggarakan di dalam kantor biasanya membahas hal-hal yang
bersifat rutin, seperti membahas perkembangan penjualan, pendistribusian produk,
persiapan mengenai kebutuhan bahan baku produksi. Namun, apabila rapat
diselenggarakan oleh pimpinan perusahan menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan
bersifat strategis serta anggota rapat cukup banyak, rapat bisnis dapat dilakukan di luar
perusahaan. Hal-hal yang sifatnya khusus dan strategis misalnua adalah perusahaan
sedang menyeiapkan visi misi baru, melakukan ekspansi bisnis, merencanakan akuisisi
terhadap perusahaan lain, dan penjajakan kerja sama dengan perusahaan lain.
B. Perbedaan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis
Pembeda antara rapat bisnis dengan rapat nonbisnis terdapat dalam orientasi
penyelanggaraan rapat. Rapat bisnis berorientasi pada bisnis dengan tujuan akhirnya ialah
memperoleh laba. Rapat nonbisnis berorientasi pada hal-hal dilain bisnis, misalnya untuk
tujuan sosial kemasyarakatan dan peningkatan pelayanaan kesehatan.
C. Tujuan rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building
Communication Skills, rapat biasanya memiliki enam tujuan, anatara lain:
1. Berbagi informasi
2. Ppenjajakan ide
3. Evaluasi ide
4. Pengambilan keputusan
 5. Membuat dokumen
6. Memotivasi peserta

Dalam konteks bisnis, rapat tidak harus mencakup keenam tujuan tersebut. rapat
bisnis dapat saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan sesuatu kepada peserta,
yang ddikuti dengan sesi tanya jawab. Di samping itu, rapat bisnis juga dimaksudkan
untuk menghasilkan sebuah dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat
bagi penyusunan strategi perusahaan kedepannya.

D. Jenis-jenis rapat
1. Pengarahaan (Briefing)
Dalam briefings pimpinan rapat cenderung hanya memberikan arahan atau
menyampaikan informasi kepada karyawan untuk melakukan atau menyelesaikan
tugas tertentu. Selain itu, beriefings juga dimaksudkan untuk mengingatkan
kembali karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam
menjada serta mengembangkan perusahaan ke depan.
2. Rapat konsultasi
Rapat konsultasi dimaksukan untuk membantu peserta rapat dalm
mengatasi permasalhan yang terjadi dalam sebuah perusahaan. di samping itu,
rapat ini juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan, atau pandangan
dari para peserta rapat.
3. Rapat komite (Committee Meeting)
Rapat komite merupakan pertemuan sekelompok orang yanh memiliki
latar belakang profesi yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah
tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak. Karena peserta rapat terdiri dari
berbagai profesi, terkadang dalam rapat terjadi perdebatan yang berkepanjangan
tanpa hasil, sehingga pengambilan keputusan dilakukan melalui voting.
4. Rapat dewan (Council Meeting)
Rapat dewan merupakan rapat yang dihadiri oleh sekelompok orang
dengan minat yang berbeda-nbeda untuk memutuskan masalah tertentu dengan
cara mencari consensus diantara mereka.
5. Negosisasi (Negotiation)
 Rapat negosisasi diharapkan untuk memperolej kesepakatan dengan cara-
cara yang saling menguntungkan semua pihak.
6. Rapat informasional (informational meeting)
Rapat ini merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para
peserta rapat bisnis. informasi tersebut dapat berupa informasi yang bersifat
umum dan rutin dan informasi khusus yang bersifat strategis.
Contoh informasi umum adalah disiplin kerja dan tata cara pelayanan
umum. Sedangkan rencana startegis contohnya adalah rencana akuisisi, ekspansi
perusahaan, dan pengembangan produk baru.
7. Rapat motivasional (motivational meeting)
Rapat ini bertujuan untuk memotivasi para peserta rapat.
8. Rapat partisipatif (participatory meeting)
Dalam rapat ini, partisipasi para peserta sangat diharapkan untuk
efektivitas dan keberhasilan rapat bisnis tersebut.
E. Perencanaan Rapat Bisnis
Untuk menghasilkan keputusan yang baik dan pelaksanaan rapat dapat berjalan
dengan baik diperlukan perencanaan rapat yang baik. Ada beberapa ciri tentang
bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:
1. Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai
2. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat
3. Cantumkan siapa saja yang hadir
4. Daftar topik yang akan dibahas
5. Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas
6. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai
7. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis
selambatlambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik,
khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara bisnis antar lain:
1. Undangan
 Undangan rapat sebaiknya diedarjan bebrapa hari sebelum
penyelenggaraan rapat.
2. Waktu dan tempat
Waktu dan tempat rapat harus dipastika terlebih dahulu sebelum undangan
diedarkan ke seluruh peserta rapat.
3. Berapa lama waktu rapat bisnis
Lama waktu bisnis merujuk pada jam dimuali dan berakhirnya rapat
bisnis.
4. Pembawa acara
MC diperlukan untuk memandu acara rapat bisnis agar berjalan dengan
lancar.
5. Ketua panitia penyelenggara
Ketua panitia akan meberikan laporan mengenai pelaksanaan rapat.
6. Jumlah peserta
Jumlah peserta yang diundang oerlu diperhatikan karena berkaitan erat
dengan jumlah kursi yang disiapkan.
7. Peserta yang diundang
Perlu diperhatikan mengenai nama peserta dan jabatan fungsional peserta
dalam perusahaan.
8. Orang yang membuka dan menutup rapat bisnis
Umumnya merupakan pimpinanan tertinggi perusahaan, departemen, atau
divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara
resmi agenda rapat.
9. Narasumber
Narasumber atau presenter dalam rapat ditentukan oileh manajemen
internal perusahaan.mereka yang ditunjuk sebagai narasumbermerupakan para
ahli dibidangnya.
10. Alokasi waktu untuk narasumber
Alokasi waktu tersebut mencakup berapa lama narasumber akan
menyampaikan materinya dan berapa lama sesi tanya jawab akan
berlangsung.
 11. Waktu istirahat
Waktu istirahat diperlukan untuk penyegaran kembali energi peserta.
12. Presensi peserta
Petugas presensi sebaiknya datang lebih awal dan telah mempersiapkan
daftar peserta dengan benar.
13. Akomodasi
Akomodasi mencakup kesiaoan penginapan dan konsumsi bagi lara
peserta rapat.
14. Sound system
Panitia harus memastikan semua komponen sound system berfungsi
dengan baik, memperhatikan tata suara dalam ruangan berjalan dengan baik
dan tidak ada gema.
15. Komputer portable, LCD projector dan flip camera
Ketersediaan media presentasi akan memudahkan narasumber dalam
mempresentasikan materi yang telah disiapkan.
16. Fasilitas pendukung lainnya
Ketersediaan kamar mandi dan mussolah akan membantu kebutuhan para
peserta rapat karena biasanya rapat berlangsung untuk waktu yang panjang.

F. Pelaksanaan Rapat Bisnis

Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan
untuk penyelenggaraan rapat bisnis, anatar lain:
1. Gaya persegi empat (Boardroom style)
Digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah pserta bisnis yang terbatas.
Susunan tempat duduk berbentuk persegi sesuai untuk rapat yang berfokus pada
pemecahan masalah tertentu dalam suatu perusahaan.
2. Bentuk huruf “U” (U shape style)
Susunan tempat duduk ini lebih sesuai digunakan ketika peserta rapat
lebih banyak daripada persegi empat. alat video visual dapat digunakan
didepan. Susunan tempat duduk ini memungkinkan narasumber untuk lebih
 leluasa untuk melakukan pendekatan attap muka dengan setiap peserta yang
hadir.
3. Gaya ruang kelas (Calssroom style)
Digunakan ketika peserta bisnis mencapai ratusan. Dalam hal ini,
penempatan sound system dan pemanfaatan audio visual sebagai media presentasi
sangatalah penting
4. Gaya melingkar (Circular style)
Susunan tempat duduk ini memberikan peluang interaksi anatara
narasumber dengan peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang lebih
sedikit. Susunan ini lebih tepat ketika digunakan untuk brainstorming.
5. Gaya Chevron (Chevron style)
Susunana ini kaan memberikan keleluasan bagi audiens untuk dapat lebih
memusatkan perhatian kepada pembicara yag ada di depan. Susunan ini akan
membentuk huruf V.
6. Gaya modifikasi (modified style)
Gaya ini mirip dengan gaya chevron, bedanya gaya ini menempatkan baris
tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sebelah kanan.
7. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)
Gaya ini memberikan keleluasan bagi pembicara muntuk dapat
berinteraksi dengan audiensinya lebih dekat.
8. Gaya kelompok (Cluster style)
Layout ini disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil di mana
audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.
 BAB 19

PENULISAN LAPORAN BISNIS

A. Pengertian Laporan Bisnis

Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta
menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. Suatu
laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya. Laporan tertulis biasanya
mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.

B. Jenis-jenis laporan bisnis

Laporan bisnis dapat dikelompokkan dalam jenis-jenis sebagai berikut:

1) Laporan menurut fungsinya

Jenis laporan ini terdiri dari laporan informasional (laporan yang bersifat memberi informasi,
menyajikan fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi)
dan laporan analitis (laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya,
kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi). Contoh dari laporan jenis ini adalah
laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal dan sebagainnya.

2) Laporan menurut subjeknya

Laporan menurut subjeknya adalah laporan berdasarkan menurut departemen atau unit
tempat laporan itu diperoleh. Contoh dari laporan jenis ini adalah laporan akuntansi, laporan
personalia, laporan produksi dan sebagainya.

3) Laporan menurut Formalitasnya

Laporan jenis ini terdiri dari laporan formal (laporan panjang) dan laporan non formal
(laporan singkat). Laporan formal pada umumnya lebih dari 10 halaman dan laporan non formal
pada umumnya kurang dari 10 halaman.

4) Laporan menurut Keasliannya

 Laporan jenis ini terdiri dari laporan otoritas (laporan yang di buat atas dasar permintaan atau
kuasa dari orang lain), laporan sukarela (laporan yang di susun atas inisiatif dari pembuat laporan
itu sendiri), laporan swasta (laporan yang di buat oleh organisasi atau perusahaan swasta), dan
laporan publik (laporan yang di susun oleh lembaga / organisasi pemerintah atau lembaga yang
di biayai oleh negara).

5) Laporan menurut frekuensinya

Laporan jenis ini terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus. Laporan berkala yaitu
laporan yang di susun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contohnya
adalah laporan penjualan harian. Sedangkan laporan khusus yaitu laporan atas suatu kejadian
yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

6) Laporan menurut jenisnya

Laporan jenis ini terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk
cetakan dan laporan panjang (formal).

7) Laporan menurut kegiatan projek

Laporan ini terdiri dari laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

8) Laporan menurut pelaksanaan

Yang termasuk laporan jenis ini adalah agenda (suatu dokumen yang di tulis sebelum suatu
pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan di
bahas dalam pertemuan), resolusi (merupakan laporan singkat secara formal berisi pengumuman
hasil konsensus dalam suatu pertemuan), notulen (laporan resmi dalam suatu pertemuan yang
telah berlangsung yang mencangkup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan), dan laporan
pertemuan (merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil
pertemuan atau konferensi penting).

C. Bagian Bagian Pokok Laporan Bisnis

Laporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu
dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disajikan. Tujuan
pengembangan laporan untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah
dipahami.

Berikut adalah bagian pokok Laporan Bisnis

1) Pendahuluan

Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:

 Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan

 Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di
bahas.
 Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan
bisnis disampaikan.
 Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis
 Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
 Metodologi : metode pengumpulan informasi sumber-sumber; sumber dalam pelaporan
bisnis baik lisan maupun tertulis.
 Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
 Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
 Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber  yang tersedia
 Rekomendasi

Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua
paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat
sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.

2) Teks/isi

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat
dimengerti.

3) Penutup
 Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

D. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

Bentuk penyusunan laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan
mempengaruhi pembaca .
1. Cara menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada dua cara yang digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis, yaitu cara
deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung).
a. Cara deduktif
Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunkan cara
deduktif karena memberikan kepada pembacanya suatu gambaran yang cepat sebelum
mereka mengetahui secara lebih rinci. Secara umum, anda dapat menggunkan cara
deduktif jika pembaca anda memiliki karakterisitik sebagai berikut.
1) Esekutif yang sibuk.
2) Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
3) Ingin mengetahui good news atau informasi netral.
4) Ingin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal lapran.
5) Ingin mengetahui pandangan menulis dengan segera.
6) Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif.
b. Cara induktif
Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide pokok, kesimpulan atau
rekomendasi dikemukakan. Dan menyajikan fakta-fakta seta bahan-bahan pendukung
lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi.
Dapat menggunakan cara induktif jika pembaca anda memiliki kaarkaterisitik sebagai
berikut.
1) Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya.
2) Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan ( bad news).
3) Mungkin merasa kesimpulannya tidak bisa dan dapat menerimannya.
 4) Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja.
5) Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif.

2. Cara menyusun isi Teks Laporan Bisnis

Salah atu tugas paling rumit dalam mebuat laporan bisnis adalah memutuskan cara
terbaik untuk menyusun fakta –fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan bisnis.
Dapat mengembangkan tek dengan cara-cara berikut.
a. Membuat Topik-topik atau kriteria
Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus
membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama adalah
bagiamana menetukan kriteria paling penting.
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
Pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan
aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan, atau tahun, jam, dan musim akan
sesuai dengan pokok pembahsan.
c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Bermafaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik,
pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara
geografis ke berbagia penjuru dunia.
d. Menjelaskan suatu Proses Prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis Metode ini
menelusiuri tahpan-tahapan, katakanlah suatu tahap kebijakan-kebijakan, operasi mesiin ,
tahapan prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet
Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide , kejadian-kejadian atau topik yang paling
penting, selanjutnya baru yang kurang penting, atau tidak penting.
f. Menyusun urutan Tingkat Formalitas
Cara menjadikan hal-hal yang paling sederhana atau familiar kemudian meningkat ke
yang lebih kompleks atau yang kurang familier. Hal ini disebabkan oleh adanya kecendrungan.
Anda akan lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya dari pada yang
tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan
 Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin bahwa pembaca sangat tertarik terhadap
sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika, misalnya, anda melaporkan
seorang ahli yang berpidato di gedung pertemuan pada perusahaan anda dan anda diminta untuk
hadir.
h. Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan cara
pemecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang
bersifat persuasif.