MODUL PERKULIAHAN

Komunikasi
Bisnis

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

14
Ekonomi dan Bisnis Manajemen F041700011 Fathihani, SE,MM
3A5315ML

Materi Kompetensi
Rapat Bisnis Mahasiswa dapat mengerti tentang Rapat
Bisnis
Pengertian Rapat Bisnis

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu.
Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan
dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu. Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis
biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang
diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan,
menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan
baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-
hal yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup banyak,
biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di hotel. Dengan kata lain, pemilihan tempat
penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam atau diluar perusahaan
dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan
ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis.

Apa yang membedakan antara Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis (nonbusiness
meeting). Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah
tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu
orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba),
disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler
seremonial.
Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,
peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis
bersifat formal dan tidak formal.

2019 Komunikasi Bisnis

2 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Tujuan Rapat Bisnis

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills

menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:
1. Berbagi informasi
Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya
dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus
diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab.
Contoh: manajer pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat bahwa
perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang
cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya
berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan
yang akan dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk
mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan
pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan
perusahaan pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang
memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu
ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau
malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para
karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam
rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk
mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya

2019 Komunikasi Bisnis

3 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 agar mereka lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan
tersebut.

Jenis-Jenis Rapat Bisnis

Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima
jenis, antara lain:

1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting).
Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau
memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk
melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu briefing juga
dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan
tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan.
Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada
perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic (misalnya,
setiap hari senin jam 08:00 hingga jam 09:00 atau setiap hari mulai jam 08:00 hingga
jam 09:00). Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing
yang bersifat incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing
sesuaidengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu sekali, dua
kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Atau bisa diartikan
briefing yang dilakukan secara incidental tersebut waktu nya tidak dapat dipastikan
atau tidak menentu.
2. Rapat konsultasi (advisory meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu
proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau
masukan dari pihak lain.
3. Rapat komite (commite meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki
latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu
masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada
dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta

2019 Komunikasi Bisnis

4 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak
mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau
perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang
terptenting dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara
terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima keputusan
bersama tersebut.
4. Rapat dewan (council meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara
mencari consensus bersama diantara mereka. Mengingat bahwa diantara peserta yang
ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin
berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang dan berliku
menuju sebuah keputusan consensus bersama.
5. Negosiasi (negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat
dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah dan
besar.Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi proses
negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat
sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-
beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik
temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak.

Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective

Meetings”, rapat dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:
1. Rapat informasional (informational meeting)
Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para
peserta rapat bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan
sebuah informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan dengan jelas, ringkas,
menarik dan tidak bertele-tele.Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat
bisnis tersebut dapat berupa: 1. informasi umum yang bersifat rutin, misalnya:
informasi tentang diseiplin kerja, tata cara pelayanan umum, dan persiapan
kebutuhan alat tulis kiantor (ATK) dan 2. informasi khusus yang bersifat strategic,
misalnya: informasi tentang pengembangan produk baru, rencana akusisi

2019 Komunikasi Bisnis

5 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 perusahaan lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan
misi perusahaan.
2. Rapat motivasional (motivational meeting)
Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih
disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu.
Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran
memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat,
mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan
keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat partisipatif (participatory meeting)
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu
bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan
dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat memahami cara berfikir orang
lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat bisnis yang lain.

Syarat-syarat Rapat Bisnis

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat
yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang
harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang
baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut,
yaitu:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,   perusahaan,
instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah
yang dibahas.

2019 Komunikasi Bisnis

6 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui
syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

1. Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat.
Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
 Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
 Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
 Penentuan tempat.
 Akomodasi.
 Konsumsi.
 Media/peralatan.

2. Pelaksanaan rapat.
 Suasana rapat berlangsung terbuka.
 Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
 Adanya kendali dari ketua rapat
 Hindarkan debat kusir.
 Bahasa harus komunikatif.
 Hindarkan monopoli ketika berbicara.
 Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
 Adanya notulen.
 Acara rapat.
 Media rapat.
 Waktu.

Perencanaan Rapat Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan
dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu
akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki.

2019 Komunikasi Bisnis

7 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan
agenda rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir (selesai).

Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara
lain:
 Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
 Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
 Cantumkan siapa saja yang hadir.
 Daftar topic yang akan dibahas.
 Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.
 Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
 Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya
seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi
anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:
1. Undangan.
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum rapat
bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-
bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaiyan rapat
bisnis secara mendadak ,misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis tanpa
dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
2. Waktu dan tempat.
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan keseluruh peserta rapat. Dalam hal ini waktu menunjukan
tanggal, bulan, tahun dan jam berapa rapat bisnis dilaksanakan. Sedangkan mengenai
tanggal pelaksanaan nya rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan terinci.
Misalnya; tempat pelaksanaan rapat bisnis diruang arjuna wiwaha, lantai 2 hotel
permata indah, jalan kusuma bangsa no. 223 telp. (0271)123456 Sukarta 57126.
3. Berapa lama waktu rapat bisnis.
Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan
waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya

2019 Komunikasi Bisnis

8 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan
jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08:00 hingga jam 16:00.
4. Pembawa acara.
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda
rapat bisnis.
5. Ketua panitia penyelenggaraan.
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta dan bidang fungsional
(misalnya; departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia dan
teknologi informasi).
6. Jumlah peserta.
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang
harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila
harus menginap dihotel), dan konsumsi yang harus disediakan bagi para peserta rapat
bisnis.
7. Peserta yang diundang.
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian dalam
dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan jabatan
fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya: Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan
fungsionalnya sebagai manajer pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho
Amirudin sebagai manajer produksidari dalam perusahaan.
8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi
fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda rapat
bisnis, namun dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup
suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung
pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
9. Narasumber.
Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis
sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah nara
sumbernya berasal dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Siapa saja yang

2019 Komunikasi Bisnis

9 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 diminta menjadi nara sumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnsi
tentunya adalah para professional atau para ahli dibidannya.
10. Alokasi waktu untuk narasumber.
Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan
jelas berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi
Tanya jawab.
11. Waktu istirahat.
Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk
beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat
diperlukan bagi para peserta untuk menyegarkan kembali energy yang terkuras selama
berjam-jam disalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang sear diharapkan dapat membantu
memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan kedepan.
12. Presensi peserta.
Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah
selayaknya dating lebih awal disbanding dengan peserta rapat bisnis. Dalam hal ini
tetugas presensi sudah menyiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah
maupun penulisan nama nya.
13. Akomodasi.
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup
kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.
14. Sound system.
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound system
berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi
narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Patikan tata suara dalam ruangan
berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedbackatau gema.
15. Computer portable, LCD projector dan flip charts.
Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer portable
(laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat bisnis sudah
menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.
16. Fasilitas pendukung lain nya.
Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan tempat
bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola. Hal ini karna kegiatan

2019 Komunikasi Bisnis

10 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 rapat bisnis berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas kamar kecil dan
musholah akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.

Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah
berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan lancar dan
efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu:

1. Panitia Penyelenggara (Organizer)

 Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis.
 Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal.
 Melakukan registrasi peserta.
 Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun.
 Pembawa acara dapatmemulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.
 Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.
 Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi)
 tersedia cukup dan dalam kondisi siap digunakan dengan baik.
 Moderator siap memandu rapat bisnis.
 Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.
 Siapkan dokumentasi audio-visual.
 Dokumentasi hasil rapat bisnis.

2. Narasumber (presenter)
 Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.
 Perkenalan identitas diri.
 Siap melakukan presentasi.
 Manfaatkan media audio-visual.
 Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta
 Penampilannya menarik dan menyenangkan.

3. Peserta (participants)

2019 Komunikasi Bisnis

11 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
  Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.
 Berpakaian rapih dan sopan.
 Mamakai kartu identitas peserta.
 Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
 Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
 Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat berlangsung.
 Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.
 Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju.
 Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat
bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan
interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa
peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara
lain:

1. Gaya persegi empat (Boardroom style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas.
2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan
untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.
3. Gaya ruang kelas (classroom style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas(classroom style) dapat digunakan
untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa
mencapai ratusan orang.
4. Gaya melingkar (circular style)
Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan
peluar interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative
sedikit.

2019 Komunikasi Bisnis

12 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Tipe-Tipe Pemimpin dan Peserta Rapat.

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin & peserta sangatlah penting untuk sebuah rapat.
Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin & peserta rapat. adapun
tipe-tipe pemimpin rapat :

1. Tipe otoriter
Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa
saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang
memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat
dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan
bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan
rapat tersebut.

2. Tipe demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik
dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi
petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil
oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.

3. Tipe laizess-faire
Pemimpin laizess-faire   adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif
dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak
punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin
oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan
rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.

Adapun tipe-tipe peserta rapat :

1. Tipe Pemberi Informasi

2019 Komunikasi Bisnis

13 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan
yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering
dijuluki kamus berjalan.

2. Tipe Pemberi Semangat

Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang
tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani. 

3. Tipe Inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat menemui kemacetan
karena kurangnya atau tidak adanya data – data yang jelas untuk menyelesaikan masalah
yang dibahas. 

4. Tipe Pemersatu

Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu   biasanya memiliki sifat penuh

pengertian, sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar. 

5. Tipe Penyerang

Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga
memancing timbulnya pedebatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam
kelompok. 

6. Tipe Perantar

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau
menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. 

7. Tipe Pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan
informasi – informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya.

2019 Komunikasi Bisnis

14 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Courtland L, Bovee/John V.Thill, Komunikasi Bisnis, Edisi Kedelapan, 2008
Djoko Purwanto, Komunikasi Bisinis,Edisi Keempat 2011
Drs.Moh Wahid,MBA, Komunikasi Bisnis, Edisi Pertama, 2011
Merry Elen Guffey, Business Comunications, Edisi Keempat 2006

2019 Komunikasi Bisnis

15 Fathihani, SE,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id