MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS
TATA CARA RAPAT BISNIS

Dosen Pengampu: Dra. Rini Nugraheni, M.M.

Disusun oleh :

Kelompok 11

Akmal Farouq 12010120140141

Alivia Renta Aviliani 12010120140182

Atikah Salsabila 12010120140357

Ghiffari Bimantoro Putra 12010120130273

Mohamad Ibnu Sholeh 12010120140200

Saffana Sajjadiya 12010120140351

Tania Iga Puspita Q 12010120140225

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat dan karunia-NYA kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Tata Cara Rapat
Bisnis” secara baik dan lancar. Makalah ini kami susun dengan tujuan untuk memenuhi tugas
mata kuliah Komunikasi Bisnis. Melalui makalah ini, kami berharap dapat menambah dan
memperkaya wawasan serta ilmu pengetahuan kita semua.
Kami senantiasa menyadari bahwa makalah ini masih memiliki banyak kekurangan
atau kesalahan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang dapat
memperbaiki dan meningkatkan kualitas makalah ini. Kami juga mengharapkan pembaca
dapat mengambil manfaat yang ada pada makalah ini.
Akhir kata, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
proses pembuatan makalah ini sehingga dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Kami juga
mengucapkan kepada Dosen Pengampu Ibu Rini Nugraehi yang telah memberikan ilmu serta
membimbing kami. Demikan yang dapat kami sampaikan, semoga Tuhan Yang Maha Esa
selalu meridhoi kita semua, Aamiin.

Semarang, 2 September 2021

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................ i

DAFTAR ISI..................................................................................................................................... ii
BAB I ............................................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang....................................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah.................................................................................................................. 1
C. Tujuan ................................................................................................................................... 1
BAB II .............................................................................................................................................. 2
A. Pengertian Rapat Bisnis ......................................................................................................... 2
B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-bisnis .................................................................. 2
C. Tujuan dari Sebuah Rapat ...................................................................................................... 2
D. Jenis-jenis Rapat .................................................................................................................... 3
E. Langkah Perencanaan Rapat Bisnis ........................................................................................ 4
F. Langkah Pelaksanaan Rapat Bisnis ........................................................................................ 7
G. Langkah-langkah Tindak Lanjut ............................................................................................. 9
BAB III ........................................................................................................................................... 10
A. Kesimpulan............................................................................................................................ 10
B. Saran...................................................................................................................................... 10
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................................... 11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yang berada di dalam satu
wadah yang sama dan memiliki satu tujuan. Dalam menentukan tujuan itu di perlukan
suatu diskusi yang mana contoh dalam berdiskusi adalah melalui rapat atau pertemuan
kelompok. Rapat merupakan salah satu cara untuk mencapai kesepakatan bersama,
Pada umumnya rapat menjadi salah satu media komunikasi dan koordinasi yang
digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis untuk membahas atau
mendiskusikan suatu topik tertentu, tetapi Dalam praktiknya rapat seringkali berjalan
tidak efektif bahkan terkesan membuang-buang waktu dan berjalan tanpa tujuan yang
jelas.
Sehingga dalam penyelenggaraan rapat ini diperlukannya pengelolaan rapat
yang efektif agar dapat menghasilkan hasil rapat yang baik, seperti perencanaan yang
matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci dan Saat rapat terakhir,
setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya. Oleh karena itu, dalam makalah ini,
kami akan membahas tentang apa itu rapat bisnis serta berbagai hal yang berkaitan
dengan bagaimana melakukan sebuah rapat secara efektif

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu pengertian rapat bisnis?
2. Apa perbedaan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis?
3. Apa tujuan diadakannya rapat?
4. Apa saja jenis-jenis rapat?
5. Bagaimana langkah-langkah perencanaan rapat bisnis yang efektif?
6. Bagaimana langkah-langah pelaksanaan rapat bisnis yang efektif
7. Bagaimana langkah-langkah tindak lanjut rapat agar efektif?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian rapat
2. Untuk mengetahui perbedaan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis
3. Untuk mengetahui tujuan diadakannya suatu rapat
4. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat
5. Untuk mengetahui langkah-langkah perencanaan rapat bisnis yang efektif
6. Untuk mengetahui langkah-langkah pelaksanaan rapat bisnis yang efektif
7. Untuk mengetahui langkah-langkah tindak lanjut rapat bisnis agar efektif

1
 BAB II
PEMBAHASAN

Teori komunikasi yang berkaitan dengan tata cara rapat

A. Pengertian Rapat Bisnis

Rapat merupakan pertemuan atau perkumpulan minimal dua orang atau lebih untuk
membahas sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis didefinisikan sebagai bentuk pertemuan
dua orang atau lebih disuatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.

Dalam dunia praktis, rapat bisnis diselenggarakan di dalam maupun di luar kantor
perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan umumnya membahas
hal-hal yang sifatnya rutin. Namun, jika pertemuan yang diselenggarakan menyangkut hal-
hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya banyak, rapat bisnis
dapat diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya di hotel. Dengan kata lain, pemilihan
tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam dan di luar perusahaan dapat
dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah peserta, dan faktor
dana pendukungnya.

B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-bisnis

Faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau
orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Tentu saja rapat bisnis bertujuan dan
berorientasi pada bisnis, Tujuan akhir dalam sebuah bisnis adalah bagaimana suatu
perusahaan memperoleh keuntungan. Di samping itu, rapat bisnis umumnya bersifat resmi
atau formal dan cenderung protocol seremonial.

Sementara itu, rapat non-bisnis berorientasi bukan pada bisnis, misalnya untuk tujuan
sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari
formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal dan tidak formal. Rapat nonbisnis
yang dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat yang formal, sedangkan rapat
nonbisnis yang dilakukan warga masyarakat untuk membahas kebersihan dan peduli
lingkungan cenderung tidak formal. Rapat yang mereka lakukan juga jauh dari kesan
seremonial, yang terpenting adalah kerukunanm keakraban dan kebersamaan

C. Tujuan dari Sebuah Rapat

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills
menyatakan bahwa sebuah rapat umumnya mempunyai enam tujuan, yaitu :
a. Berbagi informasi, rapat menjadi media penyebaran informasi secara langsung
b. Penjajakan ide/gagasan, rapat mengumpulkan berbagai ide/gagasan yang
dikemukakan oleh peserta
c. Evaluasi ide/gagasan, dalam rapat dapat menghasilkan keputusan yang tepat dan
mengevaluasi kesalahan dari ide/gagasan yang dikemukakan

2
 d. Pengambilan keputusan, dalam rapat dapat menentukan keputusan yang diambil
berdasarkan suara peserta yang telah disepakati
e. Membuat dokumen, dokumen dibuat sebelum ide/gagasan dijalankan
f. Memotivasi peserta rapat, untuk memberikan motivasi peserta agar meningkatkan
kinerja kerjanya

D. Jenis-jenis Rapat

Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam

lima jenis, yaitu Pengarahan (Briefing), Rapat Konsultasi (Advisory Meeting), Rapat Komite
(Comitte Meeting), Rapat Dewan (Council Meeting), Negosiasi (Negotiation) :

a. Pengarahan (Briefing)
Briefing/direct/instruct meeting yang disebut juga pengarahan. Dalam briefing
pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan
perintah kepada karyawan untuk melakukan tugas tertentu. Pelaksanaan
briefing di suatu perusahaan dapat bervariasi. Ada perusahaan yang melakukan
secara rutin dan periodic, ada juga perusahaan yang menyelenggarakannya
ketika bersifat incidental. Oleh karena itu, briefing dilakukan sesuai dengan
kebutuhan dan waktu yang tidak dapat dipastikan

b. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)

Rapat konsultasi disebut juga rapat berbagi informasi (sharing information)
kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam
mengatasi masalah yang terjadi di perusahaan dan rapat konsultasi juga
diselenggarakan untuk mendengarkan ide, gagasan, pandang, keluhan maupun
masukan dari pihak lain

c. Rapat Komite (Committee Meeting)

Rapat komite merupakan pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah
berdasarkan keputusan terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini
memiliki otoritas, kompromi, resolusi, tidak heran apabila dalam proses
pengambilan keputusan terjadi perdebatan berkepanjangan tanpa hasil.
Kemudian akan diambil keputusan melalui suara terbanyak (voting)

d. Rapat Dewan (Council Meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan
latar belakang minat yg berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu
dengan cara mencari konsensus bersama di antara mereka. Pengambilan
keputusan selalu diupayakan dengan berbagai cara melalui konsensus atau
kesepakatan bersama dan menghindari pengambilan keputusan melalui voting.

3
 e. Negosiasi (Negotiation)
Dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan,
maksud, dan tujuan yang berbeda. Melalui proses negosiasi di antara mereka
diharapkan diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan yang menguntungkan
kedua belah pihak. Kata kuncinya adalah bahwa masing-masing yang terlibat
dalam negosiasi dapat saling menerima dan memberi.

Menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meetings, rapat dapat
dikelompokkan dalam tiga jenis, yaitu Rapat Informasional (Informational Meeting),
Rapat Motivasional (Motivational Meeting), Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)

f. Rapat Informasional (Informational Meeting)

Rapat Informasional merupakan rapat yang dimaksudkan untuk menyampaikan
informasi tertentu. Dalam hal ini, cara menyampaikan informasi yang baik
harus diperhatikan. Contohnya yaitu menyampaikan dengan jelas, ringkas,
menarik, dan tidak bertele-tele.
Informasi yang diberikan dapat berupa informasi umum yang bersifat rutin dan
informasi khusus yang bersifat strategik. Informasi umum yaitu tentang disiplin
kerja, tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kantor.
Informasi khusus yaitu informasi tentang pengembangan produk baru, rencana
akuisisi, ekspansi, serta perubahan visi misi

g. Rapat Motivasional (Motivational Meeting)

Rapat Motivasional dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat agar
lebih bersemangat dalam meningkatkan kualitas bekerja.

h. Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)

Rapat Partisipatif merupakan suatu rapat yang bertujuan untuk meningkatkan
tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Partisipasi peserta rapat bisnis diharapkan
demi efektivitas dan keberhasilan rapat. Salah satu bentuk partisipasi peserta
rapat bisnis adalah kemampuan mendengarkan dengan baik, penuh perhatian
dan tidak menyela pembicaraan peserta yang lain.

E. Langkah Perencanaan Rapat Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan

pelaksanaanya berjalan dengan baik,diperlukan perencanaan sebaik-
baiknya.Perencanaan yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian
tujuan yang dikehendaki.Pencapaian tujuan rapat bisnis yang efektif sangat ditentukan
oleh sejauh mana persiapan yang telah dilakukan. Untuk memberikan arahan selama
rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai awal

4
 hingga akhir (selesai).Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat
bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda mapat hisnis yang baik,
antara lain:

 Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

 Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
 Cantumkan siapa saja yang hadir.
 Daftar topik yang akan dibahas.
 Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
 Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
 Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya
seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik,
sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis,antara lain:
 Undangan

Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberana hari sebelum rapat
bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-
bahan yang akan dibahas dalam rapar bisnis tersebut. Hindari penyampaian. undangan
rapat bisnis secara mendadak, misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis
tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapar bisnis
tersebut.

 Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat pelaksanaan rapar bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu undangan
diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal.

 Berapa lama waktu rapat bisnis

Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis.Penetapan
waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi
para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh,dalam undangan dicantumkan dengan jelas
bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam 14.00

 Pembawa acara
Adakalanya,pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda
rapat bisnis.
 Ketua panitia penyelenggara

Ketua panitia pada umumnya memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
Misalnya,maksud dan tujuan rapat bisnis,jumlah peserta,dan bidang fungsional.

5
 Jumlah peserta
Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus
disiapkan,bahan bahan rapat bisnis,kamar penginapan yang harus disediakan(bila harus
menginap di hotel),dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis
tersebut.
 Peserta yang Diundang

Peserta rapat bisnis dapat berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam
dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan
fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan
fungsionalnya sebagai manajer pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho
Amiradin sebagai manajer produksi dari dalam perusahaan.

 Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi
fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat
bisnis. Namun, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup
suatu rapar bisnis dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung
pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
 Narasumber
Penunjukkan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat
bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajeman internal perusahaan.
apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang diminta
menjadi narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah
para profesional atau para ahli di bidangnya.
 Alokasi Waktu untuk Narasuinber

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas
berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya
dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.

 Waktu Istirahat
Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat.
sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi
para peserta untuk penyegaran kembali energi yang terkuras selama berjam-jam di
dalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang segar diharapkan dapat membantu
memunculan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan ke depan.

 Presensi Peserta
Petugas yang diberi tugas mergecek presensi (kehadiran) peserta sudah semayaknya
datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis. Dalam hal ini petugas presensi
sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun

6
 penulisan namanya. Di samping itu, bila memungkinkan, setiap peserta bisnis
sudah disiapkan tanda pengenalnya. Apabila ada bahan-bahan tambahan yang
belum sempat disimpaikan kepada peserta, petugas presensi dapat menyiapkannya.

 Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup
kesiapan penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat. Tentu Keterlambatan
atau ketidaksiapan bagian konsumsi dalam menyediakan hidangan dapat mengganggu
kelancaran rapat bisnis. Oleh karena itu, petugas yang bertanggung jawab atas
bidang konsumsi harus menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. jawab
atas bidang konsumsi harus menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di
samping itu, bagian konsumsi juga perlu berkoordinasi dengan panitia pelaksana
untuk memastikan bahwa konsumsi telah tersedia pada saat yang tepat dan sesuai
dengan yang dibutuhkan.

 Sound system
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system
berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa nikrofon bagi
narasumber dan peserta berfungsi Jengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan
berfungsi dengan sangar baik, tidak ada aura feedback atau gema.

 Komputer Portable, LCD Projector, da: Flip Charts

Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan komputer portable
(lapar), LCD projector, dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat bisnis sudah
menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis. Ketersediaan media presentasi pada forum
rapat bisnis tentunya akan mempermudah para narasuinber dalam mempresentasikan
materi yang telah mereka siapkan.
 Fasilitas Pendukung Lainnya

Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat
bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Hal ini karena kegiatan
rapat bisnis dapat berlangsung cukup lama, sehingga ketersediaan fasilitas kamar
kecil dan musholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis
tersebut.

F. Langkah Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah panitia melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya

adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancar dan efektif.
Efektivitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan
panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber

7
 dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan dan kehadiran serta keaktifan
peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis.
Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan adalah pengaturan posisi
tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interasi yang baik. Menurut
Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk
penyelenggaraan rapat bisnis :

 Gaya persegi empat (Boardroom Style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style)
dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang
relative terbatas, dan dengan jumlah tersebut dimungkinkan interaksi yang lebih
baik antarpeserta.

 Bentuk hutuf “U” (“U” Shape Style)

Susunan tempat duduk ini lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang
lebih banyak daripada bentuk persegi empat, juga memungkinkan narasumber
lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan
setiap peserta yang ada dari berbagai sisi.

 Gaya ruang kelas (Classroom Style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas ini dapat digunakan untuk
rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang
mencapai ratusan orang. Susunan tempat duduk ini memiliki keterbatasan,
diantaranya langkah gerak narasumber yang terbatas dan ia tidak dapat
berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat dikarenakan terhalang oleh
kursi dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.

 Gaya melingkar (Circular Style)

Susunan tempat duduk gaya melingkar memberikan peluang interaksi
antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit.

 Gaya chevron (Chevron Style)

Susunan tempat duduk gaya ini akan membentuk huruf “V”, dan memberikan
keluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus pada
pembicara yang berada di depan.

 Gaya modifikasi (Modified Style)

Secara umum susunan duduk gaya ini masih berbentuk “V”, tetapi gaya ini
menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi
sebelah kanan.

 Gaya setengah melingkar (Semi-Circular Style)

Layout tempat duduk gaya ini memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk
bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Layout ini juga memberikan

8
 ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game
atau permainan di dalam ruangan yang memungkinkan antar-audiens berpindah
tempat duduknya.

 Gaya kelompok (Cluster Style)

Susunan tempat duduk gaya kelompok ini disusun berdasarkan kelompok –
kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara
melingkar.

G. Langkah-langkah Tindak Lanjut

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan

baik. Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang.
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis perlu
menindaklanjuti apapun yang telah dirumuskan selama rapat bisnis tersebut hingga
usai. Tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen
penting hasil rapat bisnis. Selanjutnya, secara formal, pihak-pihak yang
bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis membubuhkan tanda
tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen
penting yang harus ditindaklanjuti kemudian hari.

9
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Rapat merupakan pertemuan atau perkumpulan minimal dua orang atau lebih untuk
membahas sesuatu. Tujuan utama diadakannya rapat yaitu untuk berbagi informasi, ide,
dan gagasan antar peserta rapat. Rapat umumnya terbagi atas dua klasifikasi yang
didasarkan atas orientasi penyelenggaraan rapat tersebut, yaitu rapat bisnis dan rapat
nonbisnis. Langkah perencanaan rapat dilakukan agar pelaksanaan rapat dapat terlaksana
dengan baik dan lancar. Pelaksanaan rapat yang baik tentu akan dapat mempermudah dalam
pencapaian tujuan rapat tersebut. Pelaksanaan rapat juga dapat didokumentasikan untuk
meninjau ulang semua yang telah disampaikan dan dirumuskan selama rapat berlangsung.

B. Saran
Setelah membahas tentang materi diatas, rapat yang baik diperlukan untuk mencapai
komunikasi yang efektif. Rapat menjadi media penyebaran informasi secara langsung yang
akan membantu manajer dan karyawan untuk menciptakan komunikasi dua arah yang lebih
maksimal. Kami menyarankan agar kita semua dapat memahami dengan baik jenis-jenis
rapat dan unsur-unsur di dalamnya. Kita juga sebaiknya mengaplikasikan langkah
perencanaan rapat agar tujuan rapat dapat dicapai dengan mudah. Selain itu, kami
mengharapkan kritik dan saran di dalam penulisan makalah ini di kemudian hari.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Djoko Purwanto. 2019. Komunikasi Bisnis Edisi Lima. Jakarta PT. Erlangga
http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html
https://www.academia.edu/36466079/MAKALAH_KESEKRETARISAN_TENTANG_PELAKS
ANAAN_RAPAT

11