Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami
dapat menyelesaikan ugas makalah dengan tema “ Rapat Bisnis dan Penulisan Laporan Bisnis”
ini tepat ada waktunya.

Kami menyusun makalah ini dengan tujuan untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah
Komunikasi Bisnis. Penulis mengucapkan terimakasih kepada Ibu Dr. Hardiani,S.E,M.M selaku
Dosen Komunikasi Bisnis yang telah memberikan tugas ini sehingga menambah pengetahuan
dan wawasan.

Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Akhir kata, semoga
makalah ini dapat bermanfaat untuk berbagai pihak.

Makassar, 15 April 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................................................... ii

BAB I ...........................................................................................................................................

A. Latar Belakang ................................................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................................................ 1
C. Tujuan .............................................................................................................................. 1
D. Manfaat ............................................................................................................................ 2

BAB 11 ........................................................................................................................................

A. Pengertian Rapat Bisnis ................................................................................................... 3

B. Perbedaan Rapat Bisnis dan Rapat Non Bisnis ................................................................ 3
C. Tujuan Rapat Bisnis ......................................................................................................... 3
D. Jenis – jenis Rapat Bisnis.................................................................................................. 4
E. Perencanaan Rapat Bisnis ................................................................................................ 5
F. Pelaksanaan Rapat Bisnis ................................................................................................. 6
G. Tindak Lanjut Rapat Bisnis .............................................................................................. 8
H. Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis ........................................................................... 8
I. Persiapan Penulisan Laporan Bisnis ................................................................................12
J. Bagian Pokok Laporan Bisnis ..........................................................................................13
K. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis ....................................................................................15

BAB III ........................................................................................................................................

A. Kesimpulan ......................................................................................................................18
B. Saran `...............................................................................................................................18

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada umumnya rapat ( meeting ) menjadi salah satu media komunikasi yang
digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun non bisnis untuk membahas atau
mendiskusikan suatu topik tertentu. Dalam dunia bisnis , banyak pihak – pihak yang
terlibat dan bertanggung jawab dalam terselenggaranya kegiatan bisnis. Dalam
praktiknya rapat sering kali berjalan tidak efektif bahkan terkesan membuang – buang
waktu dan berjalan tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik perlu
dipersiapkan dan dikelola dengan baik, sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan
tujuan yang di kehendaki. Oleh karena itu, dalam makalah ini dibahas berbagai hal yang
berkaitan dengan bagaimana melakukan sebuah rapat bisnis secara efektif dalam dunia
bisnis dan penulisan laporan bisnis.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas yang menjadi pokok
permasalahan dalam makalah ini adalah :
1. Apa itu pengertian rapat bisnis ?
2. Apa tujuan rapat bisnis ?
3. Apa perbedaan rapat bisnis dan rapat non bisnis ?
4. Apa saja jenis – jenis rapat bisnis ?
5. Apa saja perencanaan rapat bisnis ?
6. Bagaimana pelaksanaan rapat bisnis ?
7. Bagaimana tindak lanjut rapat bisnis ?
8. Apa arti dan penggolongan laporan bisnis ?
9. Bagaimana persiapan penulisan laporan bisnis ?
10. Apa saja bagian pokok laporan bisnis ?
11. Apa saja organisasi tubuh laporan bisnis ?

1
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itu rapat bisnis
2. Untuk mengetahui apa perbedaan rapat bisnis dan rapat non bisnis
3. Untuk mengetahui apa tujuan rapat bisnis
4. Untuk mengetahui apa saja jenis-jenis rapat
5. Untuk mengetahui apa saja perencanaan rapat bisnis
6. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan rapat bisnis
7. Untuk mengetahui bagaimna tindak lanjut rapat bisnis
8. Untuk mengetahui apa arti dan pemggolongan laporan bisnis
9. Untuk mengetahui bagaimana persiapan penulisan laporan bisnis
10. Untuk mengetahui apa saja bagian pokok laporan bisnis
11. Untuk mengetahui apa saja organisasi tubuh laporan bisnis

D. Manfaat
Hasil dari penilisan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada semua pihak
untuk menambah pengetahuan dan wawasan. Manfaat lain dari penulisan makalah ini
adalah dengan adanya penulisan makalah ini diharapkan dapat dijadikan acuan belajar,
khususnya bagi para mahasiswa dan umumnya bagi kita semua.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Rapat Bisnis

Rapat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di
suatu tempat, baik di dalam maupun diluar kantor untuk membahas hal – hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Menurut Gary Dessler pengertian rapat bisnis adalah sebuah forum di mana anggota
tim berkumpul untuk membahas masalah dan membuat keputusan yang diarahkan pada
pencapaian tujuan organisasi.
Rapat bisnis merupakan salah satu kegiatan yang umum dilakukan dalam dunia
bisnis. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan umumnya membahas hal
– hal yang bersifat rutin, seperti membahas perkembangan penjualan harian atau
mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah, menyiapkan berbagai
kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan berbagai
kebutuhan alat – alat tulis kantor.

B. Perbedaan Rapat Bisnis dan Rapat Non Bisnis

Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non bisnis adalah
tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu
berorientasi pada bisnis. Berbicara tentang bisnis, tujuan akhirnya adalah bagaimana
suatu perusahaan memperoleh keuntungan ( laba ). Di samping itu, rapat bisnis umumnya
bersifat resmi atau formal.
Sementara rapat non bisnis, orientasi atau tujuan tentunya tidak mengarah pada
persoalan bisnis. Seperti untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan
kesehatan, dan pendidikan. Kedua, dapat bersifat formal atau non formal, pembahasan
yang terjadi dalam rapat cenderung santau, luwes dan mengalir begitu saja.

C. Tujuan Rapat Bisnis

3
 Menurut Locker dalam bukunya Bussines communication : Building Critical Skills
menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain :
1. Berbagi informasi
2. Penjajakan ide/gagasan
3. Evaluasi ide/gagasan
4. Pengambilan Keputusan
5. Membuat dokumen
6. Memotivasi peserta

Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat tidak harus mencakup keenam tujuan
tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan dapat untuk
mrnginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta
rapat,diikuti dengan sessi Tanya jawab.

D. Jenis – Jenis Rapat Bisnis

Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam
lima jenis yaitu :
1. Pengarahan ( breafing )
Breafing sering juga disebut sebagai rapat pengarahan karena dalam breafing
pemimpin rapat cenderung hanya mrnyampaikan informasi atau memberikan arahan,
perintah kepada karyawan suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan
tugas tertentu. Disamping itu breafing juga diaksudkan untuk meningingatkan
kembali kepada para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka
dalam menjaga serta mengembangkan perusahaan ke depan.
2. Rapat Konsultasi ( advisory Meeting )
Rapat ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi kepada pihak lain. Rapat
ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi masalah yang terjadi
di suatu perusahaan. Di samping itu, rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk
mendengarkan ide, gagasan, atau pandangan dari para peserta rapat. Dengan kata lain,
dalam rapat tersebut terjadi suatu proses untuk saling memberi dan menerima ide,
gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.
3. Rapat Komite ( Committee Meeting )

4
 Rapat komite merupakan bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda – beda untuk memutuskan suatu
masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak. Kelompok yang ada dalam
rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Karena peserta rapa komite
terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankanapabila
dalam proses pengambilan kepususan terjadi diskusi atau perdebatan yang
berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil.
Mengingat kondisi dalam perdebatan yang mungkin tidak berujung dan menemui
jalan buntu, proses pengambilan keputusan melalui suara terbanyak dapat terjadi.
Dalam dunia praktis, proses pengambilan keputusan melalui suara terbanyak
bukanlah hal tabu atau terlarang. Namun demikian, yang tepenting adalah setelah ada
kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat di dalamnya harus
sepakat menerima keputusan brsama tersebut.

4. Rapat Dewan (Council Meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara
mencari consensus bersama di antara mereka. Proses pengambilan keoutusan selalu di
upayakan dengan berbagai cara melalui consensus atau kesepakatan bersama dan
tetapmenghindari proses pengambilan keputusan melalui voting.
Proses pengambilan keputusan melalui consensus tentu mmerlukan waku yang lama
atau proses yang panjang. Hal ini mengingat bahwa di antarapeserta yang ada dalam
rapat tersebut tentu memiliki ide, cara, dan pandangan yang mungkin berbeda-beda
satu sama lain. Dengan kata lain, ada jalan panjang dan berliku menuju suatu
keputusan consensus bersama.

5. Negosiasi (Negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tidak dapat
dihindari. Negosiasi bukanlan monopoli perusahaan yang bersekala menengah dan
besar. Bahkan pada perusahaan bersekala kecil danmenengah pun terjadi proses
negosiasi pada dunia bisnis mereka. Dalam bisnis yang bersekala kecil, proses

5
 negosiasi terjadi ketika penjual dan pembeli melakukan tawar menawar atay
transaksi. Selanjutnya, melalui proses negosiasi antara kedua belah pihak, akhirnya
diperoleh suatu kesepakatan tentang harga. Kedua belah pihak tntu menerima dengan
senang hati kesepakatan dalam organisasi tersebut.
Pada dasarnya, dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud, dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi di
antara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan
cara-cara yang salingmenguntungkansemua pihak. Kata kuncinya adalah bahwa
masing-masing yang terlibat dalam bernegosiasi saling menerima dan memberi,
sehingga menemukan suatu kesepakatan yang baik dan saling menguntungkan.
Sementara itu, menurut streibel dalam the manager’s guide to effective meetings,
rapat dapat dikelompokan ke dalam tiga jenis, yaitu rapat informasional
(informational meeting), rapat motivasional (motivational meeting), dan rapat
partisipatif ( partisipatory meeting )
E. Perencanaan Rapat Bisnis
Dalam menjalankan kegiatan bisnis, perlu adanya sebuah perencanaan
yang matang agar bisnis tersebut dapat maju dan berkembang. Perencanaan
(planning) bisnis yang baik akan membantu mempermudah pencapaian tujuan
yang dikehendaki. Menurut (Purwanto,2011:325) terdapat beberapa ciri tentang
bagaiman mendesain sebuah agenda rapat yang baik, sebagai berikut.
• Mencantumkan tanggal, tempat, waktu dimulai, dan waktu selesai.
• Mencantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
• Mencantumkan siapa saja yang hadir
• Menyusun daftar topik yang akan dibahas
• Membuat alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas
• Menyusun bahan – bahan bagi peserta yang harus diselesaikan
sebelum rapat dimulai
• Bahan – bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis
selambat–lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.
Menurut (Purwanto,2011:326) terdapat beberapa hal yang harus
dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya yang bertugas sebagai

6
 panitia penyelenggara rapat, sebagai berikut.
• Undangan, diedarkan beberapa hari sebelum rapat berlangsung
• Waktu dan tempat, perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan
diedarkan
• Berapa lama waktu rapat bisnis, merujuk pada waktu mulai dan
berakhirnya rapat
• Pembawa acara, seringkali MC diperlukan untuk memandu rapat agar
rapat tersebut dapat berjalan dengan lancar
• Ketua panitia penyelenggara, umumnya ketua panitia memberikan
laporan atas pelaksanaan rapat
• Jumlah peserta, perlu dipastikan jumlah peserta yang akan diundang
dalam rapat

F. Pelaksanaan Rapat Bisnis

Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu
kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan
narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta
keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.
Menurut (Purwanto,2011:328), salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan
panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang
nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis.
Menurut Dobson dalam Purwanto, terdapat beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat
digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, sebagai berikut.
1) Gaya persegi empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas, dan
dengan jumlah tersebut dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta.
2) Bentuk hutuf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk ini lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak
daripada bentuk persegi empat, juga memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih
mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari
berbagai sisi.

7
 3) Gaya ruang kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas ini dapat digunakan untuk rapat bisnis
yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang mencapai ratusan orang.
Susunan tempat duduk ini memiliki keterbatasan, diantaranya langkah gerak narasumber
yang terbatas dan ia tidak dapat berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat
dikarenakan terhalang oleh kursi dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan
mendekati peserta.

4) Gaya melingkar (Circular Style)

Susunan tempat duduk gaya melingkar memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi
lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit.
5) Gaya chevron (Chevron Style)
Susunan tempat duduk gaya ini akan membentuk huruf “V”, dan memberikan keluasaan
bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus pada pembicara yang
berada di depan.
6) Gaya modifikasi (Modified Style)
Secara umum susunan duduk gaya ini masih berbentuk “V”, tetapi gaya ini menempatkan
baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan.
7) Gaya setengah melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk gaya ini memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa
berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Layout ini juga memberikan ruang gerak yang
cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game atau permainan di dalam
ruangan yang memungkinkan antar-audiens berpindah tempat duduknya.
8) Gaya kelompok (Cluster Style)
Susunan tempat duduk gaya kelompok ini disusun berdasarkan kelompok – kelompok kecil
dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.

G. Tindak Lanjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya di dokumentasikan dengan baik,
terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah
disetujui Bersama. Semua dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang,
baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, catatan hasil

8
 diskusi tanya jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk
rekaman audio visual. Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan
lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal
ini karena mereka terlibat aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapt bisnis tersebut.

H. Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis

1) Pengertian Laporan Bisnis
Herta A. Murphy dan Hebert W.Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business
Communication” memberikan definisi tentang laporan bisnis (businsess report) sebagai
suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan
rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Sedangkan Himstreet dan Baty dalam buku “Business Communications” mendefinisikan
laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusunn teratur yang
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu
institusi/lembaga ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah. Atas dasar definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu
laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif,
penyampaian informasi baik intern maupun ekstern, biasanya diminta oleh mereka yang
memiliki kewenangan yang lebih tinggi, dan memilki suatu tujuan tertentu yang
membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
• Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan
operasional, laporan kegiatan personal.
• Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan dan penempatan posisi kerja.
• Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hokum dan peraturan-peraturan yang berlaku
bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan
ketenagakerjaan (perburuhan).
• Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal. Misalnya laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.

9
 • Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas masalah tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan
troubleshooting, laporan justifikasi.
• Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal
penjualan.
2) Penggolongan Laporan Bisnis
Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara, sebagai berikut:
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi
informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi
(informational report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman tanpa melakukan analisis,
kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional adalah laporan
perkembangan (progress report)¸ laporan sementara (interim reports), dan laporan
triwulan (quarterly reports). Laporan analisis (analytical reports) menyajikan fakta-fakta,
menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi
rekomendasi. Laporan analitikal mungkin diberi label, misalnya laporan rekomendasi
(recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification
reports).

b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan menurut dari departemen
mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntansi, laporan periklanan,
laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-
laporan teknik
c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat
formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan
panjang (long reports). Sedangkan, laporan nonformal sering disebut dengan istilah
laporan singkat (short reports). Laporan formal umumnya panjang (lebih dari 10
halaman) dan mencakup masalah-masalah yang kompleks.
Laporan formal mencakup;

10
 - Body text: pendahuluan, isi, penutup.
- Prefatory parts: sampul,judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan,
pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar
table.
- Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks
Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah
laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan
lampiran.
d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau
sukarela dan public atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu
laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lainatau
komite. Laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas
inisiatif sendiri. Laporan swasta (private reports) adalah suatu lapora yang dibuat oleh
perusahaan-perusahaan swasta. Laporan public (public reports) adalah suatu laporan
yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah-rumah
sakit, atau lembaga – lembaga lain yang dibiayai oleh Negara.
e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara
berkala atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian,
mingguan, bulanan, semesteran atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala antara lain
laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap minggu,
laporan produksi tiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartal, dan laporan anggaran
tiap tahun. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul.
Laporan khusus (special reports) mencakup situasi atau kejadian yang unik (khusus)
seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
f. Menurut Jenisnya
Menurut jenisnya atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas
dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short
reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi

11
 laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut
dengan laporan panjang.

• Laporan memorandum (memorandum reports) Laporan momerandum merupakan suatu

laporan yang menggunakan format memo, yaitu “kepada”, “dari”, “subjek”, dan
“tanggal”.
• Laporan surat (letter reports) Laporan surat merupakan suatu laporan yang
menggunakan format surat kepada kepala surat. Di dalamnya berisi alamat, salam
pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi.
• Laporan dalam bentuk cetakan Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang
sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.
• Laporan formal (formal reports) Laporan formal biasanya lebih
panjang daripada laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan
panjang (long reports.)
g. Menurut Kegiatan Proyek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporan
pendahuluan (preliminary reports), laporan perkembangan (progress reports), laporan
akhir (final reports). Laporan penduhulan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan,
hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai. Selanjutnya, setelah
proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat
proyek berakhir,dibuatlah laporan akhir.
h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam
agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan pertemuan
(proceedings). Agenda adalah suatu dekomen yang ditulis sebelum suatu pertemuan
berlangsung. Agenda mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas
dalam pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung. Notulen mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu
pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan
bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

12
I. Persiapan Penulisan Laporan
Persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan mencakup paling tidak 4 dari
tahapan berikut ini.
1) Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan
penyusuanan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti : apa yang
diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu dalam menetapkan
masalah, tujuan, ruang lingkup, keterbatasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.
2) Pertimbangjan Siapa yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar dan kebutuhan mereka adalah tahapan
yang paling penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mempersiapkan
laporan bisis, perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audiens.
Artinya, seseorang yang ingin meyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa
yang akan menerima laporan
tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya.
Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audiens dapat
mengenai sasarannya.
3) Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah
laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumuskan
hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang diperlukan. Sebagai
contoh, jika tujuan kita adalah mencari penyebab tingginya tingkat perputaran
dalam perusahaan, kita dapat menuangkan ide-ide yang berkaitan dengan kondisi kerja,
supervisi kerja, gaji dan kebijkan promosi. Kemudian kita dapat mempertimbangkan
subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja dapat mencakup lingkungan fisik
(lokasi kantor,pabrik,kafetaria) dan factor-faktor nonfisik seperti bau dan kebisingan.
4) Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan
Tahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan
mungkin kita mempunyai data dalam ingatan. Namun, kita mungkin perlu juga mencari
data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari

13
 majalah, surat kabar, dokumen pemerintah, ensiklopedia) dan penelitian primer
(mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan,
wawancara, daftar pertanyaan)
5) Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun,
untuk laporan panjnag seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang
diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama.
Analisis atau penafsiran haruslah seobjektif mungkin.

6) Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, kita dapat mengorganisasikan
hasil temuan, dan membuat keragka(ouline) akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan
kerangka, kita perlu mengetahui tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode
pengorganisasian dan kerangka.

J. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 ( sebelas ) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
 Pemberi kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan.
 Tata letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas
dalam laporan bisnis.
 Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan.
 Maksud, merupakan point penting dalam laporan bisnis.
 Ruang lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
dalam sebuah laporan bisnis.
 Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi.
 Sumber – sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan.
 Latar belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

14
  Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran
maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
 Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
2. Teks

Dalam bagian ini Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara
rinci.Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup fakta yang penting dan relevan
sertamembuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan
bisnis tersebut.

3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh,
mengambilkesimpulan atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus
didasarkan padaisi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru yang sama sekali
belum dibahasdalam bagian pembahasan.
• Rangkuman, Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
• Kesimpulan,Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas.
• Rekomendasi, Rekomendasi menjalankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulanyang telah dibuat.
• Rencana Tindakan, Rencana tindakan merupakan pernyataan terakhir yang mencakup
waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung
jawab.
• Proporsi, yaitu tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel

K. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

Cara menyusun laporan bisnis
1. Cara Deduktif
Menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau
merekomendasi terlebih dahulu sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan. Secara
umum penggunaan cara deduktif dapat digunakan jika pembaca memiliki
karakteristik sebagai berikut :- eksekutif yang sibuk- lebih suka untuk

15
 menentukan sesuatu dengan segera- ingin mengetahui good news atau informasi
netral- ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.

2. Cara Induktif
Dengan cara induktif anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok,
kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-faktaserta
bahan-bahan pendukung lainnya sebelum sampai pada bagian kesimpulan
ataurekomendasi. Anda dapat menggunakan cara induktif jika pembaca
memilikikarakteristik sebagai berikut :- ingin mengetahui penjelasan secara rinci
terlebih dahulu- ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan- perlu
membaca keseluruhan laporan.
Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis:
1) Membuat Topik-topik atau Kriteria
Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan
harusmembeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain,
keputusan pertama adalah bagaimana menentukan kriteria yang paling penting
2) Menyusun Urutan Suatu Peristiwa atau Kejadian-kejadian
Pembuatan agenda program konvensi dan laporan perkembangan
dapatmenggunakan aturan secara kronologis.
3) Mendeskripsikan Tempat atau Lokasi
Bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat apakah mereka di
rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dan
cabang-cabangnyayang tersebar secara geografis.
4) Menjelaskan Suatu Proses atau Prosedur
Metode ini menelusuri tahapan-tahapan seperti kebijaksanaan, operasi
mesin,tahapan prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
5) Menyusun Urutan Timgkat Pentingnya Secara Alfabet
Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik
yang paling penting selanjutnya baru yang kurang penting atau tidak penting.
6) Menyusun Urutan Tingkat Familiaritas

16
 Menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familiar kemudian
meningkat keyang lebih kompleks atau yang kurang familiar.
7) Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Metode ini kurang diminati kecuali Anda yakin bahwa pembaca sangat
tertarikterhadap sumber informasinya.
8) Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu kemudian diikuti
dan cara pemecahan masalahnya.
Metode Kerangka
Sebelum anda menulis laporan, kerangka membantu anda untuk melihat
hubungandi antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek
keterkaitankeseluruhan dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang-
tindih.
1) Jenis-jenis judul
- Judul topik : merupakan judul yang paling familiar atau umum.
- Judul kalimat lengkap : selalu mencakup subjek dan predikat.
- Judul kalimat imperatif : dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memilikisubjek.
- Judul varian : biasanya dimulai dengan participle
2) Format Kerangka
Ketika Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu
• Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi
walaupun lalu pertimbangan panjang laporan subjek dan pembaca.
• Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masing-
masing bagian.
• Jika anda membagi suatu topik paling tidak anda mempunyai 2 sub
judul.
• Gunakan pertimbangan dengan baik jangan terlalu banyak dan jangan
terlalusedikit untuk sub judul.
3) Paralelisme dalam judul

17
Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap bagian
kerangka. Ini berarti bahwa judul harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama,
seperti semua merupakan kata benda, frase, atau kalimat.

18
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Rapat bisnis (business meeting) merupakan bentuk pertemuan dua orang atau
lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal – hal
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat bisnis berorientasi pada bisnis dan
bertujuan untuk mencapai beberapa target yang diinginkan. Rapat bisnis sendiri terbagi
menjadi beberapa jenis seperti pengarahan, rapat konsultasi, rapat komite, rapat dewan,
negosiasi, rapat informasional, rapat motivasional, dan rapat partisipatif. Dalam rapat
bisnis perlu mempersiapkan perencanaan secara matang dan persiapan pelaksanaan
semaksimal mungkin. Rapat bisnis juga memiliki gaya susunan tempat duduk meliputi
gaya persegi empat, bentuk huruf “U”, gaya ruang kelas, gaya melingkar, gaya chevron,
gaya modifikasi, gaya setengah melingkar, dan gaya kelompok. Berbagai macam bentuk
laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatu perusahaan agar kegiatan operasional dapat
berjalan dengan efektif. Untuk Menyusun suatu laporan, berbagai macam persiapan perlu
dilakukan seperti mendefinisikan masalah, tujuan dan cakupan, siapa yang akan
menerima laporan, menentukan ide, mengumpulkan bahan-bahan, menganalisis dan
menafsirkan data, serta menyiapkan kerangka akhir. Secara umum laporan mencakup 3
hal penting yaitu pendahuluan, teks, dan penutup. Kerangka sangat membantu dalam
hubungan antar topik satu dengan yang lainnya.

B. Saran
Akhirnya makalah ini dapat diselesaikan, kami menyadari makalah ini jauh dari
kesempurnaan, untuk itu kami berharap saran dari perbagai pihak:
1. Dari dosen, kami mengharapkan kritik san saran demi penyempurnaan makalah.
2. Untuk mahasiswa, kami mengharapkan makalah ini dapat bermanfaat dan berguna
sebagai pelengkap belajar. Kami juga mengharapkan kritik dan saran demi hasil
makalah yang lebih baik.

19
 DAFTAR PUSTAKA

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/bagian-pokok-dalam-laporan-bisnis/

https://www.studocu.com/id/document/universitas-lambung-mangkurat/komunikasi-bisnis/
kelompok-11-rapat-bisnis-dan-penulisan-laporan-bisnis/44976832

https://parkirberita.com/2022/02/04/rapat-bisnis-pengertian-tujuan-dan-jenisnya/

https://www.studienwelt.com/203/01/rapat-bisnis.html?m=1