LAPORAN HASIL OBSERVASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SMP NEGERI 5 YOGYAKARTA

Dosen Pembimbing : Widia Murni Wijaya S.S.T., B.Tech., M.Pd

Disusun oleh:

Rezza Khaerunisa 18101241048

Ahmad Jirjis 18101241050
Jehezkiel Augie NC 18101241056

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT yang masih memberikan kesehatan,
sehingga kita dapat menyelesaikan tugas pembuatan laporan observasi ini dengan judul “Laporan
Hasil Opservasi Sistem Informasi Manajemen SMP Negeri 5 Yogyakarta”.
Laporan ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen. Dalam laporan ini membahas tentang bagaimana perkembangan Sistem Informasi
pada sekolah yang diobservasi, apakah sudah sesuai dengan standar yang dibutuhkan atau masih
kurang .
Kami juga mengucapkan terimakasih kepada Ibu Widia Murni Wijaya S.S.T., B.Tech.,
M.Pd selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang sudah memberikan
kepercayaan kepada kami untuk menyelesaikan tugas ini.
Kami sangat menyadari banyak kekurangan yang terdapat di dalam laporan ini. Oleh
karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran agar laporan ini lebih baik lagi dan bisa
bermanfaat untuk orang banyak.

Yogyakarta, 29 Maret 2020

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Suatu lembaga pendidikan yang tentunya berada pada era globalisasi dimana
seluruh peranan yang berada di lingkup pendidikan sudah menggunakan berbagai
teknologi yang semakin canggih. Telnologi-teknologi baru ini tentu sangat membantu
berjalannya suatu pendidikan, bahkan suatu lembaga pendidikan dapat mencapai berbagai
tujuan pendidikan secara efektif dan efisien berkat bantuan teknologi baru yang ada.
Salah satu keunggulan di era globalisasi khususnya di dalam suatu lembaga pendidikan
yang sangat menonjol yaitu berkaitan dengan sistem informasi.

Sitem informasi sendiri merupakan sebuah sistem yang bertujuan untuk

menyediakan informasi pendidikan. Sistem informasi juga merupakan gabungan antara
teknologi informasi yang digunakan dan orang-orang yang bekerja didalamnya. Sistem
informasi tentu sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu lembaga pendidikan,
karena dengan adanya sistem informasi ini akan mempermudah suatu lembaga dalam
mengakses berbagai informasi yang berkenaan dengan berjalannya suatu lembaga
tersebut sehingga lembaga dapat beroperasioanl dengan baik. Sistem informasi juga
diatur dalam SIM atau yang sering disebut dengan sistem informasi manajemen.

Sistem informasi manajemen sendiri merupakan suatu perencanaan dan

pengendalian secara internal pada suatu lembaga pendidikan. Didalam sistem informasi
manajemen mengatur tentang pemanfaatan sumber daya manusia, teknologi, prosedur,
bahkan dokumen oleh manajemen lembaga pendidikan. Hal ini merupakan strategi
manajemen untuk memecahkan masalah yang ada di dalam lembaga, salah satunya
adalah masalah layanan dalam lembaga pendidikan dan masalah biaya. Dengan adanya
sistem informasi manajemen ini diharapkan suatu lembaga dapat mengatur dan
merencanakan suatu pendidikan dengan baik dan sesuai sehingga dapat menciptakan
pendidikan yang diharapkan bangsa.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah didalam lembaga pendidikan tersebut sudah menggunakan sistem informasi
dalam kegiataan pendataan yang sedang berjalan saat ini?
2. Adakah kendala atau kekurangan dalam sistem pendataan yang sedang berjalan
didalam lembaga tersebut?
3. Bagaimana sarana dan prasarana yang ada di lembaga tersebut, khususnya untuk
pemenuhan kebutuhan sistem seperti hardware dan software?
4. Apakah kebutuhan pengguna sudah mendapatkan perhatian dari lembaga pendidikan
tersebut?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui perkembangan dari suatu lembaga pendidikan terutama dalam
bidanng sistem informasi dalam kegiatan pendataan yang sedang berjalan saat ini.
2. Untuk mengetahui kendala apa yang dihadapi lembaga dalam sistem pendataan, serta
kekurangan dalam sistem pendataan di dalam lembaga tersebut.
3. Untuk mengetahui sarana dan prasarana dalam lembaga pendidikan agar dapat
menunjang kebutuhan sistem seperti hardware dan software.
4. Untuk mengetahui apakah kebutuhan pengguna juga diperhatikan khususnya
kebutuhan teknologi yang berhubungan dengan sistem informasi dalam suatu
lembaga pendidikan.

1.4 Manfaat
1. Kita dapat mengetahui bagaimana sistem informasi yang baik dan benar sesuai
dengan kebutuhan suatu lembaga pendidikan terutama dalam kegiataan pendataan.
2. Kita dapat mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam sistem pendataan, sehingga
tidak ada lagi kekurangan yang ditemukan dalam kegiatan di salam suatu lembaga
pendidikan.
3. Kita dapat mengetahui apa yang menjadi penunjang berjalannya sistem informasi,
sehingga dalam pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana di lembaga pendidikan
dapat didoptimalkan dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
4. Kita dapat mengetahui apa saja kebutuhan pengguna dalam mengakses atau
menggunakan sitem informasi yang berada pada suatu lembaga pendidikan.
 BAB II
KAJIAN TEORI

2. 1 Sistem Informasi

Sistem diartikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berkaitan untuk
secara bersama-sama menghasilkan satu tujuan. Mengenai hirarki pengelompokkannya,
dapat dikemukakan bahwa apabila suatu komponen di dalam suatu sistem membentuk
sistem sendiri maka komponen ini dinamakan subsistem dan seterusnya sehingga akan
ada nama-nama modul, submodul, aplikasi dan subaplikasi. Hirarki ini berlaku relatif,
tergantung dari jenjang manajerial manakah dimulainya. Menurut Tata S, Analisis Sistem
Informasi (2003 : 10) :“Sistem adalah setiap kumpulan dari komponen atau sub-sistem
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Informasi diartikan sebagai hasil
pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan
mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. Data adalah fakta yang jelas lingkup,
tempat dan waktu-nya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam
bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis.

Informasi adalah arti dari hubungan dan penafsiran data yang mengizinkan
seseorang untuk membuat keputusan (Tsichritis dan Lochovsky, 1970). Informasi
dikatakan berharga jika informasi itu mempengaruhi proses pengambilan keputusan yang
lebih baik. Menurut Synanski danPulschen (1995), Informasi adalah pemrosesan data
yang tampak dalam konteks untuk menyampaikan arti kepada orang lain. Lebih lanjut,
Jogiyanto mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Jenis-jenis informasi dapat dipandang
dari 3 segi yaitu manajerial, sumber dan rutinitasnya. Dari segi manajerialnya dibagi tiga
jenis:

1. Informasi strategis
Informasi strategis adalah informasi yang digunakan untuk kegiatan
manajerial tingkat atas (top manajemen) dan umumnya mempunyai daya
jangkau untuk waktu 5 sampai 15 tahun bahkan mungkin 75 tahun.
2. Informasi taktis
Informasi taktis digunakan untuk manajerial tingkat menengah (midle
manajemen) pada umumnya dengan daya jangkau satu tahun.
3. Informasi operasional
Sedangkan informasi operasional adalah informasi yang digunakan oleh
kegiatan manajerial tingkat bawah (low manajerial) dan pada umumnya
mempunyai daya jangkau dalam hitungan beberapa hari.

Informasi dilihat dari sumbernya dibagi menjadi dua jenis: internal dan eksternal.
Informasi internal adalah informasi yang menggambarkan keadaan (profile), dan
 informasi eksternal adalah informasi yang menggambarkan ada tidaknya perubahan di
luar organisasi itu. Informasi eksternal lebih banyak digunakan oleh kegiatan manajerial
tingkat atas.
Jenis informasi dibagi menjadi informasi insendentil dan rutin. Informasi rutin
digunakan secara periodik terjadwal dan digunakan untuk penanggulangan masalah-
maslaah rutin. Infomasi insendentil diperlukan untuk penanggulangan masalah-masalah
khusus.

Sistem Informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpilan komponen

yang saling berhubungan, mengumpilkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan,
dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan
pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan,
koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan
karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan
menciptakan produk baru. Sebagaimana yang dikutip Jogiyanto dalam bukunya Analisis
dan Desain Sistem Informasi, Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan
Sistem Informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organi-sasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
denganlaporan-laporan yang diperlukan.

2. 2 Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Sistem Informasi Manejemen (selanjutnya disebut SIM) merupakan penerapatan

sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang
dibutuhkan oleh semua ting-katan manajemen. SIM didefinisikan oleh George M.Scott
sebagai berikut.Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem
informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun
kebutuhan operasi.Menurut Barry E. CushingSIM adalah sekumpulan dari manusia dan
sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.Menurut
Gordon B. Davis SIM adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi
untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu
organisasi.Lebih lanjut Gordon B. Davis juga menegaskan bahwa SIM selalu
berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasispada komputer (computer-based
information processing). SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi
untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.
 BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Hasil
Setelah melakukan observasi di SMP Negeri 5 Yogyakarta, kami mendapatkan
beberapa informasi mengenai suatu sistem informasi yang ada dan dipergunakan dalam
kegiatan kependidikan di dalam sekolah. SMP Negeri 5 Yogyakarta merupakan sekolah
unggulan yang berada di pusat kota Yogyakarta tepatnya di Jalan Wardani 1,
Gondokusuman, Kotabaru, Yogyakarta. Sebagai sekolah yang dipandang unggul dari
sekolah lain di Yogyakarta, SMP Negeri 5 Yogyakarta tentu mempunyai peserta didik
unggulan juga. Sebagai sekolah unggulan tentunya SMP Negeri 5 Yogyakarta juga
menyediakan fasilitas yang memadai terhadap peserta didik maupun pendidik serta
tenaga kependidikan. Salah satu fasilitas yang sangat dirasa cukup baik adalah
ketersediaan teknologi yang tentunya sangat menunjang sistem informasi di dalam
sekolah tersebut. Bahkan kita dapat menjumpai dan mengakses melalui laman resmi
yang dibuat oleh sekolah agar dalam mendapatkan informasi tentang sekolah dapat
lebih mudah dan tentunya efektif serta efisien. Di dalam web resmi yang dibuat sekolah,
kita dapat menjumpai berbagai sistem informasi yang tentunya dapat kita akses
menggunakan internet, beberapa sistem tersebut seperti e-learning Edmodo,
perpustakaan online, dan adanya aplikasi-aplikasi tambahan yyang berguna dalam
menunjang pembelajarasn peserta didik, seperti adanya dengerin.id, website dinas.
Dengan begitu peserta didik dapat mengakses berbagai indormasi hanya dengan masuk
ke laman web resmi sekolah tanpa harus datang langsung ke sekolah. Tentu nya hal ini
sangat membantu apalagi pada saat ini kita mendapat himbauan dari pemerintah untuk
melakukan kegiatan belajar mengajar secara online karena berbagai pertimbangan untuk
menghindari meluasnya wabah virus corona yang sangat ditakutkan karena
penyebarannya yang sangat cepat.
Sekolah juga menyediakan fasilitas selain laman yang cukup aktif di dalam
sekolah, yaitu adanya internet cafe untuk peserta didik. Hal ini tentu sangat membantu
peserta didik dalam melakukan pembelajaran, refreshing dan hiburan, atau bahkan
sebagai penunjang bekal para peserta didik. Laman sekolah juga sangat lengkap dalam
memberikan informasi internal maupun eksternal dari sekolah itu sendiri. Sehingga
dapat kita simpulkan bahwa fasilitas yang diberikan SMP Negeri 5 Yogyakarta ini
sudah lebih dari cukup untuk dimanfaatkan guna menunjang pembelajaran.
Tentu dalam sebuah sistem informasi di SMP Negeri 5 Yogyakarta juga masih
mempunyai beberapa kekurangan yang memungkinkan untuk menghambat
pembelajaran. Dengan fasilitas yang cukup baik tentu kita membutuhkan alat untuk
mengaksesnya. Akan tetapi keterjangkauan untuk mengakses berbagai fasilitas tersebut
yang menjadi kendala setiap individu. Seperti Edmodo yang memerlukan koneksi serta
 leptop atau sejenisnya, dan adanya aplikasi-aplikasi yang mungkin cukup
membingungkan di dalam laman web yang tersedia. Perpustakaan online yang
disediakan juga hanya melayani di jam tertentu yaitu dari jam 06.30 sampai 15.30 dan
hari nya pun ditentukan, yaitu dari hari senin sampai hari jumat, sehingga pada hari
sabtu dan minggu kita tidak dapat mengakses perpustakaan, maka apabila ada
kebutuhan yang sekiranya mendesak kita tidak dapat membuka perpustakaan karena
tidak adanya jam layanan perpustakaan.

3.2 Pembahasan

Di SMP Negeri 5 Yogyakarta dalam penggunaan sistem informasi sudah cukup

baik, dan bahkan hampir rata-rata telah menggunakan sitem komputer atau online, fasilitas
yang diberikan juga cukup memadai dan sangat menunjang kegiatan belajar dan mengajar.
Tetapi ada beberapa kekurangan yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa dalam
mengakses web dan internet yang disediakan sekolah, tentu peserta didik akan
membutuhkan alat yaitu leptop atau komputer. Sekolah sudah menyediakan lab komputer
beserta hotspot yang dapat digunakan oleh peserta didik untuk mengakses berbagai
informasi yang dibutuhkan, akan tetapi peserta didik dapat menggunakan lab komputer di
waktu tertentu saja, misalnya pada jam pelajaran TIK. Cafe net yang disediakan juga dapat
dimanfaatkan peserta didik akan tetapi kurang efektif karena banyaknya peserta didik yang
ingin mengakses tetapi ketersediaan tenpat yang tidak cukup untuk menampung seluruh
peserta didik di dalam sekolah. Akan tetapi beberapa fasilitas tersebut sudah sangat
membantu para peserta didik dalam kegiatan nya di dalam sekolah.

SMP Negeri 5 Yogyakarta juga sudah menyelenggarakan UNBK atau Ujian

Nasional Berbasis Komputer. Dalam pelaksanaan UNBK di sekolah, sistem informasi tentu
sangat berperan penting untuk membantu pelaksanaannya. Peserta didik akan mengakses
UNBK melalui komputer yang disediakan sekolah dan internet yang juga disediakan oleh
sekolah, bahkan untuk mempersiapkan UNBK pada tahun 2020 ini, sekolah sudah
melakukan pelatihan UNBK atau yang sering disebut TPMBK tingkat Kota yang dilakukan
oleh siswa kelas 3 SMP agar nanti pada saat dilakukannya UNBK siswa sudah dapat
mengetahui tata cara untuk mengakses dan mengerjakan UNBK sesuai instruksi yang
diberikan. Dalam kegiatan ini, sekolah memberikan 2 sesi pelatihan karena ketersediaan
komputer, sehingga peserta didik harus dibagi menjadi 2 untuk mengikuti pelatihan UNBK
ini.

Dalam kegiatan PPDB di SMP Negeri 5 Yogyakarta juga sudah menggunakan

sistem informasi sehingga calon peserta didik yang mendaftarr dapat mengakses informasi
melalui web yang akan diberikan oleh admin, dengan begitu calon peserta didikbaru tidak
perlu datang ke sekolah untuk memperoleh informasi akan tetapi dapat melalui internet.
Dalam kasusu ini sistem informasi sangat membantu berjalannya kegiatan PPDB sehingga,
dalam penyampaian informasi dari sekolah terhadap calon peserta didik baru berjalan secara
efektif dan efisien, juga mempermudah jalannya kegiatan peserta didik baru.

Dapat diketahui bahwa dinas pendidikan khususnya kota Yogyakarta akan

menerapkan sistem monitoring sisiwa yang rencananya akan diterapkan di seluruh SMP
Negeri di Yogyakarta. Akan tetapi di SMP Negeri 5 Yogyakarta sendiri belum ada informasi
secara resmi apakah sekolah sudah menerapkan sistem monitoring. Monitoring sendiri
merupakan sistem informasi yang bertujuan untuk mempermudah kegiatan orangtua untuk
melihat perkembangan anaknya di sekolah, baik pengembangan disiplin anak, maupun
pengembangan akademiknya. Aplikasi menitoring merupakan inovasi yang diharapkan
dapat dijalankan karena dengan adanya aplikasi ini maka akan memperkuat peran
masyarakat dalam pendidikan karena orangtua dapat memantau secara langsung
perkembangan anaknya di dalam sekolah. Selain itu dengan aplikasi ini maka akan menjalin
hubungan yang semakin dekat antara wali kelas dengan wali murid, sehingga dalam
menyampaikan informasi mengenai kegiatan belajar mengajar serta informasi peserta didik
dapat lebih mudah.
 BAB IV

KESIMPULAN

Sistem informasi yang ada di dalam SMP Negeri 5 Yogyakarta ini sudah di pergunakan
dengan baik. Bahkan sebagian besar kegiatan yang dilaksanakan di dalam sekolah sudah
menggunakan sistem informasi. Dapat dilihat dari fasilitas laman web resmi yang disediakan
sekolah guna mempermudah mengakses informasi sekolah. Selain itu juga fasilitas
perpustakaan online serta internet cafe di dalam sekolah untuk mempermudah peserta didik
dalam melakukan kegiatanya. Dalam kegiatan PPDB di sekolah juga sudah dilakukan secara
online yang tentunya mempermudah indovidu untuk mengetahui berbagai informasi
mengenai PPDB tanpa harus datang langsung ke sekolah.

Dengan berbagai fasilitas sistem informasi yang disediakan sekolah tentu sangat
membantu peserta didik, pendidik, tenaga kependidikan ,maupunindividu lain untuk
melakukan kegiatannya serta mengahses beberapa informasi secara efektif dan efisien yang
tentunya dengan lebih mudah. Untuk informasi selebihnya kami belum mendapatkan
informasi tambahan mengenai penggunaan sistem informasi pendidikan di SMP Negeri 5
Yogyakarta ini.

DAFTAR PUSTAKA

Lantip Diat Prasojo, INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN– Ed. 1, Cet, 1.-

Yogyakarta: UNY Press 2013

Zilkifli Amzah, Manajemen Sistem Informasi, Cet.III; Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Web resmi SMP Negeri 5 Yogyakarta : http://smpn5yogyakarta.sch.id/

http://www.kesekolah.com/direktori/sekolah/smp-negeri-5-yogyakarta-
di.html#sthash.NMIFITIo.dpbs

Tata S, Analisis Sistem Informasi (2003 : 10)

Jurnal Ilmiah Manajerial. Vol. 1. No. 1. Maret 2005. Diketuai oleh Dr. Abidarin Rosyidi,
M.M.

Uno, Hamzah B. dan Nina Lamatenggo, Teknologi Komunikasi dan Informasi

Pembelajaran Cet. II; Jakarta: Bumi Aksara, 2011