MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

RAPAT BISNIS DAN PENULISAN LAPORAN BISNIS

DOSEN PENGAMPU :
NORLENA, S.E., MSA, Ak., C.A.
YOHANA YUSTIKA, S.E., MSA

DISUSUN OLEH KELOMPOK 11 :

AHMAD MULTAZAM 2210313110012
ANIEF ARSADI 2210313210023
ATHAILLAH RAHMAN SHADIQ 2210313210049
MUHAMMAD AUFA HIBUTULLAH 2210313310028

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT
TAHUN 2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan karunia-Nya, makalah “Rapat Bisnis dan Penulisan Laporan Bisnis”
yang menjadi tugas kelompok dalam mata kuliah Komunikasi Bisnis dapat
diselesaikan.

Makalah ini juga disusun karena untuk mengetahui secara lebih komprehensif
mengenai Rapat Bisnis dan Penulisan Laporan Bisnis. Makalah ini tidak akan
selesai tanpa adanya arahan dan bimbingan dari dosen pengampu mata kuliah
Komunikasi Bisnis dan terlebih kepada teman-teman kelompok yang turut
memberikan kontribusi dalam kerjasama tim yang baik.

Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan baik dari
segi sistematika penulisan maupun substansi. Oleh karena itu, para penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak, khususnya
dosen pengampu dan rekan-rekan sekalian demi penyempurnaan makalah ini.
Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita sekalian.

Banjarmasin, 10 Mei 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………………………………………i
DAFTAR ISI………………………………………………………………………ii
BAB 1 PENDAHULUAN…………………………………………………………1
1.1 Latar Belakang……………………………………………………………...1
1.2 Rumusan Masalah…………………………………………………………..1
1.3 Tujuan Penulisan……………………………………………………………2
BAB 2 LANDASAN TEORI………………………………………………………3
2.1 Pengertian Rapat Bisnis…………………………………………………….3
2.2 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis…………………………..3
2.3 Tujuan Rapat………………………………………………………………..3
2.4 Jenis-Jenis Rapat……………………………………………………………4
2.5 Perencanaan Rapat Bisnis…………………………………………………..7
2.6 Pelaksanaan Rapat Bisnis………………………………………………….11
2.7 Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis……………………………………14
2.8 Persiapan Penulisan Laporan Bisnis……………………………………….19
2.9 Bagian Pokok Laporan Bisnis……………………………………………..21
2.10 Organisasi Tubuh Laporan Bisnis………………………………………….24
BAB 3 PENUTUP………………………………………………………………..32
3.1 Kesimpulan………………………………………………………………..32
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………….34

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rapat bisnis adalah salah satu alat yang paling penting dalam
menjalankan bisnis secara efektif. Rapat bisnis yang baik dan benar dapat
memberikan platform bagi para pemangku kepentingan internal dan eksternal
perusahaan untuk berkomunikasi, berkolaborasi dan mengambil keputusan
yang penting. Rapat bisnis yang efektif dapat meningkatkan efisiensi,
produktivitas dan keselarasan dalam organisasi.

Namun, seringkali rapat bisnis dianggap sebagai pemborosan waktu yang

tidak efektif dan kurang efisien. Banyak rapat yang terlalu panjang, kurang
terarah atau tidak menghasilkan keputusan yang konkret. Oleh karena itu,
penting bagi setiap organisasi untuk memahami pengertian rapat bisnis yang
baik dan benar agar dapat mengoptimalkan manfaatnya dan menghindari
kerugian waktu dan sumber daya.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini antara lain:
1) Apa pengertian rapat bisnis?
2) Apa perbedaan rapat bisnis dengan nonbisnis?
3) Apa tujuan rapat?
4) Apa saja jenis-jenis rapat?
5) Bagaimana merencanakan rapat bisnis?
6) Bagaimana melaksanakan rapat bisnis?
7) Apa arti dan penggolongan dalam laporan bisnis?
8) Bagaimana persiapan penulisan laporan bisnis?
9) Apa saja bagian pokok laporan bisnis?
10) Bagaimana organisasi tubuh laporan bisnis?

1
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini antara lain:
1) Mengetahui pengertian rapat bisnis.
2) Mengetahui perbedaan rapat bisnis dengan nonbisnis.
3) Mengetahui tujuan rapat.
4) Mengetahui jenis-jenis rapat.
5) Mengetahui bagaimana merencanakan rapat bisnis.
6) Mengetahui bagaimana melaksanakan rapat bisnis.
7) Mengetahui arti dan penggolongan dalam laporan bisnis.
8) Mengetahui persiapan penulisan laporan bisnis.
9) Mengetahui bagian pokok laporan bisnis.
10) Mengetahui bagaimana organisasi tubuh laporan bisnis.

2
 BAB 2
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Rapat Bisnis

Rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk
pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar
kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.

2.2 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis

Pembeda antara rapat bisnis dan rapat nonbisnis (nonbusiness meeting)
adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Rapat bisnis
tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Rapat bisnis umumnya bersifat
resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial. dengan tujuan
akhirnya adalah bagaimana suatu perusahaan memperoleh keuntungan (laba).
Sementara itu, orientasi atau tujuan penyelenggaraan rapat nonbisnis
bukan berorientasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan,
peningkatan pelayanan kesehatan dan pendidikan. Dilihat dari sisi
formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal (formal meeting) dan
tidak formal (informal meeting).

2.3 Tujuan Rapat

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building
Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai
enam tujuan, antara lain:
1) Berbagi informasi.
2) Penjajakan ide/gagasan (brainstorming).
3) Evaluasi ide/gagasan.
4) Pengambilan keputusan.
5) Membuat dokumen.
6) Memotivasi peserta.

3
 Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus
mencakup keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh
sebuah perusahaan dapat saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan
berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti
dengan sesi tanya jawah. Namun, dapat saja rapat bisnis juga dimaksudkan
untuk menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan ide,
mengevaluasi ide yang ada dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting
bagi perusahaan.
Sebagai contoh, manajer pemasaran menginformasikan kepada para
peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini
mengalami perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan
dengan penjualan semester yang lalu. Penjualan semester ini meningkat hampir
100% bila dibandingkan dengan penjualan semester yang lalu. Bahkan, hasil
riset pemasaran yang dilakukan secara rutin oleh divisi riset pemasaran
menunjukkan bahwa permintaan produk mengalami peningkatan cukup
signifikan pada bulan puasa dan lebaran. Oleh karena itu, berdasarkan riset
pemasaran tersebut, tahun depan perusahaan perlu meningkatkan produksi
untuk menyongsong bulan puasa dan lebaran. Berdasarkan contoh tersebut,
bisnis bukan saja menginformasikan sesuatu kepada peserta, tetapi juga
melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan penting bagi kemajuan
perusahaan ke depan.

2.4 Jenis-Jenis Rapat

Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan
rapat ke dalam lima jenis, yaitu pengarahan (briefing), rapat konsultasi
(advisory meeting), rapat komite (committee meeting), rapat dewan (council
meeting) dan negosiasi (negotiation). Masing-masing jenis rapat tersebut dapat
dijelaskan lebih rinci berikut ini:

4
2.41 Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau
instruct meeting) demikian karena dalam briefing pimpinan rapat cenderung
hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada
karyawan suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan tugas
tertentu.
2.42 Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi
(sharing information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk
membantu peserta rapat dalam mengatasi masalah yang terjadi di suatu
perusahaan. Dengan kata lain, dalam rapat tersebut terjadi suatu proses
untuk saling memberi dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau
masukan dari pihak lain.
2.43 Rapat Dewan (Council Meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok
orang dengan latar belakang dan minat yang berbeda-beda untuk
memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsensus bersama di
antara mereka. Namun di antara peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu
memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin berbeda dengan peserta
yang lain. Dengan kata lain, ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah
keputusan konsensus bersama.
2.44 Negosiasi (Negotiation)
Pada dasarnya, dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang
yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui
proses negosiasi di antara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik
temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua
pihak. Kata kuncinya adalah bahwa masing-masing yang terlibat dalam
bernegosiasi dapat saling menerima dan memberi, sehingga menemukan
suatu kesepakatan yang baik dan saling menguntungkan. Yang akhimya
diperoleh suatu kesepakatan tentang harga yang mereka sepakati bersama.

5
 Sementara itu, menurut Streibel dalam The Manager's Guide to Effective
Meetings. Rapat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu rapat
informasional (informational meeting), rapat motivasional (motivational
meeting) dan rapat partisipatif (participatory meeting). Masing-masing jenis
rapat tersebut dapat dijelaskan berikut ini.
2.41 Rapat Informasional (Informational Meeting)
Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau
lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi
tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Dalam hal ini yang perlu
diperhatikan adalah cara menyampaikan informasi yang baik kepada para
peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik pula.
Misalnya, dalam menyampaikan informasi usahakan agar disampaikan
jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.
2.42 Rapat Motivasional (Motivational Meeting)
Rapat motivasional merupakan pertemuan antara dua orang atau
lebih di suatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam
melakukan sesuatu. Sebagai contoh, pimpinan rapat yang sekaligus
sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis
untuk bekerja dengan lebih bersemangat, meningkatkan komitmennya,
meningkatkan kedisiplinan kerja, meningkatkan keterampilan
berkomunikasi serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
2.43 Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)
Rapat partisipatif merupakan pertemuan antara dua orang atau
lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat
bisnis. Partisipasi para peserta bisnis sangat diharapkan demi efektivitas
dan keberhasilan rapat binis tersebut. Salah satu bentuk partisipasi
peserta rapat bisnis adalah kemampuan mendengarkan dengan baik.
Setiap peserta rapat bisnis sebaiknya juga menjadi pendengar yang baik.

6
2.5 Perencanaan Rapat Bisnis
Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik serta
pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya.
Perlu disiapkan rancangan agenda rapat binis mulai awal higga akhir (selesai).
Ada beberapa ciri tentang bagaima mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang
baik, antara lain:
• Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai.
• Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
• Cantumkan siapa saja yang hadir.
• Daftar topik yang akan dibahas.
• Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
• Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
• Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-
lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik,
khususnya bagi yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis,
antara lain:
2.51 Undangan
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa
hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya
dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat
bisnis tenebut. Hindari penyampaian undangan rapat bisnis secara
mendadak, misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis tanpa
dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat
bisnis tersebut.

7
2.52 Waktu dan Tempat
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan
terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat
Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal, bulan, tahun dan jam berapa
rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan mengenai tempat pelaksanaan
rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci. Misalnya, tempat
pelaksanaan rapat bisnis di Ruang Arjuna Wiwaha, Lantai 2 Hotel
Permata Indah, Jalan Kusuma Bangsa No. 223 telp. (0271) 123456
Surakarta 57126.
2.53 Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis
Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat
bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat
tentu sangat penting artinya bagi peserta rapat bisnis. Sebagai contoh,
dalam undangan dicantumkan dengan jelas bawa rapat bisnis akan
berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam16.00.
2.54 Pembawa Acara
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu
rapat bisnis agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus
memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.
2.55 Ketua Panitia Penyelenggara
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas
pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya maksud dan tujuan rapat bisnis,
jumlah peserta dan bidang fungsional (misalnya: departemen pemasaran,
produksi, keuangan, sumber daya manusia dan teknologi informasi).
2.56 Jumlah Peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang
dalam rapat bisnis tesebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat
dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis,
kamar penginapan yang harus disediakan (bila harus menginap di hotel),
dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis tersebut.

8
 2.57 Peserta yang Diundang
Peserta rapat bisnis dapat berasal dari berbagai divisi, departemen
atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan
nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya
Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan fungsionalnya sebagai manajer
pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho Amirudin sebagai
manajer produksi dari dalam perusahaan.
2.58 Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen,
atau divisi profesional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup
secara resmi agenda rapat bisnis. Namun dalam praktiknya, pejabat yang
diundang untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis dapat
dilakukan oleh pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada
situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
2.59 Narasumber
Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber
(presenter) dalam rapat juga sangat tergantung pada keputusan pihak
manajemen internal perusahaan, baik narasumbernya berasal dari dalam
atau luar perusahaan. Yang terpenting adalah para profesional atau para
ahli di bidangnya yang akan menjadi narasumber atau menyampaikan
materi dalam rapat bisnis.
2.510 Alokasi Waktu untuk Narasumber
Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah
dicantumkan dengan jelas berapa waktu yang diperuntukkan bagi
masing-masing narasumber untuk menyampaikan materinya dalam rapat
bisnis tersebut dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.

9
2.511 Waktu Istirahat
Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu
khusus untuk istirahat, minum dan makan siang atau makan malam.
Waktu istirahat sangat diperlukan oleh para peserta untuk penyegaran
kembali energi yang terkuras selama berjam-jam di dalam ruang rapat
bisnis. Pikiran yang segar diharapkan dapat membantu munculnya ide-
ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan ke depan.
2.512 Presensi Peserta
Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran)
peserta sebaiknya sudah tiba lebih awal daripada para peserta rapat
bisnis. Dalam hal ini, petugas presensi harus mempersiapkan semua
daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan namanya. Di
samping itu, bila memungkinkan, setiap peserta bisnis harus disediakan
tanda pengenalnya. Apabila ada bahan-bahan tambahan yang perlu
disampaikan kepada peserta, petugas presensi dapat menyiapkannya.
2.513 Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan
penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang
akomodasi mencakup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi para
peserta rapat. Keterlambatan atau ketidaksiapan dalam menyediakan
hidangan konsumsi dapat mengganggu kelancaran rapat bisnis. Oleh
karena itu, petugas yang bertanggung jawab atas bidang konsumsi harus
menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di samping itu,
pengaturan konsumsi juga perlu berkoordinasi dengan panitia pelaksana
untuk memastikan bahwa pelayanan konsumsi telah tersedia pada saat
yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.

10
 2.514 Sound System
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua
komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang
bermasalah. Periksa apakah mikrofon bagi narasumber dan peserta
berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan berjalan
dengan sangat baik, tanpa adanya suara feedback atau gema.
2.515 Komputer Portable, LCD Projector dan Flip Charts
Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan
komputer portabel (laptop), LCD projector dan flip charts untuk
penyelenggaraan rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku
bisnis. Ketersediaan media presentasi pada forum rapat bisnis tentunya
akan mempermudah para narasumber dalam mempresentasikan materi
yang telah mereka siapkan.
2.516 Fasilitas Pendukung Lainnya
Fasilitas pendukung lainnya yang sebaiknya perlu disiapkan oleh
panitia penyelenggara rapat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil
(toilet) dan musholla. Hal ini karena kegiatan rapat bisnis dapat
berlangsung cukup lama, sehingga ketersediaan fasilitas kamar kecil dan
musholla akan sangat membantu memenuhi kebutuhan para peserta rapat
bisnis tersebut.

2.6 Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat
bisnis, langkah berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar
berjalan lancar dan efektif. Efektivitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh
beberapa komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam
mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam
mempersiapkan materi yang akan disampaikan dan kehadiran serta keaktifan
peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.

11
 Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan oleh panitia
penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout)
yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan
peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk
yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:
boardroom style (bentuk persegi empat), U shape style (bentuk huruf U),
classroom style (gaya ruang kelas) dan circular style (gaya melingkar). Masing-
masing layout tempat duduk tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
2.61 Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk persegi empat (boardroom
style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat
bisnis yang relatif terbatas. Di samping itu, dengan jumlah peserta yang
terbatas, dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta. Oleh
karena itu, susunan tempat duduk berbentuk persegi empat tersebut lebih
sesuai digunakan untuk rapat bisnis yang fokus pada pemecahan masalah
tertentu yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini mengingat bahwa ada
dua sisi deretan tempat duduk yang saling berhadapan atau berlawanan.
Namun demikian, penempatan media audio visual sangat terbatas dalam
susunan ini.
2.62 Gaya Huruf "U" (U Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf "U" (U Shape) lebih
sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada
bentuk persegi empat. Alat-alat visual dapat diletakkan di depan.
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf "U" memungkinkan
narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara
tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sisi, baik kiri,
kanan maupun depan.

12
2.63 Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style)
dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta dalam
jumlah yang dapat mencapai ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan
alat audio visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting.
Namun, susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki
beberapa keterbatasan. Salah satunya adalah langkah gerak narasumber
yang terbatas, sehingga ia tidak dapat berkomunikasi lebih dekat dengan
peserta rapat karena terhalang oleh kursi-kursi yang ada. Selain itu, tidak
ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.
2.64 Gaya Melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style)
memberikan peluang interaksi antarpeserta yang lebih baik dan cocok
digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta yang relatif lebih
sedikit. Gaya melingkar ini lebih sesuai digunakan ketika rapat bisnis
bertujuan untuk melakukan penjajakan ide atau gagasan (brainstorming)
tertentu yang bermanfaat bagi pengembangan perusahaan ke depan.
Sebagai contoh, suatu perusahaan ingin mengembangkan produk baru
dengan sasaran pelanggan yang lebih khusus, misalnya produk fashion
untuk remaja.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam
berbagai gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semi-circular
style dan cluster style. Masing-masing gaya penyusunan tempat duduk dapat
dijelaskan secara ringkas sebagai berikut:
2.61 Gaya Chevron (Chevron Style)
Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada dasarnya
memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan
perhatian atau fokus pada pembicara yang berada di depan. Susunan
tempat duduk dengan gaya Chevron akan membentuk huruf "V".

13
 2.62 Gaya Modifikasi (Modified Style)
Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan
layout gaya Chevron, hanya perbedaannya gaya modifikasi
menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri
dan sisi sebelah kanan. Secara umum, tampilan layoutnya masih
berbentuk huruf "V".
2.63 Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar (semi-
circular style) pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara
untuk dapat berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Di sisi lain, juga
memberikan ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara
menyajikan game atau permainan di dalam ruangan yang memungkinkan
antar-audiens berpindah tempat duduknya.
2.64 Gaya Kelompok (Cluster Style)
Layout tempat duduk gaya kelompok disusun berdasarkan
kelompok-kelompok kecil di mana audiens duduk di kursi yang telah
disusun dalam bentuk melingkar. Pengelompokan tempat duduk dalam
lingkaran ini umumnya banyak digunakan pada kegiatan pelatihan atau
training yang memungkinkan untuk belajar tentang kekompakan
kelompok atau tim.

2.7 Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis

2.71 Pengertian Laporan Bisnis
Agar dapat melakukan suatu kegiatan operasi secara efisien,
perusahaan perlu berbagai macam jenis laporan. Apapun posisi Anda,
baik sebagai pelatih manajemen, akuntan, ilmuwan, eksekutif junior,
supervisor, wakil direktur atau peneliti, Anda mungkin harus menulis
laporan kepada atasan Anda. Sering kali efektivitas suatu laporan yang
Anda sajikan akan menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam
menentukan promosi maupun gaji Anda. Untuk itu, anda perlu tahu
bagaimana membuat suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.

14
 Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya
Effective Business Communications memberikan definisi tentang laporan
bisnis (business reports) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian
fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan
Himstreet dan Baty dalam buku Business Communications
mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif,
tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari
suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga
yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan
masalah.
Atas dasar definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu
laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak
memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun ekstern,
biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih
tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu yaitu membantu pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
Laporan fakta mungkin meliputi berbagai peristiwa, kondisi, mutu,
perkembangan, hasil, produk, masalah atau saran pemecahan. Laporan-
laporan ini dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang
kompleks; menyelesaikan tugas-tugas teknik atau operasional;
merencanakan prosedur-prosedur, memecahkan masalah dan membuat
kebijakan keputusan tentang perencanaan strategis.
Biasanya suatu laporan menyajikan informasi secara lebih rinci
daripada memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan
memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu
visual dan teknik-teknik lain yang memungkinkan suatu laporan dapat
dan mudah dibaca. Laporan juga dapat memberikan penyajian informasi
yang logis, akurat dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin dapat
berbentuk tertulis dan atau lisan. Laporan tertulis biasanya mendahului
penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.

15
 Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis
digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
• Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.
• Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya
kebijakan penempatan posisi kerja.
• Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-
peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak,
laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan
(perburuhan).
• Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi
keperluan internal maupun eksternal. Misalnya laporan
perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.
• Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi
pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu. Misalnya
laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
• Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Misalnya proposal penjualan.

2.72 Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara menurut
fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan,
pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing
penggolongan tersebut secara rinci akan dijelaskan sebagai berikut.

16
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk
memberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat
memberi informasi menyajikan fakta-fakta dan rangkuman tanpa
melakukan analisis, kesimpulan atau rekomendasi. Nama lain untuk
laporan informasional adalah laporan perkembangan, laporan
sementara dan laporan triwulan. Sedangkan untuk laporan analisis
menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya,
kemudian mengambil kesimpulan serta memberi rekomendasi.
Laporan analisis mungkin diberi label seperti laporan rekomendasi
usulan (proposal) atau laporan justifikasi.
b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan menurut dari
departemen mana laporan itu diperoleh. Sebagai contoh laporan
akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan
pembelanjaan dan laporan asuransi.
c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar
apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering
disebut sebagai laporan panjang sedangkan laporan nonformal
sering disebut dengan laporan singkat.
d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya suatu laporan dapat dibedakan atas dasar
otoritas atau sukarela dan publik atau swasta. Laporan otoritas
adalah laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat
kuasa dari orang lain atau komite. Laporan sukarela adalah laporan
yang dibuat atas inisiatif anda sendiri. Laporan swasta adalah
laporan yang dibuat oleh perusahaan swasta. Laporan publik adalah
laporan yang dibuat oleh lembaga pemerintah termasuk sekolah
rumah sakit atau lembaga lain yang dibiayai oleh negara.

17
e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya suatu laporan dapat dibedakan atas dasar
apakah secara berkala atau khusus. Laporan berkala dapat
dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran atau
tahunan. Contohnya adalah laporan bursa saham setiap jam, laporan
penjualan tiap hari, laporan biaya tiap minggu, laporan produksi tiap
bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartal dan laporan anggaran
tahunan. Laporan khusus ditulis apabila kebutuhan akan suatu
informasi muncul. Laporan khusus mencakup situasi atau kejadian
yang unik seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh
formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat
informal maupun formal. Laporan informal meliputi laporan
memorandum, laporan surat dan laporan cetak. Laporan formal
sering disebut dengan laporan panjang.
g. Menurut Kegiatan Proyek
Menurut kegiatan proyek, terdapat tiga jenis laporan yaitu laporan
pendahuluan, laporan perkembangan dan laporan akhir. Laporan
pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil
yang diharapkan dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai.
Selanjutnya setelah proyek berlangsung perlu disusun laporan
perkembangan secara berkala. Pada saat proyek berakhir dibuat
laporan akhir.
h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan laporan bisnis dapat dibedakan
ke dalam agenda, resolusi, notulen dan laporan pertemuan. Agenda
adalah dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung.
Agenda mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas
dalam pertemuan. Resolusi adalah laporan singkat yang secara
formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.

18
 Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung. Notulen mencakup catatan semua hal yang terjadi
dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan
resmi yang cakupan bahasanya lebih luas dan berisi hasil-hasil
pertemuan atau konferensi penting.

2.8 Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

2.81 Definisikan Masalah, Tujuan dan Ruang Lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah,
yang mencakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan seperti: apa yang diinginkan, berapa banyak,
mengapa dan kapan akan membantu Anda dalam menetapkan masalah,
tujuan, ruang lingkup, keterbatasan (dana dan waktu) dan judul suatu
laporan.
2.82 Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan kebutuhan
mereka adalah tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan
bisnis. Dalam mempersiapkan laporan bisnis, perlu dipertimbangkan
berbagai hal yang berkaitan dengan audiens. Artinya, seorang yang ingin
menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan
menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya,
pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar
laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mengenai
sasarannya.

19
2.83 Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum.
Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk
beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan
informasi apa yang Anda perlukan. Sebagai contoh, jika tujuan Anda
adalah mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam
perusahaan, Anda dapat menuangkan ide-ide yang berkaitan dengan
kondisi kerja, supervisi, gaji dan kebijakan promosi. Kemudian Anda
dapat mempertimbangkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi
kerja dapat mencakup lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafetaria)
dan faktor-faktor nonfisik, seperti bau dan kebisingan.
2.84 Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan
Tahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan
fakta yang diperlukann dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk
beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda.
Namun, Anda mungkin perlu juga mencari data-data tambahan dengan
melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar,
dokumen pemerintah, ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data
dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan,
wawancara, daftar pertanyaan).
2.85 Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang
sangat singkat. Namun untuk laporan panjang seperti laporan analisis
yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap
ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran Anda
haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur dan tidak pernah
menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.

20
 2.86 Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati. Anda
dapat mengorganisasi-kan hasil temuan dan membuat kerangka (outline)
akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan kerangka, Anda perlu tahu tubuh
laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan
kerangka.

2.9 Bagian Pokok Laporan Bisnis

2.91 Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu
dipertimbangkan, antara lain:
1) Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan.
2) Layout atau rencana presentasi menceritakan kepada pembaca apa
saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
3) Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan
sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
4) Maksud penulisan laporan bisnis harus tampak dalam bagian
pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting
dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain:
tujuan, misi, strategi atau sasaran.
5) Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu
pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
6) Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda
dapat memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di
perpustakaan atau melakukan wawancara, survei atau eksperimen.
7) Sumber-sumber primer atau sekunder meliputi antara lain: publikasi
(majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil
wawancara, karyawan dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan
tentang pengalaman bisnis Anda sendiri, pernyataan yang Anda tulis
dalam suatu laporan bisnis merupakan sumber.

21
 8) Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadang kala
dimasukkan, jika pembaca perlu latar belakang informasi untuk
memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas
terhadap suatu pokok bahasan.
9) Definisi istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan istilah
yang memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada
pembaca definisi yang Anda maksudkan.
10) Keterbatasan seperti dalam hal dana, waktu, asisten peniliti atau data
yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk
menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan
penelitian lebih lanjut.
11) Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan
didalam suatu laporan bisnis, misalnya keputusan antara membeli
mesin baru atau mesin setengah pakai, restrukrisasi karyawan,
pemberian uang pesangon, menambah perangkat lunak (software)
dan perangkat keras (hardware), menambah kantor perwakilan dan
sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan,
ia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh terhadap keputusan
yang telah diambil.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan

menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul “Pendahuluan”.
Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan,
bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

22
2.92 Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks
(laporan). Dalam bagian ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-
hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu
Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan
bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan
serta membuang hal-hal yang tak perlu dan tidak relevan dengan maksud
penulisan laporan binis tersebut.
2.93 Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.
Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak
memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali belum dibahas
dalam bagian pembahasan. Pada bagian penutup, laporan informasional
disebut rangkuman dan laporan analitikal disebut kesimpulan. Bagian
penutup sendiri diberi judul rencana tindakan atau proposisi.
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
Kadang kala hanya berisi butir-butir yang penting, kekuatan dan
kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b. Kesimpulan, berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas tanpa
memasukan pendapat pribadi penulis.
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang
didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyatan terakhir yang mencakup
waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-
orang yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan
dilaksanakan.
e. Proposisi, istilah yang belakangan ini digunakan dalam dunia
akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, yaitu
tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

23
2.10 Organisasi Tubuh Laporan Bisnis
2.101 Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis
1) Cara Deduktif (Deductive), kata deduktif atau langsung (direct)
berarti menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum
hal-hal yang rinci dijelaskan. Pola laporan bisnis yang mengikuti
cara pengaturan deduktif dapat berbentuk seperti yang
digambarkan dibawah.

Bagian Penutup Pendahuluan

Pendahuluan `Atau Bagian Penutup
Teks (Pembahasan) Teks (Pembahasan)

Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka

menggunakan cara deduktif karena memberikan kepada
pembacanya suatu gambaran yang cepat sebelum mereka
mengetahui secara lebih rinci. Jika bagian akhir tidak diungkapkan
pada awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati
atau mengabaikan bahasan yang rinci agar dapat segera
mengetahui bagian akhir (terminal section) laporan, baru kemudian
kembali lagi ke bagian awal. Secara umum, Anda dapat
menggunakan cara deduktif jika pembaca Anda memiliki
karakteristik sebagai berikut.
• Eksekutif yang sibuk.
• Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
• Ingin mengetahui good news atau informasi netral.
• Ingin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan menjadi
lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan
pada awal laporan.
• Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.
• Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif.

24
 2) Cara Induktif (Tak Langsung), cara penyajiannya berbeda dengan
cara deduktif. Dengan cara induktif, Anda menjelaskan fakta-fakta
yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi
dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan
pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau
rekomendasi. Laporan dengan cara induktif dapat disusun
berurutan dengan pola seperti ditunjukkan pada gambar dibawah
Pendahuluan
Teks (Pembahasan)
Bagian Penutup

Anda dapat menggunakan cara induktif jika pembaca Anda

memiliki karakteristitk sebagai berikut.
• Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk
dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya.
• Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan
(bad news).
• Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat
menerimanya.
• Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian
akhirnya saja.
• Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif.
2.102 Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis
adalah memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang
tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda harus
membuat keputusan, sebelum mulai menulis laporan. Anda dapat
mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini.

25
1) Membuat Topik-topik atau Kriteria, cara ini merupakan hal yang
umum dalam membuat suatu laporan. Judul utama Anda mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah,
manfaat atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda adalah
untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli,
memproduksi sendiri atau menyewa dari perusahaan lain,
keputusan pertama adalah bagaimana menentukan kriteria yang
paling penting.
2) Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kejadian-kejadian, seperti
pembuatan agenda, program konvensi dan laporan perkembangan
dapat menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu,
seperti tanggal, bulan atau tahun, jam dan musim akan lebih sesuai
dengan pokok bahasannya.
3) Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat, hal ini bermanfaat untuk
mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah,
pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional
dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke
berbagai penjuru dunia.
4) Menjelaskan suatu Proses atau Prosedur, cara pengembangan ini
hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode ini
menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan
kebijaksanaan, operasi mesin, tahapan prosedur melakukan
tabungan atau penarikan simpanan.
5) Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet, pada urutan
pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang
paling penting, selanjutnya baru yang kurang penting atau tidak
penting.

26
 6) Menyusun Urutan Tingkat Familiaritas, cara pengembangannya
dilakukan dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana
(simpel) atau familier kemudian meningkat ke yang lebih
kompleks atau yang kurang familier. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan Anda akan lebih mudah memahami hal-hal
yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum
diketahui.
7) Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan, metode ini kurang
diminati kecuali Anda yakin bahwa pembaca sangat tertarik
terhadap sumber informasinya.
8) Pemecahan Masalah, cara yang populer ini membahas masalah
terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi
suatu presentasi yang bersifat persuasi.
2.103 Metode Kerangka
Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks
laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul
(subheading) dalam suatu kerangka (outline). Suatu kerangka yang
baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau
lebih, merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Kerangka
tersebut akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam
suatu laporan panjang (laporan formal), kerangka juga akan menjadi
daftar isi laporan Anda.
Sebelum Anda menulis laporan, kerangka membantu Anda untuk
melihat hubungan di antara topik, membandingkan proporsi dan judul,
mengecek keterkaitan keseluruhan dalam suatu susunan yang logis dan
menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda
membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis
judul, format kerangka dan paralelisme dalam judul.

27
1) Jenis-jenis Judul, di dalam penulisan laporan jenis-jenis judul
(headings) dapat digolongkan ke dalam 4 judul, yaitu (1) judul
topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete
sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative
sentence headings) dan (4) judul varian (variant headings). Judul
topik merupakan judul yang paling familier atau umum. Judul itu
terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata atau frase
singkat. Judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan
predikat. Judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan
suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul varian biasanya
dimulai dengan participle.
Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul.
Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan.
Judul Kalimat Lengkap: Persiapan itu Penting Sebelum Menulis
Laporan atau Persiapan itu Penting.
Judul Kalimat Imperatif: Siapkan Secara Efisien atau Siap
Sebelum menulis Laporan.
Judul Varian: Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan.
Judul yang baik harus jelas dan menunjukkan subjek yang
akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih
sebagai judul topik, usahakan kata tersebut tidak menunjukkan
pada suatu pengertian yang terlalu luas.
2) Format Kerangka, untuk kerangka singkat/pendek (short outlines)
yaitu hanya tiga atau empat judul dan subjudul, Anda mungkin
lebih baik memilih format yang sederhana atau simpel. Sedangkan
untuk kerangka yang panjang, Anda dapat menggunakan salah satu
dari ketiga cara yang tersedia.

28
 Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination)
paling populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem
desimal (decimal system) lebih banyak digunakan dalam laporan
sains dan teknik. Kombinasi angka-huruf lebih banyak digunakan
oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelum sampai pada
judul utamanya. Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu
diperhatikan 5 hal, yaitu:
• Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan
tertinggi, lalu pertimbangkan panjang laporan, subjek dan
pembaca.
• Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan
masing-masing bagian. Misalnya, pada gambar dibawah judul
pada 1.A mempunyai 10 subjudul, sementara 1.B tidak
memiliki subjudul. Hal ini tentu tidak menunjukkan adanya
keseimbangan. Oleh karena itu, cakupan judul 1.A perlu
diperingkat; sedangkan 1.B perlu dikembangkan lebih lanjut.
• Jika Anda membagi suatu topik, paling tidak Anda mempunyai
dua subjudul, misalnya A.1 dan A.2.
• Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak
dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.
• Tidak pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian
judul.

29
Tingkatan Kombinasi Angka- Kombinasi Huruf-
Sistem Desimal
Judul Huruf Angka
Pertama I. 1.0 A.
Kedua A 1.1 1.
Kedua B 1.2 2.
Kedua C 1.3 3.
Kedua D 1.4 4.
Pertama II. 2.0 B.
Kedua A 2.1 1.
Ketiga 1. 2.11 a
Ketiga 2. 2.12 b
Ketiga 3. 2.13 c.
Kedua B 2.2 2.
Ketiga 1. 2.21 a
Ketiga 2. 2.22 b
Keempat a. 2.221 (1)
Keempat b. 2.222 (2)
Kelima (1) 2.2221 (a)
Kelima (2) 2.2222 (b)
Pertama III. 3.0 C.
Kedua A. 3.1 1.
Ketiga 1. 3.11 a
Ketiga 2. 3.12 b
Kedua B. 3.2 2.
Ketiga 1. 3.21 a
Ketiga 2. 3.22 b
Ketiga 3. 3.23 c
Pertama IV. 4.0 D.
Kedua A. 4.1 1.
Ketiga 1. 4.11 a
Ketiga 2. 4.12 b

30
3) Paralelisme dalam Judul, semua judul harus pararel artinya
mempunyai tingkat yang sama dalam setiap bagian kerangka. Ini
berarti bahwa judul harus mempunyai bentuk gramatikal yang
sama, seperti semua merupakan kata benda, frase atau kalimat.
Sebagai contoh, paralelisme kombinasi angka-huruf dapat
digambarkan sebagai I, II, III, IV, V; A, B, C, D di bawah I; 1, 2, 3
di bawah II.A; 1 dan 2 dibawah II.B; a dan b dibawah II.B.2 dan
seterusnya.

31
 BAB 3
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Rapat bisnis merupakan komponen penting dalam menjalankan suatu
perusahaan atau organisasi. Rapat bisnis memungkinkan para pemangku
kepentingan untuk saling berkomunikasi, berbagi informasi, membuat
keputusan dan merencanakan tindakan masa depan. Rapat bisnis yang efektif
dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas dan keselarasan antara anggota
tim.
Persiapan yang baik sebelum rapat bisnis sangat penting untuk mencapai
hasil yang sukses. Hal ini meliputi menyusun agenda rapat yang jelas dan
terstruktur, mengumpulkan dan membagikan materi yang relevan sebelumnya
kepada peserta rapat, serta memastikan kehadiran orang-orang yang relevan
dan memiliki wewenang untuk membuat keputusan.
Selama rapat bisnis, penting untuk memastikan bahwa suasana yang
inklusif dan kolaboratif tercipta. Semua peserta harus diberikan kesempatan
untuk berbicara, menyampaikan pendapat, dan memberikan masukan. Dalam
mencapai tujuan rapat, perlu dilakukan pembagian tugas yang jelas dan
mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diambil setelah rapat.
Setelah rapat bisnis, penting untuk menulis laporan yang ringkas dan
terperinci untuk merekam hasil rapat dan tindakan yang harus diambil. Laporan
bisnis harus mencakup ringkasan rapat, keputusan yang dibuat, tugas-tugas
yang ditugaskan kepada individu atau tim, tenggat waktu, serta langkah-
langkah tindak lanjut yang harus diambil. Laporan ini harus didistribusikan
kepada semua peserta rapat dan pihak-pihak terkait.
Penulisan laporan bisnis harus dilakukan dengan jelas, singkat, dan
berfokus pada pokok permasalahan. Gaya penulisan yang baik meliputi
penggunaan bahasa yang mudah dipahami, pengaturan informasi dalam urutan
yang logis, serta penyampaian informasi dengan objektivitas dan keakuratan
yang tinggi. Laporan bisnis yang baik dapat menjadi acuan yang berguna untuk

32
tindakan selanjutnya dan memastikan pemahaman yang konsisten di antara
semua pihak terkait.
Dengan menjalankan rapat bisnis yang efektif dan menulis laporan bisnis
yang baik, perusahaan atau organisasi dapat meningkatkan komunikasi,
kolaborasi, dan pengambilan keputusan yang sukses. Rapat bisnis yang efektif
dan laporan bisnis yang tepat dapat memberikan landasan yang kuat untuk
kesuksesan jangka panjang.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Suandy, Erly. (2016). Hukum Pajak (Edisi 7). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Waluyo. (2017). Perpajakan Indonesia (Edisi 12 Buku 1). Jakarta: Penerbit

Salemba Empat.

34