TUGAS KOMUNIKASI BISNIS

MENYELENGGARAKAN RAPAT

Oleh :

Rendra Julianto
NIM 031073616

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS TERBUKA

2019

1
 Daftar Isi

Daftar Isi..........................................................................................................................................ii

BAB I...............................................................................................................................................1

Pendahuluan.....................................................................................................................................1

1.1 Pengertian Rapat....................................................................................................................1

BAB II.............................................................................................................................................3

Pembahasan.....................................................................................................................................3

2.1 Tahapan Penting Penyelenggaraan Rapat..............................................................................3

2.1.1 Perencanaan dan Logistik Rapat........................................................................................3

2.1.2 Mengkaji-ulang dan Perencanaan Rapat...........................................................................3

2.1.3 Penetapan Model Rapat......................................................................................................4

2.1.4 Pengumpulan Fakta dan Informasi.....................................................................................5

2.1.5 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan.............................................................5

BAB III............................................................................................................................................6

Penutup............................................................................................................................................6

3.1 Kesimpulan............................................................................................................................6

3.2 Saran......................................................................................................................................6

Daftar Pustaka..................................................................................................................................7

2
 BAB I

Pendahuluan

1.1 Pengertian Rapat

Menurut Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan
sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Ada tiga faktor yang membuat rapat
menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemprorer, yaitu :

 Kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis.

 Kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah yang semakin
saling bergantung.
 Pergerakan kearah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan lingkaran
kualitas yang luas.

Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasI antara
pimpinan kantor dengan stafnya.

Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa

disimpulkan

 Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka
yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
 Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
 Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk
mufakat.
 Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
 Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri
untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.

3
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan
organisasi.

4
 BAB II

Pembahasan

2.1 Tahapan Penting Penyelenggaraan Rapat

Rapat Bisnis (business meeting) adalah bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat,
baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis tertentu. Langkah-langkah untuk penyelenggaraan rapat bisnis ini adalah sebagai berikut :

2.1.1 Perencanaan dan Logistik Rapat

Pada tahap ini yang harus dilakukan adalah :

 Mengkaji urgensi rapat, seberapa penting rapat ini diadakan dan alasan harus diadakan.
 Menentukan peserta rapat
 Mengkonfirmasi peserta rapat mengenai kehadiran mereka pada saat rapat
 Menyusun agenda dan dokumentasi
 Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat,
seperti materi presentasi, ruang untuk rapat, perlengkapan presentasi dan ―biasanya―
konsumsi rapat.

2.1.2 Mengkaji-ulang dan Perencanaan Rapat

Pada dasarnya langkah ini merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini,
terdapat 3 jenjang perencanaan, yaitu:

 Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan diperoleh dari satu
rapat dan skenario seperti apa yang hendak di jalankan dalam penyelenggaraan rapat
tersebut.
 Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dari rencana strategis. Di sini
dibahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis
kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.
 Perencanaan fungsional yang berarti dilakukan pembagian sumberdaya manusia yang ada
untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang

5
 bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat
keselutuhan proses dan hasil rapat.
 Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, perlu dilakukan peninjauan-ulang
untuk memastikan bahwa rencana memang bisa dijalankan dengan baik.

2.1.3 Penetapan Model Rapat

Tentu saja di sini yang diperlukan adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada
penetapan model rapat ini perlu memperhatikan:

 Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak
orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat.
Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam
menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.
 Seringkali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam
perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah
berapa lama kita rapat melainkan sebenarap baik kita memanfaatkan waktu rapat.
 Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal
yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya
dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi
yang mampet.
 Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan keputusan
apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan
pemungutan suara, bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah
siapa yang akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.
 Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal
penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda
modelnya dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu
tim.

6
  Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat
terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih
lanjut yang justru sangat penting.

2.1.4 Pengumpulan Fakta dan Informasi

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut,
yaitu:

 Pemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan
rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang
sesuatu seperti data pemasaran.
 Kelompok diskusi terfokus
 Urun-rembug
 Dialog
 Konsultasi
 Analisis kesenjangan dan kebutuhan
 Analisis isu

2.1.5 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Dilakukan dengan menetapkan langkah-langkah sebagai berikut:

 Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah

 Pendekatan poemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan
kita pakai
 Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara

7
 BAB III

Penutup
3.1 Kesimpulan
Pada dasarny penyelenggaraan rapat dipengaruhi oleh sense of meeting. Maksud dari istilah ini
adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan
untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh
sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam
pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai tujuan
penyelenggaraan rapat.

3.2 Saran
Penulis berharap agar makalah ini bisa memberi contoh yang baik, dan setiap orang yang
membaca makalah ini bisa menjadi seseorang yang bermutu dan berkualitas sesuai aturan yang
ada dan bisa menerapkannya dengan baik.

8
 Daftar Pustaka

octachen2702.blogspot.com/2013/01/penyelenggaraan-rapat-bisnis.html (diakses 17-05-2019)

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/…/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/ (diakses
17-05-2019)

http://tokodianjelekong.blogspot.com/2017/04/tugas-3-komunikasi-bisnis.html (diakses 17-05-

2019)