PENGELOLAAN RAPAT

YULIANINGSIH, SE.,MM

UNIVERSITAS DJUANDA
BOGOR
 Tujuan Instruksional Umum

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi

negosiasi dan komunikasi melalui laporan. Diharapkan para
peserta atau mahasiswa dapat mengenal (cognetive), memahami
(affective), dan mampu mengimplementasikan (psychomotor)
kegiatan rapat bisnis .
 Tujuan Instruksional Khusus
Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi rapat

bisnis , diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:

1. Menjelaskan pengertian rapat bisnis.
2. Membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis.
3. Menjelaskan tujuan rapat.
4. Menjelaskan bagaimana merencanakan rapat.
5. Menjelaskan bagaiaman melaksanakan rapat.
6. Menjelaskan tindak lanjut rapat bisnis
 PENGERTIAN RAPAT BISNIS

Rapat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan

dua orang atau lebih di suatu tempat baik di dalam maupun
di luar kantor untuk membahas hal hal yang berkaitan
dnegan kegiatan bisnis. Rapat bisnis diselenggarakan di
dalam perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang
sifatnya rutin, misalnya penjualan harian atau mingguan,
menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah,
menyiapkan alat-alat tulis kantor untuk membahas hal-hal
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
PERBEDAAN RAPAT BISNIS DAN NONBISNIS

 Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dan non bisnis
adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan.
Rapat bisnis tentunya berorientasi bisnis. Di samping itu rapat bisnis
umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler
seremonial.
 Sementara rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya
bukan berorientasi pada bisnis, mislanya untuk tujuan sosial
kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan.
Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal
dan tidak formal. Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh instansi
pemerintah bersifat formal. Sedangkan rapat nonbisnis yang
dilakukan oleh warga masyarakat untuk mebahas kebersihan dan
kepeduliaan lingkungan sekitar yang termasuk tidak formal.
Bahasannya juga cenderung santai, luwes, dan mengalir bgtu saja.
 TUJUAN RAPAT

Menurut Locker dalam bukunya Business Meeting menyatakan bahwa

sebuah rapat pada umumnya memiliki 6 tujuan antara lain:
1) Berbagi informasi
2) Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
3) Evaluasi ide/gagasan
4) Pengambilan keputusan
5) Membuat dokumen
6) Memotivasi peserta
 JENIS-JENIS RAPAT

Oliver serrat menggelompokkan rapat kedalam beberapa p jenis antara lain:

1. Pengarahan(Briefing)
2. Rapat konsultasi (Advisory Meeting)
3. Rapat komite (Commitee Meeting)
4. Rapat dewan (Council Meeting)
5. Negosiasi (Negotiation )
6. Rapat Informasional ( Informational Meeting)
7. Rapat Motivasional (Motivational Meeting)
8. Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)
 JENIS-JENIS RAPAT MENURUT SIFATNYA

1) Rapat resmi (formal meeting), yaitu yang di selenggarakan untuk

membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan
keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
2) Rapat tidak resmi (informal meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan
persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu
hal yang terjadi secara tiba-tiba.
3) Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota
informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
4) Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan
masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
 JENIS-JENIS RAPAT MENURUT JANGKA WAKTU NYA

1) Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan

biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
2) Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3) Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali
yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu
dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
4) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya
rapat dewan komisaris
 JENIS-JENIS RAPAT BERDASARKAN NAMA

a) Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan

pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.
b) Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah
kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang
yang bertugas di instansi pemerintah).
c) Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
JENIS-JENIS RAPAT MENURUT FREKUENSINYA

1) Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan

waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.
2) Rapat incidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal.
Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
penting dan mendadak yang harus di selesaikan
bersama.
 Jenis-jenis rapat menurut saluran hubungan dengan organisasi

a) Rapat vertical adalah rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam
rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan
pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan.
b) Rapat horizontal adalah rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai
yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk
mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam
organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar
tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.
 SYARAT-SYARAT RAPAT

1) Suasana terbuka.
2) Tiap peserta rapat berpartisipasi penuh.
3) Selalu ada bimbingan dan pengawasan.
4) Perdebatan didasarkan argumentasi kontra argumentasi, bukan emosi
kontra emosi.
5) Pertanyaan -pertanyaan yang singkat dan jelas.
6) Menghindari adanya konflik yang memonopoli.
7) Selalu ada kesimpulan.
 KRITERIA DILAKSANAKAN RAPAT

a) Membicarakan suatu masalah

b) Peserta harus berperan aktif.
c) Rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d) Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen,
moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
 TIFE PEMIMPIN RAPAT

1) tipe otoriter : Dalam komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin rapat tipe
otoriter, komunikasi yang terjalin adalah komunikasi satu arah (one way
traffic). Ini karena tipe pimpinan dalam memimpin rapat cenderung mau
menang sendiri, dan lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan
2) tipe laissezfair : Komunikasi yang dilakukan oleh tipe pemimpin ini
mengarah pada lalu lintas yang kurang lancar. Sebab, pimpinan rapat
tidak mengendalikan jalannya rapat. Rapat yang dilakukan dibiarkan
begitu saja sehingga berlarut -larut. Masing -masing peserta memiliki
pendapatnya sendiri sehingga rapat tidak berakhir dengan kesimpulan
atau keputusan sesuai yang diharapkan oleh seluruh peserta rapat.
3) tipe demokratis : Dalam rapat yang dipimpin oleh tipe ini, pimpinan
banyak memberikan kesempatan pada para anggota rapat untuk
memberikan ulasam pendapat dan saran -saran. Karenanya, lalu lintas
komunikasi yang terjadi dapat dua arah (two way traffic).
 TIFE PESERTA RAPAT

1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara
3) Tipe pendengar
4) Tipe pemberi semangat
5) Tipe inisiatif
6) Tipe pemberi informasi
7) Tipe penyerang
 PERENCANAAN RAPAT BISNIS
 Undangan
 Waktu dan tempat
 Berapa lama waktu rapat bisnis
 Pembawa acara
 Ketua panitia penyelenggara
 Jumlah peserta
 Peserta yang diundang
 Orang yang membuka dan menutup
rapat bisnis
 Narasumber
 Alokasi waktu untuk nara sumber
 Waktu istirahat
 Presentasi peserta
 Akomodasi
 Sound System
 Komputer Portable, LCD Projector
 Fasilitas Pendukung lainnya
 LAYOUT RAPAT BISNIS

Menurut Dodson ada beberapa pengaturan posisi tempat duduk (Layout) yang
nyaman yang memungkinkan interaksi antara pemimpin dan peserta rapat :
1) Boardroom Style (gaya segi empat) / gaya konfrensi
2) “U” Shape Style (bentuk hurup U)
3) Classroom Style (gaya ruang kelas)
4) Circular Ctyle (gaya melingkar)
5) Chevron Style (gaya Chevron )
6) Modified Style (gaya modifikasi)
7) Semi –Circular Style (gaya setengah melingkar)
8) Cluster Style (gaya kelompok)
BENTUK RAPAT
TINDAK LANJUT RAPAT

 Apa yang dihasilkan rapat bisnis hendaknya

didokumentasikan dengan baik, terutama kesepakatan
selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat
yang telah disetujui bersama.
 Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis
dari perusahaan lain sudah selayaknya mitra bisnis
tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis.
Wallahu ya qulul haq
Wa huwa yahdi sabil
TERIMAKASIH