REMEDIAL

HUMAS DAN KEPEGAWAIAN

Disusun Oleh :

DYLLA TRI KUSNAIDI

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK NEGERI 1 KUALASIMPANG
KABUPATEN ACEH TAMIANG
TAHUN AJARAN 2022/2023
PENGERTIAN, TUJUAN, MACAM-MACAM SERTA SYARAT RAPAT

1. Pengertian Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk
memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan
Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor
dengan stafnya. Adapun  Wursanto (1987:136) memberikan  pengertian yaitu,
merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat
lebih bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi
dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan
keputusan, atau pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian,
rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu
diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap
orang yang bekerja.

Gambar. Ruangan Rapat

1
2. Tujuan
a. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan
maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung
melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi
pegawai atau karyawannya.
b. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat
dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah
mengenai penurunan gaji pegawai.
c. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk
memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat
segera diatasi.
d. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota
hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan
bagian lainnya.
e. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang
tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
f. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui
rapat.

3. Prinsip-prinsip Rapat
1. Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan
pentingnya rapat.
2. What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk
menyediakan agenda rapat.
3. Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang
hendakny sesuai dengan  masalah yang akan dibicarakan.
4. When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan
waktu yang dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
5. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau
cukup satu kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih
dahulu atau tidak, memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.

2
4. Macam-macam rapat
A. Berdasarkan Tujuannya
a) Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk
memberitahukan atau menyampaikan  penjelasan kepada seluruh peserta
rapat.
b) Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau
memecahkan suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau
suatu lembaga.
c) Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari
suatu permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang
berselisih tidak merasa dirugikan.

B. Berdasarkan Sifatnya
a) Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan
seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh
peserta rapat mendapatkan undangan.
b) Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau
tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan
sebuah rapat.
c) Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau
umum, dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut.
Biasanya materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam
sebuah organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-
masalah yang bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.

3
5. Syarat-syarat Rapat
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya
ialah sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahan-
permasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-
masukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri.
Sedangkan bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara
bawahaan dengan pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan, dan
syarat sukses suatu rapat adalah;
1. Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
2. Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana
rapat harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan
jumlah undangan rapat.
3. Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat
menjadi lebih tertib.
4. Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk
mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan
oleh seorng sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan
jalannya rapat secara singkat.
5. Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-
keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat.
Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi pedoman
dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya.

4
6. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap,
dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung.
Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan,
tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk
memberikan suaranya.
7. Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi
prasangka yang buruk kepada anggota lainnya.
8. Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung
serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9. Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat,
pengawasan terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok.
Agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10. Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan, sehingga
akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.

Gambar. Pegawai yang sedang melakukan rapat

5
C. Tipe dan fungsi pemimpin rapat
Dalam sebuah rapat, tentunya terdapat seorang pemimpin rapat. Tipe
pemimpin rapat pada dasarnya sangat memepengaruhi berjalannya sebuah rapat.
Adapun beberapa tipe pemimpin rapat , diantaranya adalah :
1. tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak,merasa
paling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal ,sehingga kurang
memberikan kesempatan pada para peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya.
2. tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau
menerima kritik dan saran dari peserta rapat,memberikan kesempatan kepada
para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya ,berperan sebagai
pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi
kelompok.
3. tipe laizess faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan
kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat.pemimpin ini
bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam
kegiatan kelompok ,tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai
penonton saja.

Adapun beberapa fungsi pemimpin rapat, diantaranya sebagai berikut :

1. sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para
peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai.
2. sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan
para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang
dibicarakan
3. Sebagai pencari Solusi, Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai
pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang
pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam
rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan,
wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.

6
D. Tipe dan fungsi peserta rapat
sebuah rapat tentunya terdapat seorang pemimpin yang mengatur jalannya
sebuah rapat dan komponen yang tidak kalah penting, yaitu peserta rapat. Berikut ini
adalah beberapa tipe peserta rapat, diantaranya adalah :
1. tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauan dan
kemampuan kinerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain
2. tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menetang pendapat atau
tidak setuju dengan pendapat peserta lain
3. tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif, peserta
tipe rapat ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya
mendengarkan informasi informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat
atau peserta rapat lainnya, ia tidak suka mengemukakan pendapat, kritik, saran,
dan lebih bersifat pendiam.

Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :

1. Sebagai penyumbang pendapat, Umumnya suatu rapat diadakan untuk
memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat
menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan
secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan
pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk
menyelesaikan masalah.
2. Sebagai penyumbang data, Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat
haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang
data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat
untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan
masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
3. Sebagai penerima hasil keputusan, Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan
dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan
bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh
karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh
peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan
saran/pendapatnya.

7
PENGERTIAN, FUNGSI, MANAJEMEN SERTA RUANG LINGKUP
KEPEGAWAIAN

A.     Pengertian Administrasi

Administrasi dalam arti sempit adalah pembukuan, keuangan, dan surat
menyurat. Sedangkan administrasi dalam arti luas,yaitu proses antara dua orang atau
lebih dalam rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati
sebelumnya. Sub. Sistem administerasi, yakni meliputi manusia (SDM), tujuan,
tugas, kerjasama, sarana dan prasarana. Sistem adalah rangkaian kegiatan yang
saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, yang tidak dapat di pisahkan.

B. Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut
Felix A. Nigro meliputi:
1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian
termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang
ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang
cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk
kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai
dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik
ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga
mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.

8
9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin
pegawai.

C.    Pengertian Manajemen Kepegawaian

Dr. S.P. Siagian, M. P. A. adalah kemampuan atau keterampilan untuk
memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan
orang lain.  Drs. F.X Soedjadi, M. P. A. mengartikannya sebagai  proses kegiatan
dari pimpinan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dengan melalui kerjasama
yang efisien dari orang-orang lain serta sesuai dengan melalui kerja sama yang
efesien dari orang-orang lain serta sesuai dengan sumber-sumber  atau factor-faktor
lain yang tersedia untuk itu. Dan Drs. P.I Oey Liang Lee disintir oleh Drs. M.
Manullang yaitu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian dan
pengontrolanhuman and natural resources.
Organisasi adalah sekelompok manusia yang dipadukan dalam suatu kerja
sama yang sekaligus juga merupakan alat untuk mencapai tujuan tertentu yang telah
ditetapkan. Manusia adalah makluk individu dan sekaligus makhluk social. Makluk
individu, maksudnya adalah setiap manusia terdorong untuk memenuhi segala
kebutuhan pribadinya. Makhluk social, maksudnya adlah setiap manusia terdorong
untuk memenuhi segala kebutuhan orang lain.
Drs. M. Manulang mengatakan bahwa Management kepegawaian adalah suatu
ilmu yang mempelajari cara bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan
kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktivitas demi
tercapainya tujuan.Fungsi Managemen, yaitu 4P : Perencanaan (Planing),
Pengorganisasian (Organizing), Pengaktualisasian (Actuating), dan Pengawasan
(Controling). Menurut Paul Pigors & Charles A. Myerse, management kepegawaian
adalah seni mencari, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja yang cakap
dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi & efesien kerja dapat
tercapai semaksimum mungkin.

9
D.  Ruang Lingkup dan Berbagai Istilah Dalam Managemen Kepegawaian
1.   Ruang Lingkup Managemen Kepegawaian
Menurut O. Glen Stahl setiap pegawai mengharapkan terpenuhinya kebutuhan
emosional dasar basic emotional needs) atau kebutuhan dasar pegawai, yang
mencakup:
 A sense of security (keamanan);
 A sense of  success (kesuksesan);
 A sense of Belongingness( menjaga hubungan baik dengan rekan sejawat,
pimpinan, dan bawahan.
2. Status Pegawai:
 Pegawai Percobaan: pegawai yang baru diangkat baik dilingkungan
pemerintah atau pun swasta.
 Pegawai Harian, memiliki asas No work no pay sebab upah dibayar
berdasarkan hasil kerjanya.
 Pegawai Bulanan, terbagi menjadi :
a. Tetap, seorang pegawai masuk atau tidak masuk kerja dibayar penuh,
memiliki uang pensiun setelah masa kerjanya berakhir, Adanya
tunjangan untuk pegawai laki-laki yang sudah menikah.
b. Tidak tetap, Pegawai ditetapkan sebagaimana surat keputusan yang
berlaku dimasing-masing instansi, contoh surat keputusan untuk
dipekerjakan satu bulan satu kali, tiga bulan satu kali, enam bulan satu
kali, dan satu tahun satu kali. Digaji penuh tiap bulannya baik masuk
atau tidak masuk sesuai ketetapan yang telah ditentukan, tidak ada uang
pensiun setelah selesai masa kerjanya, dan tidak ada tunjangan baik
laki-laki ataupun perempuan
 Pegawai Borongan, orang yang bekerja pada suatu perusahaan dengan
menerima upah berdasarkan satuan hasil kerja yang dicapainya. 
 Pegawai Musiman, orang yang bekerja dalam jangka waktu tertentu.
3.   Sistem Kepegawaian:
 Sistem Kawan (Patronage System);
 Sistem Kecakapan (Maried System);
 Sistem Karier (Career System).

10