“MENANGANI PENYELENGGARAAN RAPAT

/PERTEMUAN”

Dosen Pengampu : Dra. Gartima Sitanggang, M.Si

Kelompok 5 : Dita Agustiya Lubis (7203144023)
Mita Rosalina Situmorang (7203144025)
Siti Nazihah Tuah Putri Hsb (7201144015)
 A. Pengertian
Rapat/Pertemuan

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang

bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik
swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk
pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh
beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana
melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan
organisasi dapat dirumuskan.
Berikut di sajikan beberapa pengertian
mengenai rapat menurut beberapa ahli:

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Menurut Nunung dan ratu

(KBBI), pengertian rapat adalah Evi (2001:129) rapat
pertemuan (kumpulan) untuk merupakan suatu alat
membicarakan sesuatu, sidang, komunikasi antara
majelis. Bisa juga diartikan sebagai pimpinan kantor
suatu komunikasi kelompok secara dengan stafnya.
resmi, musyawarah kelompok untuk
mufakat atau salah satu media
komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka.
 B. Fungsi Rapat/Pertemuan

Ada beberapa fungsi rapat yang bermanfaat untuk

perusahaan dan organisasi, antara lain:
• Menghadirkan Solusi Memecahkan Masalah
• Menjadi Forum Demokrasi
• Sarana Menyampaikan Informasi
• Medium Koordinasi
• Sarana Untuk Bernegosiasi
C. Tujuan Rapat/Pertemuan
Beberapa tujuan diadakan rapat antara lain adalah untuk menyampaikan satu
atau beberapa informasi, dengan maksud jika penyampaian informasi tidak
dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhawatirkan akan menimbulkan
salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya. Kemudian untuk mendapatkan
masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan
masukan dari semua anggota.
Selain itu, tujuan lainnya adalah untuk melibatkan beberapa orang yang
memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga
masalah diharapkan dapat segera diatasi, juga untuk menjalin kerja sama di antara
anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan
rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya
sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
Tidak ketinggalan, tujuan berikutnya adalah sebagai media untuk
menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
 D. Jenis-Jenis Rapat/Pertemuan
1. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya
● Rapat Penjelasan : Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya
mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan
kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
● Rapat Pemecahan Masalah : Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk
memberikan masukan. Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang
dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah
agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.

2. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya

● Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan
yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Rapat Tidak Resmi (Informal
Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang
formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan
untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
● Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua
anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat
tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
 3. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
● Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu
sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan
sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama
sebulan yang lalu.
● Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan
setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi
selama enam bulan yang lalu dan program-program
selanjutnya untuk enam bulan kedepan. Rapat
Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali.
Contohnya rapat dewan komisaris.

4. Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya

● Rapat Rutin yaitu salah satu jenis rapat yang sudah ditentukan
waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.
● Rapat Incidental ialah sebuah bentuk rapat yang tidak
terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.
 E. Tipe Peserta dan Pemimpin Dalam
Rapat/Pertemuan
Adapun tipe-tipe peserta rapat:
● Tipe pemberi informasi yaitu, peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan
dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuuki
kamus berjalan.
● Tipe pemberi semangat. Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja
yang tinggi sehingga orang nya cukup beribawa dan disegani.
● Tipe inisiatif yaitu, peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul saat menemui kemacetan
karna kurangnya kemacetan atau tidaknya data-data yang jelas untuk menyesaikan masalah yang dibahas.
● Tipe pemersatu yaitu, peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat pengertian,
sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.
● Tipe penyerang yaitu, peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain,
sehingga memancing timbulnya perdepatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam kelompok.
● Tipe perantara yaitu, peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau
menjabatani antara orang/kelompok yang berbeda.
● Tipe pendengar yaitu, peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan
informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lain nya.
 Adapun tipe-tipe pemimpin rapat:
● Tipe otorior adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa
paling mengetahui segala ha, sehingga kurang memberikan kesempatan untuk mengemukakan
pendapatnya.
● Tipe demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta
rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengmukakan pendapatnya, berperan sebagai
pembimbing, pengarah, pemberi petujuk dan teribat langsung daalam interaksi kelompok.
● Tipe laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk
mengendalikan jalannya rapat.
F. Syarat-Syarat Rapat/Pertemuan yang Baik
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika
pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut

○ Suasana terbuka

○ Tidak ada monopoli

○ Partisipasi aktif dari peserta rapat

○ Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

○ Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

○ Pertanyaan singkat dan jelas

○ Disiplin waktu
G. Teknik Mengendalikan Rapat/ Pertemuan Dengan Baik
Secara umum, ada tiga teknik pengendalian rapat yang benar, di antaranya
adalah sebagai berikut ini:
● Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan
kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu
argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat
hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah
cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya
menjadi sebuah keputusan rapat.
● Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para
pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin
pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
● Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat
yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk
mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali,
pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga
keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali,
pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas
 H. Merencanakan Rapat/Pertemuan
Langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian sekretaris dalam
merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
1. Persiapan ruangan dan tata ruang rapat ruangan untuk menyelengarakan
rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat.
2. Persiapan administrasi
● Membuat surat undangan rapat
● Menyusun acara/agenda rapat
● Menyusun daftar hadir
● Mempersiapkan bahan rapat
3. Persiapan peralatan rapat sekretaris perlu mengiventarisasi alat-alat yang
digunakan untuk keperluan pertemuan seperti :
● Papan dan alat tulis
● Flip chart, yaitu kertas-kertas yang digunakan dengan lengkap dengan
markernya
● OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint
● Sound system, tape recorde
● Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
● Bock note, ball point
● Tustel handycame untuk mengabadikan rapat
● Membuat catatan hasil rapat (notulis)
 KESIMPULAN
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah
bentuk pertemuan yang melibatkan karyawan internal ataupun pihak-
pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan/organisasi. Rapat
diadakan agar tujuan yang diagendakan dalam rapat bisa tercapai dengan
efektif. Rapat juga merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok.
Mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok sebagai salah
satu bentuk komunikasi, tentu saja rapat dilakukan dengan tujuan dan
melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja
organisasi dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi. Dengan
ini sangatlah jelas bahwa rapat memiliki peranan penting dalam
organisasi, terlihat dari beberapa syarat rapat yang harus dipenuhi untum
terciptanya rapat yang terfokus dan terarah dengan baik demi terciptanya
tujuan-tujuan rapat tersebut, sehingga fungsi rapat dapat terlihat dengan
sebenarnya. Rapat juga menentukan arah jalannya organisasi/perusahaan
serta membuktikan keeksistensian organisasi/perusahaan tersebut.
THANK’S