Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya:

Tujuan rapat

Masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

Peserta rapat

Media rapat

Notulis atau sekretaris

Tujuan rapat

Masalah yang dirapatkan

Pemimpin rapat

Tipe-tipe pemimpin rapat:

Tipe otoriter

Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling
berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.

Tipe demokratis

Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan
kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran,
berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan
mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok.

Tipe laissez faire

Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah.
Peserta rapat

Sifat atau karakter peserta rapci

Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:

Tipe pemersatu

Penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.

2) Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik
perorangan maupun kelompok.

3) Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta
secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara).

4) Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan
bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa,
disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.

5) Tipe inisiatif
Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk
turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.

6) Tipe pemberi informasi

Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi karena
mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7) Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat,
dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.

Fungsi peserta rapat

1) Sebagai penyumbang pendapat

2) Sebagai penyimpul

3) Sebagai penyumbang data

4) Sebagai penerima basil keputusan

5) Sebagai pembantu pemimpin

Media rapat

Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat dengan peserta
yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak. Beberapa contoh media rapat, antara lain:
ruangan, meja, dan kursi;

lampu penerangan;

papan tulis/white board;

flip chart;

sound system;

ballpoint;

buku;

kertas;

pensil;

OHP (over head projector);

komputer;

dan lain-lain

Notulis atau sekretaris

Jalannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau sekretaris. Perihal notulis ini
dibahas lebih terperinci dalam bab 3 bagian

Fungsi Pemimpin Rapat

Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan tertib
dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :
Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah
ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam
rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.

Sebagai Penengah

Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau
perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.

Sebagai Penggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif
dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh
dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.

Sebagai Pencari Solusi

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan
atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam
rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang
lebih luas.

Fungsi Peserta Rapat

Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan
baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :
Sebagai penyumbang pendapat

Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat
harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-
sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang
didapat untuk menyelesaikan masalah.

Sebagai penyumbang data

Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional.
Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat
untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas
dalam rapat.

Sebagai perumus kesimpulan

Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan
didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh
karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.

Sebagai pembantu pimpinan

Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan
baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan
informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
5.Sebagai penerima hasil keputusan

Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang
merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi.
Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan
senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan
yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah
sebagai berikut :

Pengendalain bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada
para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian seperti
ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin
memonopoli pembicaraan dalam rapat.

Pengendalaian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau
mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat
hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model
pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam
mengeluarkan pendapatnya.

Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat
yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya
dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara
pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

Teknik bertanya dalam rapat

Pertanyaan umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir
mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.

Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?

Pertanyaan langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan
tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat.
Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu
tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan
tesebut.

Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?

Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang
diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.

Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah
Sadari tahu mengenai itu?

Pertanyaan terbuka

Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang
bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya
kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.

Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

Pertanyaan mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang
bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan
kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga
peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.

Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada
peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta
menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.

Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak
dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A
sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai
dengan kenyataan.
Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?

Pertanyaan retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah
mengetahui jawabannya.

Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

Pertanyaan penghargaan

Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan
pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk
lebih berani mengemukakan pendapat.

Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah
anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

Leading question

Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam
pertanyaan itu sendiri.

Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

Penyelenggaraan rapat

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas
kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. Rapat biasanya langsung dibuka
oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang
yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.
Membuka rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

Acara rapat.

Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

Tujuan diadakannya rapat.

Tanggapan-tanggapan atau saran.

Berlangsungnya rapat

Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah
yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan,
adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan
sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat.
Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu
sebagai berikut :

Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.

Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.
Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum
ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah
tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan
keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut
dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum
tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat
menutup rapat.

Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat

Pengertian notula

Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan. Seseorang yang menulis notula dinamakan notulis.

Macam-macam notula

Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh
pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).

Fungsi notula

Sebagai dokumen dan alat bukti

Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir

Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

Sebagai dokumen

Sebagai alat untuk rapat semu

Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang
notulis, yaitu:

mendengarkan dan menulis.

memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

konsentrasi yang tinggi

menulis cepat/stenografi/shorthand.

bersikap objektif dan jujur

menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan

mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.

menguasai metode pencatatan secara sistematis.

menguasai metode pengolahan data

menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat

menyimpulkan hasil rapat.

Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang hams diperoleh seorang notulis. yaitu:

Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat
sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara berikut pokok masalah atau materi
yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat yang lain pada saat
pelaksanaan rapat.

Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan
kesimpulan yang dikemukakan notulis.
Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.

Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.

Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara
maksimal. Pemimpin rapat dapat menyampaikan bahasa isyarat. petunjuk. bisikan atau surat kecil.

Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis.
Setiap dua jam atau setiap acara berlangsung dua jam. notulis digantikan dengan yang lain karena
pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam rapat yang
besar notulis diganti setiap setengah jam.

Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula
memerlukan konsentrasi yang penuh.

Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot serta rumit, maka
notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk menyusun notula akhir. Perbandingan waktu
antara mengolah data dengan lamanya rapat ialah 3 : 1. Maksudnya jika rapat berlangsung selama 1 jam,
maka setelah rapat waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil rapat ialah selama 3 jam.

Garis Besar Notula:

Isi notula

Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Nota yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau lembaga yang
menyimpang dari urutan-urutan berikut:

Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;

Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);

Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;

Tempat rapat;
Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);

Nama dan jabatan pimpinan rapat;

Daftar hadir peserta;

Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;

Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;

Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;

Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;

Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);

Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak bertele-tele:

Bahasa notula mudah dipahami pembaca;

Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;

Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;

Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama di pengadilan dan lain-lain;

Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula
tersebut.

Susunan notula

hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain sebagai berikut:

1) Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu dilaksanakan secara
berkala.
2) Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya, tetapl kalau belum pasti selesainya maka
ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai,

3) Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

4) Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya

5) Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis

6) Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya ditik dengan
rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.

7) Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dibagikan
pada waktu rapat berikutnya.