Pengertian rapat

Menurut KBBI rapat adalah pertemuan untuk membicarakan sesuatu

atau rapat adalah suatu pertemuan antara anggota organisasi atau perusahaan yang bertujuan untuk
merundingkan atau memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi atau perusahaan

Syarat syarat pertemuan

a) suasana terbuka

Artinya setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling
mencurigai dan berprasangka negatif sesama peserta rapat

b) Tidak ada monopoli

Rapat yang baik adalah demokratis artinya tidak ada tindakan menindas atau ingin menguasai sendiri

c) partisipasi aktif peserta rapat

Tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalam jalannya rapat yaitu jadi pendengar dan pembicara yang baik

d) Bimibingan dan pengawasan dari pimpinan

Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua atau pimpinan rapat

e) perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan dan saling menjatuhkan
antara peserta rapat

f) Pernyataan singkat dan jelas

Pernyataan yang diajukan hendaknya singkat padat dan jelas menuju sasaran dan tidak bertele-tele
sehingga mudah dimengerti oleh semua peserta

g) disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan ini akan membuat peserta
rapat lebih disiplin

h) selalu ada kesimpulan

Rapat yang mampu menarik kesimpulan atau keputusan bersama

. Jenis-jenis Rapat
1. Menurut Tujuannya

a. Rapat Penjelasan

Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta
rapat. Dalam rapat penjelasan, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat,
tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b. Rapat Pemecahan Masalah

Rapat Pemecah Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang
sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan
masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah
disepakati bersama merupakan jalan untuk memecahkan maslah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan

Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilalakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau untuk
mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang beselisih.

2. Menurut Sifatnya

a. Rapat Resmi (Formal Meeting)

Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting,
dan berlaku peraturan keprotokolan yag mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan
mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan
agenda rapat.

b. Rapat Tidak Resmi (informal meeting)

Rapat Tidak Resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang
formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan
suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat
pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka

Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi/perusahaan
dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.

d. Rapat Tertutup

Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas
merupakan masalah-masalah yag masih bersifat terbuka.
3. Menurut Jangka Waktunya

a. Rapat Mingguan

Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah
yang besifat rutin.

b. Rapat Bulanan

Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi
selama sebulan yang lalu.

c. Rapat Semesteran

Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-
masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan
kedepan.

d. Rapat Tahunan

Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat
dewan komisaris, dan sebagainya.

4. Menurut Frekuensinya

a. Rapat Rutin

Rapat Rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh: rapat rutin mingguan, rat rutin
bulanan, dan sebagainya.

b. Rapat Insidental

Rapat Insidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama.

Fasilitas Pertemuan

1. ruangan, meja, dan kursi;

2. lampu penerangan;
 3. papan tulis/white board;
4. flip chart;
5. sound system;
6. ballpoint;
7. buku atau notebook;
8. kertas;
9. pensil;
10. OHP (over head projector);
11. komputer atau laptop

Pengatur Tempat Duduk Pertemuan

.1Gaya Klasikal

Gaya klasikal merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah peserta rapat yang banyak.
Gaya klasikal ini cocok diterapkan jika rapat tersebut bersifat pemberian informasi. Contoh pengaturan
tempat duduk ini antara lain diterapkan di sekolah, seminar, atau rapat kelurahan

2. Gaya Konferensi

Pengaturan tempat duduk tipe ini memungkinkan semua peserta merasa dihargai dan menimbulkan
semangat kerja sama team work. Pengaturan tempat duduk semacam ini sering digunakan pada saat
rapat pemecahan masalah.

3. Gaya Huruf U

Pengaturan tempat duduk rapat ini seperti huru U jika dilihat dari atas, pengaturan tempat duduk
dengan bentuk seperti ini bisa juga digunakan untuk rapat pemecahan masalah.

4. Round Table

Round table atau meja berbentuk lingkaran sangat cocok untuk pengaturan rapat pada saat diskusi
kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat duduk seperti ini membuat rapat menjadi rileks
namun tetap formal.

Susunan Acara Pertemuan

 a. Susunan acara Rapat

 Pembukaan
 Pembacaan Doa
 Menyanyikan lagu Indonesia raya
 Sambutan dari Ketua atau pimpinan rapat
  Isi atau acara inti rapat
 Ramah tamah
 Penutup

b.Susunan acara perpisahan siswa

 Pembukaan
 Menyanyikan lagu Indonesia raya
 Pembacaan ayat-ayat suci Al-Qur'an
 Sambutan kepala sekolah
 Sambutan ketua panitia
 Sambutan lainnya
 Pentas seni / hiburan
 Pemberian Samir kepada wisudawan
 Pembacaan doa
 Penutup


c. Acara Sosialisasi

 Pembukaan
 Pembacaan Doa
 Menyanyikan lagu Indonesia raya
 Sambutan
 Acara inti
 Penutup

Tipe peserta rapat

1) Tipe pemersatu

Penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.

2) Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik
perorangan maupun kelompok.

3) Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta
secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara).

4) Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan
bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa,
disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.

5) Tipe inisiatif

Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk
turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.

6) Tipe pemberi informasi

Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi karena
mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7) Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat,
dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.