TEKNIK PERSIDANGAN

Metode Persidangan
Persidangan dengan segalaaspeknya merupakan suatu bentuk pengetahuan
yang harus diketahui oleh para aktivitas dan fungsionaris juga orang-orang yang
selalu berintegrasi pemikiran secara formal. Mempelajari seluk beluk
persidangan yaitu untuk mewujdukan sistem sidang yang baik dan benar.

Pengertian sidang
Sidang adalah suatu pertemuan formil diantara beberap orang guna
membicarakan suatu permasalahan dan berusaha mencari pemecahannya serta
menormalisasikan pemikiran/in put yang berkembang juga melahirkan
keputusan kongkrit.

Macam-macam Sidang ditinjau dari segi :

Peserta :
a. Sidang pleno/lengkap/umum
b. Sidang Komisi
c. Sidang sub komisi
Keputusan :
a. Kongres/muktamar/munas
b. Konferensi/muscab
c. Musyawarah Daerah
d. Rapat Anggota
Jabatan :
a. Rapat Presidium
b. Rapat Pengurus
c. Rapat Pleno
d. Bagian/seksi/bidang
e. Rapat pimpinan

Unsur-unsur persidangan
1. Tempat/ruangan sidang
2. Perlengkapan sidang
3. Waktu sidang
4. Peserta sidang
5. Pimpinan sidang
6. Sekretaris sidang
7. Keputusan sidang
8. Acara sidang
9. Tata cara sidang Persyaratan tempat/ruangan sidang
a) Tempat cukup luas dan dapat menampung peserta
b) Ruang harus bersih dan sehat
c) Cukup air dan terdapat WC
d) Keamanan terjamin
e) Ada tempat sholat
f) Ventalisasi baik
g) Ruang sidang komisiPersyaratan Perlengkapan sidang
1. Kursi meja sidang
2. Penerangan yang cukup
3. Palu sidang
4. Papan/kapur tulis
5. Vodium tempat bicara
6. Sound sistem
Badan Pengelola Latihan (BPL)
HMI Cabang Pariaman
 7. Alat tulis menulis
8. Dekorasi ruang

Persyaratan waktu sidang

1. Memperhitungkan kesempatan para peserta untuk hadir
2. Diusahakan jangan mengganggu waktu sholat
3. Jadwal waktu bersidang tergantung besarnya masalah
4. Pemakaian waktu seefisien mungkin
5. Hendaknya diperhitungkan waktu istirahat
6. Waktu berakhir persidangan sudah dapat ditentukan
7. Pemberitahuan kepada peserta agar memperhatikan waktu ini.

Persyaratan peserta sidang

1. Diundang oleh penyelenggara
2. Dalam setiap pembicaraan harus berusaha memecahkan masalah
3. Mengetahui dan mengerti tentang masalah yang akan dibahas
4. Peserta diharapkan jangan sampai emosional dalam menaggapi setiap
masalah.

Pimpinan sidang
1. Tugas dan kewajiban pimpinan sidang
 Mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah
 Meminta persetujuan peserta dalam menyusun acara/tata tertib.
 Menjelaskan masalah akan dibahas
 Menjaga kelancaran dan ketertiban persidangan
 Memberikan masalah, menyalurkan/mengarahkan
pendapat/pembicaraan peserta.
 Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali
 Mengusahakan agar mendapat kesepakatan dalam keputusan.

2. Syarat-syaratn pimpinan sidang

 Mempunyai leadership
 Berpengetahuan luas
 Tahu tata cara sidang
 Berpengalaman luas
 Bijaksana dan bertanggungjawab.

3. Sikap pimpinan sidang

 Sopan dan hormat dalam setiap kata dan perbuatan
 Memiliki vitalitas tinggi
 Disiplin dan cakap
 Menghargai pendapat orang lain
 Bersikap adil terhadap semua peserta
 Simpatik dan menarik.

4. Sikap pimpinan sidang

 Dipilih oleh peserta sidang
 Karena jabatan/kedudukan
 Ditunjuk atasannya
 Diminta secara spontan oleh peserta.

Sekretaris sidang / Notulen sidang

Setiap persidangan hendaknya mempunyai notulen sidang yang bertugas
mencatat risalah persidangan (jalan dan peristiwanya). Hal ini sebagai tanda

Badan Pengelola Latihan (BPL)

HMI Cabang Pariaman
bukti, bahwa bilamana ada hal-hal yang perlu ditinjau kembali hasil
persidangan.

Keputusan Sidang
Keputusan sidang merupakan hasil dari seluruh persidangan dan hal ini
diformalisasikan dari semua pendapat peserta yang kemudian dimintakan
kesepakatan bersama mengenai keputusan sidang. Jadi keputusan sidang
merupakan final solution dari suatu persidangan. Adapunprosesnya sebagai
berikut :
1. Kwalitatif = saling menyatakan pendapat masing-masing peserta
2. Interprestasi = penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang jelas
3. Diferensiasi = terdapat perbedaan pendapat secara perorangan
4. Motivakasi = motif yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran
agah jelas
5. Polarisasi = pendapat yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran
agak jelas
6. Kontradiksi = terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam
7. Integrasi = pernyataan semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang
dapat diterima oleh semua peserta.

Acara Sidang
Setiap acara sidang tentu telah dipersiapkan oleh penyelenggara sidang.
Konsep/rancangan acara disodorkan kepada peserta sidang.

Tata Tertib Sidang

Dalam suatu hal yang akan dilaksanakan harus ada aturan permainan yang
mengatur untuk itu dalam persidangan dibuat tata tertib sidang.

Pemakaian Palu
1. Satu Kali
- Untuk scors sidang dan membuka kembali
- Untuk memberi perhatian / memperingatkan peserta
- Untuk scors selama 1 kali 15 menit, 1 kali 30 menit
- Untuk mengambil keputusan sementara
- Untuk memindahkan palu
2. Dua Kali
- Untuk scors sidang selama 2 kali 15 menit, 2 kali 30 menit
3. Tiga kali
- Membuka/mencabut kembali.Tiga Kali
- Untuk membuka persidangan secara resmi
- Untuk membuka acara secara resmi
- Untuk menutup secara resmi
- Untuk menetapkan keputusan akhir/mendahkan keputusan yang prinsip.

C. Istilah – Istilah yang Dipergunakan dalam Diskusi / Persidangan

1. Scorsing.
Adalah untuk menghentikan sidang untuk sementara waktu guna
menyegarkan suasana sidang untuk istirahat, yang biasanya minimal 15
menit maksimal 2 kali 24 jam.
2. Lobbying.
Adalah menghentikan jalannnya persidangan dalam tempo singkat untuk
mencari persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak dapat
ambil diruang persidangan.
3. Interupsi.

Badan Pengelola Latihan (BPL)

HMI Cabang Pariaman
 Adalah Potongan persidangan (pembicaraan) atau menyela dari salah satu
dari peserta lain.

Jenis Interupsi
1. Point of Order
Yaitu : Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya,
yakni orang yang interupsi melakukan pembicaraan yang menyimpang dari
permasalahan yang sedang dibicarakan.
2. Point of Information
Yaitu : Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya,
yakni menambah informasi guna melengkapi pembicaraan yang dilakukan
oleh peserta yang diinterupsi.
3. Point of Personal Previlage
Yaitu : Pemotongan pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lainnya,
yakni meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan
orang yang diinterupsi, karena telah menyinggung martabat seseorang.

4. Point of Clearifikation
Yaitu : Pemotongan pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lainnya,
yakni mencoba meng-clear-kan masalah agar tidak terjadi perbedaan
pendapat yang menajam. (terjadi kesalahpahaman antara dua / lebih
peserta sidang).

TEKNIK PERSIDANGAN

Persidangan adalah sesuatu pengetahuan yang harus dimiliki oleh para

aktifis dan fungsionaris organisasi maupun orang-orang yang selalu berintegrasi
pemikiran secara formal. Mustahil seorang fungsionaris suatu organisasi tidak
memahami kaidah-kaidah dalam persidangan, karena dalam setiap aktivitas
organisasi tidak pernah sunyi dari hal-hal yang sifatnya diskusi, rapat, sidang-
sidang. Lantaran memang organisasi tersebut dalam menjalankan rodanya salah
satu hal yang mesti dilakukan adalah merespon setiap perkembangan situasi
dan kondisi baik yang bersifat internal organisasi maupun yang bersifat
eksternal organisasi dan untuk mesti dibahas dengan jalan berdiskusi.
Tujuan mempelajari persidangan adalah agar para fungsionaris ataupun
aktifis organisasi dapat memahami sistem memimpin rapat, memimpin sidang
ataupun diskusi secara baik dan benar. Naif sekali kiranya seorang
fungsionaris /aktifis sebuah organisasi tidak mampu dalam memimpin
rapat/diskusi/persidangan.
Sidang adalah suatu pertemuan formal yang terdiri dari beberapa orang yang
membicarakan suatu permasalahan dan berusaha mencari pemecahannya
dengan jalan menormalisasikan dan mengintegrasikan pemikiran/input yang
berkembang guna melahirkan keputusan konkrit, dimana keputusan adalah
keputusan yang diambil secara kolektif.

Macam-macam persidangan ditinjau dari :

1. Peserta
a. Sidang Pleno
Sidang Pleno adalah rangkaian persidangan yang terdiri dari beberapa
tahapan pembahasan yang pesertanya terdiri dari utusan-utusan dari
masing-masing institusi dalam sebuah tingkatan organisasi.
b. Sidang Komisi

Badan Pengelola Latihan (BPL)

HMI Cabang Pariaman
 Sidang Komisi adalah rangkaian persidangan yang terdapat dalam sidang
Pleno yang pesertanya dipilih dan terdiri dari pendistribusian peserta sidang
Pleno.
c. Sidang Sub Komisi
Sidang Sub Komisi adalah rangkaian persidangan yang terdapat dalam
sidang Komisi dan pesertanya terdiri dari pendistribusian peserta sidang
Pleno.
2. Keputusan :
a. Kongres/Muktamar/Munas
Adalah Persidangan yang berlangsung ditingkat tertinggi organisasi yang
berfungsi untuk membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat
organisasi selama satu periode kepengurusan.
b. Konferensi/Muscab/Musda
Adalah Persidangan yang berlangsung ditingkat Cabang /Daerah yang
berfungsi untuk membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat
Cabang/Daerah selama satu periode kepengurusan.
c. Rapat Anggota
Adalah Persidangan yang berlangsung ditingkat terendah organisasi yang
berfungsi untuk membahas dan mengambil keputusan strategis ditingkat
komisariat selama satu periode kepengurusan.
3. Jabatan :
a. Rapat Presidium
Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat presidium (Ketua Umum,
Ketua Bidang, Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum, Bendahara Umum,
Wakil Bendahara Umum) guna membahas dan mengambil keputusan
ditingkat level organisasi.
b. Rapat Harian
Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat pengurus harian (Ketua
Umum, Ketua Bidang, Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris Umum, Bendahara
Umum, Wakil Bendahara Umum dan Departemen/Anggota, Ketua lembaga
Kekaryaan setingkat level organisasi) guna membahas dan mengambil
keputusan ditingkat level organisasi.
b. Rapat Bidang/Seksi/Bagian
Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat Bidang organisai (Ketua
Bidang, Wakil Sekretaris Umum Bidang yang
bersangkutan,Departemen/Anggota) guna membahas dan mengambil
keputusan ditingkat level bidang organisasi.
c. Rapat Pimpinan
Adalah persidangan yang dilaksanakan ditingkat pimpinan organisasi (Ketua
Umum) guna membahas, mensosialisasikan dan mengambil keputusan
ditingkat level organisasi.

Unsur-unsur persidangan :
1. Tempat / ruangan sidang.
Persyaratan tempat/ruangan sidang :
a. Tempat cukup luas dan dapat menampung seluruh peserta
b. Ruangan harus bersih dan sehat
c. Keamanan terjamin
d. Ada tempat sholat
e. Ventilasi baik
f. Adanya ruang sidang komisi

2. Perlengkapan sidang.
Persyaratan perlengkapan sidang :
a. kursi, meja sidang
Badan Pengelola Latihan (BPL)
HMI Cabang Pariaman
 b. penerangan yang cukup
c. palu sidang
d. papan tulis dan alat tulis
e. vodium untuk bicara
f. sound system
g. alat tulis menulis
h. dekorasi ruangan

3. Waktu sidang.
Persyaratan waktu sidang :
a. memperhitungkan kesempatan para peserta untuk hadir
b. diusahakan agar tidak mengganggu waktu shalat
c. jadwal waktu bersidang tergantung besarnya masalah
d. pemakaian waktu seefisien mungkin
e. hendaknya diperhitungkan waktu istirahat
f. waktu berakhir sidang sudah dapat ditentukan

4. Peserta sidang.
Persyaratan peserta sidang :
a. memahami kaidah-kaidah dalam persidangan
b. hendaknya selalu memperhatikan agenda pembahasan sidang
c. membahas hanya substansi materi sidang
d. saling mengingatkan diantara peserta sidang apabila terjadi
kesalahpahaman

5. Pimpinan sidang.
Tugas dan kewajiban pimpinan sidang :
a. Membuka dan menutup sidang
b. mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah
c. meminta persetujuan peserta sidang dalam menyusun agenda acara
d. menjelaskan masalah yang akan di bahas
e. menjaga kelancaran dan ketertiban persidangan
f. memberikan masalah, menyalurkan/mengarahkan
pendapat/pembicaraan peserta
g. menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali
h. mengusahakan agar mendapat kesepakatan dalam keputusan

syarat-syarat pimpinan sidang :

a. mempunyai leadership
b. berpengetahuan luas
c. tahu tata cara sidang
d. bijaksana dan bertanggung jawab
e. demokratis
f. paham kondisi forum

sikap seorang pimpinan sidang :

a. sopan dan hormat dalam setiap kata
b. memiliki loyalitas tinggi
c. disiplin dan cakap
d. menghargai pendapat orang lain
e. bersikap adil terhadap peserta
f. simpatik dan menarik
sebab seseorang bisa menjadi pimpinan sidang :
a. dipilih oleh peserta sidang
b. karena jabatan/kedudukan
Badan Pengelola Latihan (BPL)
HMI Cabang Pariaman
 c. ditunjuk atasan
d. diminta secara spontan oleh semua peserta
e. inisiatif sendiri untuk memimpin sidang
6. Sekretaris sidang.
Tugas dan tanggung jawab sekretaris sidang :
a. mengimventarisir setiap pendapat yang dilontarkan peserta sidang
b. menyimpulkan hasil dari persidangan
c. mensosialisasikan hasil persidangan
7. Keputusan sidang.
8. Acara sidang.
9. Tata cara sidang.

Proses pengambilan keputusan sidang :

a. Kwalitatif : saling menyatakan pendapat masing-masing peserta
b. Interpretasi : penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang sama/jelas
c. Differensiasi: terdapat pendapat secara perorangan
d. Motivasi : motif yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran yang
jelas
e. Kontradiksi : terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam
f. Integrasi : pernyataan semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang
diterima oleh semua peserta

Sistem pemakaian palu dalam persidangan

1. Satu kali, untuk:
 Untuk scors sidang dan membuka sidang kembali
 Untuk memberi perhatian/peringatan bagi peserta
 Untuk scors selama satu kali 15 menit, satu kali 30 menit
 Untuk mengambil keputusan sementara
 Untuk memindahkan palu.
2. Dua kali, untuk :
 Untuk scors sidang selama dua kali 15 menit, dua kali 30 menit
 Membuka/mencabut kembali keputusan
3. Tiga kali, untuk :
 Untuk membuka persidangan secara resmi
 Untuk membuka acara secara resmi
 Untuk menutup secara resmi
 Untuk menetapkan keputusan akhir/mensyahkan keputusan yang
prinsip

Beberapa istilah dalam persidangan :

1. Scorsing
Yaitu: menghentikan sidang untuk sementara waktu guna menyegarkan
suasana sidang untuk istirahat yang biasanya 15 menit dan maximal dua kali
24 menit.
2. Lobbying
Yaitu: menghentikan jalannya persidangan dalam tempo singkat untuk
mencari persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak dapat di
ambil diruang sidang.
3. Interupsi
Yiatu: memotong jalannya persidangan atau pembicaraan/menyela dari
salah satu peserta sidang yang sedang bicara.
Jenis-Jenis Interupsi :
1. Point of Order

Badan Pengelola Latihan (BPL)

HMI Cabang Pariaman
 Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lain, yakni
orang yang interupsi melakukan pembicaraan yang menyimpang dari
permasalahan yang sedang di bicarakan.
2. Point of Information
Pemotongan pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni
meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang
yang di interupsi, karena menyinggung martabat seseorang.
3. Point of Personal Previlage
Pemotongan pembicaraan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni
meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang
yang di interupsi, karena menyinggung martabat seseorang.
4. Point of clarification
Pemotongan dari satu orang terhadap peserta lain, yakni mencoba
menclearkan masalah agar tidak menjadi perbedaan pendapat yang
menajam.

Badan Pengelola Latihan (BPL)

HMI Cabang Pariaman
 TEKNIK KETUKKAN PALU SIDANG

Membuka sidang
“Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim , sembari mengharap rahmat
& ridho dari Allah SWT , tepat pada pukul....., sidang ... secara resmi dibuka. (3X)

Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbilalamin , sembari mengharap rahmat
& ridho dari Allah SWT ,tepat pada pukul.....sidang ... secara resmi di tutup. (3x)

Men-schorsing/ mencabut schorsing sidang

“Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat
& ridho dari Allah SWT, sidang ... di skor selama 1x15 Menit (1x), 2x 15 menit
(2x) / schor sidang di cabut (1X)
1) Menerima palu sidang
“ Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap
rahmat & ridho dari Allah SWT, saya terima palu sidang dari presidium ...(
kiri/kanan) , yang bernama ... (1x), kemudian mengucapkan salam.
2) Menyerahkan palu sidang
“Dengan mengucapkan alhamdulillahhirabbilalamin, sembari mengharap
rahmat & ridho dari Allah SWT , saya serahkan palu sidang kepada
presidium ( kiri/kanan ) , yang bernama ... (1x) , kemudian mengucapkan
salam
3) Mengesahkan keputusan sidang
“ poin per poin ( 1x)

Badan Pengelola Latihan (BPL)

HMI Cabang Pariaman